Neuigkeiten der FACT Gruppe

Auch im neuen Jahr steht das deutsche Gesundheitswesen vor großen wirtschaftlichen und organisatorischen Herausforderungen. Veränderungen in der Personal- und Kostenstruktur, die Bildung und Erweiterung von Verbünden sowie strukturelle Änderungen der Ausrichtung wirken sich auch auf die Sekundärbereiche wie Technik und Medizintechnik, IT und Kommunikationstechnik, Unterhaltsreinigung, Speisenversorgung, medizinische Dokumentation, Beauftragtenwesen und viele andere Bereiche des Facility Management aus.

Dafür müssen auch diese Sekundärleistungen und ihre Kosten überprüft und neue Ansätze zur effizienten Erbringung erdacht und implementiert werden. Als Spezialisten für Sekundärleistungen in Krankenhäusern, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen sind wir dafür auch an Ihrer Seite. Mit 20 Jahren Betriebserfahrung und mehreren hundert Beratungsprojekten in gemeinnützigen, kommunalen und privaten Einrichtungen bieten wir ein breites Feld an Praxiserfahrung aus dem täglichen Betrieb.

Sprechen Sie uns an – wir sind gerne auch für Sie da!

Zeitnah, aktuell und bestens informiert: Die neue Mitarbeiterapp der FAC’T Gruppe liefert allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ab sofort Neuigkeiten und wichtige Informationen direkt auf ihr Smartphone. Dabei steht es jedem Nutzer frei, die zur Verfügung gestellten Inhalte einzelner oder aller Geschäftsbereiche und Betriebsstätten der FAC’T Gruppe zu sehen. Auch eigen Posts mit Fotos, Videos und Sprachdateien sind möglich. Für vielfältige und aktuelle Inhalte sorgt ein internes Team von Redakteuren, die Koordination übernimmt das Unternehmensmarketing. Die Mitarbeiterapp wurde auf Basis der Anregungen vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entwickelt. Sie sollte informativ, einfach, sicher und auch datenschutzrechtlich von privaten Smartphones aus nutzbar sein. Nach einer Projektzeit von neun Monaten ging die Mitarbeiterapp nun in den Betrieb.

Abfälle können wertvoll sein - eine ganze Industrie bietet Krankenhäusern komplexe Entsorgungsdienstleistungen an. Abfälle können aber auch gefährlich und langfristig umweltschädlich sein. Werden sie falsch behandelt oder nicht ausreichend getrennt entsorgt, kann dies zu erheblichen Mehrkosten führen. Hier kommen die Abfallbeauftragten ins Spiel.

Einen Abfallbeauftragten benötigen Krankenhäuser, die jährlich mehr als zwei Tonnen gefährliche Abfälle produzieren. Er oder sie entwickelt und pflegt das hausspezifische Abfallkonzeptes, in dem der gesetzeskonforme Umgang mit dem anfallenden Abfall geregelt ist. Die Schulung von Mitarbeitern zum Umgang mit Abfällen und deren ordnungsgemäßer Trennung gehört ebenso zu den Aufgaben wie die Kontrolle der die Einhaltung der Entsorgungsvorschriften. Neben dem Schutz der Umwelt und der Schonung der Ressourcen bietet die Funktion des Abfallbeauftragten auch wirtschaftliches Potenzial: Durch eine gezielte Abfalltrennung bleiben die Entsorgungskosten für das Haus im Rahmen. Der Abfallbeauftragte kann außerdem durch seine Branchenkenntnis und eine professionelle Auftragsvergabe einen Wertbeitrag bei der Vergabe von Entsorgungsaufträgen liefern.

Es ist im Interesse jedes Bauherrn, die Baukosten laufend und lückenlos zu kontrollieren und insbesondere Nachträge auch gegenüber dem von der Bausumme honorierten Architekten kritisch zu hinterfragen. Hier setzt das Baucontrolling der FAC‘T an. Wir kontrollieren die Baukosten im Sinne des Bauherrn und sorgen für die Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Kosten. Das Baucontrolling umfasst unter anderem die Erstellung unterschriftsfähiger, geprüfter und von den Planern freigegebener Auf- und Nachträge, die Prüfung von Sicherheiten, Versicherungen und Freistellungsbescheinigungen der Vertragspartner, die rechnerische und fachtechnische Prüfung der Honorarrechnungen sowie die Plausibilitätsprüfung und den monatlichen Baukostenreport. Sachstandsberichte zu Maßnahmen, Kosten und Terminen können und auf Wunsch hinzukommen, genauso wie Mittelanforderungen inkl. Bauausgabebuch und Abstimmung mit dem staatlichen Baumanagement.

Das Hygienemanagement ist gesetzlich vorgeschrieben und abrechnungsrelevant. Doch auch losgelöst davon steht es im Fokus vieler Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen – denn das Team aus Hygienefachkraft, Hygieniker und Hygienebeauftragten hilft auch bei der Verbesserung hygienerelevanter Prozesse.

Das enge Zusammenspiel zwischen den internen Kräften, die sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren, und der externen Hygienefachkraft, die zusätzliches Know-how mitbringt und sich auf spezielle Aufgaben wie statistische Auswertungen und Umgebungsuntersuchungen konzentriert, prägt den Alltag. Insbesondere in kritischen Situationen wird die Unterstützung der externen Hygienefachkräfte sehr geschätzt. Sie bringen aus der Vielzahl betreuter Häuser Routine und Souveränität mit, um auch dann bestmögliche Unterstützung zu leisten, wenn hygienerelevante Ereignisse über das Tagesgeschäft hinausgehen.

Um hygienerelevante Umgebungsuntersuchungen, Arbeitsbeobachtungen und die Überwachung von nosokomialen Infektionen, Erregern mit speziellen Resistenzen und multiresistenten Erregern zu vereinfachen, empfehlen externe Hygienefachkräfte heute den Einsatz einer Hygienemanagementsoftware. Sie sollte mit dem Krankenhausinformationssystem (KIS) verbundene sein, den Verwaltungsaufwand durch viele Automatismen und Vorlagen minimieren und helfen, Muster zu erkennen, die sonst nicht sichtbar wären. Wird sie durch ein proaktives hygienisches Frühwarnsystem ergänzt, liefert sie darüber hinaus wertvolle Informationen, die frühzeitig bei der Bekämpfung multiresistenter Erreger oder eines Infektionsausbruchs helfen.

Zu den häufigsten Schadensfällen gehören Arbeitsunfälle, sie vollständig zu vermeiden, ist kaum möglich. Doch mit durchdachten Konzepten sowie guten und regelmäßigen Schulungen können Fachkräfte für Arbeitssicherheit (FASI) einen erheblichen Beitrag zur Prävention leisten.

Für die arbeitssicherheitstechnische Grundbetreuung eines Krankenhauses durch FASI und Betriebsarzt sind 1,5 Stunden pro Jahr pro Mitarbeiter vorgeschrieben. Sie umfasst die Unterstützung bei der Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen an Arbeitsplätzen, die Unterbreitung von Vorschlägen für die Verbesserung der Arbeitsbedingungen, die Unterstützung bei der Implementierung von Arbeitsschutzmaßnahmen, die Untersuchung von arbeitsschutzrelevanten Vorkommnissen und die allgemeine Beratung von Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Hinzu kommen betriebsspezifische Leistungen, deren Aufwand individuell ermittelt wird.

Das richtige Augenmaß und der Pragmatismus einer erfahrenen FASI können Arbeitgebern helfen, diese Vorgaben vorteilhaft zu nutzen, denn ein gutes Gesundheitsmanagement trägt zum Wohlbefinden der Mitarbeiter und damit zur heute so wichtige Arbeitgeberattraktivität bei.

Angriffe auf die IT-Struktur eines Krankenhauses werden sich nicht vollständig verhindern lassen. Deshalb müssen Infrastrukturen geschützt und Anwender im Umgang mit der IT weiter sensibilisiert werden. Informationssicherheitsbeauftragte helfen dabei, die Anforderungen des Informationssicherheitsgesetzes (BSIG) umzusetzen.

Der viel zitierte Stand der Technik, nach dem Infrastrukturen geschützt werden müssen, entwickelt sich allerdings so rasch weiter, dass Ermittler und Versicherer erst im Nachhinein entscheiden, ob die Systeme ausreichend gesichert waren. Krankenhäuser sind also gut beraten, ihre Infrastruktur ständig auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Prüfung von IT-Ausstattung und Softwareständen ist dabei ein Schritt zum Risikomanagement, bei dem die Sicherheit der Patienten im Vordergrund steht. Ein weiterer ist der Betrieb von älterer Medizintechnik in aktuellen Infrastrukturen, ohne diese zu gefährden. Beschrieben und dokumentiert werden alle Maßnahmen im Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS). Informationssicherheitsbeauftragte beraten und begleiten Krankenhäuser bei dessen Erstellung, Implementierung und Weiterentwicklung.

Beauftragtenfunktionen können intern oder durch externe Spezialisten besetzt werden, beides hat seine Vorteile: Ein interner Beauftragter ist ständig im Haus und damit Teil des Tagesgeschäfts. Wenn er die Aufgaben zusätzlich zu seinen eigentlichen Tätigkeiten erledigt, entstehen für das Haus nur geringe Kosten. Eine geeignete Person zu finden und diese dann zeitintensiv und kontinuierlich weiterzubilden ist jedoch nicht immer leicht. Ein externer Beauftragter bringt Know-how und Expertise bereits mit, arbeitet von Beginn an schnell und effektiv und hat dank seiner Fachkunde und Erfahrung aus vielen Häusern einen guten Überblick, welche Lösungen sich für ein bestimmtes Problem bereits bewährt haben. Er schließt keinen Arbeits- sondern einen Dienstleistungsvertrag, dessen Laufzeit und Kosten transparent sind – und er haftet für Beratungsfehler. Als nützlich erweist es sich oft auch, dass externe Beauftragte anders als langjährige Mitarbeiter einen unvoreingenommenen Blick auf die Abläufe haben und nicht nur Probleme aufzeigen, sondern aus ihrer Erfahrung auch gleich erprobte Lösungen vorschlagen können. So entstehen häufig zuvor ungeahnte Einsparpotenziale und Mehrwerte.

Die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), das Katholische Datenschutzgesetz (KDG) oder das Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche Deutschland (DSGEKD) beschäftigen Krankenhäuser und Verbraucher, Datenschützer und klagefreudige Anwälte gleichermaßen. Gut, wenn man einen Datenschutzbeauftragten an seiner Seite hat, der die Neuerungen kennt und bei einer gesetzeskonformen und gleichzeitig pragmatischen Umsetzung helfen kann.

Akuter Handlungsbedarf ergibt sich bei vielen Häusern, weil bereits bestehende Vorschriften nicht ausreichend beachtet wurden. Auftragsverarbeitungsverträge abzuschließen und Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten zu führen, sind keine neuen Vorschriften. Allerdings sind die Strafen für eine Missachtung erheblich gestiegen. Übervorsichtigkeit und Überbürokratisierung sind daher mitunter die Folge. Wenn das Datenschutzrecht allerdings die Behandlung eines Patienten behindert und den Verwaltungsaufwand vervielfacht, wurde möglicherweise übers Ziel hinausgeschossen. Doch die Zahl derjenigen, die künftig den Umgang mit ihren Daten genau prüfen, wird steigen. Gut beraten ist, wer entsprechende Systematiken in seinem Datenschutzkonzept umgesetzt hat.

Eine konsequente Durchführung des Beauftragtenwesens bringt deutliche Vorteile – auch wenn diese manchmal unterschätzt werden. So können nach der Statusaufnahme Maßnahmen und Prozesse umgesetzt werden, die nicht nur die Risiken reduzieren, sondern auch schnellere und störungsfreiere Abläufe im Alltagsgeschäft ermöglichen. Die Zeitersparnis ist hier bedeutend. So können beispielsweise im Datenschutz klar beschriebene Regeln zum Umgang mit personenbezogenen Daten die Zahl der Nachfragen und damit der internen Aufwände deutlich reduzieren. Einen ebenso großen Vorteil bringen Schulungen und Fortbildungen, die Beauftragte im Haus durchführen, denn: Je besser die Mitarbeiter qualifiziert sind, desto störungsfreier läuft der Betrieb. Auch die Prävention in der Arbeitssicherheit ist ein wichtiger Baustein, um unfallbedingte Arbeitsausfälle zu reduzieren, die den Arbeitgeber jedes Jahr viel Geld kosten. Der geschulte Blick eines Beauftragten hilft dabei, dass Problemsituationen schneller erkannt werden. Was gegebenenfalls zu einem größeren Problem heranwachsen könnte, erkennt ein Beauftragter frühzeitig und steuert mit konkreten Maßnahmen dagegen. Auch in der Hygiene gibt es einschlägige gute Beispiele: Wenn der Ausbruch eines Erregers oder die mangelhafte Wirkung eines Antibiotikums frühzeitig erkannt werden, ist ein sofortiges gegensteuern möglich und Schäden und teure Folgemaßnahmen können abgemildert oder sogar ganz eingedämmt werden. Auch dies fällt in den Bereich der Beauftragten.

Die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen, die Einrichtungen des Gesundheitswesens zu beachten haben, sind zahlreich. Das Beauftragtenwesen umfasst u.a. Brandschutz und Hygiene, Arbeitssicherheit und Energiemanagement, Abfall, Datenschutz und Informationssicherheit. Egal in welchem Bereich – Beauftragte können als „Fachberater“ verstanden werden. Sie unterstützen die Einrichtungen und übernehmen im Einzelfall auch konkrete Aufgaben selbst, können aus formaljuristischen Gründen aber keine Verantwortung für die Umsetzung empfohlener Maßnahmen übernehmen. Grundsätzlich gilt: Beauftragte haben keine Weisungsbefugnis, sie beraten und betreuen ein Haus auf ihrem Fachgebiet, wirken bei der Überwachung von Maßnahmen mit, sind für Stellungnahmen, Informationen, Dokumentationen und die Zusammenarbeit mit Behörden zuständig. Um den notwendigen Umfang der Beauftragtentätigkeit zu bestimmen, eignet sich meist eine Statusaufnahme; in manchen Bereichen ist der Umfang bereits durch gesetzliche Richtlinien vorgegeben. Dabei sollte für die Tätigkeit ausreichend Zeit bemessen werden, denn nur, wenn die Aufgaben auch wirklich zu schaffen sind, kann der Pflicht genüge getan werden.

Zu den zahlreichen Beauftragtenfunktionen, die Gesundheitseinrichtungen unterstützen, gehören Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Brandschutzbeauftragte, Abfallbeauftragte, Datenschutzbeauftragte, Informationssicherheitsbeauftrage, Fachkräfte für Hygiene und Energiemanagementbeauftragte. Sie alle haben die Aufgabe, die Leitungen und Mitarbeiter des Hauses in ihren Fachbereichen weisungsfrei zu unterstützen.

Doch neben der (gesetzlichen) Pflicht, diese Aufgaben zu erfüllen, gibt es auch die Kür. Mit ihr ist es möglich, weitere echte Mehrwerte zu schaffen, die prozessuale, praktische und handfeste wirtschaftliche Vorteile bringen. Diesem zusätzlichen Nutzen haben wie die neue FAC’T exklusiv Nr. 26 gewidmet. Lesen Sie darin, welche Aufgaben die Beauftragten haben und was sie zusätzlich für das Haus tun können. Erfahren Sie mehr über das Spannungsfeld zwischen Pflichterfüllung und Wirtschaftlichkeit und machen Sie sich selbst ein Bild, welchen Vorteil die Unterstützung durch externe Beauftragter bringen kann.

Und ganz gleich, ob Sie nun Fragen zu einer Beauftragtenfunktion haben, ob Sie sich einfach einmal austauschen oder selber überprüfen möchten, oder ob Sie externe Unterstützung im Beauftragtenwesen benötigen: Sprechen Sie uns gerne an! Wir freuen uns, wenn wir auch Ihnen helfen können!

Die optimale Ausgestaltung der Inhouse-Logistik im Krankenhaus ist abhängig von der gegebenen Dienstleistungs- und Infrastruktursituation. Eine Dreiteilung der Betrachtung ist ein guter erster Schritt, um mögliche Potenziale in der Inhouse-Logistik zu heben. Die erste Säule ist dabei die aktuelle Versorgungsstruktur: Wer liefert was wann wohin, auf welcher Vertragsbasis? Die zweite Säule beschäftigt sich mit Fragen der IT: Welche Techniken und Systeme sind wo verfügbar, gibt es eine relevante IT-Zielplanung? Und schließlich die dritte Säule: Was will das Haus konzeptionell und was kann es investieren? Nur wenn alle drei Säulen betrachtet sind, können valide Aussagen zur Effizienzsteigerung getätigt werden.

Lässt sich die Inhouse-Logistik eines Krankenhauses also effizienter gestalten? Es lohnt auf jeden Fall, sich die Logistikleistungen bewusst zu machen und, auch ohne IT, Transportleistungen durch eine gute Logistikleitung zu optimieren. Zudem sollte die Logistik auch bei Investitionen und Zielplanungen, seien sie für IT, Gebäude oder Technik, einbezogen werden.

Dass die FAC’T Gruppe ein attraktiver Ausbildungsbetrieb ist, zeigen mehr als 100 konkrete Bewerbergespräche, die das Recruitingteam der FAC’T gemeinsam mit Auszubildenden verschiedener Berufsgruppe auf der Ausbildungsmesse Vocatium führen konnten. Über 3600 Jugendliche waren dazu eingeladen, viele hatten bei der FAC’T bereits im Vorfeld einen festen Bewerbungstermin vereinbart. Eine Ausbildung zum Tischler, zum Elektroniker und in einem IT-Beruf (Informatiker, IT-Systemkaufmann usw.) standen bei den Jugendlichen besonders hoch im Kurs. Auch bereichsübergreifende Praktikumsplätze, bei dem interessierte Schüler in einem Praktikum gleich mehrere Berufe kennenlernen können, waren sehr gefragt. Möglich macht dieses Angebot die große Leistungsbreite der FAC’T Gruppe, die in 18 verschiedenen Geschäftsfeldern tätig ist und Krankenhäuser vorwiegend in Nordrhein-Westfalen und Niedersachsen, Bremen und Hamburg betreut und berät. Insgesamt beschäftigt das Unternehmen mehr als 1600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an 15 verschiedenen Standorten.

Die Kosten für externe Laborleistungen sind hoch, der Abruf von Leistungen passiert oft als Teil der täglichen Routine. Die Verbindung von Gerätemieten und Dienstleistungen sowie langjährige Verträge tragen dazu bei, dass die externen Laborkosten nicht unbedingt auf Anhieb transparent sind. Um die für viele Häuser dringend notwendige hohe Wirtschaftlichkeit herzustellen, bietet die FAC’T Gruppe den bekannten QuickCheck auch für Laborleistungen an.

Im QuickCheck Labor werden die Fremd- und Sachkosten mit aktuellen Benchmarks verglichen, um tatsächlich umsetzbare Einsparungen, beispielsweise durch die Anpassung von Verträgen, zu erzielen. Basierend auf den Erfahrungen der Laborexperten und Gesprächen mit den Laborverantwortlichen im Haus werden Kennzahlen gebildet, die auch bei der Optimierung des Anforderungsverhaltens helfen können. Ist ergänzend noch ein eigenes Labor im Haus, wird der Blick auch auf die Verschiebung zwischen Eigen- und Fremdleistung gerichtet. Mit wenig Aufwand werden so bei gleichbleibender Laborqualität oft deutliche wirtschaftliche Vorteile generiert.

Ansprechpartner für den QuickCheck Labor ist der Geschäftsbereich Beratung der FAC’T Gruppe.

Auch in der Inhouse-Logistik liegen Licht und Schatten eng beieinander, und das gleich in mehrfacher Hinsicht. Denn erbringt beispielsweise der Wäscheversorger Abholung und Transport auf Stationsebene unentgeltlich, weil sein Fahrer in dieser Zeit ansonsten nur warten würde, entsteht eine zusätzliche Leistung für die Inhouse-Logistik, die dort Aufwände und damit Kosten verursacht, die es bisher nicht gab. Genauso wäre es bei der Speisenversorgung durch einen Dienstleister, der den Transport der Wagen auf die Station personell eingeplant und damit kalkuliert hat. Wird diese Leistung dort zur Eigenerbringung entnommen, kann dies zu einer geringeren Personalauslastung beim Versorger führen, was sich einerseits in dessen Kosten und andererseits in der Bereitschaft, über eine Leistungsreduzierung an dieser Stelle zu verhandeln, niederschlagen kann.

Und dann sind da IT und Datenschutz. Will eine Inhouse-Logistik Gegenstände wie Betten automatisch orten, ist eine geeignete IT-Infrastruktur erforderlich, deren Reichweite oft über das, was aus medizinischer oder Patientensicht relevant ist, hinausgehen kann. Auch Sockelgeschosse, Wirtschaftsbereiche und Keller müssen dann entsprechend ausgeleuchtet oder anderweitig versorgt sein. Investitionen im sechsstelligen Bereich sind hier keine Ausnahme. Ist die Ortung der Logistik-Mitarbeiter Teil des Konzeptes, weil Voraussetzung für eine optimale Disposition, kommen erhebliche Datenschutzfragen auf, deren Klärung erwirkt werden muss. Zwischenlösungen wie freiwillige Standortmeldungen durch die Mitarbeiter nach Erledigung jedes Transportauftrages können eine Zwischenlösung sein, schränken die Effizienz der Logistik jedoch ein.

Teil 3 zur Ausgestaltung der Inhouse-Logistik erscheint im Laufe des Monats.