Neuigkeiten der FACT Gruppe

Am 11. März 2025 erzielten die Zentralen Teams der FACT GmbH im Bereich der Sicherheitstechnik ein herausragendes Ergebnis bei der Rezertifizierung nach DIN 14675.

Diese Rezertifizierung ist ein entscheidender Prozess für das Geschäftsfeld Krankenhaustechnik und umfasst die Planung, Installation, Wartung und Instandhaltung von Brandmeldeanlagen (BMA) sowie anderen sicherheitsrelevanten Systemen in nahezu allen Einrichtungen der St. Franziskus Stiftung Münster.

Das Audit verlief äußerst erfolgreich, und der Auditor des TÜV Hessen lobte unsere Leistung ausdrücklich. Lediglich zwei Hinweise auf Verbesserungspotential wurden notiert – ein klarer Beweis für die hervorragende und umfassende Vorbereitung der verantwortlichen Personen aus dem Bereich BMA.

Ein herzliches Dankeschön an alle Beteiligten für die exzellente Vorbereitung und die erfolgreiche Umsetzung der Projektphasen im Maria-Josef-Hospital in Greven!

Die FACT IT, das St. Franziskus-Hospital Münster und das Maria-Josef-Hospital Greven, Projektpartner des Forschungsvorhabens PARCURA, haben erste Datenbrillen für den Einsatz in der Pflege getestet. PARCURA ist ein Projekt, das sich mit der partizipativen Einführung von Datenbrillen in der Pflege im Krankenhaus beschäftigt hat und erforschen wollte, ob und wie sich die Arbeitsbedingungen in der Pflege und insbesondere die Arbeit an und mit Patienten und Kolleginnen und Kollegen durch den Einsatz von Datenbrillen verbessern lassen.

Im vergangenen Jahr hat die FACT IT das Projekt abgeschlossen. Die Aufgabe der FACT IT im Rahmen des Projekts PARCURA bestand darin, ein IT-Schnittstellenkonzept zu entwickeln, das die IT-Sicherheit und den Datenschutz berücksichtigt, sowie bei der Entwicklung, Erprobung und Integration der Datenbrille in die bestehende IT-Infrastruktur zu unterstützen.

Im Projektverlauf wurden Anforderungen ausgewertet, Darstellungsformen entwickelt und im Anschluss wieder getestet.

Im Laufe des Projekts PARCURA hat die FACT IT außerdem untersucht, ob für die geplanten Anwendungsszenarien der Datenbrille ein direkter Datenaustausch mit dem KIS (Krankenhaus-Informationssystem) möglich ist. Zum aktuellen Zeitpunkt ist es jedoch nicht möglich, Patientendaten direkt aus dem KIS ORBIS abzurufen.

Ein Einsatz der Datenbrillen im Realbetrieb, wie ursprünglich geplant, ist ohne die direkte Beteiligung des KIS-Herstellers nicht möglich. Es ist entscheidend, die limitierenden Möglichkeiten genau zu kennen und den Umfang der benötigten Daten genau festzulegen. Für eine erfolgreiche Einbeziehung des KIS-Herstellers ist ein längerfristiger Planungshorizont erforderlich.

Die Zukunft der Energieeffizienz kann in der optimalen Gebäudeautomation liegen– und dafür sind zwei technische Grundvoraussetzungen entscheidend: Echtzeit-energetische Zustandsinformationen und eine differenzierte Regelbarkeit. Betrachten wir beheizte Patientenzimmer als Beispiel: Obwohl Thermostatventile grundsätzlich die Heizleistung anpassen können, reagieren sie träge auf Faktoren wie gekippte Fenster oder Sonneneinstrahlung. Zudem unterliegen sie den individuellen Nutzereinstellungen oder deren Vergessen.

In einer Gebäudeautomation werden diese Herausforderungen jedoch elegant gelöst. Sensoren erfassen kontinuierlich die Raumtemperatur und Fensteröffnungen, ermöglichen so eine ereignis-, zeit- und raumbezogene Steuerung der Heizleistung. Dadurch kann die Temperatur automatisch angepasst und, wenn gewünscht, begrenzt werden. Eine Nachtabsenkung und die Reduzierung der Raumtemperatur in Behandlungsräumen nach Dienstschluss werden ohne Benutzereingriff konsistent umgesetzt. Diese differenzierte Steuerung, kombiniert mit minimal niedrigeren Raumtemperaturen, führt zu raschen Energiekosteneinsparungen und ermöglicht einen schnellen Return on Investment.

Der Bereich der Gebäudeautomation der FACT Gruppe konzentriert sich dabei auf die neuesten Technologien der führenden Hersteller.

Bei Bauprojekten, sei es An-, Umbau- oder Neubau, liegt naturgemäß der Fokus auf den Errichtungskosten. Die Budgets sind knapp, die Projekte prestigeträchtig, die Umsetzung zeitkritisch – hier sind Konzessionen kaum eine Option. Trotz der zunehmenden Präsenz von Themen wie Nachhaltigkeit und Green Hospital werden die Kosten für die spätere Bewirtschaftung oft vernachlässigt. Hier setzt das baubegleitende Facility Management an, das den Blick auf die Folgekosten richtet.

Die Grundidee des baubegleitenden Facility Managements ist einfach und basiert auf Erkenntnissen, die seit Jahrzehnten vorliegen: Die Betriebskosten eines Krankenhauses übersteigen die Baukosten in der Regel bereits nach wenigen Jahren. Zudem zeigt sich, dass je früher Erfahrungen aus dem Betrieb beim Bau berücksichtigt werden, desto kostengünstiger ist deren Umsetzung.

Ein Beispiel verdeutlicht dies: Beim Neubau eines Bettenhauses kann die Nichtberücksichtigung der durchgängigen Befahrbarkeit durch automatisierte Transportsysteme (wie kraftbetätigte Türen, Zugang zur Aufzugssteuerung, barrierefreie Wege, Rammschutz an den Wänden) zu erheblichen Umbau- oder Nachrüstungskosten führen, wenn dies erst spät festgestellt wird. Hingegen sind die Kosten sehr überschaubar, wenn diese Aspekte frühzeitig berücksichtigt werden.

Die FACT Gruppe steht Ihnen als erfahrener Facility Manager zur Seite, um Ihre Bauprojekte nicht nur kosteneffizient, sondern auch langfristig werthaltig zu gestalten.

Die Betreuung technischer Geräte und Anlagen in Krankenhäusern erfordert heute spezialisiertes Know-how. Mit Tausenden von Regeln, Normen und Gesetzen, die im Detail festlegen, wann und wie Wartungs- und Prüfarbeiten durchgeführt werden müssen - wird die Komplexität zur Herausforderung. Ergänzt durch Herstellervorgaben steigen die Betriebskosten in unberechenbare Höhen, und das Risiko des Überblicksverlusts und reaktiven Handelns wächst. Doch es gibt eine Lösung.

Der Schlüssel zu einem wirtschaftlichen technischen Betrieb im Krankenhaus liegt in einer durchdachten Instandhaltungsstrategie. Der Prozess beginnt mit einem durchgängigen Beschaffungsprozess, der die lückenlose Dokumentation von Gerätezu- und -abgängen ermöglicht. Die stichtagsbezogene und begrifflich harmonisierte Erfassung aller prüfungs- und wartungsrelevanten Geräte und Anlagen bildet die Grundlage. Spezialisten fügen die notwendigen Regelwerke hinzu, die die Frequenz und den Umfang der Wartung und Prüfung vorgeben.

Diese integrierte Herangehensweise ermöglicht nicht nur die Verknüpfung von Leistungen mit individuellen Geräten und Anlagen, sondern auch die problemlose Umsetzung von Änderungen über den gesamten Gerätebestand hinweg. Die eigentliche Instandhaltungsstrategie wird auf Basis von Vergangenheitsdaten, Erfahrungswerten und Gefährdungsbeurteilungen entwickelt. Hierbei wird strategisch festgelegt, welche Wartungen und Prüfungen unter Beachtung der Regelwerke in welcher Häufigkeit durchgeführt werden müssen. Dies ermöglicht die Eliminierung unnötiger Prüfungen, die optimale Terminierung und Bündelung von Leistungen.

Auf Grundlage der Instandhaltungsstrategie können Wartungs- und Prüfaufträge präzise und gebündelt beauftragt werden. Selbst wenn sich am Ende einer Periode abzeichnet, dass ein Bündel von in Eigenleistung geplanten Maßnahmen rasch fremdvergeben werden muss.

Ein gepflegter und harmonisierter Datenbestand gewährleistet nicht zuletzt, dass Einkauf, technische Leitung und kaufmännische Leitung auf zuverlässige Daten zugreifen können. Dies erleichtert die einfache und zuverlässige Planung von Ersatzbeschaffungen, die im Einklang mit dem vorhandenen Gerätebestand umgesetzt werden können. Die FACT Gruppe unterstützt Sie gerne bei diesem Prozess, um eine effiziente und digitale Arbeitsweise im Krankenhausmanagement zu etablieren.

Der fortlaufende Übergang von Papier zu einem digitalen Workflow, insbesondere bei der Digitalisierung von Eingangsrechnungen und ihrer Weiterleitung zur Prüfung und Freigabe – sei es durch ein Enterprise-Content-Management-System (ECM-System) oder direkt im KIS – gewinnt auch in Krankenhäusern stetig an Bedeutung. Die bereits etablierte Digitalisierung von Patientenakten oder Restakten erfolgt in der Regel durch spezialisierte Dienstleister. In beiden Fällen beinhaltet der Workflow bereits einen Medienbruch und erfordert die Entscheidung, in welcher Software der Vorgang ablaufen soll.

Einen Schritt weiter gehen Systeme, die die Gestaltung und den Ablauf von Workflows über eine sichere Cloud ermöglichen. Hier können verschiedene Anwendungen in den Prozess integriert werden, deren Funktionen automatisiert angestoßen und abgerufen werden können. Digitalisierbare Workflows erstrecken sich beispielsweise über Anforderung und Bestellung, Kostenstellenwechsel, Schulungsplanung und -dokumentation oder Urlaubsantrag und -freigabe. Dadurch lassen sich Prozesse optimieren, Durchlaufzeiten verkürzen und Abläufe überwachen sowie bei Bedarf eskalieren.

Die FACT Gruppe verfügt über das notwendige Prozesswissen und die Tools zur Abbildung anwendungsübergreifender Workflows, um genau solche Projekte rasch und nachhaltig umzusetzen. Das eigenes Scan-Center kann außerdem bei der Digitalisierung von Dokumenten wertvolle Hilfe leisten.

Bei einer öffentlichen Ausschreibung, wie etwa der Wäscheversorgung, der Unterhaltsreinigung oder der Speisenversorgung, sind zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen, die bei einer vergleichenden Angebotseinholung nicht zwingend erforderlich sind. So sind zum Beispiel Formvorschriften, gesetzliche vorgeschriebene Fristen und Vorschriften zur Bekanntmachung zu beachten und Vergabeakten zu führen, die von der ersten Überlegung zu einer Ausschreibung an jede relevante Entscheidung dokumentieren und begründen. Je nach Verfahrensart kann es außerdem notwendig sein, bereits mit der ersten Veröffentlichung vollständige Leistungs- und Vertragsdokumente bereitzustellen sowie die Kriterien für eine Teilnahme und den späteren Zuschlag zu veröffentlichen.

Die Vergabespezialisten der FACT Gruppe verfügen über die notwendige verfahrensrechtliche und leistungsfachliche Erfahrung, Auftraggeber bei der Ausschreibung von Leistungen vollumfänglich zu unterstützen. Dort, wo eine Vergabestellen vorhanden ist, kann sich die Leistung auch auf die fachliche Zuarbeit beschränken.

Übrigens können freigemeinnützige und private Krankenhausträger einer Pflicht zur öffentlichen Ausschreibung von Leistungen unterliegen, beispielsweise bei der Nutzung bestimmter Fördergelder oder einem kommunal dominierten Aufsichtsrat.

Die schnelle und präzise Bearbeitung von Störungsmeldungen und Leistungsanforderungen in den Sekundärbereichen von Krankenhäusern ist entscheidend, doch eine steigende Meldungszahl, komplexe Themen und der Fachkräftemangel stellen Herausforderungen dar. Hier bietet sich die Anwendung von künstlicher Intelligenz (KI) als eine Lösung für einen effizienten Entscheidungsprozess an.

Vor dem Einsatz wird die KI mithilfe von Tools trainiert. In einem ersten Schritt werden mehrere zehntausend vergangene Störungsmeldungen und Leistungsanforderungen, bei denen bereits eine Zuordnung erfolgte, eingelesen. Mit menschlicher Hilfe identifiziert, klassifiziert und assoziiert die KI Begrifflichkeiten und Zusammenhänge aus den Meldungen. Dadurch kann sie auch Texte ohne typische Schlüsselwörter korrekt zuweisen. Bei der Anwendung zwischen Meldungseingang und Aufgabenzuordnung kann die KI jede Meldung mit hoher Wahrscheinlichkeit der richtigen Abteilung oder Person zuweisen und könnte dabei wesentlich schneller agieren als ein Mensch.

Die KI kann durch die bidirektionale Anbindung "Richtig" und "Falsch" ihrer Zuordnung erfassen und diese Informationen für eigenständiges, kontinuierliches Training nutzen. Um eine KI effektiv zu trainieren, sind ausreichende und bereinigte Lerndaten essenziell, frei von Ausreißern, Fehlern und unnötigen Variablen. Außerdem ist die Arbeit mit einer KI eher ein kontinuierlicher Ablauf als eine Stichtagslösung. Gerade deswegen macht es Sinn, schon heute Einsatzbereiche für die KI zu identifizieren und erste Schritte der Nutzung zu gehen.

Die FACT Gruppe setzt sich intensiv mit dem praktischen Einsatz von KI auseinander und sammelt kontinuierlich Erfahrungen im Sinne bewährter Verfahren.

Die Implementierung digitaler Workflows zur Förderung eines schnellen und transparenten Ablaufs sind weit verbreitet. IT-Systeme übernehmen in der Regel diese Funktionalitäten, werden aber von den Anwendern oft nicht explizit als Workflowsysteme erkannt.

Komplexere Prozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeitender zeigen weitere Herausforderungen innerhalb der Workflows. Nach einem Bewerbungsprozess in einem spezialisierten Tool muss spätestens mit Vertragsschluss das Personalverwaltungssystem integriert werden. Ein digitaler Informationsfluss ermöglicht beispielsweise die Einholung der Bewerberunterschrift. Weitere Workflows automatisieren nachfolgende Schritte – von der IT-Beschaffung über die Mitarbeiterausweis-Erstellung bis zur Freischaltung für die Cafeteria und Benachrichtigung der neuen Kolleginnen und Kollegen.

Cloudbasierte Workflowsysteme beherrschen diese vielfältigen Anwendungen und erleichtern die Prozessabbildung sowie Workflowgestaltung durch intuitive grafische Benutzeroberflächen. Dadurch können Prozesse optimiert, Durchlaufzeiten verkürzt, überwacht und ggf. eskaliert werden.

Die FACT Gruppe bringt tiefgreifende Prozesskenntnisse mit, die eine erfolgreiche automatisierte und effiziente Durchführung dieser Workflows ermöglichen.

Krankenhäuser haben überwiegend gewachsene Gebäudestrukturen, Platz ist knapp und die Wegführung für Patienten und Besucher oft eine Herausforderung.

Baumaßnahmen im laufenden Krankenhausbetrieb sind die Regel, Umleitungen komplex und mitunter mit vorübergehenden baulichen Veränderungen wie Containergängen verbunden. Stehen vor der Maßnahme, aber Bewegungsdaten aus einer Indoor-Navigation zur Verfügung, ermöglichen diese es, Wege und Frequenzen der Nutzung zu erkennen und die Umleitung daran anzupassen. Stehen entsprechende Funktionen in der Navigation zur Verfügung, können Patientenziel-, zeit- und frequenzabhängig auf unterschiedlichen Wegen zum Ziel geführt werden. Liefert die Indoor-Navigation Frequenzdaten, können diese außerdem bei der Planung der Ressourcen zum Einsatz kommen.

Die FACT stellt Use-Cases mit ROIs für den Einsatz von Navigationssystemen und Ortungstechnik auf und begleitet die Projektumsetzung.

Im Rahmen des NRW-geförderten Forschungsprojektes 5G-RemRob mit dem Fraunhofer IML und dem St. Franziskus-Hospital Münster hat die FACT Gruppe den Einsatz von Transportrobotern konzipiert, die sich innerhalb eines Gebäudes frei im teilöffentlichen Raum bewegen und damit alle Stationen mit kleinvolumigen Waren beliefern können.

In der Pilotphase übernahm der Serviceroboter verschiedene Aufgaben, darunter der Transport defekter Medizintechnikgeräte. Dies beinhaltete beispielsweise den Transfer einer defekten Insulinpumpe zur Medizintechnikwerkstatt, den Transport von Arznei- und Medikamentenboxen sowie zwischenstationäre Transporte. Dabei wurden Herausforderungen wie die Nutzung von Aufzügen, die Kommunikation mit verschiedenen Technologien und die Sicherheit bei der Lagerung und Aufladung berücksichtigt.

Mithilfe von 5G Mobilfunk, Künstlicher Intelligenz und Remote-Assistance-Funktionen wurde eine modulare Sensorbox für den Serviceroboter entwickelt, über die eine Verbindung zu einem Operator im Backoffice hergestellt werden kann, um Hindernisse oder Probleme zu identifizieren und zu beheben. Durch den „Lifelong Training Algorithmus“ kann der Serviceroboter von menschlichen Hilfestellungen lernen und seine Autonomie schrittweise verbessern.

Von der automatischen Auftragsklassifizierung und -zuordnung über die weitgehende Automatisierung auch von flexiblen Prozessen bis zur Logistik mit intelligenter Bestandsverwaltung, Materialversorgung und Transportplanung – KI kann in unterschiedlichen Sekundärbereichen dabei helfen, den Alltag in medizinischen Einrichtungen zu optimieren und Arbeitsabläufe zu vereinfachen.

Ein Bereich, der besonders von KI-optimierten Abläufen und Innovationen profitiert, ist die Inhouse-Logistik. So kann etwa der Einsatz von KI-gestützten Robotern im Materialtransport dabei helfen, die Versorgung aller Patienten auch zukünftig zu gewährleisten.

Einen Eindruck, wie der Einsatz von KI schon bald aussehen könnte, gibt das Praxisbeispiel „5G-RemRob“. Es erprobt den Einsatz von intelligenten Transportrobotern am St. Franziskus-Hospital Münster. Angestoßen wurde das NRW-geförderte Forschungsprojekt von der FACT Gruppe gemeinsam mit dem Partnern Fraunhofer Institut für Materialfluss und Logistik IML und dem St. Franziskus-Hospital Münster. Die Erkenntnisse aus diesem Forschungsprojekt sollen auf den späteren Praxiseinsatz in anderen Krankenhäusern übertragen werden.

Auch für Projektentwickler und Immobilieninvestoren bietet die Zusammenarbeit mit der FACT Gruppe viele Vorteile, beispielsweise bei umfassenden Ausschreibungen von FM-Dienstleistungen.

Unser Geschäftsbereich Beratung kann maßgeblich bei der Steuerung und Durchführung eines Ausschreibungsprozesses unterstützen. Dies schließt die Aufnahme der technischen Anlagen vor Ort, die Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Vertragsunterlagen sowie die Abstimmung des Betriebskonzepts ein.

Innerhalb eines Bieterverfahrens kann die FACT eine Schlüsselrolle übernehmen, indem sie als primärer Ansprechpartner sowohl während als auch nach der Objektbesichtigung in Anwesenheit der beteiligten Wettbewerber agiert. Weitere Leistungen sind die Auswertung der Angebote, die Bewertung von Betreiberkonzepten sowie die Organisation und Leitung der Verhandlungsgespräche. Auch nach der erfolgreichen Vergabe ist eine Begleitung und Unterstützung der Start-Up- und Implementierungsphase möglich.

So hat der Geschäftsbereich Beratung der FACT Gruppe beispielsweise einen Projektentwickler und Immobilieninvestor bei einer ganzheitlichen Ausschreibung von FM-Dienstleistungen für eine Liegenschaft in Hamburg begleitet.

Das Neubauprojekt für einen Nutzer aus dem Bereich der Hightech-Transportrobotik für Produktions- und Lagerlogistik umfasst nicht nur Büroflächen, sondern auch eine spezielle Werkhalle für die Montage fahrerloser Transportsysteme und Ausstellungsflächen mit speziell berücksichtigten Präsentationsbereichen.

Die mediplan Krankenhausplanungsgesellschaft, ein Unternehmen der FACT Gruppe mit Sitz in Hamburg und Würzburg, ist von der Stadt Hamburg als Umweltpartner 2023-2025 ausgezeichnet worden. Bei der Umweltpartnerschaft geht es darum, dass Unternehmen sinnvolle und nachhaltige Maßnahmen zum Schutz der Umwelt umsetzen. mediplan wurde in den Bereichen Betriebliche Mobilität und Energieeffizienz ausgezeichnet.

Nachhaltigkeit und Umweltschutz sind Themen, die die FACT Gruppe seit vielen Jahren und in zahlreichen Projekten implementiert hat. Die Bandbreite reicht von der Reduzierung des Energieverbrauchs durch den Einsatz von Gebäudeautomation über den Einsatz emissionsarmer Fahrzeuge bis zum baubegleitenden Facility Management, bei dem schon in der Planungsphase eines Projektes auf eine möglichst nachhaltige spätere Bewirtschaftung geachtet wird.

Die neue Jobbörse, die die FACT Gruppe gemeinsam mit der St. Franziskus-Stiftung Münster betreibt, beinhaltet neben neuen Filtermöglichkeiten auch die offenen Stellen aus allen aufgeschalteten Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen. 

Filter erlauben die Suche nach Stellen für Fachkräfte, Stellen für Hilfskräfte und nach Ausbildungsplätzen sowie nach den Geschäftsfeldern der FACT Gruppe, Beratung, Planung & Bau, Krankenhaustechnik, Krankenhaus-IT, Wirtschaftsdienste und med. Dokumentation. Außerdem können alle offenen Stellen für jeden Standort angezeigt werden.

Verarbeitet werden alle eingegangenen Bewerbungen über das Bewerbermanagementsystem Concludis, dass jede Bewerbung automatisch der richtigen Führungskraft zuordnet, um eine schnelle Bearbeitung sicherzustellen.

Die mediplan Krankenhausplanungsgesellschaft, ein Unternehmen der FACT Gruppe mit Sitz in Hamburg und Würzburg, ist von der Stadt Hamburg als Umweltpartner 2023-2025 ausgezeichnet worden. Bei der Umweltpartnerschaft geht es darum, dass Unternehmen sinnvolle und nachhaltige Maßnahmen zum Schutz der Umwelt umsetzen. mediplan wurde in den Bereichen Betriebliche Mobilität und Energieeffizienz ausgezeichnet.

Nachhaltigkeit und Umweltschutz sind Themen, die die FACT Gruppe seit vielen Jahren und in zahlreichen Projekten implementiert hat. Die Bandbreite reicht von der Reduzierung des Energieverbrauchs durch den Einsatz von Gebäudeautomation über den Einsatz emissionsarmer Fahrzeuge bis zum baubegleitenden Facility Management, bei dem schon in der Planungsphase eines Projektes auf eine möglichst nachhaltige spätere Bewirtschaftung geachtet wird.