Neuigkeiten der FACT Gruppe

Mehr als 70 Bußgelder wurden seit Einführung der DSGVO erhoben, die höchsten - für gravierende Verstöße - in Höhe von 80.000€. Nun ist ein zweites Anpassungs- und Umsetzungsgesetz verabschiedet worden. Die Veränderung der Schwelle für die Ernennung eines Datenschutzbeaufragten hatte dabei schon im Vorfeld zu heftiger Kritik geführt. Dies und vieles mehr lesen Sie in der aktuellen Datenschutz-Kundeninformation der FAC'T Gruppe.

Noch vor zehn Jahren wurden viele Servicegesellschaften ganz selbstverständlich mit der Beteiligung von Dienstleistern gegründet. Diese brachten Know-how ein und wurden dafür mit einer langfristigen, gesellschaftsrechtlichen Bindung honoriert. Inzwischen hat sich dieser Trend umgekehrt: Immer mehr Träger übernehmen ihre Servicegesellschaften zu hundert Prozent selbst und kaufen sich, soweit noch erforderlich, Managementleistungen zu. Eine bessere Integration in die Kernprozesse, höhere Flexibilität und die reduzierte Abhängigkeit von Dritten gehören zu den häufigsten Motiven.

Doch die Trennung vom gewerblichen Minderheitsgesellschafter und die Übernahme des Managements wollen wohl durchdacht sein. Der richtige Zeitpunkt für einen gut vorbereiteten und möglichst geräuschlosen Übergang ist zu finden; die Leistungen der Gesellschaft wie auch eines künftigen Managements müssen gut beschrieben und die Verträge marktgerecht gestaltet werden. So wird auch für die Zukunft sichergestellt, dass die Dienstleistungen systematisch weiterentwickelt und wirtschaftlich erbracht werden. Unzureichende Präzisierungen der Leistungen, fehlende Dokumentationen und mangelnde Übereinstimmungen beauftragter und wirklich erbrachter Leistungen müssen frühzeitig erkannt und behoben werden, um die bestmögliche Integration der Sekundärleistungen in die Primärprozesse sicherzustellen.

Und auch die Mitarbeiter dürfen nicht vergessen werden: Zwar sehen sie den Wechsel ihres Arbeitgebers in das Alleineigentum des Trägers in der Regel sehr positiv. Doch Veränderungen, die mit einer besseren Prozessintegration einhergehen können, benötigen eine gute Planung und Führung genauso wie Menschen, die das notwendige Verständnis dafür mitbringen.

Im Bereich der Krankenhauslogistik gibt es häufig Leistungen, die sich effizienter, schneller und kostengünstiger gestalten lassen. Eine gute Logistiksoftware hilft beispielsweise dabei, alle routinemäßigen sowie spontanen Transportaufträge zu erfassen und in Echtzeit zu planen – selbst über mehrere Standorte hinweg. So erhöht sich die Effizienz, da die Zahl der Leergänge reduziert und die Reaktionszeit beschleunigt wird. Zugleich wird das Pflegepersonal entlastet und kann sich auf seine eigentlichen pflegerischen Aufgaben konzentrieren. Voraussetzung für den IT-Einsatz ist wie überall eine gut funktionierende IT-Infrastruktur. Die häufig schon vorhandenen WLAN können, müssen aber nicht ausreichend dimensioniert und technisch vorbereitet für weitere Einsatzzwecke sein. Guter Rat muss auch hier nicht teuer sein: Spezialisten, wie die der FAC’T Gruppe, erheben den Ist-Zustand und unterbreiten konkrete Vorschläge, die der Weg von dort zum gewünschten Soll sein kann, mit welcher Projektdauer zu rechnen ist und wann ein Return-on-Invest erwartet werden kann. All das ermöglicht nicht nur viel fachliches Wissen, sondern auch die tägliche Betriebserfahrung in der Krankenhauslogistik.

Die technische Infrastruktur eines Krankenhauses sollte kontinuierlich verbessert und nachhaltig modernisiert werden. Wobei die moderne Technik allein noch keine effektiven Prozesse garantiert. Intelligente Vernetzung ist hier ausschlaggebend. Bei einem technischen Problem erst den Haustechniker zu rufen und anschließend einen externen Dienstleister zu beauftragen ist zeitaufwendig und teuer. Besser und wesentlich effizienter ist es, Anlagen kontinuierlich zu überwachen und – zumindest in Krankenhausverbünden – eigenes Know-how zur Instandhaltung vorzuhalten. Störungen werden dabei vom System automatisch gemeldet, ein eigener Servicetechniker kann schnell und unkompliziert reagieren – das spart Zeit und Geld. Wenn die Disposition dann auch noch die Verfügbarkeit und die Standorte der Servicetechniker berücksichtigen kann, greift ein Rädchen ins andere und die Abhilfe erfolgt so schnell, dass der Primärprozess nicht beeinflusst wird.

Für Krankenhäuser, die auch dauerhaft wirtschaftlichen Erfolg anstreben, ist ein Erfolgsfaktor, dass sämtliche Sekundär- und Kernprozesse optimal aufeinander abgestimmt sind. Experten können bei der Analyse, Abstimmung und Verknüpfung der Prozesse und zahllosen Schnittstellen wertvolle Hilfe leisten. Von der IT über die Medizintechnik bis hin zur Logistik, Unterhaltsreinigung und Speisenversorgung ist die Zahl der sekundären Bereiche groß, die es bestmöglich zu verbinden gilt.

Auch die Qualität der sekundären Krankenhausleistungen ist ein wichtiger Aspekt. Wenn dort etwas nicht stimmt, wirkt sich das auf die Auslastung, die Mitarbeitermotivation und natürlich auch auf die Wirtschaftlichkeit eines Hauses aus. Schließlich versuchen Krankenhäuser auch, ihre Effizienz zu steigern und Kosten zu reduzieren, um im Wettbewerb zu bestehen.

Die Nutzung von Synergien und die Optimierung von Schnittstellen ist der Schlüssel zum Erfolg: Sekundärleistungen müssen gut in die Primärprozesse integriert sein, sie müssen diese unterstützen und entlasten, ihren Ablauf fördern und Störungen vermeiden. Berechnungen zufolge haben die Sekundärleistungen mit rund 30 Prozent der Gesamtkosten einen erheblichen Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit eines Krankenhauses. Ziel muss daher sein, clevere Verknüpfungen herzustellen, sodass die Sekundärleistungen einen echten, messbaren Mehrwert liefern.

Mehr als 70 Bußgelder wurden seit Inkrafttreten der DSGVO in Deutschland verhängt – in einer Höhe von bis zu 80.000€. Bestraft wurde damit unter anderem ein Fall, in dem personenbezogene Gesundheitsdaten in einer Publikation veröffentlicht worden waren. Ein weiterer Fall betraf die Verarbeitung von Daten ohne Rechtsgrundlage. Die Beispiele zeigen, dass trotz großer öffentlicher Aufmerksamkeit auch Gesundheitseinrichtungen noch Nachholbedarf im Bereich Datenschutz haben. Dabei muss der Aufwand, datenschutzkonforme Prozesse zu schaffen, nicht riesig groß sein. Eine kurze Erstprüfung und durchdachte sowie erprobte Standards ermöglichen auch kleinen Pflegeeinrichtungen, Seniorenheimen und Einzelkliniken eine rasche Umsetzung der Datenschutzstandards, die neben der DSGVO auch die kirchlichen Datenschutzgesetze einschließen können. Fragen zur Umsetzung eines gesetzeskonformen Datenschutzes im Gesundheitswesen beantwortet der Bereich Datenschutz der FAC‘T Gruppe.

Die neue Ausgabe der FAC'T exklusiv steht ab sofort zum Download bereit. In ihr betrachten verschiedene Fachleute die Verbindung von sekundären mit den primären Leistungen in Gesundheitseinrichtungen und geben Impulse zur Prüfung und Optimierung der Schnittstellen. Ein Blick über den Tellerrand erörtert außerdem die Rolle und den Nutzen von Servicegesellschaften und zeigt, mit welchen Werten und Regeln die FAC'T Gruppe ihre Leistungen entwickelt, erbringt und lebt.

Was in einem Krankenhaus, einer Rehaklinik oder einer Pflegeeinrichtung zu den Primär- und was zu den Sekundärleistungen gehört, ist an vielen Stellen eindeutig: Medizin und Pflege sind unzweifelhaft Primärbereiche, Technik und Wäscheversorgung, Reinigung und Gastronomie gehören dem sekundären oder gar tertiären Sektor an. Weniger klar mögen die Zuordnungen bei der Sterilgutversorgung, der IT oder der medizinischen Dokumentation sein, die auch räumlich und personell extrem eng mit dem Kerngeschäft verzahnt sind. In unserer Definition gehören auch sie zu den Sekundärbereichen.

Neben der selbstverständlich einwandfreien Leistungserbringung müssen Sekundärleistungen vor allen Dingen gut in die Primärprozesse integriert sein. Sie müssen diese optimieren, unterstützen und entlasten, ihren Ablauf fördern und Störungen vermeiden. Die Fähigkeit dazu weist bei uns in der FAC’T beispielsweise die Zertifizierung zur Integralen Prozessverantwortung im Gesundheitswesen auch formell nach.

Doch das Wissen um eine möglichst gute Integration von Primär- und Sekundärprozessen stammt nur sehr eingeschränkt aus der Theorie: Fast 20 Jahre tägliche Praxiserfahrung haben uns dabei geholfen, wirklich clevere Verknüpfungen herzustellen, sodass die Sekundärleistungen einen echten, messbaren Wertbeitrag liefern. Welche Wege wir dazu gehen und wie wir vielleicht auch einen Beitrag zur Verbesserung Ihrer Schnittstellen leisten können, dazu lesen Sie mehr in der neuen FAC’T exklusiv, die in diesen Tagen verschickt wird!

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der FAC’T Gruppe können zahlreiche der gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtunterweisungen inzwischen zeit- und ortsunabhängig absolvieren. Möglich macht dies die Zusammenarbeit mit einem großen Online-Lernportal, das die mit den Spezialisten der FAC’T erstellten Inhalte auf geschäftlichen wie privaten Computern, Tabletts und Handys sicher nutzbar macht.

Das Lernen selber erfolgt beispielsweise über Filme, wobei die Nutzer nach jeder Sequenz inhaltsspezifische Fragen beantworten und damit die tatsächliche Teilnahme nachweisen müssen. Sind alle Teile einer Online-Schulung erfolgreich absolviert, kann eine Teilnahmebescheinigung erstellt werden. Die Absolvierung wird als Pflichtunterweisung dokumentiert.

Die Unabhängigkeit von Zeit und Ort verbunden mit der Integration unternehmensspezifischer Inhalte machen die Online-Pflichtunterweisungen zu einem wichtigen Teil des Schulungsprogrammes der FAC’T. Gleichzeitig werden auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an digitale Medien herangeführt, die in ihrem Arbeitsalltag damit nicht oder nur wenig zu tun haben. Ganz ersetzt werden die Präsenzschulungen durch das Online-Angebot übrigens nicht: Auch weiterhin werden Unterweisungen in der klassischen Form angeboten.

Kein Beruf kann heute noch mit einem unveränderten Wissensstand von vor 10 Jahren zeitgemäß ausgeübt werden. Die Digitalisierung und zahlreiche Innovationen tragen wesentlich dazu bei, dass vom Handwerker bis zum Ingenieur, von der Reinigungskraft bis zum Informatiker Fortbildungen unverzichtbar sind. In der FAC’T Gruppe werden diese gleich auf mehreren Ebenen angeboten.

Ganz am Anfang der beruflichen Laufbahn stehen die Berufsausbildung oder das Studium. Mechaniker und Elektroniker verschiedenster Fachrichtungen, Fachinformatiker, Handwerksberufe, Gebäudereiniger und kaufmännische Kräfte werden in den Betriebsstätten der FAC’T Gruppe und in deren Zentrale ausgebildet. Besonders qualifizierte und motivierte Auszubildende können bereits neben der Berufsausbildung studieren und Ihren Abschluss als Bachelor of Science (B.Sc.) oder Bachelor of Engineering (B.Eng.) erwerben. Studenten mit einem Studienabschluss beginnen ihren Weg ins praktische Berufsleben bei der FAC’T häufig als Trainees oder schon während des Studiums als Praktikanten.

Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der FAC’T Gruppe stehen dann vielfältige fachliche Fort- und Weiterbildungen zu Aneignung neuer Fähigkeiten zur Verfügung. Die Bandbreite reicht von Herstellerschulungen über interne Fortbildungen bis zu berufsbegleitenden Weiterbildungen. Zu letzteren gehört beispielsweise ein eigener Ausbildungsgang zum Fachwirt für Facility Management im Gesundheitswesen. Gesellen im Handwerk steht der berufsbegleitende Besuch der Meisterschule offen, anderen Berufszweigen ein begleitendes Studium. Weit mehr als einhundert Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter qualifizieren sich so jedes Jahr weiter.

Neue Führungskräfte, solche aus den eigenen Reihen und Quereinsteiger, absolvieren nach einer zentralen Einführung für neue Führungskräfte ein Basistraining, dass sich über mehrere Monate erstreckt und in Tageseinheiten Führungstechniken und Führungsgrundsätzen vermittelt und die Führung in der täglichen Arbeit trainiert. Es wird durch ein passives Telefoncoaching durch den jeweiligen Trainer sowie die aktive Unterstützung durch die eigene Führungskraft ergänzt. Die enge Zusammenarbeit aller Führungskräfte rundet die Fortbildung dauerhaft ab.

Auch für die persönliche Weiterentwicklung gibt es in der FAC’T Gruppe zahlreiche Angebote: Allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern stehen unter anderem die Fortbildungen der Einrichtungen der St. Franziskus-Stiftung Münster offen, zu der die FAC’T Gruppe gehört. Zudem reist jährlich eine bunt gemischte Gruppe aus verschiedenen Standorten, Hierarchieebenen und Berufsgruppen für eine Woche ins italienische Assisi, um dort den Spuren von Franz von Assisi, dem Namenspatron der Franziskus Stiftung, nachzugehen. Getreu dem franziskanerischen Motto „Wenn es dir guttut, dann komm“, werden auf der Reise geistliche Impulse zum weltlichen Programm angeboten. Auch dies ist ein fester Bestandteil der Fortbildungen bei der FAC’T Gruppe.

Die Kennzeichnung der Verwendung von Bio-Produkten in der Gastronomie setzt voraus, dass permanent fest definierte Standards zur Erzeugung dieser Produkte eingehalten werden und deren Einhaltung auch überwacht wird. Dies gilt auch für Krankenhausküchen wie die der FAC’T Gruppe. Die europäischen Vorgaben dazu sind in Deutschland im Ökolandbaugesetz festgeschrieben.

Diese Bio-Zertifizierung wurde nun von der Zentralküche der FAC’T Zentralküche am St. Bernhard-Hospital Kamp-Lintfort erreicht. Die Auditoren der QC&I, einer der ältesten Zertifizierungsstellen für ökologische Produkte in der EU, hatten vorher den Betrieb geprüft, inspiziert und evaluiert sowie der Kontrollstelle der Erteilung der Bio-Zertifizierung empfohlen. Möglich wurde dies, weil das Team um Andrej Dause, Leiter Gastronomie & Service am Standort Kamp-Lintfort, die Produktherkunft lückenlos dokumentiert und damit die für die Zertifizierung notwendige Menge an Bio-Produkten nachweisen kann.

Zur Abstimmung von Eigen- und Fremdleistungserbringung empfiehlt sich eine Prüfung der einzelnen Leistungsbausteine: Wird die Leistung weitgehend kontinuierlich benötigt? Ist die Leistungsmenge konstant hoch? Lohnt es sich, für diese Leistung fachliche Ressourcen aufzubauen? Auch die Frage nach der Verfügbarkeit qualifizierter Mitarbeiter ist ein immer wichtiger werdender Faktor. Es gibt Häuser, die Leistungen auslagern müssen, weil es ihnen an Fachkräften fehlt. Für Verbünde kommt die Dimension der haus- oder einrichtungsübergreifenden Leistungserbringung als weitere Option hinzu. Auch hier können eine durchdachte Instandhaltungsstrategie und ein gut gepflegtes CAFM hilfreich sein: Die Art und Menge der Leistungen ist transparent und kann dem Qualifikationsprofil der Mitarbeiter gegenübergestellt werden. Schulungsbedarfe werden sichtbar und können bei der Personalentwicklung oder Neueinstellungen berücksichtigt werden. Gerade bei Verbünden bietet sich die Prüfung einer Trennung zwischen den hausspezifisch tätigen Mitarbeitern und einem hausübergreifenden Instandhaltungsteam an, das klar definierte, planbare und spezialisierte Leistungen erbringt, die ansonsten im freien Markt zugekauft werden müssten.

Im Krankenhaus St. Joseph-Stift in Bremen wird neu gebaut. Bauherr, Architekten und Planer, Ingenieure und Handwerker, technische Leiter und kaufmännisch Verantwortliche treiben das Projekt gemeinsam voran. Eine der Aufgaben: das baubegleitende Facility Management. Dass die Bewirtschaftungskosten eines Krankenhauses schon nach wenigen Jahren dessen Baukosten deutlich überschreiten, ist allgemein bekannt. Trotzdem liegt die Aufmerksamkeit vielfach immer noch zu großen Teilen auf der Bausumme und in erschreckend geringem Maße auf den Folgekosten. Wie diese Folgekosten schon bei der Bauplanung und Bauausführung bedacht, kalkuliert, berücksichtigt und im Idealfall minimiert werden können, damit beschäftigt sich seit vielen Jahren die FAC’T Gruppe. Ihre Lösung: das baubegleitende Facility Management. Der Facility Manager weist Planer und Bauherren seit dem Planungsbeginn auf Dinge hin, die im späteren Betrieb schwierig zu bewirtschaften sind und deutliche Mehrkosten verursachen. Und: Er belässt es nicht bei Hinweisen, sondern unterstützt die Baubeteiligten mit Alternativvorschlägen und Informationen zu den Betriebskosten. Die übergroßen Glasflächen und durchdachte Lüftungssysteme, die eine teure Klimatisierung vermeiden, sind inzwischen hinlänglich bekannte Handlungsfelder. Flurwände, Ecken und Türzargen, die schön anzusehen sind aber nach wenigen Monaten durch schwere Ver- und Entsorgungswagen sowie Betten schnell beschädigt und damit teuer im Unterhalt sind, hat hingegen nicht jeder Architekt im Blick. Gleiches gilt für Böden, die nur mit hohem Aufwand gut zu reinigen sind, Beleuchtungen an Stellen, an denen das Tageslicht völlig hinreichend ist, und Lüftungsanlagen, die zwar der heutigen Raumnutzung entsprechen, aber bei Veränderungen nicht sektorenweise gesteuert und abgeschaltet werden können. Der enge Schulterschluss zwischen Betrieb und Bau ist ein wesentlicher Schlüssel für Krankenhausbauten, die sich mit dem Ziel einer bedarfsgerechten technischen Verfügbarkeit bewirtschaften lassen und deren Betriebskosten auch langfristig niedrig bleiben.

Bereits 2015 hat die mediplan Krankenhausplanungsgesellschaft, ein Unternehmen der FAC’T Gruppe, die Mehrwerte des Building Information Modelling (BIM) aufgegriffen und ein Konzept zur Nutzung von BIM in der Medizintechnikplanung entwickelt. Als Ergebnis daraus wurde schon ein Jahr später die erste gesamte Medizintechnikplanung eines Maximalversorgers mit BIM realisieren.

Entsprechend der Philosophie einer Herstellerunabhängigkeit setzen wurden im Building Information Modelling neutrale Ausstattungselemente und dreidimensionale Ansichten eingesetzt. Die dafür notwendigen technischen Daten sammelt mediplan seit vielen Jahren in eigenen Datenbanken, die gemeinsam mit anderen Quellen BIM-Modelle der Krankenhäuser füllen.

Ist auf dieser Basis die Planung erfolgreich abgeschlossen, kann aus den BIM-Daten die herstellerneutrale Ausschreibung erfolgen. Die neutralen Daten können nach der Vergabe durch herstellerspezifische Informationen ersetzt werden, so dass ein finaler Prüfungslauf vor der Umsetzung möglich ist.

Betreiber von Krankenhäusern sollten sich stets vor Augen führen, dass technische Abteilungen eines einzelnen Hauses oft nicht alles selber machen können. Auf die richtige Vernetzung und auf die Kenntnis, die richtigen Dinge selbst zu tun, kommt es an. Auch die Zusammenarbeit mit verlässlichen Partnern ist gefragt – von Wartungen, Prüfungen, Instandsetzungen und Instandhaltungen über das Bau- und Energiemanagement sowie die Medizintechnik bis hin zur IT. Durch eine enge Zusammenarbeit lassen sich Prozesse etablieren, die eine echte Unterstützung für das Haus sind und zudem die Umsetzung normativer und gesetzlicher Veränderungen sicherstellen. Die FAC’T Gruppe aus Münster unterstützt beispielsweise Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen mit Beratungs- und Serviceleistungen sowie gegebenenfalls der Bewirtschaftung der gesamten Technik. Das Unternehmen setzt genau dort an, wo das jeweilige Haus es benötigt und übernimmt beispielsweise Wartungs- und Prüfleistungen in Bereichen, in denen die jeweilige Einrichtung keine eigene Kompetenz oder Ressourcen hat.

Bald ist es wieder so weit: Die nächsten Energieaudits stehen für all diejenigen Häuser an, die sich beim letzten Mal nicht für ein Energiemanagementsystem entschieden haben. Nun heißt es erneut: Akten raus, Daten zusammentragen und einen Auditor bestellen. Oder das Energiemanagement liegt in den Händen von Profis wie der encadi, eine Tochtergesellschaft der FAC’T, die nicht nur punktuell auf das erfolgreiche Audit, sondern vor allen Dingen laufend auf energetische und wirtschaftliche Effekte hinarbeiten.

Bezogen auf die anstehenden Energieaudits hat encadi zwei Ansätze entwickelt:

Einzelhäuser und kleine Verbünde können auf ein laufendes kleines Energiemanagement zurückgreifen. Hier werden Energiesparprojekte konkret definiert und bis zu ihrem Ergebnis verfolgt. Die Einsparungen können die überschaubaren Kosten und das regelmäßige Energieaudit finanzieren. Der Vorteil für das Haus: niedrige laufende Kosten statt wiederkehrende hohe Investitionen ohne deutlichen Nutzen.

Trägerverbünden bietet encadi die Begleitung bei der Einführung eines Energiemanagementsystems an, die auch gefördert werden kann. Und auch hier haben die Ingenieure pfiffige Lösungen parat, die zur wirklichen Umsetzung nachhaltiger Energieprojekte und zur Einsparung von Kosten und Abgaben dienen.