Computer Aided Facility Management

Jede Organisation ist nur so gut wie ihre Prozesse. Für technische Abteilungen kommt hinzu, dass diese vielfältig mit den Primär- und anderen Sekundär- oder  Tertiärbereichen verknüpft sein müssen und auch externe Dienstleister  einbeziehen können. Dabei ist es wichtig, dass alle Abläufe wirklich gelebt  werden und nicht nur in QM-Handbüchern ihr Dasein fristen.

Ausgangspunkt des QuickChecks Technik sind die Kernprozesse  Störungsannahme und -beseitigung, Leistungsdokumentation, Material- und Geräteeinkauf, Controlling und Investitionsplanung sowie der Umgang mit Fremdfirmen. Im Abgleich mit BestPractice-Modellen werden die vorhandenen Abläufe geprüft und hinterfragt sowie konkrete Verbesserungsvorschläge unterbreitet. Gleiches gilt für die wichtigsten Schnittstellen, beispielsweise zum Einkauf und zur IT. Ist die Findung geeigneter Prozesse komplexer, beispielsweise bei Trägerschaften mehrerer Häuser, können außerhalb des QuickChecks Workshops zur Prozessmodellierung mit allen beteiligten Bereichen durchgeführt werden. Die Abbildung der Prozesse im CAFM-System und deren IT-Unterstützung –  beispielsweise durch Software und Geräte mit Check- und Prüflisten zur  teilautomatischen, rechtssicheren mobilen Arbeitsdokumentation – oder die Nutzung einer berechtigungs- und prozessgesteuerten Bestellplattform im Sinne eines Empowerments der Mitarbeitenden sind weitere Betrachtungs- und Empfehlungsfelder in der Ablauforganisation.

Dass die Bewirtschaftung der Krankenhaustechnik, Gebäudebetriebstechnik und Medizintechnik, heute ohne eine CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) kaum noch auskommt, ist allgemein anerkannt. Dabei ist es im Prinzip egal, ob es sich um das Produkt eines etablierten Marktführers wie WAVE von Loy & Hutz oder NOVA von HSD handelt, oder um die Lösung eines kreativen Neulings. Wichtig ist, dass die Software auch wirklich genutzt wird und dass Kosten und Nutzen in einem sinnvollen Verhältnis zueinanderstehen.

Doch der Kauf der Software und ihre grundlegende Einrichtung ist nur ein Teil der Lösung: Es sind die Prozesse, die sinnvoll beschrieben, operativ umgesetzt und dann in die CAFM-Software übertragen werden müssen, die für den echten Mehrwert sorgen. Unterstützung dabei bietet das Geschäftsfeld Krankenhaustechnik der FACT Gruppe, das mit Spezialisten für die Gebäudebetriebstechnik und die Medizintechnik und Fachleuten für die Gestaltung und Umsetzung der Prozesse in einer CAFM-Software alle notwendigen Kompetenzen an einer Stelle gebündelt hat.

Bei Projekten zur CAFM-Software steht für die FACT einmal mehr die Hilfe zur Selbsthilfe im Vordergrund. Und so unterstützen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der FACT Krankenhaustechnik die technischen Leitungen und anderen mit dem Einsatz der CAFM-Software betraute Bereiche der Krankenhäuser dabei, die notwendigen Maßnahmen in der richtigen Reihenfolge anzugehen, die wesentlichen Prozesse unter Berücksichtigung der Grenzen der CAFM-Software zu beschreiben und digital umzusetzen und sinnvolle Berichte zu definieren. Hinzu kommt, wenn nötig, auch die Hilfe bei (Wieder-)Einführung der Software und der Umsetzung der tatsächlichen Arbeitsprozesse mit der technischen Abteilung im Haus.

Die jüngste FKT-Messe in Gelsenkirchen hat es wieder bestätigt: Der hausübergreifende Einsatz von Krankenhaustechnikern und eine vollständige, transparente Dokumentation erfordern clevere und handhabbare Lösungen bei der Nutzung des CAFM-Systems. Die Techniker müssen auf die wichtigsten Geräte- und Prüfinformationen mobil zugreifen, ihre aktuellen Aufträge sehen und dokumentieren sowie Vorlagen von Prüf- und Checklisten einfach und elektronisch nutzen und übertragen können. Gleichzeitig muss die technische Leitung aktuell und transparent informiert sein.  

Die Lösung der FAC’T Gruppe ist eine professionelles, CAFM-Hersteller unabhängiges Add-On, das gemeinsam mit den eigenen Krankenhaustechnikern auf Basis der täglichen Arbeit entworfen und von einem Technologiepartner umgesetzt wurde. Es gehört heute zu den einfachsten und preiswertesten Systemen im Markt und kann auf verschiedenen Tablets wie auch auf PCs eingesetzt werden. Eine schlanke Oberfläche gegenüber dem CAFM-System, die deutliche Reduzierung der Dokumentations- und Verwaltungsaufwände, mehr Flexibilität durch Aktualität und reduzierte Kosten überzeugte auch die Besucher der FKT-Messe.

„Die Bedienung ist genial einfach!“ Rüdiger Wiewelhove, IT-Leiter und projektverantwortlich für die mobile CAFM-Software der FAC’T Gruppe, nimmt immer wieder die gleiche positive Rückmeldung auf, wenn Gebäudebetriebs- oder Medizintechniker das erste Mal die Anwendung nutzen. Dabei war die Entwicklung der Anwendung ein Spagat: „Wir wollten die für die Techniker wichtigen Funktionen unseres vFM integrieren, uns aber gleichzeitig auf das Wesentlich für Wartungen und Prüfungen beschränken. Und das ist offensichtlich gelungen.“

Die mobile CAFM-Anwendung zeigt den nutzenden Technikern ihre Arbeitsaufträge an und ermöglicht eine Bearbeitung und Dokumentation direkt auf dem Tablett-PC. Prüf- und Checklisten stehen nach den tagesaktuellen Vorschriften bereit. Die Aufgabenverteilung wie auch das Reporting erfolgen komplett digital. Dadurch entfallen zahlreiche nachgelagerte Tätigkeiten bei einer gleichzeitig deutlich besseren Erreichbarkeit und Information der Techniker.

Entstanden ist die Anwendung in enger Zusammenarbeit und auf der Plattform von magic®, auf deren IT Summit Wiewelhove die Anwendung auch anderen IT-Kollegen vorstellte.

Das CAFM-System vFM® (visual Facility Management) von Loy & Hutz ist bei der FAC’T Gruppe um eine Anwendung reicher geworden. Gemeinsam mit den Entwicklern der Magic Software Deutschland haben die CAFM-Spezialisten der FAC’T auf der Entwicklungsplattform xpa eine APP(likation) für den mobilen Einsatz geschaffen. Damit greifen Techniker, die an mehreren Standorten oder in großen Liegenschaften tätig sind, über ein beliebiges Endgerät (Android- oder iOS-Tablet, Notebook) auf ihre Arbeitsaufträge zu. Was bisher oft mit Zeitverzögerungen, ohne Nachverfolgbarkeit und mit Mehrfacherfassungen von einer zentralen Disposition über Papierausdrucke und Postfächer verteilt wurde, können die Techniker nun eigenständig und mobil abrufen. Der Vorteil: Serviceaufträge werden nur einmal verwaltet, bearbeitet und zurück gemeldet. Das spart Zeit und Kosten und führt zu einer höheren Transparenz und Effizienz der Serviceleistung. Ebenfalls Teil der Lösung ist die revisionssichere - und wenn gewünscht am Endgerät unterschreibbare – Auftrags- oder Prüfdokumentation. Letztere entspricht dabei den Anforderungen der Bezirksregierungen. „Uns war es wichtig, etwas zu schaffen, das im Technikeralltag praktikabel ist. Die Anwendung wurde so gestaltet, dass sie einfach bedienbar ist, dazu haben wir passende Endgeräte ausgewählt.“ Rüdiger Wiewelhove, Fachbereichsleiter CAFM-Systeme bei der FAC’T Gruppe, legt großen Wert auf den Input seiner Kollegen in der Gebäudebetriebs- und Medizintechnik. „Nur wenn die Anwender wirklich einfach mit der Lösung umgehen können und selber davon profitieren, haben wir unser Ziel erreicht. Das ist uns hier gelungen!“ Inzwischen steht die Lösung auch auf wandhängenden Touchscreens zur Verfügung, so dass die Techniker auch im Büro den papierlosen Prozess nutzen können.

„Das Projekt ist fast abgeschlossen, der Pilotbetrieb läuft. Jetzt sind wir gespannt auf die praktischen Erfahrungen.“ So beschreibt Rüdiger Wiewelhove, Projektleiter und CAFM-Spezialist bei FAC’T, den aktuellen Stand zur jüngsten technischen Neuerung. Worum es dabei geht: technische Serviceaufträge und Arbeitsvorschriften sollen künftig elektronisch an mobile Geräte der Servicemitarbeiter geschickt, und die Erledigung elektronisch dokumentiert werden. Das Ziel: noch kürzere Reaktionen und deutlich weniger Arbeit bei der Dokumentation.

Die Veränderungen, die sich aus der mobilen Lösung ergeben, sind einfach aber nachhaltig: der erfasste Auftrag wird einem einzelnen Techniker oder einer Gruppe zugeordnet und auf deren mobiles Gerät sowie wandhängenden Terminals übertragen. Ist der Auftrag erledigt, erfolgt die Dokumentation revisionssicher in vereinfachter Form direkt am mobilen Gerät und wird von dort in das CAFM-System übertragen. Auch das Helpdesk erhält eine Statusmeldung und kann den Kunden sofort über die Erledigung des Auftrags informieren. Schneller und einfacher geht es kaum!

Zum Einsatz kommen mobile Endgeräte (das System läuft auf Windows, Android und iOS) für die Techniker und Wandterminals mit Touchscreen in der Werkstatt. Die Software wird von der FAC’T selber gepflegt, gewartet und weiterentwickelt.