Beratung und Medizintechnik-Service für Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen

Seit 2011 ist die mediplan Krankenhausplanungsgesellschaft ein Unternehmen der FACT Gruppe. Zwanzig Mitarbeitenden bearbeiten von den Standorten Hamburg und Würzburg aus bundesweit Projekte zur medizintechnischen Ausstattung von Krankenhäusern. Durch die enge Vernetzung mit der FACT steht mediplan neben der umfassenden eigenen Planungserfahrung auch aktuelles Bewirtschaftungs-Know-how zur Verfügung, das in die Projekte einfließt. Zudem ist eine schlüsselfertige Umsetzung von Projekten möglich, weil mediplan gemeinsam mit der FACT alle Leistungen aus einer Hand anbietet.

Weil die Medizintechnikplanung eine Querschnittsaufgabe ist, bringt mediplan Nutzer, Auftraggeber, Architekten, weitere Fachplaner und Betriebsspezialisten so früh wie möglich an einen Tisch. Die dabei festgelegten Rahmenbedingungen sowie Informationen über die Erwartungen, den Bestand und die geplant IT-Integration helfen dabei, gute und zukunftsorientierte Vorschläge zu entwickeln und den Auftraggeber als echte Partner zu begleiten. Eine kleine Auswahl der vielen so entstandenen Projekte finden Sie unter www.mediplan.eu.

Betrifft eine Bau- oder Planungsmaßnahme auch die Medizintechnik, sind Spezialistenwissen und viel Erfahrung gefragt. Denn bei Anschaffungen von Medizingeräten ist nicht immer ein Eins-zu-eins-Ersatz durch ein Nachfolgemodell die beste Lösung.

Gezielte Anforderungsaufnahmen im Dialog mit Ärztinnen und Ärzten, der Pflege, der Medizintechnik und dem Einkauf des Krankenhauses liefern oft wertvolle Hinweise zur aktuellen Bedarfssituation, zu Mitnutzungsmöglichkeiten und zur langfristigen Entwicklung der Bedarfe. Auch bei der Planung von OP-Sälen, Intensivstationen, AEMP-Einheiten und Laboren ergänzen erfahrene Fachplaner und  Betriebsorganisationsspezialisten das vorhandene Know-how mit Best-Practice-Beispielen und innovativen Ideen.

Eine wichtige Rolle spielt dabei die Hinzuziehung einer möglichst breiten medizintechnischen Betriebserfahrung. Sie kann wertvolle Hinweise zu Art und Umfang der aktuellen Gerätenutzung, Erfahrungswerte zu Folgekosten für Service und gegebenenfalls Verbrauchsmaterial sowie Informationen zum Anlagenbestand und daraus für den Betrieb resultierenden Präferenzen liefern.

Die mediplan GmbH, das Fachplanungsbüro für Medizintechnik der FACT Gruppe, greift dazu auf einen Pool von Betriebsdaten zu fast 100.000 medizintechnischen Geräten zurück. Der Einsatz von Fördermitteln führt oft dazu, dass auch freigemeinnützige und private Krankenhausträger Regeln der öffentlichen Ausschreibungen einhalten müssen. Die Durchführung rechtskonformer Vergabeverfahren mit anforderungsgerechten, herstellerunabhängigen Leistungsverzeichnissen und praxiserprobten Bewertungskriterien sichert eine im Rahmen der Vorgaben zügige und reibungslose Durchführung von nationalen und EU-Verfahren. 

Die Betriebsorganisationsplanung als Teil der Medizintechnik-Planung steht aktuell gerade bei geförderten Projekten im Fokus. Denn eine Grundlage für höhere Effizienz im Gesundheitswesen ist der vermehrte Einsatz von IT-Systemen. Diese können jedoch nur dann die Arbeit sinnvoll unterstützen, wenn die Prozesse gut durchdacht und korrekt beschrieben sind sowie von einer zukunftsgerichteten Geräteausstattung flankiert werden.

IT und Medizintechnik sind in einer gemeinsamen Abteilung schwer abbildbar. Zu groß scheinen die Unterschiede zwischen der softwareorientierten Informationstechnik und der hardwarefokussierten Medizintechnik trotz aller IT-gebundenen Geräte. Und zu rar sind die Fachleute mit fundiertem Wissen in beiden Bereichen, die solch eine Abteilung leiten könnten. Doch gute Prozesse und Schnittstellen können dazu beitragen, dass IT und Medizintechnik nebeneinander und trotzdem voll integriert funktionieren.

Zu den Kernprozessen gehört die Anwenderbetreuung. Tritt bei einem computerangebundenen Medizinprodukt ein Fehler auf, fragen sich die Anwender, wo sie den richtigen Ansprechpartner finden. Gut sichtbare Inventaraufkleber neben der Gerätenummer geben den Kontakt zur richtigen Störmeldestelle an. Stellt dann beispielsweise eine kontaktierte Medizintechnik fest, dass Betriebssystemupdates oder medizinproduktfremde Ursachen vorliegen, greift, für den Anwender unsichtbar, die Schnittstelle zur IT. So kann geregelt werden, wie die gemeinschaftliche Problemlösung erfolgt, ohne dass die Anwender von einem zum anderen Bereich verwiesen werden.

Auch in Beschaffungsprozesse sind beide Bereiche involviert. Wird ein IT-gestütztes Medizinprodukt ohne Abstimmung mit der IT angeschafft, zeigen sich spätestens bei der (fehlenden) Netzwerkintegration Störungen. Ein integrierter Beschaffungsprozess sorgt für Abhilfe. In ihm sind die Abstimmung mit der IT und deren Freigabe fest verankert. Erst wenn dort grünes Licht gegeben wird, wird das Produkt beschafft. Das gleiche Vorgehen ist auch für den Integrationsprozess hilfreich.

Interne Qualitätsaudits und QuickChecks sind Möglichkeiten, das Funktionieren der bereichsübergreifenden Prozesse zu überprüfen. Im Tagesgeschäft unterstützen Jours fixes zwischen den Abteilungen.

Die Medizintechnik ist neben der IT der kostenintensivste Investitions- und Betriebsbereich im Krankenhaus. Eine den medizinischen Anforderungen entsprechende und an der Zielplanung des Hauses ausgerichtete Ausstattung trägt wesentlich dazu bei, die Leistungserbringung zu sichern und die Kosten zu beherrschen.

Mit mehr als 50 Jahren Erfahrung in der Planung und Bewirtschaftung von Medizintechnik bieten die FACT Gruppe und ihr Tochterunternehmen mediplan eine umfassende Unterstützung bei der Konzeption, Neuausrichtung, Zielplanung und Steuerung der Medizintechnik an. Und dies, ganz pragmatisch, in Form einer Unterstützung der im Haus vorhandenen Leistungen und Kompetenzen durch Experten mit neuesten Erkenntnissen aus der Marktentwicklung, mit Erfahrungen aus zahlreichen Häusern und Projekten - und mit den Ressourcen, die für eine effiziente Projektabwicklung unverzichtbar sind.

Zu den häufigsten Betrachtungsbereichen gehören Operationssäle/Hybrid-OPs, Labore und andere Reinräume sowie Fachbereiche wie ZNA, ZSVA (AEMP), Radiologie und Intensivstationen (ICU/IMC).

• Ergänzung/Aufarbeitung relevanter Medizintechnik-Stammdaten für eine valide Planung auf der aktuellen Datenbasis
• Zielplanung für die medizintechnische Entwicklung unter Berücksichtigung des Bestandes, z.B. im Zusammenhang mit Sanierungs- und Bauprojekten und angelehnt an die medizinische und kaufmännische Zielplanung
• Investitionsplanung für medizintechnische Geräte und Anlagen
• Entwicklung von Raum- und Funktionsprogrammen
• Auslegungsberechnung, z.B. für die ZSVA/AEMP
• medizintechnische Fachplanung
• Betriebsorganisationsplanung für medizintechniklastige Bereiche unter Ausnutzung bereichsübergreifender Synergien (z.B. Sharing)
• Berechnung medizintechnischer Bewirtschaftungskosten sowie Vergleiche zwischen Eigen- und Fremdleistungen

Die hohe Integration von IT und Medizintechnik stellt Krankenhäuser immer wieder vor die Frage, wie beide Bereiche sinnvoll zusammenarbeiten können. Versuche, die Abteilungen zu einer Medizintechnik-IT (M-IT) zu verschmelzen, sind häufig an den unterschiedlichen Arbeitsanforderungen sowie an der Qualifikation einer gemeinsamen Leistung gescheitert. In der Praxis bewährt haben sich hingegen aufeinander abgestimmte Prozesse, die vor allen Dingen eines im Blick haben: Die rasche und unkomplizierte Lösung für den Anwender. In ihnen sind die Kernprozesse, die Medizintechnik und IT miteinander verbinden, bereichsübergreifend beschrieben und umgesetzt. Dazu gehören beispielsweise die Beschaffung sowie die In- und Außerbetriebnahme medizintechnischer Geräte und Anlagen, Störungsbeseitigungen, Wartungs- und Prüftermine, Schulungen und Einweisungen sowie alle Themen des Datentransfers, damit entstehende Daten direkt im Krankenhausinformationssystem zur Verfügung stehen. Diese enge Zusammenarbeit zwischen Medizintechnik und IT steigert, das zeigen viele praktischen Beispiele, die Zufriedenheit der Anwender. Und sie sorgt dafür, dass die spezifischen Leistungsmerkmale von Medizintechnik und IT weiter ausgebaut werden können.

Um trotz des steigenden Alters medizinischer Geräten eine hohe Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit garantieren zu können, sind fristgerechte Prüfungen und Wartungen unverzichtbar. Hierbei stehen vielen Häusern externe Dienstleister unterstützend zur Seite, entweder in beratender Funktion oder in der Durchführung zur vorbeugenden Instandhaltung. Oft sind dabei von den Medizintechnikern kreative Lösungen gefragt, insbesondere wenn Hersteller den Support nicht mehr gewährleisten und Geräte dennoch weiter betrieben werden müssen. Ist eine regelhafte Instandhaltung mit nicht mehr tolerierbaren Risiken behaftet oder wirtschaftlich wenig sinnvoll, sind die Techniker gefordert, das Haus bei der Beschaffung eines Neu- oder Ersatzgeräts zu beraten. Bei der Neuanschaffung gilt es, den 1:1 Ersatz zu hinterfragen. Vielfach bietet sich ein Gerätepooling an, bei dem mehrere Bereiche abgestimmt auf das gleiche Gerät zugreifen und es damit besser auslasten. Selbst die Entscheidung für ein leistungsstärkeres Equipment kann sinnvoll sein, wenn dadurch Durchlaufzeiten verringert und sich weitere Perspektiven der gemeinsamen Nutzung eröffnen.

Eigenleistung, Fremdleistung, oder ein wenig von beidem? Wenn es um den technischen Betrieb der Medizintechnik geht, gibt es viele Wege zur wirtschaftlichen und verlässlichen Wartung, Prüfung und Instandhaltung und somit zur hohen Verfügbarkeit. Doch die erzwungene Gratwanderung zwischen Kosten und Risiken, zwischen Neuanschaffung und Erhalt, ist nicht immer einfach. In der neuen FAC’T exklusiv zeigen wir verschiedene Möglichkeiten mit ihren Vor- und Nachteilen und stellen vor, wie Krankenhäuser unterschiedlicher Größe den für sie richtigen Weg zum Ziel gefunden haben.

Außerdem werfen wir einen Blick auf den Wertbeitrag der Medizintechnik im Behandlungsprozess, der von vielen Häusern hoch geschätzt wird. Sie machen sich detaillierte Gedanken um die damit verbundenen Schnittstellen, auch außerhalb von Pflege und ärztlichem Dienst. Am Beispiel der IT und der Medizintechnik-Planung werfen wir - im Sinne eines Best Practice - einen Blick auf bewährte Schnittstellenvarianten und schauen, wohin uns die Zukunft führen kann.

Die Zahl der von der FAC’T Gruppe in der Medizintechnik bewirtschafteten Krankenhäuser wächst auch im Jahr 2016 weiter. Neben der Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - manche von Ihnen als Angestellte der FAC‘T, andere vom jeweiligen Haus beigestellt - nimmt das Team auch seine Verantwortung für die Ausbildung junger Leute wahr. „Wir freuen uns sehr, auch in diesem Jahr wieder einen sehr vielversprechenden Auszubildenden gefunden zu haben“, so Theo Rolf. Fachbereichsleiter der Medizintechnik für die FAC’T Gruppe. Die Ausbildung zum Elektroniker für Geräte und Systeme Fachrichtung Medizintechnik dauert 42 Monate und ist entsprechend hoch qualifiziert. Neben der schulischen und betrieblichen Ausbildung schließt dies bei der FAC’T auch Fortbildungen im Rahmen der FAC’T Akademie, bei Herstellern sowie in sozialen Themenfeldern ein, denn schließlich bewegen sich die künftigen Medizintechniker tagtäglich im Krankenhaus und stehen in direktem Kontakt mit Pflegekräften, Ärzten und Patienten. „Wir möchten unsere guten Erfahrungen mit der eigenen Ausbildung weiter fortführen“, betont Rolf und sieht dem Fachkräftemangel in seinem Bereich gelassen entgegen.

Das Zusammenspiel von Medizintechnik und IT hat viele Facetten. Hand in Hand sorgen beide Bereiche dafür, dass die für den Krankenhausbetrieb so wichtige Technik reibungslos funktioniert. Und: Seit vielen Jahren ist die IT ein wesentlicher Bestandteil in der Medizintechnik. Wurden in den Anfangszeiten die von den Medizintechnikherstellern mitgelieferten PCs im besten Fall von der IT in das hauseigene Netzwerk eingebunden, fassen heute einzelne Krankenhäuser sogar IT und Medizintechnik in einem Bereich zusammen.

Theo Rolf, Bereichsleiter Medizintechnik der FAC’T Gruppe, die mehr als 25 Häuser medizintechnisch betreut, setzt vor allen Dingen auf Kommunikation. „Nur damit“, so Rolf, „kann die Einbindung der Medizintechnik in die IT so klappen, wie die Anwender es benötigen.“ Bei Überlegungen für neue Geräte informiert die Medizintechnik frühzeitig ihre Kollegen in der IT. Beide nutzen ihre Kontakte, um zu schauen, wo gleiche Geräte bereits in ähnlicher Systemumgebung integriert sind. Beginnt dann die Beschaffungsphase, sind die technischen Möglichkeiten bereits bekannt und können die Entscheidungsfindung unterstützen. Rolf: „IT und Medizintechnik müssen nicht ein gemeinsamer Bereich sein. Aber sie müssen ständig miteinander kommunizieren, um den Anwendern Zeit und Arbeit zu sparen.“

Gleich in fünf Krankenhäusern in Nordrhein-Westfalen und Niedersachsen übernimmt die FAC’T Gruppe zukünftig Verantwortung für die Bewirtschaftung der Medizintechnik. Die Münsteraner Spezialisten für Sekundärleistungen im Krankenhaus haben dazu in den letzten Monaten voneinander unabhängige Ausschreibungen von drei unterschiedlichen Trägern gewonnen. Zwischen Oktober und Januar geht der Medizintechnikbetrieb in den Häuser nach einem festen Zeitplan an die FAC’T Gruppe über. Im Haus tätige Mitarbeiter bleiben dort beschäftigt und werden voll integriert sowie gemeinsam mit den FAC’T Mitarbeitern weitergebildet. Fachbereichsleiter Theo Rolf freut sich auf die neuen Häuser und ‚Kollegen‘: „Jedes Krankenhaus hat eine unterschiedliche Ausgangssituation. Wir haben uns mit allen Einrichtungen intensiv beschäftigt und gemeinsam mit den jeweiligen Trägern ein darauf abgestellten Betriebskonzept vereinbart. So haben wir – bei allen Gemeinsamkeiten – doch je Träger eine individuelle Lösung.“ Während der Übergang im ersten Haus bereits vollzogen ist, folgen im Dezember sowie im Januar die weiteren Einrichtungen.

Die FAC’T Gruppe erbringt Beratungsleistungen, Unterstützungen der Eigenleistung und Systemdienstleistungen für gegenwärtig über 100 Krankenhäuser in Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen, Bremen und Hamburg in 18 verschiedenen Tätigkeitsfeldern aus den Bereichen Gebäude und Technik, IT, Reinigung, Gastronomie und Dokumentation.

Nach einer Umbauzeit von mehreren Monaten wurde das neue Medizintechnische Servicecenter der FAC’T Gruppe in Münster eingeweiht. Unter einem Dach finden sich dort nun gleich drei Facetten des Fachbereichs Medizintechnik, erklärt Fachbereichsleiter Theo Rolf: „Wir haben hier zum einen das zentrale Kompetenzzentrum für die Medizintechnik unserer mehr als 20 Betriebsstätten und Medizintechnik-Standorte. Dazu kommt der Anlaufpunkt für die überregionalen mobilen Serviceteams in der Medizintechnik, die unsere Kunden nur mit ausgewählten Wartungs- und Prüfleistungen unterstützen und nicht permanent in einem einzelnen Haus sind.  Und schließlich haben wir hier auch die Medizintechnik für die verschiedenen Krankenhäuser im zentralen Münsterland integriert.“ Er freut sich über die geballte Kompetenz in den neuen Räumlichkeiten.

Andreas Flüthmann, Leiter der Münsteraner Medizintechnik hat die neuen Räumlichkeiten wesentlich mitgeplant und die Neueinrichtung konzipiert. Er erwartet vor allen Dingen auch prozessuale Verbesserungen, die sich auch in die Betriebsstätten übertragen lassen. „Die rasche und unkomplizierte Auftragsannahme steht dabei im Vordergrund“, sieht Flüthmann seinen Bereich einmal mehr kundenorientiert. „Außerdem haben wir uns Prozesse in großen Werkstattbetrieben angesehen und geschaut, wie dort mit ein- und ausgehenden Reparaturgeräten umgegangen wird.“ Dem folgend wurden neue Regalsysteme installiert, Durchlaufstationen festgelegt und die Mitarbeiter entsprechend geschult. „Letztendlich geht es uns darum, ein defektes Gerät so schnell wie möglich und so wirtschaftlich wie sinnvoll wieder dem Betrieb zur Verfügung zu stellen.“