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Beratung für Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen

zu Planung & Bau, Technik, IT, Wirtschaftsdiensten und medizinischer Dokumentation

Wir beraten Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen in den Bereichen Planung & Bau, Technik, IT, Wirtschaftsdienste und medizinische Dokumentation, unabhängig davon, ob es sich um Eigenleistung der Häuser oder um Fremdleistungen handelt. Die Basis unserer Beratung sind unsere tägliche Betriebserfahrung und viele erfolgreich abgeschlossene Projekte. Unser Blick gilt dabei immer der optimalen Kombination aus Qualität und Wirtschaftlichkeit, Organisation und Kernprozessnähe. Mit effizienten Konzepten und innovativen Ideen unter Berücksichtigung der technischen Entwicklungen schaffen wir für unsere Kunden wirklich umsetzbare und zukunftssichere Lösungen. Neutral und unabhängig berücksichtigen wir die spezifischen Rahmenbedingungen ohne den Blick auf die auch außerhalb liegenden Optionen zu verschließen.

Wir beraten Sie in den folgenden Bereichen:

David Neurohr B.Eng. MBA
Bereichsleiter Beratung
Telefon 0251 935-5769
E-Mail  david.neurohr@factpartner.de

  Offene Stellen

QuickChecks zu Rechtssicherheit, Wirtschaftlichkeit und Organisation

Unsere bekannten QuickChecks liefern eine erste fundierte Bewertung mit konkreten Handlungsvorschlägen, zum Beispiel in einem QuickCheck Technik, QuickCheck IT, QuickCheck Reinigung, QuickCheck Gastronomie oder QuickCheck ZSVA.

Im QuickCheck betrachten wir (soweit zutreffend) die Einhaltung der normativen und gesetzlichen Vorgaben, das wirtschaftliche Potenzial durch eine Verbesserung der Fremdleistungskonditionen oder die Ablösung von Fremdleistungen durch Eigenleistungen sowie die sich aus einer Verbesserung der Organisation ergebenden Vorteile. Am Ende eines QuickCheck stehen immer konkrete, mit Kosten und Erlösen bewertete, priorisierte und wirklich umsetzbare Handlungsempfehlungen – das garantieren wir! Und wenn danach der Wunsch nach einer niedrigschwelligen Umsetzungsbegleitung oder einem Nachaudit besteht, leisten wir auch dies gerne.

Eine Übersicht aller QuickChecks finden Sie im Beratungsportfolio der FACT Gruppe. Unsere QuickChecks werden jeweils auf die individuellen Bedürfnisse und Schwerpunkte angepasst.

Technische Due Diligence für Krankenhäuser in ganz Deutschland

In der technischen Due Diligence bewerten wir die Zustände von Anlagen und Liegenschaften, identifizieren Risiken und Investitionskosten, entwickeln Zukunftsszenarien und Personalkonzepte oder prüfen und treffen Aussagen, die für Make or Buy-Entscheidungen, Zentralisierungsüberlegungen oder Fusionen entscheidend sind. Die technische Due Diligence kommt häufig im Zusammenhang mit geplanten Krankenhausfusionen oder Krankenhausverkäufen zum Einsatz. Auftraggeber für eine technische Due Diligence sind auch Wirtschaftsberatungen oder, in Absprache mit dem Verkäufer, potenzielle Käufer eines Krankenhauses. Die Ergebnisse der technischen Due Diligence fließen häufig in neue Bewirtschaftungskonzepte und Investitionsplanungen ein.

Beratung zur Textilversorgung, IT-Strategieberatung, öffentliche Ausschreibungen, Servicegesellschaften und mehr

Das Beratungsportfolio der FACT Gruppe umfasst eine Vielzahl weiterer teilstandardisierter und individueller Beratungsleistungen für Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen in ganz Deutschland:

  • In der Textilberatung/Beratung zur Wäscheversorgung konzipieren wir nach einer Ist-Aufnahme die Versorgung mit Berufsbekleidung und Flachwäsche neu (ggf. einschließlich einer Fachberatung zur Versorgung mit Bekleidungsautomaten), erstellen Vertragsdokumente und Leistungsbeschreibungen und führen danach eine Neuvergabe durch.
  • Die IT-Strategieberatung umfasst die Schaffung von Transparenz in den klinischen Systemen, medizinischen Informationssysteme und Anwendungen, die Formulierung einer klaren IT-Strategie und der Meilensteine zu ihrer Umsetzung und die Konzeption einer dafür geeigneten IT-Organisation.
  • Wir steuern und begleiten öffentliche Vergaben wie EU-Ausschreibungen und VgV-Verfahren für Dienstleistungen, Bauleistungen und Planungsleistungen nach HOAI. Dafür erstellen wir die kompletten fachlichen und rechtlichen Vergabeunterlagen, entwickeln die jeweilige Bewertungsmatrix, führen elektronische Vergaben durch (eVergabe), prüfen und bewerten Angebote, geben Vergabeempfehlungen und begleiten aus dem Verfahren entstehende Dienstleisterwechsel.
  • Für die Gründung von Servicegesellschaften oder deren Bewirtschaftung nehmen wir Organisationsberatungen und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen vor, vergleichen Eigenleistungen und Fremdleistungen inhaltlich, prozessual und wirtschaftlich, erstellen Bewirtschaftungsverträge und begleiten die Umsetzung von Gründung und Bewirtschaftung.
  • Wir übernehmen Interims-Management-Aufgaben, zum Beispiel als technische Leiter oder IT-Leiter, und viele weitere individuelle Beratungsleitungen für Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen.

Vergabeprojekte im Facility Management (eVergabe, VgV-Verfahren, EU-Vergabeverfahren) führen wir bundesweit auch für gewerbliche und öffentliche Auftraggeber im Immobilienmanagement durch.

Audits der Unterhaltsreinigung und Speisenversorgung, Voraudits und Nachaudits

In standardisierten Audits prüfen wir die Einhaltung vereinbarter Leistungen, dokumentieren Abweichungen und geben konkrete Handlungsempfehlungen zu Korrekturen. Regelmäßige Audits in der Unterhaltsreinigung und der Speisenversorgung von Krankenhäusern helfen dabei, den gewollten Standard zuhalten und können unabhängig davon durchgeführt werden, ob Dienstleister, eigene Servicegesellschaften oder Mitarbeiter des Hauses die Leistungen erbringen. Punktuelle Audits empfehlen wir unter anderem in der Wäscheversorgung und der Krankenhaustechnik. Audits können in Vorbereitung auf angekündigte Begehungen der Aufsichtsbehörden auch kurzfristig stattfinden, zum Beispiel in den Bereichen Betriebssicherheit, Medizintechnik, Hygiene, Datenschutz, Arbeitssicherheit und Brandschutz. Nachaudits unterstützen die Abarbeitung von Mängel aus den offiziellen Begehungen und Sachverständigenberichten.

Beispiele für Beratungsprojekte im Krankenhaus

Im Rahmen des QuickChecks einer technischen Abteilung prüfen wir in Stichproben die Einhaltung der technischen Normen und Gesetze, ermitteln, welche kostenintensiven Fremdleistungen durch werthaltige Eigenleistungen ersetzt werden können und wie die dafür erforderlichen Ressourcen zu erhalten sind. Gestützt wird die Analyse durch einen Abgleich der aktuellen Kosten mit Marktdaten im Rahmen eines Benchmarks. Gemeinsam mit der technischen Leitung entwickeln wir ein zukunftsfähiges Szenario für den Betrieb der technischen Abteilung.

In Vorbereitung auf eine Verschmelzung von zwei Krankenhausträgern prüfen wir beispielsweise verschiedene Szenarien zur Zentralisierung der Küchen, der Zentralen Sterilgutversorgungsabteilungen (ZSVA) und des Medikalproduktelagers einschließlich der Apotheke. Unsere Ausarbeitungen erfolgen über mehreren Entscheidungsstufen und beinhalten schlussendlich ein fertiges und vollständig berechnetes Betriebskonzept auf Vollkostenbasis für das ausgewählte Szenario.

Karriere & Jobs in der Beratung

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News aus der FACT Beratung

27.09.2021

Patientenwege neu managen

Mit der Coronapandemie bekam die Steuerung des Patientenflusses eine ganz neue Bedeutung. Es ging nicht mehr nur um kurze Wege und die effiziente Auslastung der Aufzugsanlagen. Die Trennung von Personengruppen, beispielsweise Getestete und potenziell Infizierte, aber auch die Vermeidung von Begegnungswegen in zwei Richtungen wurden relevant.

Ein Lösungsansatz orientiert sich am Besucherstrommanagement von Flughäfen. Hier werden Passagiere durch das Erfassen von Daten
an verschiedenen Sicherheitsstationen zu voneinander getrennten Bereichen geleitet, in denen sie ihr Ziel finden. Ähnlich kann der Patientenfluss in Krankenhäusern gesteuert werden. Und tatsächlich werden ein paar moderne Flughafentechnologien wie biometrische Screenings oder bluetoothfähige Wegfindungstechnologien sogar schon in einigen Krankenhäusern eingesetzt.

Zusätzlich spielt der Zutritt zum Krankenhaus eine wichtige Rolle. Einige wenige Krankenhäuser haben bereits ihre Türen und Eingangssysteme aufgerüstet und digitalisiert. Intelligente Technologien können so beim Betreten nötige Daten aufnehmen, die Patienten mit ihren verschiedenen Bedürfnissen trennen und auf den „richtigen Weg“ bringen sowie generell dafür sorgen, dass die Anzahl der Besucher, die die Einrichtung betreten, begrenzt wird. Solche Technologien könnten an richtiger Stelle sehr hilfreich sein, um den Patientenfluss zu regulieren. Sie werden so oder so ähnlich schon mittelfristig in Krankenhäusern anzutreffen sein.

23.08.2021

QuickChecks helfen bei der Selbstreflexion

Ein Wechsel in der Geschäftsführung, eine neue kaufmännische oder technische Leitung, der Wunsch nach einer objektiven und praxisnahen Überprüfung, die Notwendigkeit von Veränderungen: Es gibt viele Situationen, in denen der bekannte QuickCheck Technik der FACT Gruppe Krankenhäusern helfen kann – und geholfen hat.

Eine gewisse Standardisierung in Kombination mit hausspezifischen Schwerpunkten hat es den über 100 Krankenhäusern, die bisher in einem QuickCheck betrachtet wurden, ermöglicht, ihre individuellen Bedürfnisse einzubeziehen und den Fokus passend zu den eigenen Zielen zu setzen. Und dies in allen Feldern der Krankenhaustechnik – also der Gebäudebetriebstechnik (Haustechnik), der Medizintechnik und der Kommunikationstechnik.

Die Grundelemente eines QuickCheck Technik sind in der Regel immer die gleichen: Prüfung und Bewertung der Rechts- und Normensicherheit in der Bewirtschaftung, Standortbestimmung für die Kernprozesse einschließlich einer Betrachtung der Organisation mit ihren Kompetenzen und Ressourcen sowie Prüfung der Fremdleistungen auf ihre Marktfähigkeit und das Potenzial der Erbringung in Eigenleistungen. Mit Blick in die Zukunft kann der QuickCheck um eine Bestimmung des digitalen Reifegrades für den zielgerichteten Ausbau der prozessualen IT-Unterstützung ergänzt werden. Die Schwerpunkte und gegebenenfalls hinzukommende oder nicht benötigte Aspekte machen einen QuickCheck standardisiert und flexibel zugleich.

09.08.2021

Manchmal muss es ein Interimsmanagement sein

Ein Interimsmanagement wird oft dann erforderlich, wenn bei Führungspositionen Ressourcen oder Kompetenzen fehlen und die betreffende Stelle nicht unmittelbar neubesetzt werden kann oder soll. Es kann auch bei der Ausarbeitung, Vorbereitung oder Umsetzung von strategischen und folglich strukturellen Veränderungen sinnvoll zum Einsatz kommen. Hier gilt es zu klären, ob der Interimsmanager entsprechende Kompetenzen ein- oder mitbringt. Denn wo ein Interim die Führung und Sicherheit in einer Krise im Fokus hat, braucht es bei Veränderungen den Blick über den Tellerrand hinaus, hin zu Innovation und, wenn nötig, Disruption. Schlussendlich sollte auch die fachliche Unterstützung bei der Auswahl der neuen Führungskraft aus dem Netzwerk eines Interimsmanagements möglich sein.

02.08.2021

Ausschreibung der Textilversorgung im Krankenhaus

Vor einem Projekt zur Wäscheversorgung (oder Textilversorgung) steht eine erste kurze Prüfung der aktuellen Leistungen und Konditionen. Mit der notwendigen tiefen Marktkenntnis lässt sich in der Regel schon eine gute Einschätzung zur wirtschaftlichen Auswirkung des Projektes treffen. Dies hilft den Entscheidungsträgern dabei, das Projekt zu priorisieren und seine erwarteten Auswirkungen einzuplanen.

In persönlichen Gesprächen und anhand von Detaildaten entsteht ein Bild des Status quo einerseits und der Entwurf eines Sollkonzeptes andererseits. Je nach Projektausrichtung können Versorgungsmodelle wie die Automatenversorgung, die Versorgung mit Poolkleidung oder mit trägerbezogener Kleidung erwogen und mit den damit verbundenen Abrechnungsmodellen für eine Angebotseinholung geplant werden. Die Aufstellung einer harmonisierten Kleiderordnung und die Versorgungstiefe sind, auch für Pflegeeinrichtungen, häufige Projektschwerpunkte.

Ist ein valides Sollkonzept entstanden, wird ein geeignetes Vergabeverfahren ausgewählt und umgesetzt. Je nach Trägerschaft reicht hier die Bandbreite von der vergleichenden Angebotseinholung bis zu einem gut begründeten, mehrstufigen Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach VgV. Von Anfang an klare und transparente Vertragsbedingungen und Leistungsbeschreibungen sorgen für einen echten Wettbewerb. Eine durchdachte Bewertungsmatrix und gut strukturierte Besichtigungen bei den Wäschereien sorgen des Weiteren dafür, dass auch qualitative Kriterien angemessen gewichtet werden können und eine gut begründete Vergabeentscheidung gefällt werden kann.

16.07.2021

Beratung zur Krankenhaustechnik: Hoher Praxisbezug führt zu echten Erfolgen

Eine praxisbezogene Beratung, quasi eine Hilfe zur Selbsthilfe, ist immer dann besonders sinnvoll, wenn in der Krankenhaustechnik praktische Anregungen oder Expertisen von Dritten gewünscht sind, zum Beispiel wenn es um eine zukunftsfähige Ausrichtung der Abteilung geht. Ein Best Practice kann dabei helfen, gute Erfahrungen anderer zu nutzen oder punktuell Hilfe zu erhalten, wenn sich der Aufbau eigener Ressourcen für ein strategisches Projekt nicht lohnt.

Ist die wirtschaftliche Verbesserung Ziel eines Projektes, stehen vor allen Dingen die Fremdleistungskosten im Fokus. Dabei kann erwogen werden, wo Umstellungen von Fremd- auf Eigenleistungen sinnvoll sind. Geht es vor allen Dingen um eine qualitative Verbesserung, gilt das Augenmerk besseren Prozesse, personellen Veränderungen oder einer höheren Rechtssicherheit. Besonders nachhaltig wird die beratende Unterstützung bei beiden Zielen immer dann, wenn die Handlungsempfehlungen konkret und wirklich umsetzbar sind.

Ist die Kommunikation in der Krankenhaustechnik gut und die Wertschätzung für die Mitarbeitenden hoch, können alle Beteiligten an einem Strang ziehen und Veränderungen ohne viel fremde Unterstützung umsetzen. Hier hilft die praxisorientierte Beratung vor allem dabei, die wichtigsten Handlungsfelder zu identifizieren und die Umsetzung von Maßnahmen zu planen, beispielsweise mit Hilfe eines der vielen QuickChecks der FACT Gruppe.

07.06.2021

Öffentliche Ausschreibungen im Krankenhaus

Die Vergabe ist aus fachspezifischer Sicht in Bereichen wie der Medizintechnik, der Unterhaltsreinigung, der Speisenversorgung oder der Wäscheversorgung ein Prozess, der nur alle vier bis acht Jahre wiederholt werden muss. Ist das notwendige Wissen um die Besonderheiten der Vergabe für diese Leistungsbereiche nicht sicher im Haus vorhanden, hilft eine schlanke und kompetente externe Unterstützung.

Wie tief die Profis dabei einsteigen, bestimmt sich aus den Wünschen und Vorgaben des Hauses und den Erfordernissen einer erfolgreichen Vergabe. Gerade die Entscheidung über das Vergabeverfahren, eine belastbare und objektive Bewertung der Ergebnisse und ausgeglichen faire und vergabekonforme Verträge können es notwendig machen, in die Materie tiefer einzusteigen, ohne zusätzliche Schnittstellen entstehen zu lassen. Damit entstehen echte Mehrwerte.

Werden Vergabeverfahren oft wiederholt – zum Beispiel als Teil von Baumaßnahmen –, ist die Trennung von Vergabe- und Projektsteuerung nur selten zu empfehlen. Hier ist es sinnvoll, einen Projektsteuerer auszuwählen, der bereits über Erfahrung mit öffentlichen Vergaben verfügt und sein Handwerkszeug auch auf dieser formellen Ebene versteht.

31.05.2021

Wäscheversorgung neu vergeben

Wenn die Zufriedenheit mit der Wäscherei nachlässt, eine gewisse Vertragslaufzeit erreicht ist, der Kostendruck steigt oder größere  Veränderungen wie die Einführung einer neuen Versorgungsform oder neuer Berufskleidung anstehen, ist es gut, Experten für die Wäscheversorgung an seiner Seite zu haben.

Denn die Konzeption der Versorgung, die Auswahl einer leistungsfähigen Wäscherei und der Entwurf eines guten und fairen Vertrages brauchen spezifisches Know-how, das selbst bei großen Krankenhausträgern wegen des seltenen Erfordernisses kaum vorgehalten wird. Darüber hinaus braucht es die zuverlässige Mitarbeit der verantwortlichen Personen im Haus, in der Einrichtung oder der Trägerschaft. Schließlich bedeutet das Ende des Projektes den Anfang einer neuen Versorgung. Wenn die Berater gehen, sollten die Mitarbeiter so gut eingebunden sein und sich so verantwortlich fühlen, dass sie die Bewirtschaftung gemeinsam mit der Wäscherei übernehmen.

25.05.2021

Interimsmanagement - Hilfe bei ungeplanten Vakanzen

Fällt ungeplant eine Führungskraft zum Beispiel in der (Medizin-)Technik, im Baumanagement, in der IT oder der Reinigung aus, sollte die Stellvertretung möglichst nahtlos die Aufgaben übernehmen. Fehlt es jedoch an Ressourcen oder Fachkompetenzen – oder gar an einer Stellvertretung – ist rasche und kompetente Unterstützung gefragt, um die Vakanz zumindest in Teilen zu überbrücken.

Dabei steht immer häufiger der Wunsch nach Praktikern im Vordergrund, die täglich vergleichbare Tätigkeiten ausüben und die Interimsaufgabe als technischer Leiter, Baumanager, IT-Leiter, Küchenleiter oder Reinigungsleiter mit einem gewissen Zeitanteil zusätzlich übernehmen. Sie bringen, wenn sie Teil einer größeren Organisation sind, idealerweise neben ihren eigenen Erfahrungen auch den direkten Zugriff auf eine Vertretung und weitere Spezialisten mit, die im Bedarfsfall das Interimsmandat mit einem Maximum an Wissen anreichern.

Für ein Interimsmanagement qualifizierte Führungskräfte mit laufenden Betriebsaufgaben können naturgemäß selbst bei einer sehr guten Stellvertretung nicht alles stehen und liegen lassen, um ein Mandat zu übernehmen. Sie sind aber in der Regel schnell verfügbar und können damit, zumindest für einen Zeitanteil von einigen Tagen pro Woche, direkt helfen. Klappt dann die Zusammenarbeit mit Stellvertretern und Mitarbeitern im Haus oder in der Einrichtung, entsteht eine gemeinsame Interimslösung, die den Übergang zu einer Nachbesetzung oft einfacher macht.

03.05.2021

Vergaben ordnungsgemäß durchführen

Viel zu oft sind veröffentlichte Ausschreibungen unvollständig, fehlerhaft und damit angreifbar. Dies führt nicht zwingend zum Widerruf einer Vergabe, kann aber erhebliche Aufwände und Zeitverzögerungen nach sich ziehen.

Einen guten Mittelweg von Aufwand und Vergabesicherheit bietet eine Vergabebegleitung. Sie setzt schon bei der fachlichen Vorbereitung der Vergabeunterlagen und des Verfahrens an, begleitet oder übernimmt die Arbeiten der Vergabestelle und sorgt dafür, dass die einschlägigen Vorschriften eingehalten werden. Mit Fach- und Prozesswissen sowie einer guten Portion Erfahrung trägt die Vergabebegleitung dazu bei, dass das Verfahren transparent und strukturiert durchgeführt wird.

Dort, wo dies spezifisch ratsam ist, kann punktuell ein Vergabeanwalt hinzugezogen werden; wo eine eigene Vergabestelle mit einem Vergabeportal besteht, können Schritte der Vergabe im Haus, beim Träger oder in der Einkaufsgemeinschaft bleiben.

29.03.2021

Handlungspotenzial bei Energie und Wäscheversorgung

Die Roland Berger Krankenhausstudie 2020 hat Führungskräfte der 600 größten Kliniken in Deutschland befragt, wo sie in den nächsten Jahren das größte Einsparpotenzial sehen. Direkt nach dem medizinischen Sachbedarf finden sich auf der Liste die Bereiche Energie und Berufsbekleidung/Stationswäsche. Und es gilt: Flexibilität ist gefragt.

Nachdem sich viele Krankenhäuser bereits intensiv mit dem Energieeinkauf beschäftigen, bieten sich als Handlungsfelder die Senkung des Energieverbrauchs und die Senkung der Abgaben an. Für beides gibt es bereits erprobte Lösungen, zum Beispiel bei der FACT und ihrer Tochter encadi (www.encadi.de). Von technischen Lösungen zur Optimierung der Gebäudeautomation über Messkonzepte zur Differenzierung eigener und fremder Verbräuche bis zu Versorgermodellen, bei der ein Organschaftsunternehmen die Energielieferung übernimmt, steht dort ein großer Baukasten an Leistungen und Lösungen zur Verfügung.

Und auch für die Wäscheversorgung gibt es bei der FACT interessante Ansätze. So kann die Vollversorgung mit Berufskleidung kostenmäßig teil-flexibilisiert werden, Ausgabesysteme können hygienisch optimiert und trotzdem platzsparend zum Einsatz kommen und die Reduzierung einer bunten Vielfalt von Textilien lässt Harmonisierungen und die damit verbundenen Folgeeffekte zu. Die Textilberater der FACT Beratung helfen hier gerne weiter.