Zwar sind Ausgestaltung, Umfang und Ablauf von behördlichen Begehungen im Krankenhaus von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich, sie haben jedoch eines gemeinsam: Lange Listen mit To-Dos können ihre Folge sein - die in der Regel rasch und strukturiert abgearbeitet werden müssen. Kommt es schlimmer, drohen kurzfristige Stilllegungen, deren Ausmaß ein Krankenhaus in echte Schwierigkeiten bringen können.

Deutlich reduziert werden können solche unliebsamen Überraschungen durch Audits oder Vorbegehungen externer Spezialisten - wie die der FACT. Am besten regelmäßig, spätestens jedoch mit der Ankündigung einer behördlichen Begehung, kommen die Fachleute der FACT ins Haus und begehen die betreffenden Bereiche ähnlich der Vorgehensweise der Behörden. Der Unterschied: So aufgedeckte Schwächen oder Defizite können oft noch vor der behördlichen Begehung beseitigt, zumindest aber adressiert und in der Umsetzung konkret geplant werden. Das Risiko, dass die Behörde einen schwerwiegenden Mangel aufdeckt, sinkt deutlich.

Angeboten werden Audits und Vorbegehungen in den Bereichen Betriebssicherheit/Technik, Medizintechnik, Arbeitssicherheit, Brandschutz, Hygiene und Datenschutz. Jedes Audit bzw. jede Vorbegehung umfasst die stichprobenartige räumliche Begehung, ein Fachgespräch mit den jeweils verantwortlichen Personen und einen Begehungsbericht, der gefundene Mängel auflistet und i.d.R. wenige Tage nach der Begehung vor Ort zur Verfügung steht.

Das Krankenhaus St. Joseph-Stift in Bremen baut für mehr als 25 Millionen Euro einen neuen Baukörper, saniert mehrere Ebenen und Bereiche mitten im Krankenhausbestand und erweitert seine Fläche deutlich. Mit dem Neubau sind in den nächsten Jahren auch zahlreiche Umbauten und Umzüge verbunden. Martin Koch, stellvertretender Betriebsstättenleiter, begleitet das Projekt von Anfang an. Ihm sind vor allen Dingen die Folgekosten und Nachhaltigkeit bei der späteren Nutzung wichtig.

Baubegleitendes Facility Management ist das Stichwort für Koch. Er sieht dies gleich unter zwei Aspekten: Der eine ist die Optimierung der Wirtschaftlichkeit der Immobilie über den gesamten Gebäudelebenszyklus, der andere die Prozessoptimierung im Kerngeschäft, die durch die Maßnahme in besonderer Weise gefördert wird. Beide Aspekte haben einen hohen ökonomischen und ökologischen Wert, sind aber zunächst nicht zum Nullpreis zu haben – denn Investitionen in Arbeit und Material sind erforderlich.

Dass so viele umweltverträgliche Baustoffe wie möglich eingesetzt werden, setzt Koch als selbstverständlich voraus. Zusätzlich erlauben flexible Raummodelle spätere Änderungen ohne große Baumaßnahmen. Kochs Augenmerk richtet sich im Projekt auf drei Aspekte: die Integration von möglichst intelligenter und wartungsfreundlicher Technik, die Verwendung von Materialien und Gegenständen, die langfristig besser und damit günstiger gepflegt, instand gehalten und gewartet werden können, und den qualitativen Abschluss der Arbeiten, sodass Folgeschäden und Reklamationen minimiert werden.

Da ist zum Beispiel die Gebäudeleittechnik. Klug geplant und umgesetzt, ermöglicht sie es, im laufenden Betrieb Störungsmeldungen elektronisch zu empfangen und damit tätig zu werden, ohne dass Mitarbeiter, Patienten oder Besucher den technischen Dienst informieren müssen. Die individuelle Steuerung von Be- und Entlüftung, Heizung und Beleuchtung für jeden einzelnen Gebäudeteil kann dabei helfen, Energiekosten zu sparen, und ist ebenso relevant, wenn Räume einmal anders als zunächst geplant genutzt werden. Wenn der Auftraggeber dies wünscht, steht einem investiven Mehraufwand für die intelligenten Gebäudesysteme eine Verringerung der Betriebskosten gegenüber – und das jährlich.

Auch der Materialeinsatz ist für Koch ein Thema. Zu gut kennt er Beschädigungen an Wänden, Ecken und Türen durch den Betten- und Wagentransport, die auch ein neues Gebäude schnell abgenutzt aussehen lassen. Der Einsatz von Schutzflächen und -kanten und die Verwendung besonders stabiler Materialien mit nicht zu lackierenden Oberflächen können diesen Effekt deutlich verringern, sodass sich Mehraufwände durch wegfallende Folgekosten für Nachbesserungen und Instandhaltungen schon innerhalb kürzester Zeit amortisieren. Und dies berücksichtigt noch nicht eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter, Patienten und Besucher, die sich lange über schöne und unbeschädigte Flur- und Zimmerwände sowie Türen freuen können!

Ist ein Baukörper fertiggestellt und soll an den Bauherrn übergeben werden, schaut Martin Koch noch einmal ganz genau hin. Denn eine korrekte Abnahme, ausführlich beschriebene Mängel und die nachhaltige Mängelverfolgung sind wirtschaftlich wichtig. Sie sichern die Ansprüche des Bauherrn und stellen gleichzeitig sicher, dass keine unnötigen Folgekosten aufgrund nicht fachlich korrekt ausgeführter Leistungen entstehen. Ein Beispiel dafür ist die Abnahme der Oberböden und Sockelleisten: Sind hier Materialien nicht korrekt eingesetzt, Wandanschlüsse nicht richtig vorgenommen, Böden während der Bauzeit nicht ausreichend geschützt, versiegelt und am Ende der Maßnahme nicht korrekt gereinigt, entstehen laufende Mehrkosten in der Unterhaltsreinigung – die nie zu einem guten Ergebnis führen werden und deren Mitteleinsatz auch die Umwelt dauerhaft belastet.

Die Bilanz aus Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit ist, so das Fazit, bei Baumaßnahmen deutlich positiv. Zwar entstehen Kosten durch das baubegleitende Facility Management, diese werden jedoch sowohl ökonomisch als auch ökologisch mehr als aufgewogen. Die Nachhaltigkeit der Maßnahme steigt, folgt man der einschlägigen Literatur, um mehr als 20 Prozent, wenn schon in der Planungsphase und der anschließenden Bauzeit auf einen geringen Energieverbrauch, auf kurze, durchdachte Wege und auf umweltfreundliche Materialien geachtet wird. Eine kluge Technik ermöglicht zudem nicht nur eine vorbeugende Instandhaltung, sondern auch die spätere einfache Regulierung der Verbräuche, zum Beispiel bei Nutzungsänderungen. Positive wirtschaftliche wie nachhaltige Effekte ergeben sich aus Energieeinsparung, Materialschonung, Reduzierung von Instandhaltungs- sowie Reinigungskosten und vor allem durch optimale Prozessabläufe im Kerngeschäft.

Zahlreiche Praxisbeispiele, bei denen Krankenhäuser nachweislich sinnvolle Maßnahmen für mehr Nachhaltigkeit ergriffen haben, zeigen, was heute schon möglich ist. Als eins der größten Potenziale gilt der Bereich Heizung, Klima und Lüftung. Angesichts dramatisch steigender Energiekosten lohnt sich Umweltschutz für Krankenhäuser auch aus finanzieller Sicht. Dabei sollte es allerdings nie bloß um das kurzfristige Reduzieren von Ausgaben gehen, sondern vielmehr um Verbrauchsreduzierung und ernsthafte Investitionen in intelligent gesteuerte Leitsysteme für die Anlagen. So werden langfristig sowohl Energie als auch Kosten gespart – was ökologisch und ökonomisch zugleich ist. Krankenhäuser können aber auch durch einen gezielt bedarfsgerechteren Betrieb und häufig einfache Optimierung vorhandener Systeme noch viel Energie und Geld einsparen sowie Emissionen verhindern.

Weitere Ansatzpunkte sind die Überprüfung der Hygienekonzepte in patientenfernen Bereichen, der Einsatz umweltfreundlicher Reinigungs- und Desinfektionsmittel, die kontinuierliche Umstellung auf LED-Beleuchtung und Bewegungssensoren, die Vermeidung unnötiger Transporte, die Wiederverwertung eingesetzter Materialien sowie die Reduzierung von Abfallmengen zum Beispiel durch den gezielten Einkauf von Materialien mit reduzierten Verpackungen und nicht zuletzt die Ausrichtung von Speiseplänen auf mehr saisonal und regional verfügbare Produkte. Neben all diesen Punkten kann auch die Änderung von „Kleinigkeiten“ im Betriebsablauf große Effekte haben. So kann beispielsweise häufig auf den Ausdruck digitaler Informationen verzichtet werden, Tabletten können statt in Einzelverpackungen als „Schüttgut“ bezogen werden und Trinkwasserspender helfen dabei, die Menge an benötigten Flaschen und Gebinden zu reduzieren.

An diesen Beispielen wird klar: Nachhaltigkeit betrifft nicht nur den so offensichtlichen Energiesektor, sondern sämtliche Bereiche – angefangen von der Optimierung der Betriebsabläufe über die intelligente Nutzung von Flächen und Räumen bis hin zur konsequenten Vernetzung. Das A und O ist dabei die stringente Planung aller Abläufe, um Reibungsverluste zu reduzieren und unnötige Kosten zu vermeiden. Zudem ist es unabdingbar, die Mitarbeiter, Patienten und Krankenkassen „mitzunehmen“ und regelmäßig mit Informationen zu versorgen.

Die Medizintechnik ist neben der IT der kostenintensivste Investitions- und Betriebsbereich im Krankenhaus. Eine den medizinischen Anforderungen entsprechende und an der Zielplanung des Hauses ausgerichtete Ausstattung trägt wesentlich dazu bei, die Leistungserbringung zu sichern und die Kosten zu beherrschen.

Mit mehr als 50 Jahren Erfahrung in der Planung und Bewirtschaftung von Medizintechnik bieten die FACT Gruppe und ihr Tochterunternehmen mediplan eine umfassende Unterstützung bei der Konzeption, Neuausrichtung, Zielplanung und Steuerung der Medizintechnik an. Und dies, ganz pragmatisch, in Form einer Unterstützung der im Haus vorhandenen Leistungen und Kompetenzen durch Experten mit neuesten Erkenntnissen aus der Marktentwicklung, mit Erfahrungen aus zahlreichen Häusern und Projekten - und mit den Ressourcen, die für eine effiziente Projektabwicklung unverzichtbar sind.

Zu den häufigsten Betrachtungsbereichen gehören Operationssäle/Hybrid-OPs, Labore und andere Reinräume sowie Fachbereiche wie ZNA, ZSVA (AEMP), Radiologie und Intensivstationen (ICU/IMC).

• Ergänzung/Aufarbeitung relevanter Medizintechnik-Stammdaten für eine valide Planung auf der aktuellen Datenbasis
• Zielplanung für die medizintechnische Entwicklung unter Berücksichtigung des Bestandes, z.B. im Zusammenhang mit Sanierungs- und Bauprojekten und angelehnt an die medizinische und kaufmännische Zielplanung
• Investitionsplanung für medizintechnische Geräte und Anlagen
• Entwicklung von Raum- und Funktionsprogrammen
• Auslegungsberechnung, z.B. für die ZSVA/AEMP
• medizintechnische Fachplanung
• Betriebsorganisationsplanung für medizintechniklastige Bereiche unter Ausnutzung bereichsübergreifender Synergien (z.B. Sharing)
• Berechnung medizintechnischer Bewirtschaftungskosten sowie Vergleiche zwischen Eigen- und Fremdleistungen

Bewegungs-Tracker sind derzeit hauptsächlich aus der privaten Fitness bekannt. Wie sich eine automatische Aktivitätserkennung über den Fitnessbereich hinaus auch zur Unterstützung der Pflegedokumentation in Krankenhäusern nutzen lässt, untersucht derzeit das Forschungsteam des Projektes »Eingabefreie Station - Bewegungsbasierte Aufnahme von Pflegetätigkeiten zur automatisierten Dokumentation im Krankenhaus«.

Hohe Dokumentationsaufwände gehören in Krankenhäusern zum Klinikalltag und führen zu einer Belastung des Pflegepersonals. Innerhalb des im November 2019 gestarteten Projektes wird ein innovatives Verfahren zur Verringerung der Dokumentationsaufwände erforscht. Dieses Verfahren basiert auf Sensorik und Machine Learning.

Neben der eigentlichen Pflegetätigkeit führen Pflegekräfte eine Vielzahl von pflegefremden bzw. patientenfernen Tätigkeiten aus, die zu einer zusätzlichen Belastung im Arbeitsalltag führen. Den größten Aufwand verursacht dabei die Dokumentation und Administration. Je nach Fachbereich verbringt das Pflegepersonal täglich bis zu zwei Stunden damit, die geleisteten Pflegetätigkeiten zu dokumentieren. Das ist eine Leistung, die nicht zur Gesundung des Patienten beiträgt, sondern hauptsächlich einer ordnungsgemäßen Abrechnung und Qualitätssicherung dient. An diesem Punkt greift das Forschungsvorhaben Eingabefreie Station an und erforscht ein Verfahren zur Reduktion der zeitaufwändigen und manuellen Pflegedokumentation des Pflegepersonals bis auf ein Minimum. Innerhalb des Vorhabens soll eine technische Lösung konzipiert und entwickelt werden, die es möglich machen soll, geleistete Pflegtätigkeiten am Patienten automatisiert zu erkennen, aufzunehmen und bestätigte Tätigkeiten direkt in die elektronische Patientenakte zu dokumentieren. Besonderes Bestreben des Projektes ist es, eine praktikable und nutzerorientierte Lösung für alle Beteiligten, insbesondere für das Pflegepersonal zu entwickeln. Aus diesem Grund wird den Themen Akzeptanz, Transparenz, Anonymisierung und Datenschutz eine besondere Bedeutung zugeschrieben. Die Nutzer werden früh in das Forschungsvorhaben integriert.

Gemeinsam mit der St. Franziskus Stiftung und den teilnehmenden Kliniken St. Franziskus-Hospital (Klinik Maria Frieden Telgte), Maria-Josef-Hospital Greven und St. Elisabeth-Hospital Recklinghausen, der FACT IT GmbH, der MotionMiners GmbH als Technologieentwickler sowie dem Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik (IML), welches als Konsortialführer fungiert, wird über eine Laufzeit von drei Jahren an dieser neuen Lösung geforscht, ein Proof of Concept entwickelt und in den Kliniken pilotiert.

Wo liegen die Chancen für die Krankenhäuser und die Pflegedokumentation?

Viele Bereiche des Krankenhauses profitieren von einer möglichen automatisierten Dokumentation. Durch die Reduktion der hohen Dokumentationsaufwände liegt der Nutzen insbesondere beim Pflegepersonal. Die gewonnene Zeit soll zum einen zur Entlastung der Pflegekräfte im Arbeitsalltag führen, zum anderen kann diese Zeit zukünftig zur stärkeren Interaktion zwischen Patient und Pflegekraft genutzt werden. Zusätzliches Ziel ist die Unterstützung des Medizincontrollings, dessen Alltag in vielen Krankenhäusern von Anfragen und Prüfungen des MDKs (Medizinischer Dienst der Krankenkassen) getrieben ist. Gleichzeitig hat das Prüfvolumen in den letzten Jahren rapide zugenommen. An dieser Stelle kommt die Forschungsidee als Grundlage für eine effektive Kodierung und leistungsgerechte Abrechnung ins Spiel.

Welche Technik steckt hinter der neuen Lösung?

Innerhalb des Forschungsvorhabens wird auf der bestehenden Technologie aufgebaut und eine technische Lösung bestehend aus Hardware- und Softwarekomponenten konzipiert, entwickelt und pilotiert, die für einen Einsatz in der Pflege geeignet ist. Den Ursprung hat die Technologie in dem Bereich der Logistik und Produktion. Dort werden manuelle Arbeitsprozesse beispielsweise in Lager- und Kommissioniersysteme aufgenommen und hinsichtlich ihrer Effizienz und Ergonomie analysiert.

Grundlegend soll das Verfahren zukünftig folgendermaßen funktionieren: Mittels mobiler Sensoren und Mini-Funksendern werden reale Prozessdaten wie z.B. Bewegungen, Pflegetätigkeiten, Gesten oder Laufwege automatisiert und anonymisiert aufgezeichnet. Die Interpretation dieser Daten erfolgt durch ein Verfahren des Machine Learning, welches die Daten mithilfe von Algorithmen analysiert. Dazu werden relevante Bewegungen der Pflegekräfte identifiziert, mittels Deep Learning interpretiert und anschließend einer speziellen Pflegetätigkeit zugeordnet. Über die Aufnahme weiterer situativer Informationen (Ort, genutzte Medizingeräte, etc.) ist es möglich, die geleisteten Pflegetätigkeiten einem Patienten zuzuordnen und die Informationen über eine Schnittstelle in der elektronischen Patientenakte abzulegen.

Weitere Informationen:

Das Forschungsprojekt läuft über 36 Monate bis Ende Oktober 2022. Gefördert wird das Projekt durch die Europäische Union und das Land Nordrhein-Westfalen im Zuge des Leitmarktes Gesundheit.NRW. Das Forschungsvorhaben hat ein Gesamtvolumen von rd. 2,4 Mio. Euro (geförderte Summe 1,6 Mio. Euro).

Quelle: Pressemitteilung des Forschungsprojektes

Servicewohnen für ältere Menschen, Ärztehäuser, Seniorenwohnanlagen: Gesundheitsimmobilien werden inzwischen nicht nur von Trägern des Gesundheits- und Sozialwesens, sondern auch von privaten und gewerblichen Investoren errichtet oder erworben. Wichtig bei der Verwaltung sind daher gleichermaßen eine sehr gute Marktkenntnis sowie die professionelle kaufmännische und technische Verwaltung mit Blick auf die Werterhaltung über den gesamten Lebenszyklus der Immobilie.

Die Immobilienverwaltung der FACT Gruppe hat sich auf genau diese Gebäude spezialisiert. Mit der ganzen Kompetenz eines der großen Dienstleister für Facility Management im Gesundheitswesen übernehmen wir alle Aufgaben des kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen Facility Management. In der Immobilienverwaltung gehören dazu beispielsweise die Mietbuchungen und die Überwachung des Zahlungsverkehrs, die Betriebskostenabrechnung, das Management aller Wartungs- und Dienstleistungsverträge, die Budgetplanung und das Controlling sowie Projekte wie die Optimierung der Energiebilanz und große wie kleine Baumaßnahmen.

Ökologie und Ökonomie mögen auf den ersten Blick oft gegensätzlich sein – verbinden wir doch den Schutz der Umwelt und die Auswahl naturnaher Produkte oft mit höheren Kosten. Auf den zweiten Blick sind sie jedoch zwei Seiten derselben Medaille; denn ein nachhaltiger Umgang mit Ressourcen hat zweifellos auch positive wirtschaftliche Auswirkungen.

Dass die Berücksichtigung von ein wenig mehr Ökologie vor allen Dingen Gesundheitseinrichtungen – Krankenhäusern, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen – gut zu Gesicht steht, zeigen die seit vielen Jahren immer wieder aufkommenden Diskussionen zum Green Hospital. Das wachsende Nachhaltigkeitsbewusstsein in der Bevölkerung macht auch hier nicht Halt und Experten sehen es nur für eine Frage der Zeit, bis die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Einrichtung auch von diesen Aspekten beeinflusst wird.

In der neuen FACT exklusiv zeigen wir Ihnen einige Beispiele für die gute Verbindung von Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit in den Sekundärbereichen von Gesundheitseinrichtungen. Dabei haben wir uns nicht von ersten Eindrücken täuschen lassen, sondern bewusst kritisch bei Fachleuten im Betrieb gefragt, welche Maßnahmen wirklich dauerhaft einen positiven Effekt gebracht haben – und es mit hoher Wahrscheinlichkeit in Zukunft noch tun werden.

Das Thema Nachhaltigkeit ist in aller Munde – und vor allem in immer mehr Köpfen. Eine wachsende Zahl an Menschen versucht, möglichst nachhaltig zu leben. Produzenten und Dienstleister bemühen sich, die Umweltfreundlichkeit ihrer Prozesse herauszustellen. Für Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen steht das effiziente Wirtschaften in der Balance von Ökologie und Ökonomie ebenfalls auf der Tagesordnung.

Seit der weltweiten „Fridays for Future“-Bewegung ist der Schutz von Klima und Umwelt endgültig zu einem herausragenden Thema geworden. So zeigt eine aktuelle Studie des Umweltbundesamtes: Das Bewusstsein für den Klima- und Umweltschutz steigt kontinuierlich. Und damit wächst die Erwartungshaltung: Die Menschen verlangen, dass Produkte und Dienstleistungen nachhaltig erzeugt und angeboten werden. Auch für Gesundheitseinrichtungen ist es längst zu einem Image-Faktor geworden, dass sie nachhaltig handeln und sich somit orientieren an dem „Prinzip, nach dem nicht mehr verbraucht werden darf, als jeweils nachwachsen, sich regenerieren, künftig wieder bereitgestellt werden kann“. Mit diesen Worten definiert der Duden die Nachhaltigkeit.

Einrichtungen der Gesundheitsbranche haben vielfältige Bezugspunkte zu dem Thema. Dabei kommt es stets darauf an, den angestrebten Schutz von Umwelt und Ressourcen mit der Wirtschaftlichkeit und den Hygieneanforderungen aller Prozesse zu vereinbaren. Grundsätzlich haben Krankenhäuser es nicht leicht, eine gute Öko-Bilanz aufzuweisen. Schließlich ist das Alltagsgeschäft bestimmt von komplexen Abläufen in einem 24-Stunden-Betrieb, hohen Ansprüchen an Qualität, Hygiene und Sicherheit, einem enormen Energie- und Wasserbedarf sowie einem hohen Materialverbrauch und damit einem entsprechend großen Abfallaufkommen. Und immer schwingt die Notwendigkeit von Kosteneinsparungen mit. Zudem gibt es Bereiche, in denen die Sicherheit einfach höchste Priorität haben muss: Maschinen laufen etwa zum Nutzen der Patienten dauerhaft und Spritzen, Schläuche aus Kunststoff oder Verbandsmaterial werden aus hygienischen Gründen nach einmaliger Verwendung entsorgt. Da wird der Wunsch nach mehr Nachhaltigkeit zu einer echten Herausforderung.

Bei all der Komplexität ist klar, dass Optimierungen nur ganzheitlich funktionieren können. Anstrengungen, die auch das Verständnis von Patientenseite erfordern, sich aber nichtsdestotrotz lohnen und zahlreiche positive Effekte mit sich bringen. So kann ein an vielen Stellen durchdachtes, nachhaltiges Handeln – auch wenn es Veränderungen für den Alltag bedeutet – zu spürbaren, langfristigen Kostenoptimierungen führen. Häuser, die das Thema öffentlich „leben“, punkten darüber hinaus auch bei Patienten mit entsprechender Erwartungshaltung.

Die technische Infrastruktur ist vorbereitet, die PC-Arbeitsplätze in den Krankenhäusern und Praxis sind startklar. Damit kann die Elektronische Fallakte (EFA) in den NRW-Modellregionen starten. Möglich macht dies das Projekt I/E-Health NRW, in dem in der Region Münster/Warendorf die Geriatrie-Akte umgesetzt wird.

„Die EFA enthält beispielsweise Befunde, OP-Berichte, Entlassbriefe und Therapiepläne. Behandler können direkt aus Krankenhausinformationssystemen (KIS), Praxisverwaltungssystemen (PVS) oder über ein webbasiertes Portal auf die EFA zugreifen“, erklärt Dr. Georg Diedrich, stv. Vorsitzender von Digital Healthcare NRW und Leiter des Geschäftsbereichs IT bei der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen-Lippe. Für Hausärzte, Fachärzte, Krankenhausärzte, Therapeuten und Pfleger ergeben sich neue Möglichkeiten für eine verbesserte intersektorale und interprofessionelle Kommunikation und Zusammenarbeit.

Jeder Patient entscheidet bei der EFA selber, wer auf seine Fallakte zugreifen darf. Die Zugänge sind nach dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselt und alle Zugriffe werden protokolliert. Damit erfüllt die EFA die höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards. Die FACT IT ist mit dem eigenen Rechenzentrum im Projekt einer von drei Providern für die EFA.

Der Schutz personenbezogener Daten ist für Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen heute wichtiger denn je. Durch den technischen Fortschritt und die Vielzahl zu verarbeitender Daten ist der korrekte, gesetzeskonforme Umgang mit diesen Informationen unerlässlich. Wenn Gesundheitseinrichtungen personenbezogene Daten verarbeiten, müssen sie gemäß EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bzw. dem Gesetz über den kirchlichen Datenschutz (KDG) einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Dienstleister ist auch in diesem Segment der FACT Gruppe.

Das Datenschutzmandat umfasst Regel-, Abruf- und Projektleistungen. Zu den Regelleistungen gehören neben der Beratung zum Datenschutz beispielsweise die Unterstützung bei der Erstellung und Pflege datenschutzrelevanter Regelungen und Verzeichnisse, die Durchführung und Dokumentation unabhängiger Kontrollen sowie die Prüfung relevanter Unterlagen und Veröffentlichungen (z.B. Website) auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen.

Abrufleistungen können Mitarbeiterschulungen und Abstimmungen zu Datenschutz-Folgeabschätzungen von Verfahren gemäß Art. 35 DSGVO bzw. § 35 KDG sein. Eine typische Projektleistung wäre die Erstellung neuer datenschutzrelevanter Unterlagen wie Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten, die Erstellung neuer Richtlinie und Verpflichtungserklärungen zum Datenschutz und die Erstellung von Schulungsunterlagen.

Zusammen führen – zusammen halten – zusammen erleben – zusammen wachsen. Unter diesen Leitgedanken fand die Jahrestagung 2019 der FACT Gruppe statt. Dabei besonders im Blick standen die immer wieder notwendigen Kurskorrekturen, die die Geschäftsführer Alois Beulting und Tobias Krüer mit denen einer Flugreise verglich, bei der der Kurs auf das Ziel ständig angepasst werden muss.

Der wesentliche Einfluss der Führungskräfte auf die Einhaltung der Werte & Regeln durch ihre Vorbildfunktion stand im Mittelpunkt des Themenbereiches „zusammen führen“. Die Verbindung der Werte & Regeln-Workshops mit der Einführung neuer Mitarbeiter trägt dem künftig noch mehr Rechnung. Seit mehreren Jahren durchlaufen alle Mitarbeiter der FACT Gruppe einen Workshop zu den Werten & Regeln des Unternehmens. Auch für die Führungskräfte selber ist ein neues Fortbildungs- und Austauschformat geplant, das Anfang 2020 startet.

Unter dem Leitgedanken „zusammen halten“ wurden die verschiedenen bestehenden Incentives der FACT Gruppe (Jobticket, Jobrad, Firmenfitness, WGKD-Angebote usw.) sowie zahlreiche neue Vorschläge diskutiert. Die Anpassungen und Erweiterungen der Incentives sollen das arbeiten bei FACT für jetzige und neue Mitarbeiter noch attraktiver machen und werden umgehend umgesetzt.

Partner im Gesundheitswesen war das Stichwort im Themenbereich „zusammen wachsen“, in dem die neue Markenfibel mit dem veränderten Logo und diesem neuen Claim vorgestellt wurde. Die Spezialisierung der umfangreichen Leistungen in den vergangenen Jahren, das Gesundheitswesen als gemeinsame Kundenbasis aller Gesellschaften und Geschäftsbereiche der FACT Gruppe sowie die traditionell sehr enge Partnerschaft mit allen Kunden standen für den neuen Claim Pate.

Die Partnerschaft mit den Einrichtungen der St. Franziskus-Stiftung Münster beleuchtete deren Vorstand Dr. Nils Brüggemann mit einer Einordnung der aktuellen gesundheitspolitischen Situation und deren Auswirkungen. Die sich daraus einmal mehr ergebende enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit stellen Alois Beulting und Tobias Krüer in den Mittelpunkt bei der Vorstellung der angepassten Organisationsstruktur. In ihr werden künftig die fünf Geschäftsfelder

• Beratung, Planung & Bau
• Krankenhaustechnik
• Krankenhaus-IT
• Reinigung, Logistik, Gastronomie & Service
• medizinische Dokumentation

noch mehr für eine kundenbezogene Bündelung aller Aktivitäten und damit die weitere Verbesserung und Effizienzsteigerung der Arbeit im Sinne der Kunden sorgen.

Zum Jahreswechsel wachsen die mobilen Serviceteams der FACT Gruppe in den Bereichen Gebäudebetriebstechnik und Medizintechnik enger zusammen. Sie übernehmen vor allen Dingen planbare Aufgaben wie Prüfungen und Instandhaltungen in Krankenhäusern, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen in Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen, Bremen und Hamburg. Um die Arbeit der Teams noch effizienter zu machen, haben sich deren Geschäftsbereichsleiter in enger Abstimmung entschieden, die Teams zum 01.01.2020 zu einer gemeinsamen Abteilung zusammenzuführen.

Eine Optimierung der Fahrtzeiten und - wege, beispielsweise durch gemeinsame Anfahrten, die gegenseitige Unterstützung bei Einsätzen vor Ort, die Teilung organisatorischer Erfahrungen und eine einheitliche Terminorganisation, Wartungsplanung und Kommunikation gehören zu den wichtigsten von der Zusammenlegung erwarteten Mehrwerte.

Die mobilen Serviceteams erbringen unter anderem folgende gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen sowie Services, Wartungen und Reparaturen:

• Prüfung ortsveränderlicher Geräte nach DGUV Vorschrift 3 (früher BGV A3)
• sicherheitstechnische Kontrollen (STK) und messtechnische Kontrollen nach MPG/MPBetreibV
• Konstanzprüfungen
• CTDI-Messungen
• Prüfung Leitern und Tritte
• Prüfung Elektroverteilungen (DIN VDE 0100-710)
• Prüfung FI-Schalter (RCD) (DIN VDE 0100-710)
• Funktionstests der Batteriestromversorgung (BSV)
• Brandschutzklappen
• Fäkalienspülen
• Patienten– und Pflegebetten
• Raumlufttechnik-Anlagen (RLT) inkl. Partikelzahlmessungen und Luftkeimzahlbestimmungen
• Validierung der Medizinprodukteaufbereitung (manuelle Aufbereitung, RDG, Dampfsterilisatoren)
• Rauch– und Wärmeabzugsanlagen
• Türen (Automatiktüren, Feststellanlagen, Fluchtwegtürsicherungen)
• Lichtrufsysteme
• Abarbeitung von Mängeln nach Sachverständigenprüfungen
• Unterstützung bei der Gefährdungsbeurteilung nach BetrSichV 2015

Die Arztbriefschreibung ist gleich an mehreren Stellen mit dem Primärprozess, der Befundung und dem Arztdiktat, verbunden. Am Anfang steht die enge Abstimmung mit den Diktanten und Sekretariaten zu notwendigen Inhalten, zum Prozess der Brieferstellung, zu Korrekturschleifen, Diktatregeln, zeitlichen Abläufen und Fristen. So wird sichergestellt, dass die Leistungen voll integriert erbracht werden können und am Ende des Prozesses ein kurzer, aber aussagekräftiger Arztbrief steht. Auch der technische Prozess läuft praktisch nahtlos ab: Das Diktat wird auf den Sprachserver übernommen und direkt im KIS des Hauses transkribiert. Keine manuelle Datenübertragung, kein Versand von Dateien oder Dokumenten stört oder bremst den Ablauf. Ist ein externer Schreibdienstleister in den hausinternen Schreibdienst integriert und wird immer dann aktiv, wenn dessen eigene Ressourcen nicht ausreichen, kann sogar die Schnittstelle zwischen den selbst erbrachten und den zugekauften Sekundärleistungen fast unsichtbar sein.

Möglich wird dies einerseits durch die exzellenten Kenntnisse der Abläufe einer Arztbriefschreibung. Andererseits sorgen die systematische Planung neuer Anbindungen und die kontinuierliche Suche nach Verbesserung des gemeinsamen Prozesses im Tagesgeschäft dafür, dass die Abläufe auch neuen Anforderungen und Veränderungswünschen gerecht werden können. Eine organisierte Koexistenz von selbstschreibenden Ärzten, dem Einsatz von Spracherkennungssoftware und der Transkription über zentrale und dezentrale Schreibkräfte ermöglicht schon heute vielen Krankenhäusern die Nutzung der Vorteile aus einer fast nahtlosen Integration von Primär- und Sekundärprozessen. Die Rolle der IT sowie unterstützender Soft- und Hardware ist gerade in solchen Projekten übrigens kaum groß genug einzuschätzen. Denn sie schafft die Voraussetzungen dafür, dass gut gedachte Prozesse auch technisch und funktionell umgesetzt werden können. Eine frühzeitige Einbindung dieser Spezialisten und Werkzeuge ist daher unbedingt empfehlenswert.

Home-Office Arbeitsplätze finden sich in vielen Arbeitsfelder und ermöglichen es, Bürotätigkeiten von einem Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden aus zu erledigen. Die dafür erforderliche Anbindung an die IT- und TK-Struktur des Arbeitgebers wird datenschutzrechtlich jedoch oft auf die leichte Schulter genommen. Doch auch hier gelten, insbesondere beim Umgang mit personenbezogenen Daten, alle Regelungen der Datenschutzgesetze.

In besonderem Maße betrifft dies in der FACT Gruppe den Geschäftsbereich FACT CONTEXT, in dem Arztbriefe nach Diktat geschrieben werden. Jeder einzelne dieser Home-Office-Arbeitsplätze wird daher in regelmäßigen Abständen begangen und geprüft. Dafür wurden gemeinsam mit den Bereichen Datenschutz, IT-Sicherheit und Arbeitssicherheit der FACT Gruppe Checklisten erarbeitet, anhand derer die Prüfungen und erfolgen.

Neben der Einhaltung von Datenschutz- und IT-Sicherheitsvorgaben wird auch die ergonomische Einrichtung der Arbeitsplätze begutachtet. Bei Bedarf und auf Wunsch können zum Beispiel besonders ergonomische Arbeitsmittel, Fußbänkchen oder ähnliches eingesetzt werden, um die Arbeit angenehmer zu gestalten.

Ein positiver Nebeneffekt der Begehungen von dauerhaft genutzten Home-Offices ist übrigens die persönliche Kommunikation. Gerade die Schreibkräfte haben zwar ständigen E-Mail- und Telefonkontakt innerhalb ihrer Organisation, der Besuch bietet aber auch eine Gelegenheit für ein persönliches Gespräch, die gerne angenommen wird.

Das 50-köpfige Team der FAC’T CONTEXT bedient deutschlandweit überwiegend Krankenhäuser und Rehabilitationseinrichtungen. Neben der medizinischen Terminologie sollte eine Schreibkraft vor allem das Schreiben am PC sicher beherrschen. Das steht außer Frage – doch welchen Besonderheiten begegnen Schreibkräften in Ihrem Arbeitsalltag und was muss eine Schreibkraft im Schreibdienst noch können?

Eine Schreibkraft verwandelt das vielleicht auch nur flüchtig gesprochene Wort in einen einwandfreien Arztbrief. Nebengeräusche aus Arztzimmern oder Operationssälen und Nebengespräche blendet eine versierte Schreibkraft dabei fast automatisch aus. Nicht vollständig ausgeführte Sätze werden ergänzt, grammatikalische Unsauberkeiten ins Reine geschrieben. Abweichungen vom Diktat werden dabei kenntlich gemacht. Eine Tätigkeit im Schreibdienst bedeutet nicht nur die unterschiedlichsten medizinischen Fachbegriffe zu beherrschen, sondern auch mit verschiedenen Krankenhausinformationssystemen und Diktatarbeitslisten sicher umzugehen. Dabei werden gleichzeitig verschiedenste Formatvorlagen und –vorgaben und auch -wünsche aus unterschiedlichen Sekretariaten einwandfrei innerhalb des Krankenhausinformationssystems umgesetzt. Das Layout wird beachtet, bei Bedarf nachformatiert, sodass ein qualitativ hochwertiger Brief das Haus verlässt. Je nach vorgegebenem Prozess der Arztbrieferstellung übernehmen Schreibkräfte auch die korrekte Dokumentenauswahl und übermitteln nach der Transkription das Schriftstück an den diktierenden Arzt zur Unterschrift. Dabei überprüfen sie die Krankengeschichte des Patienten auf aktuelle Befunde und fügen diese in den Brief ein. Diese werden bei Bedarf hinsichtlich Layout und Rechtschreibung korrigiert. Oft werden Briefe geschrieben, während der Patient schon auf gepackten Koffern sitzt. Dies fordert eine hohe Konzentration und das Aushalten zeitlichen Drucks. Doch es lohnt sich, vor allem wenn ein lobendes Wort oder eine kleine Anerkennung ausgesprochen wird und Ärzte und Patienten zufrieden sind.

Einmal im Jahr treffen wir uns mit unseren Mitarbeiterinnen des gesamten Schreibdienst-Teams. Die Vorbereitungen für das nächste Treffen laufen bereits. Da unsere Mitarbeiterinnen deutschlandweit im Home-Office als auch in gemütlichen Büros am Standort der FAC’T GmbH Münster arbeiten, ist dieses Treffen etwas Besonderes. Denn hier bietet sich die Gelegenheit des gemeinsamen Austausches. Aber auch relevante Themen für den Arbeitsalltag werden hier besprochen. Das Treffen nutzen wir, um Unterweisungen zur IT-Sicherheit und zum Datenschutz durchzuführen. Die Treffen bieten aber auch Gelegenheit, sich mit Experten zu speziellen Themen der Rechtschreibung und Grammatik auszutauschen. Auch wird die Zeit genutzt, ein Gesundheitsthema zu besprechen, denn die Tätigkeit einer Schreibkraft erfolgt zu 100 % an einem Bildschirm. Daher ist es wichtig, dass Pausen genutzt werden, um z. B. Rückenübungen und Augenübungen durchzuführen.