Zahlreiche Krankenhäuser sehen Handlungsbedarfe in ihrem Schreibdienst, personelle und prozessuale Themen sind die Hauptursachen. Der Schreibprozess berührt Ärzte, Sekretariate, das Medizincontrolling und natürlich den Schreibdienst. Um zu einem besseren Ergebnis zu kommen, müssen sich alle Bereiche ein wenig verändern. Dies zu moderieren und schlussendlich zu erreichen, geht mit Unterstützung von außen oft besser als in einem rein internen Projekt.

Die Schreibdienst-Profis der FAC’T CONTEXT steigen direkt in die Prozesse ein und haben ein Auge auf das Umfeld und die Schnittstellen. Dabei ist es ihnen wichtig, hierarchieübergreifend alle Beteiligten mitzunehmen und die sinnvollen Besonderheiten des Hauses zu wahren. Für den Erfolg einer Reorganisation im medizinischen Schreibbüro sehen die Profis vier Pfeiler: Die Sensibilität für persönliche und hausspezifische Bedürfnisse, ein starkes und zielgerichtetes Projektmanagement, die Bereitschaft, im notwendigen Umfang in die Veränderungen zu investieren, und die zügige und möglichst organische Umsetzung der Ergebnisse.

Der Arztbrief ist eine wichtige Grundlage für die Leistungsabrechnung. Viele Krankenhäuser weisen daher ihre Diktanten gründlich in eine effiziente Diktatpraxis ein und ermöglichen auch das Kennenlernen des Schreibdienstes. Denn sind Diktat- und Schreibpraxis aufeinander abgestimmt, werden beispielsweise Textbausteine im Krankenhausinformationssystem genutzt und Priorisierungen im gegenseitigen Verständnis verwendet, reduzieren sich Rückfragen auf ein Minimum und die Produktivität steigt auf beiden Seiten.

Beim Einsatz von Spracherkennungssystemen muss das Haus entscheiden, wofür es die Zeit der Ärzte verwendet. Formatierungen, Qualitätsprüfungen und andere Nachbearbeitungen sind hier trotzdem notwendig, um die Einheitlichkeit und Qualität der Arztbriefe zu sichern. Der wirkliche Mehrwert wird damit fraglich. Bewährt hat sich daher oft ein Mittelweg: Ärzte, die sich dies zutrauen und die Zeit dafür haben, schreiben ihre Dokumentation selber und geben diese in einen Prüfungsprozess, um die einheitliche Qualität der Dokumente im gesamten Haus sicherzustellen. In allen anderen Fällen übernimmt der Schreibdienst wie gewohnt den Gesamtprozess.

Die neue FAC'T exklusiv beleuchtet zahlreiche Aspekte der medizinischen Dokumentation und steht nun zum Download bereit.

Die strategische Entwicklung eines Unternehmens hängt wesentlich von der Bereitschaft seiner Mitarbeiter zur Fortbildung und dabei zum Blick über den Tellerrand ab. Dass dieser lohnt, zeigen zwei Beispiele aus der Praxis der FAC’T Gruppe: Im ersten Fall werden Service- und Kommunikationsschulungen für Mitarbeiter in patientennahmen Diensten auch technischen Mitarbeitern zugängig gemacht. Die dadurch steigende Kompetenz der Techniker im Umgang mit Patienten und Mitarbeitern des Krankenhauses machte sich in der Kundenzufriedenheit positiv bemerkbar. Im zweiten Beispiel absolvieren Mitarbeiter berufsbegleitend eine Fortbildung oder ein Studium, beispielsweise zu Themen, die für die Krankenhäuser als Kunden der FAC’T Gruppe relevant sind. Das Plus an Wissen um und damit Verständnis für deren Arbeitsfelder und Bedürfnisse führt zu einer weiteren Verbesserung der gemeinsamen Zielorientierung bei ergebnisorientierten Systemdienstleistungen. Die Schulungs- und Fortbildungsaktivitäten der FAC'T Gruppe werden in der zentralen FAC'T Akademie gebündelt.

Die neue Anlage 2 zu §6 der KDO regelt den Einsatz von Arbeitsplatzcomputern. Sie enthält nun unter anderem das konkrete Verbot, private Programme auf dienstlichen Geräten zu nutzen und personenbezogene dienstliche Daten auf privaten Geräten zu verarbeiten. Die IT-Richtlinie zur Umsetzung der Anlage 2 definiert drei Datenschutzklassen und leitet aus diesen Mindestanforderungen zum Schutz ab. Auch geregelt ist die Nutzung von Cloud-Dienstleistungen. Hier ist der Anbieter künftig auf die KDO zu verpflichten, außerdem muss der physikalische Speicherort der Daten im Geltungsbereich des BDSG liegen.

Die aktuelle Datenschutz-Kundeninformation der FAC’T Gruppe behandelt dieses Thema und erläutert außerdem, was sich durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in anderen Gesetzen ändert, welche Gefahren bei Autofill-Mechanismen drohen und wie Datenschützer Smart-Watches und andere Wearables bewerten.

Wenn frischer Kaffeeduft durch die Gänge des Krankenhauses zieht, dann hat das künftig einen ganz besonderen Grund: Die mobile Kaffeebar der FAC’T! Sie ist seit Anfang 2017 eine der Serviceleistungen, mit denen der Geschäftsbereich Gastronomie & Service seine Krankenhauskunden unterstützt. Die mobile Kaffeebar ist eine Art rollendes Café für die Zeit zwischen den Mahlzeiten. Ein Wagen ist mit Kaffee, Tee, Gebäck und anderen leckeren Kleinigkeiten bestückt und wird von den Servicemitarbeitern durch das Haus gefahren. Jeder im Haus  – Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter, Patienten und Gäste – kann die mobile Kaffeebar besuchen. Nach dem rollenden Buffet ist dies bereits das zweite Mobilkonzept, das zum Einsatz kommt.

Das Elisabeth-Hospital in Recklinghausen ist einer der ersten Kunden für dieses Servicemodell. „Die Reaktionen sind durchweg positiv“, freut sich Nicole Menczik, Leiterin Hotellerie & Service der FAC’T Gruppe, über die gute Annahme des neuen Angebotes. Treibende Gründe für die Umsetzung sind, so Menczik, ein besseres Eingehen auf die Patientenwünsche, eine höhere Flexibilität und ein wesentlich höherer Anteil tatsächlich verzehrter Lebensmittel.

Bauen macht Spaß – dieses positive Fazit zog Architekt Klaus gr. Beilage, Leiter Baumnagaement der FAC'T Gruppe, bei der Fachvereinigung Krankenhaustechnik e.V. anlässlich einer Fortbildung im Katholischen Klinikum Lünen-Werne. Er stärkte damit den technischen Leiter der Krankenhäuser den Rücken, die immer mehr als Bauherrenvertreter in komplexe Vergabeverfahren involviert werden. Dem voraus ging eine ausführliche Beleuchtung der aktuellen Vergaberechtssituation, die sich 2016 mit Inkrafttreten des Vergaberechtsmodernisierungsgesetzes noch einmal deutlich verändert hat. Aus Sicht der Krankenhäuser, so gr. Beilage, stellen sich vor allen Dingen differenzierte Fragen zur Auftraggebereigenschaft und zu Projekteigenschaften, die nicht zuletzt auch mit den ggf. greifenden Compliance Regeln des Hauses selber oder des Trägers sowie aus einem Fördermitteleinsatz entstehenden Verpflichtungen vereinbar sein müssen. Dieses Spannungsfeld sollte dem Auftraggeber auch dann bewusst sein, wenn er mit externen Partnern im Projektmanagement zusammenarbeitet.

Sie haben eineinhalb Jahre lang hart gearbeitet, Ihre Facharbeit erfolgreich abgeschlossen und alle Prüfungen bestanden: Die FAC’T Gruppe gratuliert ihren neuen Facility Management-Fachwirten! Ganze zehn Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus so unterschiedlichen Unternehmensbereichen wie Medizintechnik, Datenschutz, Gebäudebetriebstechnik und Betriebsstättenleitung haben den GEFMA-zertifizierten Lehrgang erfolgreich absolviert. Seit vielen Jahren stellt die FAC’T Gruppe gemeinsam mit Geschäftspartnern jährlich eine eigene Ausbildungsgruppe, bei der auch der Schwerpunkt Gesundheitswesen gesetzt ist. „Uns ist es wichtig, das Gesamtverständnis für FM-Leistungen zu fördern. Die vielen zugehörigen Geschäftsbereiche können eigenständig agieren, aber nur mit dem Blick fürs Ganze entsteht ein echtes Facility Management“, so Alois Beulting, Geschäftsführer der FAC’T Gruppe.

Die Verbindung von Betrieb und Planung ist von essenzieller Bedeutung. Oft überholen die Betriebskosten die Erstellungs- und Anschaffungskosten bereits nach kurzer Zeit, es geht also um viel Geld!

Der Planungsprozess beginnt weit vor dem eigentlichen Umbau. Die Abstimmung mit allen Verantwortlichen - Verwaltung, ärztlicher und pflegerische Dienst, aber auch der technischen Leitung – ist unverzichtbar für ein gutes Ergebnis. Wichtig ist dabei, den Gesamtprozess im Rahmen der späteren Nutzung und die Gesamtkosten über den Gebäudelebenszyklus zu berücksichtigen. Schließt die Maßnahme medizintechnische Geräte und Einrichtungen ein, kommt die Abstimmung zur Leistungsplanung hinzu.

Diese ganzheitliche Nutzungs- und Lebenszyklusbetrachtung und deren Umsetzung gehört zu den Kernaufgaben in gleich mehreren Bereichen der FAC’T Gruppe: Das Baumanagement und die TGA-Planung (TGAplan) erstellen und begleiten Planungen mit einem besonderen Fokus auf die optimale Prozessunterstützung. Die Medizintechnik-Planung (mediplan) bezieht auch die medizinische Leistungsplanung und die Arbeitsauflaufplanung mit in ihre Beratung ein und die Gebäudebetriebstechnik sorgt im baubegleitenden Facility Management schon heute dafür, dass sich die zukünftigen Kosten in engen Grenzen halten.

Vorschläge, die nur auf ein hohes rechnerisches Einsparpotenzial abzielen sind wenig hilfreich. Eine gute Optimierungsempfehlung ist auch umsetzbar. Gerade deshalb werden die QuickChecks der FAC’T Gruppe in den Häusern als sehr hilfreich und praxisnah bewertet. Bei FAC’T beraten Führungskräfte, die selber in der täglichen Betriebsverantwortung stehen. Sie reservieren einen Teil ihrer Zeit für Beratungsprojekte. Praxisnäher und fundierter kann eine Beratung kaum sein.  Typische Handlungsfelder sind in den technischen Betrieben die Einhaltung der Rechtssicherheit und Normen sowie die sinnvolle Nutzung der Facility-Management-Software. Dazu liefert die Prüfung der Verträge für externe Dienstleistungen das finanzielle Gegengewicht, sodass auch zusätzlich notwendige Maßnahmen oft kostenneutral sind. Besteht zudem die Möglichkeit, Fremdleistungen in Eigenleistungen umzuwandeln, wird das ganze Potenzial deutlich. In der Unterhaltsreinigung stehen die Prüfung der vertragsgemäßen Leistungserbringung und die Erhöhung der Qualität heute oft vor der Kostensenkung. Projekte in der medizinischen Dokumentation, Speisen- und Sterilgutversorgung werden oft aus prozessualen Problemen heraus oder aufgrund von Investitionsbedarf sowie zur Erarbeitung von Synergieeffekten zwischen mehreren Standorten angestoßen.

Dem  Lockruf großer Einsparungen zu folgen, ist keine Erfolgsgarantie. Zahlreiche Projekte haben gezeigt, dass dies für Folgejahre gravierende Konsequenzen haben kann. Auch Projekte, bei denen Hersteller die Bewirtschaftung zu Niedrigpreisen übernehmen, erwiesen sich als problematisch: Zieht sich ein Hersteller – wie jüngst geschehen – aus der Bewirtschaftung wieder zurück, kann eine ungewollte Abhängigkeit bestehen bleiben.

Gute Beispiele beginnen oft mit der Frage, was die Fremdvergabe für das Haus bedeutet. Besteht die Bereitschaft, Verantwortung langfristig und konsequent abzugeben? Tragen die Mitarbeiter das Modell mit? Passen Haus und Dienstleister zusammen? Bewährt haben sich Verträge, die einen zugesicherten Zustand anstelle von zu erbringenden Leistungen beschreiben. Außerdem wichtig: ein ehrlicher Dialog über die Risiken und die Bereitschaft zur langfristigen Zusammenarbeit. Nicht zu unterschätzen sind auch die vielfältigen Schnittstellen. Der Dienstleister muss den Platz der eigenen medizintechnischen Leitung im Haus einnehmen und sich mit IT und Technik abstimmen und in Entscheidungs- und Beschaffungsprozessen für medizinische Geräte sein Know-how einbringen.

Bereits zum vierten Mal trafen sich die ipv®-zertifizierte Dienstleister und ihre Kunden zum aktiven Dialog. Unter dem Namen „ipv®-Denkfabrik“ wurden aktuelle Facility-Management-Themen unter dem Gesichtspunkt der Systemdienstleistung mit Kurzvorträgen angerissen und anschließend in Gruppen diskutiert. Dazu gehörten das Spannungsfeld zwischen Werkvertrag und Arbeitnehmerüberlassung, die Hinzuziehung kundeneigener Informationen zur Ergebnismessung bei Systemdienstleistungsverträgen und der Wert der ipv®-Zertifizierung als Branchenstandard. Das innovative Arbeitsformat in Form von Worldcafès nach jedem Impulsvortrag verbunden mit dem daraus resultierenden Austausch von einer Vielzahl unterschiedlicher Meinungen und Eindrücke hat sich dabei einmal mehr als kompakter und nutzbringender Dialog für alle beteiligten bewiesen.

ipv® ist die Zertifizierung für integrale Prozessverantwortung für Dienstleister, die sich in besonderem Maße in die Prozesse ihrer Kunden einbinden und diese damit umfassend, strukturiert und rechtssicher von ihren Betreiberpflichten im Facility Management entlasten. Die ipv®-Denkfabrik stellt unter anderem Ausschreibungsleitfäden und Ausschreibungsvorlagen für Facility Management Leistungen zur Verfügung und agiert unter dem Dach der GEFMA (German Facility Management Association). Mehr unter http://ipv-denkfabrik.de.

„Das hat uns schon eine Menge Energie gekostet, aber das war es wert!“ Alexander Stieber, Bereichsleiter Kommunikationstechnik der FAC’T Gruppe, freut sich, dass sein Team und er eine zusätzliche Qualifizierungshürde des Herstellers Unify genommen haben. Das Team plant und realisiert Telekommunikationsanlagen und Patientenentertainmentsysteme in Krankenhäusern, Reha-Zentren und anderen Gesundheitseinrichtungen. Neu ist für die TK-Spezialisten dabei nur das Zertifikat. Stieber: „Als FAC’T sind wir schon seit über 10 Jahren in diesem Segment tätig. Mit der Zertifizierung tragen wir den aktuellen Entwicklungen Rechnung, die wir sehr stark im Einklang mit den Geräten, den Leistungen und dem Preisgefüge von Unify wahrnehmen. Damit ist es für uns nur logisch, uns entsprechend zu qualifizieren und diesen Hersteller in den Blick zu nehmen.“ Neben Projekte zu neuen Anlagen und Systemen übernimmt das Team auch Wartungs- und Serviceaufgaben im 2nd und 3rd Level, also oberhalb dessen, was hauseigene IT- und Technikabteilungen leisten.

Um trotz des steigenden Alters medizinischer Geräten eine hohe Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit garantieren zu können, sind fristgerechte Prüfungen und Wartungen unverzichtbar. Hierbei stehen vielen Häusern externe Dienstleister unterstützend zur Seite, entweder in beratender Funktion oder in der Durchführung zur vorbeugenden Instandhaltung. Oft sind dabei von den Medizintechnikern kreative Lösungen gefragt, insbesondere wenn Hersteller den Support nicht mehr gewährleisten und Geräte dennoch weiter betrieben werden müssen. Ist eine regelhafte Instandhaltung mit nicht mehr tolerierbaren Risiken behaftet oder wirtschaftlich wenig sinnvoll, sind die Techniker gefordert, das Haus bei der Beschaffung eines Neu- oder Ersatzgeräts zu beraten. Bei der Neuanschaffung gilt es, den 1:1 Ersatz zu hinterfragen. Vielfach bietet sich ein Gerätepooling an, bei dem mehrere Bereiche abgestimmt auf das gleiche Gerät zugreifen und es damit besser auslasten. Selbst die Entscheidung für ein leistungsstärkeres Equipment kann sinnvoll sein, wenn dadurch Durchlaufzeiten verringert und sich weitere Perspektiven der gemeinsamen Nutzung eröffnen.

IT und Medizintechnik sind wichtige Partner, für das Krankenhaus und füreinander. Experten sind sich einig, dass Krankenhaus-IT und Medizintechnik in Zukunft immer enger zusammenarbeiten werden, um die für den Krankenhausbetrieb so wichtige Integration abzubilden und zuverlässig herzustellen. Diese Zusammenarbeit kann von Haus zu Haus unterschiedlich ausgestaltet sein. Manche Krankenhäuser fassen IT und Medizintechnik in einem Bereich zusammen, wobei situationsbedingt einer der beiden Bereiche federführend sein kann. Andere Häuser setzen auf einen engen Dialog und gut durchdachte Prozesse, die Spezialisten beider Bereiche im Sinne einer optimalen Lösung und Wertschöpfung mit Ärzten und Pflegekräften zusammenbringen. Für welche Variante sich ein Haus auch entscheidet: Wichtig ist, dass Medizintechnik und IT ständig miteinander kommunizieren. Bereits bei der Überlegung für neue Geräte spielt die Prüfung der Vernetzung nicht nur eine technische, sondern vor allem auch eine prozessuale Rolle, damit der Austausch von Daten krankenhausweit reibungslos abläuft. Dabei kann es auch sinnvoll sein, Zuständigkeiten projektweise zwischen IT und Medizintechnik zu vergeben.

Windenergie, Biomassekocher, Solarkocher… Mit der Unterstützung der zertifizierten myclimate Projekte über die DKV hat die FAC’T Gruppe nun eine 100%ige Kompensation für den CO2-Ausstoß ihrer Fahrzeugflotte geschaffen. Mit der zusätzlichen Abgabe pro Liter werden nach höchsten Standards zertifizierte Projekte in aller Welt unterstützt, die einen Gegenwert zum CO2-Ausstoß abbilden. Darüber hinaus hat die Gruppe auch die Zahl der elektrisch angetriebenen Fahrzeuge weiter erhöht, um dort, wo dies technisch möglich und sinnvoll ist, ganz auf einen Abgasausstoß zu verzichten.

Die starke Regulierung der Medizintechnik sorgt für zusätzliche Sicherheit, ist aber mit erheblichem Aufwand verbunden. Ordnungsgemäß arbeitende Geräte tragen zur schnellen Wiederherstellung der Patientengesundheit bei. Neuanschaffungen müssen gezielt und unter Berücksichtigung der eingeschränkten Unterstützung durch die Kostenträger erfolgen. Gerade hierbei wären oft Arbeitsabläufe weiter zu optimieren und damit Betriebskosten zu senken und die Produktivität zu steigern. Doch die Krankenhäuser finden sich in der Situation wieder, auch alte Geräte unter Beachtung der Sicherheitsanforderungen so lange wie möglich einsetzen zu müssen. Den Bewirtschaftern der Geräte – eigenen Mitarbeitern oder externen Dienstleistern – fällt dabei die Aufgabe zu, eine Balance zwischen der sicherheitskonformen Instandhaltung und dem Rat zu neuen Geräten zu finden. Als ein probates Mittel zur Reduzierung der Investitionsbedarfe hat sich dabei die Frage nach deren Notwendigkeit einer Ersatz- oder Neubeschaffung sowie die Auslotung der Möglichkeiten eines hausinternen Gerätesharings erwiesen. Einem geringen Aufwand steht hier ein deutlich messbarer Nutzen gegenüber.