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Archiv- und Scan-Center für Patientenakten

Digitalisierung und Langzeitarchivierung für Krankenhäuser aus einer Hand

In unserem zentralen Archiv- und Scan-Center in Hamm digitalisieren wir jährlich knapp 4 Millionen Seiten Patientenakten und verwahren mehr als 10.000 lfd. Meter Archivgut datenschutzkonform für bis zu 30 Jahre. Unsere Prozesse und Anlagen sind nach BSI TR-03138 RESICAN testiert und erlauben damit ein revisionssicheres ersetzendes Scannen, bei dem die Originale nach dem Scanvorgang tatsächlich vernichtet werden dürfen, weil die digitalen Daten als originalersetzend gelten. Im konventionellen Archiv stellen wir Patientenakten auf Anforderung im Original, in Kopie oder digital zur Verfügung. Im digitalen Archiv stehen die Digitalisate strukturiert, indexiert und verschlagwortet entweder im kundeneigenen, an das Krankenhausinformationssystem (KIS) angebundenen, digitalen Langzeitarchiv oder in unserem Rechenzentrum zur Recherche zur Verfügung.

Zu unseren Leistungen und Erfahrungen gehören:

  • ganzheitlicher Betrieb des konventionellen Primärarchivs im Krankenhaus und des Sekundärarchivs in unserem Archiv- und Scan-Center: Von der Aktenanlage, über die Bearbeitung von Aktenanforderungen und Aktenrücknahmen, der Zuordnung nachzuordnender Belege, bis hin zur Organisation und Umsetzung des Aktenmahnwesens, der Altaktenauslagerung und der datenschutzkonformen Aktenvernichtung
  • Digitalisierung von Patientenakten jeglicher Art vor Ort im Krankenhaus oder in unserem Archiv- und Scan-Center in Hamm von der fachgerechten Aktenvorbereitung zur Digitalisierung über den Scanprozess und die Kontrolle bis hin zur Strukturierung und Indexierung der digitalen Akte
  • digitale Eingangsrechnungsverarbeitung: Von der Brieföffnung und dem Scannen der Eingangsrechnungspost, über die Klassifizierung der relevanten Rechnungsdaten, bis hin zur digitalen Verteilung an die Besteller, damit alle Rechnungen richtig gebucht und wichtige Skontoerträge gesichert werden können

Beispiele für Archiv- und Scan-Lösungen im Krankenhaus

Für ein Krankenhaus archivieren wir beispielsweise Patientenakten in Papierform, stellen diese jedoch bei Anforderung digital verschlüsselt zur Verfügung. Die Vernichtung der Papierakten erfolgt jeweils nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist und Freigabe durch das Haus.

Die Patientenakten einer Klinik werden zum Beispiel wöchentlich abgeholt, fachgerecht scanfähig aufbereitet, nach RESISCAN digitalisiert sowie indexiert und kontrolliert. Die Übertragung und Speicherung der digitalen Akten erfolgt in direkter Verknüpfung mit den bereits digital zur Verfügung stehenden Daten im Krankenhausinformationssystem. Nach einem festgelegten Prüfintervall werden die digitalisierten Papierakten datenschutzkonform vernichtet.

Ansprechpartner im FACT Archiv- und Scan-Center

Tobias Lüpken
Bereichsleiter Archivierung
Telefon 02381 4363-956
tobias.luepken@factpartner.de

Karriere & Jobs im Archiv- und Scan-Center

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News aus dem FACT Archiv- und Scan-Center

21.09.2020

Patientenakten archivieren und digitalisieren

Die Aufbewahrungsfristen für Patientenakten sind lang; große Datenbestände zu digitalisieren, ist oft weder betriebswirtschaftlich sinnvoll noch nutzbringend. Bei Platz- und Logistikproblemen können professionelle Dienstleister Bestände übernehmen und datenschutzkonform in Langzeit-Patientenaktenarchiven verwahren sowie bei Bedarf digitalisieren und ausgeben. Für das Entstehen von Patientenakten in einer digitalen Welt ist der Prozess der Vereinnahmung und Verarbeitung von Papierdokumenten entscheidend.

Denn auch wenn Krankenhäuser ihre eigenen Dokumente nur noch digital erzeugen und vorhalten, so muss doch der Schritt des volldigitalen Eingangs von Einweiserbriefen, Konsilen und Befunden erst geschaffen, ggf. gesetzlich geregelt, vereinbart und ganzheitlich umgesetzt werden. Bis dahin wird es Restakten geben, die in Scan- und Archiv-Centern digitalisiert werden müssen.

Das klassische Archiv entwickelt sich zukünftig zum modernen Dokumentendienstleister, der mit der für diese Aufgabe notwendigen Technologie dann auch andere Aufgaben übernehmen kann. Eine davon ist die Rechnungseingangsbearbeitung, die neben der Digitalisierung des Posteingangs auch die Zuordnung und Vorkontierung von Belegen beinhaltet und damit der Organisation erhebliche Ressourcen spart. Ein positiver Randeffekt ist dabei die Geschwindigkeit, die eine Anwendung von Skonti und eine zuverlässigere Liquiditätsplanung unterstützt. Auch hier lassen sich digitale Innovationen nutzen; denn Programme, die Belegtypen erkennen, aus ihnen strukturierte Informationen extrahieren, diese mit Datenbanken abgleichen und damit Belege nahezu vollautomatisch zuordnen, gibt es bereits.

Das Scan- und Archiv-Zentrum der FACT Gruppe digitalisiert übrigens nach RESISCAN und macht das ersetzende Scannen möglich, bei dem die Originaldokumente sogar bei Patientenakten nicht mehr verwahrt werden müssen.

02.07.2018

Von der Restakte zur EFA/EPA

Die Elektronische Patientenakte/Fallakte (EPA/EFA) ist immer weiterverbreitet. Doch eine Restakte, deren Inhalte langfristig verwahrt werden müssen, wird es auf absehbare Zeit weiterhin geben. Sie beinhaltet die Dokumente, die nicht digital zur Verfügung stehen oder auf denen relevante Anmerkungen gemacht wurden, die nicht in anderer Form dokumentiert sind. Das Archiv- und Scan-Center der FAC’T Gruppe gehört zu den Dienstleistern, die diese Akten unmittelbar nach Abschluss der Behandlung oder nach Verstreichen der Prüffrist des MDK digitalisiert und der elektronischen Akte hinzufügt. Das moderne Scan-Center in Hamm/Westfalen setzt dabei auf eine Mischung zwischen Technik und Mensch: Aktenvorbereitung und die Qualitätskontrolle erfolgen durch geschultes Personal, der übrige Weg bis zur Erstellung des revisionssicheren digitalen Dokuments und dessen Zuordnung zur elektronischen Akte läuft hochgradig automatisiert ab. Ein ersetzendes, revisionssicheres Scanverfahren ermöglicht es, die Originalakte danach zu vernichten. Einerseits wird so der Entlassprozess abgeschlossen und das Krankenhaus von der Papierakte entlastet, andererseits stehen die elektronischen Daten für eine Wiederaufnahme zur Verfügung und liefern damit ohne Zeitverzug wichtige Informationen für die weitere Behandlung.

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