Schreibdienst für Krankenhäuser - bundesweit

Zahleiche KHZG-Projekte beschäftigen sich mit der Einführung von Spracherkennung in der Arztbriefschreibung, also von Systemen, die gesprochenen Text direkt in einen Brief für den Einweiser/die Einweiserin umwandeln. Der krankenhaustypische Schreibdienst soll damit abgeschafft und substantielle Einsparungen erzielt werden.

Doch die Umsetzung in der Praxis zeigt Schwächen: Nicht, dass die Spracherkennungssoftware weniger leistungsfähig ist als erwartet. Es sind die Diktanten, die an ihre Grenzen kommen. Denn wo heute der Schreibdienst grammatikalische Schwächen ausmerzt, überlange Satzkonstrukte sinnvoll teilt und auch einen verlorenen Diktatfaden wieder aufnimmt, kommen Spracherkennungssysteme an ihre Grenzen. All dies betrifft längst nicht nur Ärztinnen und Ärzte, die noch recht neu in Deutschland leben und arbeiten.

Bewährt hat sich daher bei Projekten zur Einführung von Spracherkennung für die Arztbriefschreibung eine differenziertere Herangehensweise. Bei dieser wird je Diktant entschieden, ob er oder sie mit Spracherkennungssoftware arbeiten, den Schreibdienst nutzt oder vielleicht sogar die Arztbriefe selbst schreibt. Unterstützung bei diesen Projekten leistet die FACT Gruppe mit ihrer jahrzehntelangen Erfahrung auf allen Ebenen der Arztbriefschreibung.

Immer mehr Krankenhäuser setzen bei der Arztbriefschreibung Software zur Spracherkennung ein. Doch so attraktiv es wirtschaftlich ist, auf die Schreibkräfte zu verzichten, so schnell zeigen sich auch die daraus entstehenden Herausforderungen. Soll am Ende des Prozesses der sprachlich und inhaltlich korrekte Arztbrief als Visitenkarte des Hauses stehen, ist – das zeigt die Praxis – oft weiterhin die Mitarbeit des Schreibdienstes von Nöten. Denn auch wenn das Zusammenspiel von Spracherkennung und Textverarbeitung Fehler in der Rechtschreibung und Interpunktion meist gut korrigiert, sieht es bei Satzstellungen und einer gut lesbaren sprachlichen Abrundung häufig anders aus. In diesen Fällen kann der professionelle Schreibdienst, intern oder von der FACT Gruppe, Qualitätssicherungsfunktionen übernehmen, die dem Anspruch des Krankenhauses an seine Arztbriefe gerecht werden.

Schon mehrfach bewährt hat sich die Möglichkeit der Auswahl zwischen Spracherkennung, Selbstschreiben und Schreibdienstnutzung pro Diktant/in innerhalb eines Krankenhauses. Den individuellen Bedürfnissen kann so bei vergleichbarer Qualität Rechnung getragen werden.

In Zeiten von Spracherkennung und volldigitalen Patienten- oder Fallakten stellt sich die Frage, ob Schreibdienste ausgedient haben. Der Blick in die Zukunft zeigt tatsächlich Veränderungen von Anforderungen und Aufgaben – aber nicht den Verzicht. Denn noch gibt es viele Ärzte, die rasch und präzise diktieren.

Zu ihnen gesellen sich diejenigen, deren Muttersprache nicht Deutsch ist, und diejenigen, die trotz sehr guter Sprachkenntnisse zu viel Zeit mit den Ergebnissen der Spracherkennung sowie mit Formatierung und Formulierung verbringen müssen. Sie alle schätzen einen Service, bei dem ein gut lesbares, korrektes und qualitätsgesichertes Dokument am Ende des Prozesses steht.

Die Zukunft gehört hier dem anwenderbezogenen Technik- und Serviceeinsatz; denn kein Ärzteteam ist wie das andere. Und so kann in einer modernen Dokumentationsumgebung der eine Arzt Schriftgut mithilfe der Spracherkennung und eines innovativen Korrektursystems komplett eigenständig erstellen, während ein anderer aus einem klassischen Diktat ebenso schnell den fertig geschriebenen Arztbrief erhält. Und weil Flexibilität gefragt ist, können diese Leistungen nicht nur pro Arzt, sondern auch situativ in Abhängigkeit von der Auslastung des jeweiligen Arztes in Anspruch genommen werden. So sind und bleiben die Schreibdienste auch ein Teil der Krankenhäuser der Zukunft.

Die Arztbriefschreibung ist gleich an mehreren Stellen mit dem Primärprozess, der Befundung und dem Arztdiktat, verbunden. Am Anfang steht die enge Abstimmung mit den Diktanten und Sekretariaten zu notwendigen Inhalten, zum Prozess der Brieferstellung, zu Korrekturschleifen, Diktatregeln, zeitlichen Abläufen und Fristen. So wird sichergestellt, dass die Leistungen voll integriert erbracht werden können und am Ende des Prozesses ein kurzer, aber aussagekräftiger Arztbrief steht. Auch der technische Prozess läuft praktisch nahtlos ab: Das Diktat wird auf den Sprachserver übernommen und direkt im KIS des Hauses transkribiert. Keine manuelle Datenübertragung, kein Versand von Dateien oder Dokumenten stört oder bremst den Ablauf. Ist ein externer Schreibdienstleister in den hausinternen Schreibdienst integriert und wird immer dann aktiv, wenn dessen eigene Ressourcen nicht ausreichen, kann sogar die Schnittstelle zwischen den selbst erbrachten und den zugekauften Sekundärleistungen fast unsichtbar sein.

Möglich wird dies einerseits durch die exzellenten Kenntnisse der Abläufe einer Arztbriefschreibung. Andererseits sorgen die systematische Planung neuer Anbindungen und die kontinuierliche Suche nach Verbesserung des gemeinsamen Prozesses im Tagesgeschäft dafür, dass die Abläufe auch neuen Anforderungen und Veränderungswünschen gerecht werden können. Eine organisierte Koexistenz von selbstschreibenden Ärzten, dem Einsatz von Spracherkennungssoftware und der Transkription über zentrale und dezentrale Schreibkräfte ermöglicht schon heute vielen Krankenhäusern die Nutzung der Vorteile aus einer fast nahtlosen Integration von Primär- und Sekundärprozessen. Die Rolle der IT sowie unterstützender Soft- und Hardware ist gerade in solchen Projekten übrigens kaum groß genug einzuschätzen. Denn sie schafft die Voraussetzungen dafür, dass gut gedachte Prozesse auch technisch und funktionell umgesetzt werden können. Eine frühzeitige Einbindung dieser Spezialisten und Werkzeuge ist daher unbedingt empfehlenswert.

Home-Office Arbeitsplätze finden sich in vielen Arbeitsfelder und ermöglichen es, Bürotätigkeiten von einem Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden aus zu erledigen. Die dafür erforderliche Anbindung an die IT- und TK-Struktur des Arbeitgebers wird datenschutzrechtlich jedoch oft auf die leichte Schulter genommen. Doch auch hier gelten, insbesondere beim Umgang mit personenbezogenen Daten, alle Regelungen der Datenschutzgesetze.

In besonderem Maße betrifft dies in der FACT Gruppe den Geschäftsbereich FACT CONTEXT, in dem Arztbriefe nach Diktat geschrieben werden. Jeder einzelne dieser Home-Office-Arbeitsplätze wird daher in regelmäßigen Abständen begangen und geprüft. Dafür wurden gemeinsam mit den Bereichen Datenschutz, IT-Sicherheit und Arbeitssicherheit der FACT Gruppe Checklisten erarbeitet, anhand derer die Prüfungen und erfolgen.

Neben der Einhaltung von Datenschutz- und IT-Sicherheitsvorgaben wird auch die ergonomische Einrichtung der Arbeitsplätze begutachtet. Bei Bedarf und auf Wunsch können zum Beispiel besonders ergonomische Arbeitsmittel, Fußbänkchen oder ähnliches eingesetzt werden, um die Arbeit angenehmer zu gestalten.

Ein positiver Nebeneffekt der Begehungen von dauerhaft genutzten Home-Offices ist übrigens die persönliche Kommunikation. Gerade die Schreibkräfte haben zwar ständigen E-Mail- und Telefonkontakt innerhalb ihrer Organisation, der Besuch bietet aber auch eine Gelegenheit für ein persönliches Gespräch, die gerne angenommen wird.

Das 50-köpfige Team der FAC’T CONTEXT bedient deutschlandweit überwiegend Krankenhäuser und Rehabilitationseinrichtungen. Neben der medizinischen Terminologie sollte eine Schreibkraft vor allem das Schreiben am PC sicher beherrschen. Das steht außer Frage – doch welchen Besonderheiten begegnen Schreibkräften in Ihrem Arbeitsalltag und was muss eine Schreibkraft im Schreibdienst noch können?

Eine Schreibkraft verwandelt das vielleicht auch nur flüchtig gesprochene Wort in einen einwandfreien Arztbrief. Nebengeräusche aus Arztzimmern oder Operationssälen und Nebengespräche blendet eine versierte Schreibkraft dabei fast automatisch aus. Nicht vollständig ausgeführte Sätze werden ergänzt, grammatikalische Unsauberkeiten ins Reine geschrieben. Abweichungen vom Diktat werden dabei kenntlich gemacht. Eine Tätigkeit im Schreibdienst bedeutet nicht nur die unterschiedlichsten medizinischen Fachbegriffe zu beherrschen, sondern auch mit verschiedenen Krankenhausinformationssystemen und Diktatarbeitslisten sicher umzugehen. Dabei werden gleichzeitig verschiedenste Formatvorlagen und –vorgaben und auch -wünsche aus unterschiedlichen Sekretariaten einwandfrei innerhalb des Krankenhausinformationssystems umgesetzt. Das Layout wird beachtet, bei Bedarf nachformatiert, sodass ein qualitativ hochwertiger Brief das Haus verlässt. Je nach vorgegebenem Prozess der Arztbrieferstellung übernehmen Schreibkräfte auch die korrekte Dokumentenauswahl und übermitteln nach der Transkription das Schriftstück an den diktierenden Arzt zur Unterschrift. Dabei überprüfen sie die Krankengeschichte des Patienten auf aktuelle Befunde und fügen diese in den Brief ein. Diese werden bei Bedarf hinsichtlich Layout und Rechtschreibung korrigiert. Oft werden Briefe geschrieben, während der Patient schon auf gepackten Koffern sitzt. Dies fordert eine hohe Konzentration und das Aushalten zeitlichen Drucks. Doch es lohnt sich, vor allem wenn ein lobendes Wort oder eine kleine Anerkennung ausgesprochen wird und Ärzte und Patienten zufrieden sind.

Einmal im Jahr treffen wir uns mit unseren Mitarbeiterinnen des gesamten Schreibdienst-Teams. Die Vorbereitungen für das nächste Treffen laufen bereits. Da unsere Mitarbeiterinnen deutschlandweit im Home-Office als auch in gemütlichen Büros am Standort der FAC’T GmbH Münster arbeiten, ist dieses Treffen etwas Besonderes. Denn hier bietet sich die Gelegenheit des gemeinsamen Austausches. Aber auch relevante Themen für den Arbeitsalltag werden hier besprochen. Das Treffen nutzen wir, um Unterweisungen zur IT-Sicherheit und zum Datenschutz durchzuführen. Die Treffen bieten aber auch Gelegenheit, sich mit Experten zu speziellen Themen der Rechtschreibung und Grammatik auszutauschen. Auch wird die Zeit genutzt, ein Gesundheitsthema zu besprechen, denn die Tätigkeit einer Schreibkraft erfolgt zu 100 % an einem Bildschirm. Daher ist es wichtig, dass Pausen genutzt werden, um z. B. Rückenübungen und Augenübungen durchzuführen.

Ganz gleich, ob die Patientenakte beziehungsweise Fallakte digital oder analog geführt wird – schon die diktierte Anamnese ist ein erster Bestandteil des künftigen Entlassbriefes, der durch den medizinischen Schreibdienst erstellt wird. Dabei ist es unerheblich, ob der Schreibdienst vom Krankenhaus selber oder durch einen professionellen Dienstleister wie FAC’T CONTEXT betrieben wird. Die digitalen Diktatsysteme wie auch die Schreibkräfte sind in beiden Fällen in der Regel mit dem Krankenhausinformationssystem (KIS) verbunden, sodass die Transkription der Diktate direkt im KIS und verknüpft mit dem Patienten erfolgen kann. Schreibdienst und Ärzte arbeiten Hand in Hand, um gesprochene Texte korrekt, vollständig, verständlich und entsprechend den vereinbarten Konventionen zu erstellen. Die im weiteren Prozess entstehenden Befunde, wie auch die Zusammenfassung und weitere Therapieempfehlung für den endgültigen Entlassungsbrief, werden zeitnah – auf Wunsch auch innerhalb kürzester Zeit – nach dem Diktat geschrieben. Informationslücken zwischen Diktat- und Dokumentationszeitpunkt können so rasch geschlossen werden. Der professionell erstellte Entlassbrief ist zudem ein wichtiges Dokument für die zeitnahe und vollständige Abrechnung der Leistungen.

Nachdem sich der GKV-Spitzenverband und die Deutsche Krankenhausgesellschaft im vergangenen Jahr über das Entlassmanagement nach einer Krankenhausbehandlung geeinigt haben, greift nun die nachträglich noch verlängerte Frist. Ab dem 01.10.2017 müssen Patienten direkt bei der Entlassung aus dem Krankenhaus einen Entlassbrief erhalten. Dieser muss alle für die Weiterbehandlung und Anschlussversorgung des Patienten erforderlichen Informationen, alle getroffenen Maßnahmen und Verordnungen (§92 Abs. 1 S. 2 Nr. 6) sowie Beurteilungen (§92 Abs. 1 S. 2 Nr. 7 SGB V) enthalten.

Ist der Diktat- und Transkriptionsprozess in einer Klinik noch nicht auf diese Frist eingestellt, besteht dringender Handlungsbedarf. Möglichkeiten zur Optimierung gibt es viele. Ein in Stufen erstelltes Diktat hilft bei der Vermeidung einer „Bugwelle der Nacharbeitung“. Die digitale Diktatlenkung durch eine zentrale Schreibdienstleitung sorgt für Überblick und ermöglicht die Priorisierung der vorhandenen Diktate zur Einhaltung der Fristen. Zeitkritische Rückstaus können so frühzeitig erkannt und behoben werden. Auch die digitale Vidierung kann den Prozess weiter beschleunigen.

Die FAC’T CONTEXT, ein Geschäftsbereich der FAC’T Gruppe, unterstützt Kliniken bei der Verbesserung und Beschleunigung der Arztbriefschreibung. Rund 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind dafür an verschiedenen Standorten und in Projekten im Einsatz.

Ist ein räumlich und organisatorisch zentraler Schreibdienst nicht möglich, wird die Transkription von Diktaten oft auf Sekretariate, dezentrale Schreibkräfte und externe Dienstleister verteilt. Eine zentrale Schreibdienstleitung übernimmt dabei die Disposition der Diktate und die fachliche Verantwortung. Bei vielen digitalen Diktatsystemen ist für die Leitung am Bildschirm sichtbar, welche Diktate gerade wo in Bearbeitung sind, eine einfache Disposition ungeschriebener Diktate wird damit möglich und erlaubt die optimale Auslastung der verteilten Ressourcen.

Wer sich in welchem Umfang an den Schreibdiensten mit Ressourcen oder deren Nutzung beteiligt, wird im Rahmen einer Reorganisation festgelegt und regelmäßig überprüft. Sehen die Diktanten, wie gut der Prozess läuft, kommen weitere Kliniken des Hauses häufig auf eigenen Wunsch hinzu. Denn die Wertschöpfung durch den Schreibdienst ist hoch: Die dezentralen Ressourcen in Kombination mit der zentralen Steuerung steigern die Effizienz deutlich, ohne dass die Organisation gravierend verändert wird. Das wissen alle Beteiligten zu schätzen.

Einen Brief schnell nach Diktat schreiben können viele Sekretariatskräfte. Medizinisches Knowhow ist in fast allen Gesundheitsberufen vorhanden. Aber nur beides zusammen liefert Krankenhäusern wirklich das, was sie im Schreibdienst benötigen: An fundierten Fähigkeiten in beiden Bereichen führt kein Weg vorbei.

Die Qualifikation der Schreibkräfte im Krankenhaus muss fundierte und umfangreiche Kenntnisse der medizinischen Terminologie, gute KIS-Kenntnisse und die Bereitschaft, sich immer wieder mit Rechtschreib- und Grammatikthemen auseinanderzusetzen, umfassen. Fortbildungen und individuelle Schulungen sind an der Tagesordnung, um die Qualität der Arztbriefe auf dem gewünscht hohen Niveau zu halten, denn grundsätzlich geht in der medizinischen Arztbriefschreibung Qualität vor Quantität.

Letztere ergibt sich übrigens nicht nur aus der reinen Transkriptionszeit, sondern aus dem Gesamtprozess. Neben dem direkten Schreiben im KIS mit der Nutzung vorhandene Daten und Textbausteine spielen auch die Qualität der Diktate und der Vidierungsprozess eine große Rolle.

Zahlreiche Krankenhäuser sehen Handlungsbedarfe in ihrem Schreibdienst, personelle und prozessuale Themen sind die Hauptursachen. Der Schreibprozess berührt Ärzte, Sekretariate, das Medizincontrolling und natürlich den Schreibdienst. Um zu einem besseren Ergebnis zu kommen, müssen sich alle Bereiche ein wenig verändern. Dies zu moderieren und schlussendlich zu erreichen, geht mit Unterstützung von außen oft besser als in einem rein internen Projekt.

Die Schreibdienst-Profis der FAC’T CONTEXT steigen direkt in die Prozesse ein und haben ein Auge auf das Umfeld und die Schnittstellen. Dabei ist es ihnen wichtig, hierarchieübergreifend alle Beteiligten mitzunehmen und die sinnvollen Besonderheiten des Hauses zu wahren. Für den Erfolg einer Reorganisation im medizinischen Schreibbüro sehen die Profis vier Pfeiler: Die Sensibilität für persönliche und hausspezifische Bedürfnisse, ein starkes und zielgerichtetes Projektmanagement, die Bereitschaft, im notwendigen Umfang in die Veränderungen zu investieren, und die zügige und möglichst organische Umsetzung der Ergebnisse.

Der Arztbrief ist eine wichtige Grundlage für die Leistungsabrechnung. Viele Krankenhäuser weisen daher ihre Diktanten gründlich in eine effiziente Diktatpraxis ein und ermöglichen auch das Kennenlernen des Schreibdienstes. Denn sind Diktat- und Schreibpraxis aufeinander abgestimmt, werden beispielsweise Textbausteine im Krankenhausinformationssystem genutzt und Priorisierungen im gegenseitigen Verständnis verwendet, reduzieren sich Rückfragen auf ein Minimum und die Produktivität steigt auf beiden Seiten.

Beim Einsatz von Spracherkennungssystemen muss das Haus entscheiden, wofür es die Zeit der Ärzte verwendet. Formatierungen, Qualitätsprüfungen und andere Nachbearbeitungen sind hier trotzdem notwendig, um die Einheitlichkeit und Qualität der Arztbriefe zu sichern. Der wirkliche Mehrwert wird damit fraglich. Bewährt hat sich daher oft ein Mittelweg: Ärzte, die sich dies zutrauen und die Zeit dafür haben, schreiben ihre Dokumentation selber und geben diese in einen Prüfungsprozess, um die einheitliche Qualität der Dokumente im gesamten Haus sicherzustellen. In allen anderen Fällen übernimmt der Schreibdienst wie gewohnt den Gesamtprozess.

Die neue FAC'T exklusiv beleuchtet zahlreiche Aspekte der medizinischen Dokumentation und steht nun zum Download bereit.

Eine rasche, wirtschaftliche und dabei qualitativ gute Arztbriefschreibung wünscht sich jedes Krankenhaus. Welchen Anteil daran die IT hat, zeigt ein Beispiel aus der Praxis.

Die Zahl der Tastenanschläge ist immer wieder beeindruckend. Wenn Susanne Dirking – selbst erfahrene Schreibkraft im Krankenhaus – heute jedoch durch ihre Abteilung geht, weiß sie, dass die Geschwindigkeit „ihrer Damen“ zwar ein wesentlicher, aber kleiner Schritt auf dem Weg zum raschen Arztbrief ist. Dank des IT-Einsatzes kann auch ihr Team einen hohen Wertbeitrag liefern.

Denn wo früher Kassetten auf den Schreibtischen lagen, findet sich heute – nichts. Die Diktate in allen angeschlossenen Kliniken werden digital aufgezeichnet und gelangen in Sekunden zum Schreibdienst. Dort werden sie beispielsweise anhand des Arztes in die entsprechende Schreibgruppe gegeben. Die Transkription selber erfolgt dann direkt im KIS des jeweiligen Krankenhauses, sodass Textbausteine und Patientendaten genutzt werden können. Der Korrekturversand einer Textdatei per E-Mail ist damit Geschichte. „Innerhalb einer Stunde können wir Arztbriefe schreiben, die Qualitätskontrolle durchführen und den Prozess im KIS für den nächsten Schritt freigeben – den Druck und die Unterschrift“, sagt Dirking. Der Korrekturprozess im Krankenhaus kann durch den datenschutzgerechten Einsatz von gescannten Unterschriften, sogenannten Faksimiles, vollständig digital erfolgen. Abgerechnet werden Diktate nach Diktatminuten – so macht sich die hohe Effizienz auch wirtschaftlich bemerkbar.

Mehr Informationen zum Thema erhalten Sie direkt bei der FAC’T CONTEXT.

Silvia Rodiek leitet den Schreibdienst im Hamburger Marienkrankenhaus und hat regelmäßig Berührungen mit der Spracherkennung: „Bei den Radiologen sehe ich, wie gut die Systeme funktionieren können. Der Arzt diktiert, sieht die Worte auf dem Bildschirm und korrigiert direkt die Fehler. Mit der nötigen Ruhe, Einarbeitung und Erfahrung sind gute Ergebnisse zu erzielen.“
Aber eben nur dann. Denn genau diese Voraussetzungen sind im ärztlichen Alltag selten.

Und: Die Stunden für das Training mit dem System, die Kontrolle der automatisch geschriebenen Texte und die Beschäftigung mit den Prozessen, damit eine weitere Bearbeitung des Dokumentes auch wirklich entfällt und sich ein Mehrwert einstellt, bleiben bei der Anschaffung von Spracherkennungssystemen oft auf der Strecke. „Es sind die technikaffinen Ärzte, die dazu greifen. Die Systeme sind günstig zu haben, wenn man die umfangreiche Arbeitsleistung jedes einzelnen Arztes nicht berücksichtigt.

Doch die Ermüdung tritt oft lange vor der Nutzungsreife ein“, sagt Rodiek. Das zeigen viele gekaufte, aber nicht (mehr) eingesetzte Softwarepakete in den Schränken der Arztzimmer. Ist das klassische Diktat in seiner digitalen Form also die Lösung für alle Fälle? „Nein“, sagt Ingo Baltrusch, Leiter der FAC’T CONTEXT. „Es gilt, an jedem Arbeitsplatz abzuwägen, welche Lösung die richtige ist. Das klassische Diktat und die Spracherkennung in einer Klinik gleichzeitig einzusetzen, ist überhaupt kein Problem.“ Baltrusch plädiert dafür, die Entscheidung mit dem jeweiligen Arzt zu fällen: „Er ist in erster Linie Mediziner. Ob er sich dazu in der Lage sieht, einen Text schreibfertig zu diktieren, auf Orthografie und Grammatik zu korrigieren und das Dokument zu formatieren, weiß er selbst am besten. Fühlt er sich damit wohl, ist die Spracherkennung für ihn genau richtig. In allen anderen Fällen nutzt er besser den Schreibdienst.“

Mehr Informationen zum Thema finden Sie hier oder unter www.factcontext.de

Eine fertige Lösung, die auf das eigene Haus übertragen wird: Das ist der Wunsch vieler Krankenhausdirektoren, wenn es um ihre Schreibdienste geht. Denn oft sind diese dezentral positioniert. Werner Koch, Vorsitzender der Geschäftsführung des Marienkrankenhauses in Hamburg, kennt dieses Problem aus eigener Erfahrung – und hat bei der FAC’T CONTEXT Unterstützung angefordert.

„Dass wir unsere Schreibdienst-Prozesse optimieren müssen, war uns klar. Die interne Analyse hat die sachliche Grundlage gelegt. Wir brauchten einen Partner, der mit Erfahrungen aus der eigenen Praxis die Umsetzung begleiten konnte“, betont Koch.

Diesen Wunsch der „Hilfe zur Selbsthilfe“ unterstützt Projektleiter John Ahrens vom Marienkrankenhaus: „Die Schreibkräfte, aber auch die Ärzte müssen mit im Boot sein. Nur so kann es funktionieren!“ Und so standen am Anfang des Beratungsprojektes Fachgespräche mit den Mitarbeiterinnen. Karin Lüpken, Projektleiterin der FAC’T CONTEXT, erklärt, warum: „In den Sekretariaten und Schreibdiensten laufen eine Vielzahl von Tätigkeiten auf, die es zu kennen gilt. Hier funktioniert jedes Haus anders. Erst wenn wir genau wissen, was dort gemacht wird, können wir eine optimierte Handlungsempfehlung erarbeiten, die den qualitativen sowie wirtschaftlichen Zielen entspricht.“

Gemeinsam mit den Projektbeteiligten entstand so ein Drei-Säulen-Modell für das Krankenhaus. Es stellt transparent dar, wo welche Tätigkeiten angesiedelt sind, und legt die Grundlage für die Aufgabenbeschreibungen, die Ressourcenplanung und die Steuerung der Dienste. „Wir greifen hier in einen integralen Prozess ein. Da war es extrem hilfreich, vor allen wichtigen Entscheidungen die Konsequenzen transparent zu machen. Das kann so nur jemand leisten, der selber im Krankenhausbereich tätig ist“, beschreibt Ahrens die Vorteile der Praxiserfahrung.

Die zügige Erstellung von Arztbriefen und Befunden nach deren Diktat ist Spezialistensache. Doch manchmal reichen die Kapazitäten des eigenen Schreibdienstes dafür nicht aus. Hier nehmen wir Ihnen gerne Arbeit ab: Als zeitlich begrenzte Beauftragung - z.B. bei Urlaub oder Krankheit - oder als langfristige Lösung. Für Ihre Ärzte und Ihr medizinisches Personal ändert sich dabei kaum etwas. Sie diktieren Befunde oder Briefe wie gewohnt, wir übernehmen die Verantwortung für die Qualität des Dokuments. Denn unser Service für die medizinische Dokumentation im Gesundheits- und Sozialwesen ist flexibel, sicher und liefert erstklassige Ergebnisse.

Ihre von uns geschriebenen Dokumente fließen nahtlos in Ihr Klinik-Informations-System ein und können dort weiter bearbeitet, verwaltet und archiviert werden. Auf bereits vorhandene Daten kann im Zuge der Arztbrieferstellung direkt zugegriffen werden, sodass für Ärzte und medizinisches Personal die aktuellste Dokumentation schnell und zuverlässig vorliegt. Unsere Abrechnung der medizinischen Dokumentation erfolgt transparent, nachvollziehbar und fair nach Diktatminuten.

Alle Leistungen unserer FAC'T CONTEXT finden Sie in deren neuem Geschäftsbereichsflyer.

Die zügige Fertigstellung der medizinischen Dokumentation, und hier besonders der Arztbriefe, ist nicht nur für die Patienten wichtig. Auch im Dokumentationsprozess können bis hin zur Liquidität viele Faktoren von einem raschen und reibungslosen Durchlauf abhängen. Doch was passiert in der Urlaubszeit?

Geschrieben mit Ihren Textbausteinen und Vorlagen, direkt in Ihrem KIS, fachbereichsübergreifend und hoch professionell: Mit diesen Merkmalen präsentiert sich im Moment die FAC'T CONTEXT in einer Kampagne zu Ihren Schreibdiensten.

• nur für Krankenhäuser – nur von erfahrenen Schreibkräften mit fachspezifischem Wissen und Verständnis für die Systematik medizinischer Dokumente und deren Nomenklatur
• Transkription direkt in Ihrem KIS, mit Ihren Bausteinen nach Ihren Konventionen
• abschließendes Lektorat zur durchgängigen Qualitätssicherung
• datenschutzgerechte Prozesse
• flexibel buchbare Dienste
• kurzfristig zur Überbrückung von Urlaub, Krankheit oder bei hohem Diktataufkommen
• langfristig als effizienter Partner für alle Schreibdienste
• fest vereinbarte Bereitstellungszeiten mit zusätzlicher Priorisierungsoption
• klar kalkulierbare und nachvollziehbare Kosten durch Abrechnung pro Diktatminute

Darüber hinaus ist die FAC'T CONTEXT auch kompetenter Partner für die herstellerneutrale Umstellung vom analogen auf das digitale Diktat. Mehr dazu erfahren Sie hier oder auf der Website www.factcontext.de.

Die Ressourcen in einem gegebenen Schreibpool sind endlich. Die Vermischung mit anderen Aufgaben, nicht optimal angepasste Prozesse, Urlaub oder Krankheit reißen Lücken, die präventiv zu schließen sich bei der heutigen Kostenstruktur kein Krankenhaus mehr leisten kann. So bleiben Arztbriefe liegen und verzögern im schlimmsten Fall sogar Abrechnungen.

FAC'T context startet im typischen Fall mit der Analyse der Ist-Prozesse und betrachtet dabei den gesamten Weg vom Arztdiktat über Digitalisierung und Übermittlung zum Sekretariat sowie die Verrarbeitung und Einspeisung ins KIS bis zur finalen Erstellung des Arztbriefes. Dabei werden sowohl Ergebnisqualitäten, als auch Arbeitszeiten ermittelt und aus den Ergebnissen ein optimierter Prozess modelliert. Und es geht noch weiter: denn dazu gehört auch der Projektplan für die Umsetzung und Implementierung.

Drei Hi8nweise gibt FAC'T context für die erfolgreiche Prozessoptimierung im Schreibdienst:

1. implementieren Sie ein digitales Diktatsystem und stimmen Sie dies mit Ihre Strukturen ab
2. etablieren Sie eine leitende Schreibkraft und statten sie diese mit den für die Arbeit notwendigen Vollmachten aus
3. schaffen Sie einen fachabteilungsübergreifenden Schreibpool und sichern Sie diesen durch Lösungen für die Urlaubs- und Krankheitsvertretung ab