Zusammen führen – zusammen halten – zusammen erleben – zusammen wachsen. Unter diesen Leitgedanken fand die Jahrestagung 2019 der FACT Gruppe statt. Dabei besonders im Blick standen die immer wieder notwendigen Kurskorrekturen, die die Geschäftsführer Alois Beulting und Tobias Krüer mit denen einer Flugreise verglich, bei der der Kurs auf das Ziel ständig angepasst werden muss.

Der wesentliche Einfluss der Führungskräfte auf die Einhaltung der Werte & Regeln durch ihre Vorbildfunktion stand im Mittelpunkt des Themenbereiches „zusammen führen“. Die Verbindung der Werte & Regeln-Workshops mit der Einführung neuer Mitarbeiter trägt dem künftig noch mehr Rechnung. Seit mehreren Jahren durchlaufen alle Mitarbeiter der FACT Gruppe einen Workshop zu den Werten & Regeln des Unternehmens. Auch für die Führungskräfte selber ist ein neues Fortbildungs- und Austauschformat geplant, das Anfang 2020 startet.

Unter dem Leitgedanken „zusammen halten“ wurden die verschiedenen bestehenden Incentives der FACT Gruppe (Jobticket, Jobrad, Firmenfitness, WGKD-Angebote usw.) sowie zahlreiche neue Vorschläge diskutiert. Die Anpassungen und Erweiterungen der Incentives sollen das arbeiten bei FACT für jetzige und neue Mitarbeiter noch attraktiver machen und werden umgehend umgesetzt.

Partner im Gesundheitswesen war das Stichwort im Themenbereich „zusammen wachsen“, in dem die neue Markenfibel mit dem veränderten Logo und diesem neuen Claim vorgestellt wurde. Die Spezialisierung der umfangreichen Leistungen in den vergangenen Jahren, das Gesundheitswesen als gemeinsame Kundenbasis aller Gesellschaften und Geschäftsbereiche der FACT Gruppe sowie die traditionell sehr enge Partnerschaft mit allen Kunden standen für den neuen Claim Pate.

Die Partnerschaft mit den Einrichtungen der St. Franziskus-Stiftung Münster beleuchtete deren Vorstand Dr. Nils Brüggemann mit einer Einordnung der aktuellen gesundheitspolitischen Situation und deren Auswirkungen. Die sich daraus einmal mehr ergebende enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit stellen Alois Beulting und Tobias Krüer in den Mittelpunkt bei der Vorstellung der angepassten Organisationsstruktur. In ihr werden künftig die fünf Geschäftsfelder

• Beratung, Planung & Bau
• Krankenhaustechnik
• Krankenhaus-IT
• Reinigung, Logistik, Gastronomie & Service
• medizinische Dokumentation

noch mehr für eine kundenbezogene Bündelung aller Aktivitäten und damit die weitere Verbesserung und Effizienzsteigerung der Arbeit im Sinne der Kunden sorgen.

Zum Jahreswechsel wachsen die mobilen Serviceteams der FACT Gruppe in den Bereichen Gebäudebetriebstechnik und Medizintechnik enger zusammen. Sie übernehmen vor allen Dingen planbare Aufgaben wie Prüfungen und Instandhaltungen in Krankenhäusern, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen in Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen, Bremen und Hamburg. Um die Arbeit der Teams noch effizienter zu machen, haben sich deren Geschäftsbereichsleiter in enger Abstimmung entschieden, die Teams zum 01.01.2020 zu einer gemeinsamen Abteilung zusammenzuführen.

Eine Optimierung der Fahrtzeiten und - wege, beispielsweise durch gemeinsame Anfahrten, die gegenseitige Unterstützung bei Einsätzen vor Ort, die Teilung organisatorischer Erfahrungen und eine einheitliche Terminorganisation, Wartungsplanung und Kommunikation gehören zu den wichtigsten von der Zusammenlegung erwarteten Mehrwerte.

Die mobilen Serviceteams erbringen unter anderem folgende gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen sowie Services, Wartungen und Reparaturen:

• Prüfung ortsveränderlicher Geräte nach DGUV Vorschrift 3 (früher BGV A3)
• sicherheitstechnische Kontrollen (STK) und messtechnische Kontrollen nach MPG/MPBetreibV
• Konstanzprüfungen
• CTDI-Messungen
• Prüfung Leitern und Tritte
• Prüfung Elektroverteilungen (DIN VDE 0100-710)
• Prüfung FI-Schalter (RCD) (DIN VDE 0100-710)
• Funktionstests der Batteriestromversorgung (BSV)
• Brandschutzklappen
• Fäkalienspülen
• Patienten– und Pflegebetten
• Raumlufttechnik-Anlagen (RLT) inkl. Partikelzahlmessungen und Luftkeimzahlbestimmungen
• Validierung der Medizinprodukteaufbereitung (manuelle Aufbereitung, RDG, Dampfsterilisatoren)
• Rauch– und Wärmeabzugsanlagen
• Türen (Automatiktüren, Feststellanlagen, Fluchtwegtürsicherungen)
• Lichtrufsysteme
• Abarbeitung von Mängeln nach Sachverständigenprüfungen
• Unterstützung bei der Gefährdungsbeurteilung nach BetrSichV 2015

Die Arztbriefschreibung ist gleich an mehreren Stellen mit dem Primärprozess, der Befundung und dem Arztdiktat, verbunden. Am Anfang steht die enge Abstimmung mit den Diktanten und Sekretariaten zu notwendigen Inhalten, zum Prozess der Brieferstellung, zu Korrekturschleifen, Diktatregeln, zeitlichen Abläufen und Fristen. So wird sichergestellt, dass die Leistungen voll integriert erbracht werden können und am Ende des Prozesses ein kurzer, aber aussagekräftiger Arztbrief steht. Auch der technische Prozess läuft praktisch nahtlos ab: Das Diktat wird auf den Sprachserver übernommen und direkt im KIS des Hauses transkribiert. Keine manuelle Datenübertragung, kein Versand von Dateien oder Dokumenten stört oder bremst den Ablauf. Ist ein externer Schreibdienstleister in den hausinternen Schreibdienst integriert und wird immer dann aktiv, wenn dessen eigene Ressourcen nicht ausreichen, kann sogar die Schnittstelle zwischen den selbst erbrachten und den zugekauften Sekundärleistungen fast unsichtbar sein.

Möglich wird dies einerseits durch die exzellenten Kenntnisse der Abläufe einer Arztbriefschreibung. Andererseits sorgen die systematische Planung neuer Anbindungen und die kontinuierliche Suche nach Verbesserung des gemeinsamen Prozesses im Tagesgeschäft dafür, dass die Abläufe auch neuen Anforderungen und Veränderungswünschen gerecht werden können. Eine organisierte Koexistenz von selbstschreibenden Ärzten, dem Einsatz von Spracherkennungssoftware und der Transkription über zentrale und dezentrale Schreibkräfte ermöglicht schon heute vielen Krankenhäusern die Nutzung der Vorteile aus einer fast nahtlosen Integration von Primär- und Sekundärprozessen. Die Rolle der IT sowie unterstützender Soft- und Hardware ist gerade in solchen Projekten übrigens kaum groß genug einzuschätzen. Denn sie schafft die Voraussetzungen dafür, dass gut gedachte Prozesse auch technisch und funktionell umgesetzt werden können. Eine frühzeitige Einbindung dieser Spezialisten und Werkzeuge ist daher unbedingt empfehlenswert.

Home-Office Arbeitsplätze finden sich in vielen Arbeitsfelder und ermöglichen es, Bürotätigkeiten von einem Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden aus zu erledigen. Die dafür erforderliche Anbindung an die IT- und TK-Struktur des Arbeitgebers wird datenschutzrechtlich jedoch oft auf die leichte Schulter genommen. Doch auch hier gelten, insbesondere beim Umgang mit personenbezogenen Daten, alle Regelungen der Datenschutzgesetze.

In besonderem Maße betrifft dies in der FACT Gruppe den Geschäftsbereich FACT CONTEXT, in dem Arztbriefe nach Diktat geschrieben werden. Jeder einzelne dieser Home-Office-Arbeitsplätze wird daher in regelmäßigen Abständen begangen und geprüft. Dafür wurden gemeinsam mit den Bereichen Datenschutz, IT-Sicherheit und Arbeitssicherheit der FACT Gruppe Checklisten erarbeitet, anhand derer die Prüfungen und erfolgen.

Neben der Einhaltung von Datenschutz- und IT-Sicherheitsvorgaben wird auch die ergonomische Einrichtung der Arbeitsplätze begutachtet. Bei Bedarf und auf Wunsch können zum Beispiel besonders ergonomische Arbeitsmittel, Fußbänkchen oder ähnliches eingesetzt werden, um die Arbeit angenehmer zu gestalten.

Ein positiver Nebeneffekt der Begehungen von dauerhaft genutzten Home-Offices ist übrigens die persönliche Kommunikation. Gerade die Schreibkräfte haben zwar ständigen E-Mail- und Telefonkontakt innerhalb ihrer Organisation, der Besuch bietet aber auch eine Gelegenheit für ein persönliches Gespräch, die gerne angenommen wird.

Das 50-köpfige Team der FAC’T CONTEXT bedient deutschlandweit überwiegend Krankenhäuser und Rehabilitationseinrichtungen. Neben der medizinischen Terminologie sollte eine Schreibkraft vor allem das Schreiben am PC sicher beherrschen. Das steht außer Frage – doch welchen Besonderheiten begegnen Schreibkräften in Ihrem Arbeitsalltag und was muss eine Schreibkraft im Schreibdienst noch können?

Eine Schreibkraft verwandelt das vielleicht auch nur flüchtig gesprochene Wort in einen einwandfreien Arztbrief. Nebengeräusche aus Arztzimmern oder Operationssälen und Nebengespräche blendet eine versierte Schreibkraft dabei fast automatisch aus. Nicht vollständig ausgeführte Sätze werden ergänzt, grammatikalische Unsauberkeiten ins Reine geschrieben. Abweichungen vom Diktat werden dabei kenntlich gemacht. Eine Tätigkeit im Schreibdienst bedeutet nicht nur die unterschiedlichsten medizinischen Fachbegriffe zu beherrschen, sondern auch mit verschiedenen Krankenhausinformationssystemen und Diktatarbeitslisten sicher umzugehen. Dabei werden gleichzeitig verschiedenste Formatvorlagen und –vorgaben und auch -wünsche aus unterschiedlichen Sekretariaten einwandfrei innerhalb des Krankenhausinformationssystems umgesetzt. Das Layout wird beachtet, bei Bedarf nachformatiert, sodass ein qualitativ hochwertiger Brief das Haus verlässt. Je nach vorgegebenem Prozess der Arztbrieferstellung übernehmen Schreibkräfte auch die korrekte Dokumentenauswahl und übermitteln nach der Transkription das Schriftstück an den diktierenden Arzt zur Unterschrift. Dabei überprüfen sie die Krankengeschichte des Patienten auf aktuelle Befunde und fügen diese in den Brief ein. Diese werden bei Bedarf hinsichtlich Layout und Rechtschreibung korrigiert. Oft werden Briefe geschrieben, während der Patient schon auf gepackten Koffern sitzt. Dies fordert eine hohe Konzentration und das Aushalten zeitlichen Drucks. Doch es lohnt sich, vor allem wenn ein lobendes Wort oder eine kleine Anerkennung ausgesprochen wird und Ärzte und Patienten zufrieden sind.

Einmal im Jahr treffen wir uns mit unseren Mitarbeiterinnen des gesamten Schreibdienst-Teams. Die Vorbereitungen für das nächste Treffen laufen bereits. Da unsere Mitarbeiterinnen deutschlandweit im Home-Office als auch in gemütlichen Büros am Standort der FAC’T GmbH Münster arbeiten, ist dieses Treffen etwas Besonderes. Denn hier bietet sich die Gelegenheit des gemeinsamen Austausches. Aber auch relevante Themen für den Arbeitsalltag werden hier besprochen. Das Treffen nutzen wir, um Unterweisungen zur IT-Sicherheit und zum Datenschutz durchzuführen. Die Treffen bieten aber auch Gelegenheit, sich mit Experten zu speziellen Themen der Rechtschreibung und Grammatik auszutauschen. Auch wird die Zeit genutzt, ein Gesundheitsthema zu besprechen, denn die Tätigkeit einer Schreibkraft erfolgt zu 100 % an einem Bildschirm. Daher ist es wichtig, dass Pausen genutzt werden, um z. B. Rückenübungen und Augenübungen durchzuführen.

Die FAC’T Gruppe erweitert ihr Leistungsportfolie der technischen Planungen um den Bereich Brandmeldeanlagen. „Wir werden Planung, Bau, Betriebs, Prüfung und Wartung von Brandmeldeanlagen mit direkter Verbindung zur Feuerwehr künftig aus einer Hand anbieten“, so der Geschäftsbereichsleiter Gebäudebetriebstechnik Dirk Plenter. Ihm ist einerseits die immer mehr von den Kunden geforderte größere Unabhängigkeit von den Herstellern wichtig, andererseits möchten sein Team und er auch die Erfahrungen aus dem Umgang mit Brandmeldeanlagen in einer großen Zahl von Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen einbringen. „Die BMA ist ein wichtiger technischer Bestandteil eines jeden Neu- und Umbaus. Wenn es uns gelingt, bereits bei der Planung mögliche künftige Veränderungen im Gebäude zu berücksichtigen, können wir dem Auftraggeber viel Geld sparen.“ Plenter bezieht sich dabei auch auf das baubegleitende Facility Management, bei dem seine Kollegen und er Bauprojekte aus der Sicht des späteren Betriebs begleiten und damit helfen, Folgekosten gering und die Nutzungsflexibilität hoch zu halten.

Ein eigenes Fachplanungsbüro für die technische Gebäudeausrüstung (TGA) gehört bereits zur FAC’T Gruppe, der Schritt zu einer Ergänzung des Portfolios war damit nicht groß. Die Zertifizierung nach DIN 14675 ist in Vorbereitung, das dafür notwendige Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 betreibt die FAC’T schon seit vielen Jahren.

Oft können sich Patienten an das Essen bei ihrem Aufenthalt in einem Krankenhaus oder einer Rehaklinik ebenso gut erinnern wie an die medizinische Behandlung. Ganz gleich, ob das jeweilige Haus eine eigene Küche betreibt oder sich von einem Dienstleister versorgen lässt: Die Integration der Speiseversorgung in die Kernprozesse spielt eine wichtige Rolle.

Sie beginnt im Regelleistungsbereich mit einer sympathischen Menüwunscherfassung, bei der einerseits das Wissen um die für den Patienten vorgesehene Kostform und eventuelle diätetische Anforderungen aus dem Primärprozess zu berücksichtigen sind. Andererseits besteht hier die Möglichkeit, Speisen gegenüber dem Patienten zu präsentieren und damit im Sinne der Versorgung zu priorisieren. Idealerweise ist die Verknüpfung der Prozesse im Wahlleistungsbereich so eng, dass auch kurz vor Mittag neu aufgenommene Patienten noch ihr Wunschessen erhalten können. Kommt es bei der Speisenverteilung zu Verzögerungen, so sorgt eine umgehende Information an den Service dafür, dass zum Beispiel Lieferzeiten neu priorisiert und damit unnötige Standzeiten vermieden werden.

Auch die grundsätzliche Auswahl der Kostformen und Speisen kann Teil eines integrierten Primär- und Sekundärprozesses sein. Neben der vorgeschriebenen Abstimmung mit den Diätassistenten können Pflegekräfte und Ärzte in die Auswahl neuer Speisenangebote eingebunden und ihr Feedback aus den Stationen bei der Gestaltung der Speisepläne berücksichtigt werden. Eine hohe Akzeptanz des Essens und die damit einhergehende Zufriedenheit der Patienten mit dem Aufenthalt sind häufige Folgen. Schon in der Planung optimaler Abläufe, beispielsweise im Zusammenhang mit Veränderungen in Küche oder Versorgung, gilt es, die Primär- und Sekundärprozesse zunächst transparent zu machen. Gemeinsam mit den Prozessbeteiligten können dann, zum Beispiel mithilfe des Strategie-Werkzeugs CoCo Tool Kit, Abläufe spielerisch erarbeitet, visuell abgebildet, verschoben und diskutiert werden, bis ein Konsens zwischen den Beteiligten erreicht und eine bestmögliche Unterstützung des Primärprozesses gefunden wurde.

Anbieter von virtuellen Telefonanlagen machen vermehrt Werbung und würden sich gerne auch auf dem Klinikmarkt positionieren. Dies führt dazu, dass der Wunsch nach einer qualifizierten Evaluierung dieser Lösungen steigt. Virtuelle Telefonanlagen verlegen den Telefonanlagenserver in die Cloud des Anbieters, im Haus selber befinden sich nur noch die über das Internet dort angebundenen Endgeräte.

Jens Klefer, Telekommunikationsspezialist in der FAC'T Kommunikationstechnik, weiß von Erfahrungen, die verschiedene Krankenhäuser mit dieser Technologie gesammelt haben. Diese zeigen übereinstimmend, dass die im Moment angebotenen Lösungen für die Anforderungen von Krankenhäusern noch nicht ausgereift genug sind. Unter anderem lässt sich das Notfallmanagement über die Cloud oft noch nicht ausreichend abbilden, die Abhängigkeit von einem zentralen virtuellen Server legt bei dessen Ausfall die gesamte Anlage komplett lahm und auch Datenschutzfragen sind bisher nicht vollumfassend geklärt. Zudem sind die Anforderungen häufig so komplex und inhomogen, dass eine Umsetzung die virtuelle Technik noch überfordert. Was von Interessenten und Anbietern außerdem leicht unterschätzt wird, ist die im Haus notwenige Netzwerkinfrastruktur aus LAN und WLAN, deren Investitionsvolumen das für eine Telefonanlage leicht übersteigen kann.

Die ebenfalls forcierte Idee, DECT-Telefone durch Smartphones und Handys mit deren GSM-Technologie zu ersetzen, wurde ebenfalls bereits von mehreren Kliniken getestet. Doch auch hier scheint die Technologie den Anforderungen des Krankenhausalltags (und der Gebäudestruktur) noch nicht gewachsen zu sein: Viele der Pilotkunden haben inzwischen wieder auf DECT umgestellt.

Dennoch ist Jens Klefer davon überzeugt, dass virtuelle Telefonanlagen in 10 Jahren der gute Standard in Krankenhäusern sein werden. Er begrüßt die Auseinandersetzung mit dem Thema und rechnet damit, dass der notwendige technische Stand in 6-8 Jahren erreicht ist, so dass solche Anlagen mit gutem Gewissen eingesetzt werden können. Bis dahin sieht er die klassischen Telefonanlagen unangefochten.

Anbieter von virtuellen Telefonanlagen machen vermehrt Werbung und würden sich gerne auch auf dem Klinikmarkt positionieren. Dies führt dazu, dass der Wunsch nach einer qualifizierten Evaluierung dieser Lösungen steigt. Virtuelle Telefonanlagen verlegen den Telefonanlagenserver in die Cloud des Anbieters, im Haus selber befinden sich nur noch die über das Internet dort angebundenen Endgeräte.

Jens Klefer, Telekommunikationsspezialist in der FAC'T Kommunikationstechnik, weiß von Erfahrungen, die verschiedene Krankenhäuser mit dieser Technologie gesammelt haben. Diese zeigen übereinstimmend, dass die im Moment angebotenen Lösungen für die Anforderungen von Krankenhäusern noch nicht ausgereift genug sind. Unter anderem lässt sich das Notfallmanagement über die Cloud oft noch nicht ausreichend abbilden, die Abhängigkeit von einem zentralen virtuellen Server legt bei dessen Ausfall die gesamte Anlage komplett lahm und auch Datenschutzfragen sind bisher nicht vollumfassend geklärt. Zudem sind die Anforderungen häufig so komplex und inhomogen, dass eine Umsetzung die virtuelle Technik noch überfordert. Was von Interessenten und Anbietern außerdem leicht unterschätzt wird, ist die im Haus notwenige Netzwerkinfrastruktur aus LAN und WLAN, deren Investitionsvolumen das für eine Telefonanlage leicht übersteigen kann.

Die ebenfalls forcierte Idee, DECT-Telefone durch Smartphones und Handys mit deren GSM-Technologie zu ersetzen, wurde ebenfalls bereits von mehreren Kliniken getestet. Doch auch hier scheint die Technologie den Anforderungen des Krankenhausalltags (und der Gebäudestruktur) noch nicht gewachsen zu sein: Viele der Pilotkunden haben inzwischen wieder auf DECT umgestellt.

Dennoch ist Jens Klefer davon überzeugt, dass virtuelle Telefonanlagen in 10 Jahren der gute Standard in Krankenhäusern sein werden. Er begrüßt die Auseinandersetzung mit dem Thema und rechnet damit, dass der notwendige technische Stand in 6-8 Jahren erreicht ist, so dass solche Anlagen mit gutem Gewissen eingesetzt werden können. Bis dahin sind jedoch die klassische Telefonanlagen noch das Instrument der Wahl.

Die große Nähe der Krankenhaus-IT zum klinischen Kernleistungsprozess von Diagnostik, Therapie und Pflege zeigt sich in der täglichen Arbeit und bringt viel Verantwortung mit sich. IT-Anwendungsbetreuer sind häufig fachbezogen organisiert sowie qualifiziert und werden nicht zuletzt auch aus den Reihen der Anwender rekrutiert. Sie haben neben ihrem IT-Wissen tiefe Prozesskenntnis und gute Fachkompetenz und können damit auf Augenhöhe agieren. Gleichzeitig sind sie der verlängerte Arm des ärztlichen und pflegerischen Dienstes in das Projektmanagement, indem neue Anforderungen und Aufgabenstellungen aus medizinischer und IT-Sicht gemeinsam erörtert, entschieden und gelöst werden. Die Schaffung von Pilotprojekten und Basisinstallationen, die nach erfolgreichen Tests zunächst nur in der Anwendungsumgebung eines Hauses ausgerollt werden, bevor sie nach weiteren Prüfungen und Freigaben einem gesamten Träger zur Verfügung stehen, sind praktische Beispiele für gelebte Integration und durchdachte Schnittstellen.

Reinigungsaudits sind eine gute Möglichkeit, das Zusammenwirken der Prozesse regelmäßig zu prüfen und zu verbessern. Sie betrachten neben dem Reinigungsergebnis vor allem den Ablauf des Reinigungsvorgangs, vergleichen diesen mit dem Leistungsverzeichnis und ermitteln Verbesserungspotenziale in den Prozessen und an deren Schnittstellen zu den Primär- und anderen Sekundärbereichen. In enger Zusammenarbeit mit der Hygiene können so die optische wie auch die hygienische Unterhaltsreinigung verbessert werden.

Der Ablauf eines Reinigungsaudits im Krankenhaus ist dabei so effizient wie nachhaltig: Meist erfahren die Reinigungskräfte auf Wunsch der Objektleistung erst durch den Besuch der Auditorin oder des Auditors - in der Regel Gebäudereinigermeister mit langjähriger Krankenhauserfahrung - von der Überprüfung. Der Auditor prüft das Reinigungsergebnis neutral sowie gegen die vereinbarte Leistung und nimmt Arbeitsbeobachtungen vor. Die so gewonnenen Erkenntnisse fasst er unmittelbar nach Abschluss der Begehung strukturiert und schriftlich zusammen. Im anschließenden Ergebnisgespräch mit der Objektleitung sowie häufig der Wirtschaftsleitung und Vertretern der Krankenhaushygiene, werden konkrete Verbesserungsmöglichkeiten erörtert und Vereinbarungen zur Umsetzung getroffen. Diese fließen in die To-Do-Liste für das nächste Audit ein.

Branchenkompetenz ist ein entscheidender Vorteil, wenn es um die Inanspruchnahme von Beratungsleistungen in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft, speziell in Krankenhäusern, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen geht. Nur echte Branchenkenner können mögliche und notwendige Handlungen in den Kontext der Branchenentwicklung stellen und bewerten, welche Maßnahmen wirklich sinnvoll umgesetzt werden können und müssen. Das ist die Essenz des Vortrags von Oliver Luckner, Vorstand der Bank für Sozialwirtschaft, auf den Biersdorfer Krankenhausmanagementgesprächen.

Diese Erkenntnis lässt sich uneingeschränkt auch auf die Beratung in Sekundärleistungsbereichen wie Gebäude, Technik, IT und Infrastruktur übertragen, bestätigt Heiko Filthuth, Leiter Geschäftsentwicklung der FAC’T Gruppe. Die Erfahrungen der letzten Jahre haben immer wieder gezeigt, dass eine branchenunabhängige Herangehensweise zwar durchaus ein ergänzendes Blickfeld eröffnet, dass diese aber spätestens bei der praktischen Umsetzung zu oft an den Realitäten der Branche scheitern.

Luckner und Filthuth vertreten außerdem die Ansicht, dass neben der Branchenkenntnis auch aktuelle Erfahrungen im Betrieb unverzichtbar für eine gute Beratung sind. Die Bank für Sozialwirtschaft setzt dazu auf einen eigenen Pool an Fachberatern, die FAC’T Gruppe vertraut auf die Einbindung von Führungskräften, die selbst in der täglichen Betriebsverantwortung im jeweiligen Bereich stehen und einen Teil ihrer Zeit für das Beratungsmandat einsetzen.

Ohne IT ist der Betrieb eines Krankenhauses heute nicht mehr denkbar. Die elektronische Patientenakte in all ihren Facetten, die zahlreichen anderen Softwaresysteme und nicht zuletzt die gesamte medizinische und nicht-medizinische Hardware sind für den täglichen Betrieb unverzichtbar. Denn eines muss die IT unbedingt sein: verfügbar. Lassen sich defekte Endgeräte wie ThinClients und Monitore noch relativ gut und rasch austauschen, wird bei den zentralen IT-Komponenten die notwendige Hochverfügbarkeit durch redundante Systeme einerseits und durch gut durchdachte und stringent geplante Prozesse andererseits sichergestellt. Dazu gehört schon im frühen Stadium der Planung eine ausgeklügelte IT-Strategie, die dazu beiträgt, die Anzahl der eingesetzten Anwendungen so gering wie möglich und so umfangreich wie nötig zu halten und daneben möglichst viele Standards zu schaffen. Gremien – wie ein aus den unterschiedlichen Anwendergruppen besetztes IT-Strategieboard – fällen trägerweit Entscheidungen über die Auswahl, Projektierung und Einführung neuer Systeme und tragen damit die Strategie in die Praxis. Zu den Leitlinien für die IT-Strategie kann unter anderem das IT-Sicherheitsgesetz beitragen, denn auch die Unangreifbarkeit von Daten ist für die IT-Strategie entscheidend.

Ist der (mitunter emotionale) Punkt der Auswahl von Farben und ggf. Formen der Berufskleidung erst einmal entschieden, stehen vor allen Dingen prozesspraktische Aspekte einer Neuordnung der Textilversorgung im Vordergrund. Strategische Entscheidungen zur Lohn- oder Mietwäsche sind in vielen Häusern bereits getroffen. Schnittstellen ergeben sich überwiegend bei der Inhouse-Logistik, wo Eigen- auf Fremdleistungen treffen. Sind beispielsweise Bestellvorgänge, Kommissionierung, Verteilung und die Sammlung von Schmutzwäsche gut durchdacht, kann auch hier die Sekundärleistung direkt in den Primärprozess integriert werden. Bleibt noch die Bewohnerwäsche in Senioreneinrichtungen, für deren Behandlung es eine Vielfalt von Lösungen zwischen der Eigenwäsche im Haus oder dem kompletten Outsourcing gibt. Ein gut integrierter Prozess von der Beschriftung der Wäsche mit dem Bewohnernamen (oder einer Nummer, da die Wäscherei sonst zum Auftragsverarbeiter nach DSGVO wird) bis zur Abwicklung bei Verlust oder Beschädigung erleichtert den Umgang mit diesen individuellen und vonseiten der Bewohner oft auch emotionsbehafteten Textilien.

Auch wenn nur ein Wäschedienstleister das Haus versorgt, so hat die Ausgestaltung der Schnittstellen in ihrer Vielfalt doch einen wesentlichen Einfluss auf die Integration des Sekundärprozesses Wäscheversorgung in die Primärprozesse. Gut beraten ist, wer dies frühzeitig mit plant und berücksichtigt.

Berufsbekleidung ist ein emotionales Thema – diese Erfahrung haben schon viele Krankenhäuser gemacht. Wünsche von Pflegepersonal und Ärzten, Funktionsbereichen und Stationen, Kliniken und Therapiebereichen müssen bei der Bekleidungsauswahl und der Konzeption der Versorgung unter einen Hut gebracht werden. Deshalb ist es wichtig, dass die Auswahl der Berufsbekleidung transparent geschieht und in einer allgemeinverbindlichen Kleiderordnung festgehalten wird. Doch die Konzeption und Neuvergabe der Textilversorgung ist auch für die Optimierung der Schnittstellen zwischen Wäscherei und Haus wichtig.

Auf das Engste mit der Berufsbekleidung verbunden ist die Frage der Versorgungsstruktur, denn hier liegt der eigentliche Aufwand. Ist es der externen Wäscherei noch weitgehend gleich, ob sie drei, fünf oder zehn verschiedenfarbige Artikel bereitstellt und wäscht, multipliziert sich diese Zahl in den erforderlichen Größen beispielsweise bei Kasacks rasch einmal mit sieben – und führt damit in vielen Häusern unweigerlich zu Platzproblemen. Denn schließlich braucht jede Größe pro Farbe einen eigenen Vorratsplatz. Und so ist der Trend zur Harmonisierung und Reduzierung der Bekleidungsvielfalt oft nicht einem Zwang zur Vereinheitlichung, sondern den räumlichen Notwendigkeiten geschuldet. Der Wunsch nach einem einheitlichen, harmonischen Auftritt – auch über mehrere Einrichtungen eines Trägers hinweg – ist ein deutlich sichtbarer Trend. Neben der einheitlichen Corporate Identity argumentieren Befürworter auch mit ganz praktischen Aspekten: Sie sehen nur eine eingeschränkte Fähigkeit des Patienten, anhand der Kleidungsfarbe eine Unterscheidung von Personal mit unterschiedlichen Fähigkeiten oder aus verschiedenen Fachbereichen zu erkennen.