Ausschreibungen, die direkt oder indirekt auf den niedrigsten Preis abzielen - und damit auch eine große Zahl von Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber - werden von FM-Anbietern immer weniger bedient. Das geht aus der aktuellen Lünendonk®-Studie zum Facility-Services-Markt in Deutschland hervor (www.luenendonk-shop.de). Demnach entscheiden sich fast dreiviertel aller Anbieter gezielt gegen eine Teilnahme, weil sich der hohe Aufwand bei einer rein preisorientierten Vergabe ohne Berücksichtigung von Qualitätskriterien zumeist nicht rechnet. Auch unklare und sich widersprechende sowie einseitig ausgeprägte Verträge und Leistungsbeschreibungen, kurze Abgabefristen und lange Zahlungsziele schrecken die potenziellen Auftragnehmer ab.

Dem entgegen steuert die GEFMA, Dachverband der deutschen Facility Management Unternehmen, dem Anbietern und Nutzern gleichermaßen angehören (http://www.gefma.de/bestellungen.html). Sie bietet neben umfangreicher Literatur auch Musterverträge und Muster-Leistungsverzeichnisse für verschiedene FM-Module sowie für Systemdienstleistungen an, die Interessen beider Parteien gleichermaßen berücksichtigen. Berücksichtigt werden dabei sowohl leistungs- wie auch ergebnisorientierte Vergaben.

Die FAC’T Gruppe begleitet als zertifizierter Berater Ausschreibungen für technische und infrastrukturelle Dienstleistungen im Facility-Management, schwerpunktmäßig im Gesundheitswesen aber auch für Büro- und Gewerbeimmobilien. Das umfangreiche Bewirtschaftungsgeschäft der Gruppe in über 70 Krankenhäusern liefert dabei ein Maximum an Praxiserfahrung für die Beratungsprojekte. Mehr als 500 Beratungs- und Ausschreibungsprojekte wurden in den letzten Jahren begleitet. Zu den klassischen Ausschreibungsthemen gehören die Unterhaltsreinigung, die Wäscheversorgung, technische bzw. medizintechnische Leistungen, die Energieversorgung sowie Bau- und Projektmaßnahmen u.a. in der Medizintechnik.

Krankenhaus 4.0, Facility Management 4.0, Industrie 4.0 – diese Liste ließe sich beliebig fortsetzen. 4.0 steht inzwischen als Synonym für mehr Digitalisierung im Krankenhaus, im Facility Management, in der Industrie. Dabei kommen neue, digitale Technologien zum Einsatz, um die bestehenden Prozesse zu verändern, zu verkürzen und im Idealfall zu verbessern.

Die FAC’T Gruppe beschäftigt sich intensiv mit der Übertragung dieser digitalen Technologien auf die täglichen Arbeitsprozesse in den Sekundär- bzw. Tertiärbereichen von Krankenhäusern und anderen Gesundheitseinrichtungen. IT-Spezialisten, Krankenhausverantwortliche und Anwender aus Pflege und ärztlichem Dienst betrachten gemeinsam, welche Technologie einen nachhaltigen Wertbeitrag leisten kann, ohne Mitarbeiter, Patienten und Besucher zu überfordern.

Einen Auszug aus diesen Ergebnissen liefert die aktuelle FAC’T exklusiv, in der Innovationen aus den verschiedenen Bereichen vorgestellt und kritisch beleuchtet werden. Zu Wort kommen dabei auch Prof. Dr. Markus Thomzik, Professor für Innovations- und Facility Management an der Westfälischen Hochschule Gelsenkirchen, sowie verschiedene Branchenspezialisten.

Die aktuelle FAC’T exklusiv steht hier zum kostenlosen Download bereit.

Krankenhaus 4.0, Facility Management 4.0, Industrie 4.0 – diese Liste ließe sich beliebig fortsetzen. 4.0 steht inzwischen als Synonym für mehr Digitalisierung im Krankenhaus, im Facility Management, in der Industrie. Dabei kommen neue, digitale Technologien zum Einsatz, um die bestehenden Prozesse zu verändern, zu verkürzen und im Idealfall zu verbessern.

Die FAC’T Gruppe beschäftigt sich intensiv mit der Übertragung dieser digitalen Technologien auf die täglichen Arbeitsprozesse in den Sekundär- bzw. Tertiärbereichen von Krankenhäusern und anderen Gesundheitseinrichtungen. IT-Spezialisten, Krankenhausverantwortliche und Anwender aus Pflege und ärztlichem Dienst betrachten gemeinsam, welche Technologie einen nachhaltigen Wertbeitrag leisten kann, ohne Mitarbeiter, Patienten und Besucher zu überfordern.

Einen Auszug aus diesen Ergebnissen liefert die aktuelle FAC’T exklusiv, in der Innovationen aus den verschiedenen Bereichen vorgestellt und kritisch beleuchtet werden. Zu Wort kommen dabei auch Prof. Dr. Markus Thomzik, Professor für Innovations- und Facility Management an der Westfälischen Hochschule Gelsenkirchen, sowie verschiedene Branchenspezialisten.

Die aktuelle FAC’T exklusiv steht hier zum kostenlosen Download bereit.

Zahlreiche QuickChecks und Beratungsprojekte belegen auch für das erste Halbjahr 2017 den weiterhin bestehenden prozessualen und organisatorischen Handlungsbedarf in den technischen Abteilungen vieler Krankenhäuser. Dabei liegen Bedarfe und Möglichkeiten oft eng beieinander. So können erhöhte Betriebskosten durch die Nachsteuerung bei der Einhaltung relevanter Normen und Gesetze vielfach von einer Kostensenkung durch die Optimierung der Eigenleistungen kompensiert werden.

Der Schlüssel zu einer gut funktionierenden und effizienten Technik ist, das zeigen alle Projekte, die Betriebsorganisation. Moderne CAFM-Systeme (Computer Aided Facility Management) bilden von der Störungsaufnahme oder Wartungsplanung bis zur Einsatzplanung, Dokumentation und Rückmeldung an den Auftraggeber nahezu den gesamten Prozess ab. Neben kostenintensiven Software-Anschaffungen stehen inzwischen auch branchenspezifische Hostingmodelle, wie etwa bei der FAC’T Gruppe, zur Verfügung. Sie verbinden idealerweise die reine Systemnutzung mit bereits vorbelegten Strukturen, Daten und Vorlagen, so dass auch die Einführungszeit minimiert werden kann.

Sie sind zwischen 16 und 30 Jahre alt und wagen, meist direkt nach der Schule, nun den Sprung ins Berufsleben. 10 junge Männer und Frauen haben am 1. August 2017 Ihre Berufsausbildung bei der FAC’T Gruppe begonnen. Dabei sind die Ausbildungsberufe so vielfältig wie die Menschen: Informatikkaufleute und Tischler, Medizintechniker und Gebäudereiniger, Fachinformatiker und Maler. Auch ein Student für Wirtschaftsingenieurwesen beginnt sein Duales Studium, das eine Ausbildung zum Elektroniker für Gebäude und Betriebstechnik beinhaltet. Sie alle werden in den kommenden Jahren ihren Beruf von der Pieke auf in einer der FAC’T Betriebsstätten zwischen Bremen und dem Niederrhein erlernen.

Im Rahmen eines Einführungstages wurden die neuen Auszubildenden mit zahlreichen Informationen und kleinen Workshops auch von den Ausbildungskoordinatorinnen in der FAC’T Zentrale in Münster willkommen geheißen. Nach diesem ersten Kennenlernen steht der nächste gemeinsame Termin bereits vor der Tür. Dann werden alle derzeitigen Auszubildenden der FAC’T Gruppe sich zu einem Aktionstag treffen.

Das neue Job Portal der FAC’T Gruppe ist Online! Im JobPortal stehen aktuell mehr als 40 offene Stellen in den Regionen Bremen, Münsterland, Ahlen-Hamm, Rhein-Ruhr und Niederrhein sowie verschiedene ortsübergreifende und ortsunabhängige Stellen zur Verfügung. Gesucht werden Fach- und Führungskräfte aus den Bereichen Gebäude, Technik und IT sowie Voll- und Teilzeitkräfte in Krankenhausreinigung, Service und medizinischer Dokumentation.

Das neue Job Portal soll vor allen Dingen den Bewerbungsprozess vereinfachen. Die Suche nach offenen Stellen lässt sich über Tätigkeitsbereich, Region und Ort einschränken und ermöglicht so ein rasches Auffinden passender offener Stellen. Abhängig von der ausgeschriebenen Position ist die Bewerbung dann über einfache Formulare oder über den Upload von Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und Anlagen möglich. Und auch das Bewerbungsverfahren selber wird beschleunigt: Die im Hintergrund laufende persönliche Auswahl und Einladung von Bewerbern stützt sich auf die elektronischen Daten und kann damit zeitnah erfolgen.

Qualitätsmanagementsysteme sind in der Unterhaltsreinigung immer mehr in Schulungsprogrammen und damit in den Tagesablauf eingebunden. Dennoch ist es sinnvoll, sensible Bereiche wie die Unterhaltsreinigung und die Bettenaufbereitung regelmäßig zu auditieren. Dabei sollte zunächst die Übereinstimmung zwischen Leistungsverzeichnis bzw. Leistungsbeschreibung und tatsächlich erbrachten Leistungen geprüft werden. Unabhängig davon, ob die Unterhaltsreinigung in Eigenleistung, von einer eigenen Servicegesellschaft oder durch einen Dienstleister erbracht wird, müssen die definierten und in der Regel mit den Hygienefachkräften und den kaufmännischen Entscheidern vereinbarten Anforderungen mit den erbrachten Leistungen übereinstimmen. Eine ausführliche Begehung liefert zudem häufig Verbesserungsvorschläge in Bezug auf Arbeitssicherheit und praktische Arbeitsweisen. Die Reinigung empfindlicher Oberflächen, Werterhaltungsmaßnahmen oder die Arbeit in Wahlleistungsbereichen sind häufige Themen. Der Abschlussbericht kann den Vergleich mit aktuellen Leistungswerten und Kosten enthalten, so dass bei Bedarf nachjustiert werden kann. Ausführliche Informationen zu Reinigungsaudits der FAC’T Gruppe erhalten Sie im Geschäftsbereich Beratung.

Der Geschäftsbereich Beratung der FAC’T Gruppe ist nun auch nach GEFMA 734 zertifiziert. Diese Richtlinie der German Facility Management Association (GEFMA) bescheinigt dem Berater die Qualifikationen und Kompetenzen im FM-Excellence-Programm, die für die Implementierung von Systemdienstleistungen notwendig sind. Kunden können über die Zertifizierung nach GEFMA 734 Berater erkennen, die komplexe betriebswirtschaftliche, organisatorisch-rechtliche und technisch-prozessuale Schnittstellen in eine funktionierende vertragliche Leistungsbeziehung zwischen Dienstleister und Auftraggeber bringen können.

David Neurohr, Mitglied der Geschäftsführung und Leiter des Geschäftsbereiches Beratung der FAC’T Gruppe, freut sich über die Zertifizierung: „Wir haben hart daran gearbeitet, Standards und Benchmarks zu schaffen, mit denen wir Krankenhäuser noch besser dabei unterstützen können, ihre Sekundär- bzw. Tertiärleistungen zu bewerten und darauf basierend systematisch zu optimieren. Das zahlt sich jetzt aus!“ Neben der Beratung mit Hilfe der bekannten FAC’T QuickChecks unterstützt der Geschäftsbereich Beratung Häuser auch bei der Optimierung der Eigenleistungen, der Reorganisation bei Fusionen und Nachfolgen, bei Ausschreibungen und der Gründung eigener Servicegesellschaften ohne Dienstleisterbeteiligung.

Vorgenommen wurde die Zertifizierung der FAC’T Gruppe durch die Quality Austria, einem der großen europäischen Zertifizierer für Dienstleistungen im Gesundheitswesen.

Zu einer zweitätigen Tagung trafen sich jetzt knapp 40 technische Leiter von Krankenhäusern im Kloster Vinnenberg. Kurzvorträge zu aktuellen Themen und der Austausch eigener Erfahrungen standen dabei im Vordergrund. So berichtete Dr. Michael Schmidt, encadi GmbH, über den aktuellen Stand zu Energiemangementsystemen und lud zum Best Practice über den Umgang mit den verschiedenen Modellen ein. Energieaudits seien, so Schmidt, eine Alternative für kleinere Einrichtungen, doch auch hier sollte der Zertifizierungsordner nicht im Regal verschwinden sondern zur Umsetzung der Maßnahmen führen. Barbara Kemper vom Kompetenzzentrum Mikrobiologie und Hygiene stellte die Wichtigkeit der Bauhygiene im Krankenhaus am Beispiel vergangener Prüfungen vor und rief dazu auf, die Hygienefachleute bei Umbaumaßnahmen einzubeziehen, um böse Überraschungen bei der Abnahme zu vermeiden. Dirk Plenter, FAC’T Gruppe, moderierte den Austausch über technische Rahmenvereinbarungen und rechtliche sowie normative Änderungen. Er unterstrich dabei die Möglichkeiten, die sich aus gemeinsamen Verhandlungen und Beschaffungen sowie aus einem regelmäßigen Austausch ergeben.

Unter dem Motto „Großes aus Kleinem – jeder Cent zählt“ unterstützen mehrere hundert Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der FAC’T seit Anfang 2017 die Arbeit der Fundacion Arco Iris in Bolivien. Dafür spenden sie monatlich automatisch den Centbetrag ihres Nettogehaltes.

Die Fundacion Arco Iris ist eine von Pfarrer Josef Neuenhofer gegründete Stiftung, die sich mit über 200 einheimischen Mitarbeitern um Kinder und Jugendliche kümmert, die entweder auf der Straße, in schwierigen Familienverhältnissen oder in einer der Einrichtungen von Arco Iris leben. Zur Stiftung gehört das Hospital Arco Iris mit seinen mobilen Ambulanzen, das schwerpunktmäßig Kinder und ihre Eltern versorgt. Alleine die Leistungen des Krankenhauses mit seinen vergleichsweise großen Geburts- und Kinderstationen, nehmen jeden Tag über 500 ambulante Patienten in Anspruch, deren Versorgung zum großen Teil aus Spenden bezahlt werden muss.

Ein kleines Team der FAC’T war bereits in Bolivien, hat viele der Kinder und der Mitarbeiter kennengelernt und sich ein eigenes Bild davon gemacht, wie wichtig die Spenden sind und wofür sie eingesetzt werden. Dabei wurde auch eine weiterreichende Partnerschaft zwischen der FAC’T Gruppe und der Fundacion Arco Iris geschlossen.

Seit 17 Jahren betreibt die FAC’T Gruppe eigene Schreinereien, in denen für Krankenhäuser und andere Gesundheitseinrichtungen maßgeschneiderte Möbel gebaut und defekte Teile repariert werden. Instandhaltungsarbeiten, der Bau von Korb-Modulschränke, Apothekenausstattungen oder Stationsmöbel – der Bedarf und das Arbeitsfeld sind breit. In der Region Münster wurde nun am Maria-Josef-Hospital in Greven eine neue, größere Schreinerei in Betrieb genommen. Vier Gesellen und zwei Lehrlinge werden dort ab September Werkstattleiter Georg Sandknop unterstützen. Dabei steht ihnen ein kompletter Maschinenpark zur Verfügung, denn die Anforderungen im Krankenhaus sind hoch. Lediglich die CNC-Technik lohnt sich noch nicht, so Sandknop. Dafür schätzt er die enge Zusammenarbeit mit den örtlichen Handwerksbetrieben, die eine wechselseitige Unterstützung bei Aufträgen ermöglicht. Die Schreinerei ist Teil der Gebäudebetriebstechnik der FAC’T Gruppe, die mit rund 1650 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Krankenhäuser und andere Gesundheitseinrichtungen in Nordrhein-Westfalen und Niedersachen im technischen und infrastrukturellen Betrieb ihrer Gebäude und Liegenschaften unterstützt.

In vielen Krankenhäusern ist es üblich, dass Beschäftigte Namensschilder mit ihrem Vor- und Nachnamen tragen. Dass es sich dabei um einen Vorgang nach dem Bundesdatenschutzgesetz handelt, ist vielfach nicht bewusst. Auch der Aushang von Mitarbeiterfotos, auf Stationen hilfreich für die Orientierung der Patienten und Besucher, sollte mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abgestimmt sein. Und selbst die Aufnahme einer privaten Rufnummer in den Alarmplan ist datenschutzrechtlich abzustimmen. Diese und weitere Themen behandelt die aktuelle Datenschutz-Kundeninformation der FAC'T Gruppe. Wünschen Sie eine Beratung zum Datenschutz oder möchten Sie ein Datenschutzmandat im Sozial- oder Gesundheitswesen in erfahrene und professionelle Hände geben, so sprechen Sie gerne unser Qualitätsmanagement an!

Gesetzliche Vorschriften sorgen dafür, dass die Nachhaltigkeit bei Baumaßnahmen immer mehr an Bedeutung gewinnt. Dabei ist die Effizienz, die Optimierung des Ressourcenverbrauchs, oft der ausschließlich gewählte Lösungsansatz. Doch die daraus generierten Effekte werden zunehmend geringer: Physikalische und technische Grenzen sowie der Rebound-Effekt fordern weiter greifende Lösungsansätze.

Ein bisher unterschätzter aber durchaus wirksamer Lösungsansatz ist die Suffizienz. Hier steht die Frage nach der grundsätzlichen Notwendigkeit von Flächen, technischen Anlagen und Ausstattungen im Vordergrund. Suffizienz steht im Krankenhausbau für die Entscheidung, bestimmte Räumlichkeiten oder technische Anlagen nicht oder kleiner zu bauen. Jeder nicht gebaute Raum ist nachhaltiger als jeder noch so effiziente Baukörper.

Doch ist Suffizienz in diesem Bereich wirklich umsetzbar? Klaus gr. Beilage, Krankenhausarchitekt und Leiter des Baumanagement bei der FAC’T Gruppe, sieht die Suffizienz als zusätzlichen aber notwendigen Ansatz  zu mehr Nachhaltigkeit:  „Für mich steht die Suffizienz nie alleine. Sie geht beim Thema Nachhaltigkeit einher mit Effizienz, also der besseren Ausnutzung der vorhandenen Ressourcen, und Konsistenz, also der Durchgängigkeit von Maßnahmen. Nur wenn alle drei zusammen wirken, sind wir auf der Nachhaltigkeitsskala ganz oben.“

Nachdem sich der GKV-Spitzenverband und die Deutsche Krankenhausgesellschaft im vergangenen Jahr über das Entlassmanagement nach einer Krankenhausbehandlung geeinigt haben, greift nun die nachträglich noch verlängerte Frist. Ab dem 01.10.2017 müssen Patienten direkt bei der Entlassung aus dem Krankenhaus einen Entlassbrief erhalten. Dieser muss alle für die Weiterbehandlung und Anschlussversorgung des Patienten erforderlichen Informationen, alle getroffenen Maßnahmen und Verordnungen (§92 Abs. 1 S. 2 Nr. 6) sowie Beurteilungen (§92 Abs. 1 S. 2 Nr. 7 SGB V) enthalten.

Ist der Diktat- und Transkriptionsprozess in einer Klinik noch nicht auf diese Frist eingestellt, besteht dringender Handlungsbedarf. Möglichkeiten zur Optimierung gibt es viele. Ein in Stufen erstelltes Diktat hilft bei der Vermeidung einer „Bugwelle der Nacharbeitung“. Die digitale Diktatlenkung durch eine zentrale Schreibdienstleitung sorgt für Überblick und ermöglicht die Priorisierung der vorhandenen Diktate zur Einhaltung der Fristen. Zeitkritische Rückstaus können so frühzeitig erkannt und behoben werden. Auch die digitale Vidierung kann den Prozess weiter beschleunigen.

Die FAC’T CONTEXT, ein Geschäftsbereich der FAC’T Gruppe, unterstützt Kliniken bei der Verbesserung und Beschleunigung der Arztbriefschreibung. Rund 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind dafür an verschiedenen Standorten und in Projekten im Einsatz.

Jedes Jahr suchen wir zwischen 15 und 20 junge Menschen, die eine IT-, eine technische, eine handwerkliche oder eine kaufmännische Ausbildung bei uns absolvieren möchten. Ihnen bieten wir eine qualifizierte, praxisnahe und vielseitige Ausbildung durch erfahrene Ausbilder sowie innerbetriebliche und externe Fortbildungsmöglichkeiten. Ein gutes Arbeitsklima und nette Kolleginnen und Kollegen helfen im Ausbildungsalltag und bei dem Einstieg ins Berufsleben. Am Ende einer erfolgreichen Ausbildung bestehen sehr gute Aussichten auf eine langfristige Anstellung in einer unserer Betriebsstätten.

Besonders motivierten und qualifizierten Bewerberinnen und Bewerbern bieten wir die Finanzierung eines dualen Studiums zum Bachelor of Science (B.Sc.) oder Bachelor of Engineering (B.Eng.) in der Fachrichtung Ingenieurwesen/Facility Management an. Unsere Partner dabei sind die Hochschule Gelsenkirchen (www.w-hs.de/bachelor-dual) sowie die Duale Hochschule Baden-Württemberg in Stuttgart (www.dhbw-stuttgart.de), die diese hochqualifizierten und anerkannten Bachelor-Studiengänge anbieten. Die Praxiseinheiten des Studiums bzw. die Ausbildung finden dabei in unseren Unternehmen und Betriebsstätten statt.

Jungen Menschen, die ihr Studium oder ihre Ausbildung bereits abgeschlossen haben oder die sich in ihrem Masterstudium befinden, bieten wir ein Traineeprogramm an. In 12 Monaten lernen sie die ganze Bandbreite unserer Leistungen kennen. Gemeinsam finden wir dann den Geschäftsbereich, in der sie ihre Karriere starten können.

Ist ein räumlich und organisatorisch zentraler Schreibdienst nicht möglich, wird die Transkription von Diktaten oft auf Sekretariate, dezentrale Schreibkräfte und externe Dienstleister verteilt. Eine zentrale Schreibdienstleitung übernimmt dabei die Disposition der Diktate und die fachliche Verantwortung. Bei vielen digitalen Diktatsystemen ist für die Leitung am Bildschirm sichtbar, welche Diktate gerade wo in Bearbeitung sind, eine einfache Disposition ungeschriebener Diktate wird damit möglich und erlaubt die optimale Auslastung der verteilten Ressourcen.

Wer sich in welchem Umfang an den Schreibdiensten mit Ressourcen oder deren Nutzung beteiligt, wird im Rahmen einer Reorganisation festgelegt und regelmäßig überprüft. Sehen die Diktanten, wie gut der Prozess läuft, kommen weitere Kliniken des Hauses häufig auf eigenen Wunsch hinzu. Denn die Wertschöpfung durch den Schreibdienst ist hoch: Die dezentralen Ressourcen in Kombination mit der zentralen Steuerung steigern die Effizienz deutlich, ohne dass die Organisation gravierend verändert wird. Das wissen alle Beteiligten zu schätzen.