Neuigkeiten der FACT Gruppe

Immer mehr Krankenhäuser setzen bei der Arztbriefschreibung Software zur Spracherkennung ein. Doch so attraktiv es wirtschaftlich ist, auf die Schreibkräfte zu verzichten, so schnell zeigen sich auch die daraus entstehenden Herausforderungen. Soll am Ende des Prozesses der sprachlich und inhaltlich korrekte Arztbrief als Visitenkarte des Hauses stehen, ist – das zeigt die Praxis – oft weiterhin die Mitarbeit des Schreibdienstes von Nöten. Denn auch wenn das Zusammenspiel von Spracherkennung und Textverarbeitung Fehler in der Rechtschreibung und Interpunktion meist gut korrigiert, sieht es bei Satzstellungen und einer gut lesbaren sprachlichen Abrundung häufig anders aus. In diesen Fällen kann der professionelle Schreibdienst, intern oder von der FACT Gruppe, Qualitätssicherungsfunktionen übernehmen, die dem Anspruch des Krankenhauses an seine Arztbriefe gerecht werden.

Schon mehrfach bewährt hat sich die Möglichkeit der Auswahl zwischen Spracherkennung, Selbstschreiben und Schreibdienstnutzung pro Diktant/in innerhalb eines Krankenhauses. Den individuellen Bedürfnissen kann so bei vergleichbarer Qualität Rechnung getragen werden.

Weit über einhundert Krankenhäuser und Krankenhausträger haben in den letzten Jahren Beratungsleistungen der FACT Gruppe in Anspruch genommen, beispielsweise zur Technik und Medizintechnik, zur IT, zur Sterilgutversorgung (AEMP/ZSVA) und Wäscheversorgung, zu den Wirtschaftsdienste oder zur medizinischen Dokumentation. Einer der Hauptgründe für die Beauftragung: Das umfassende und aktuelle Betriebs-Know-how der beteiligten Mitarbeitenden. Denn wer bei FACT berät, trägt i.d.R. in der Gruppe selbst Betriebsverantwortung und stellt, nach einer Zusatzqualifikation, einen Teil der eigenen Ressourcen für Beratungsprojekte zur Verfügung. So können die Spezialisten bei Auftraggeber und Auftragnehmer auf Augenhöhe kommunizieren und tatsächlich umsetzbare Verbesserungsvorschläge stehen im Fokus.

In welchen Bereichen berät die FACT? Hier ist der Link zur Beratungsmatrix.

Wo, wann und wie Räume, Flure, OP-Säle und vieles mehr gereinigt werden, ist in einer Gesundheitseinrichtung nicht nur ein kaufmännisches, sondern auch ein hygienisches Thema. Nur wenn die Hygienefachkräfte ihr Okay gegeben haben, kann die Unterhaltsreinigung im geplanten Umfang durchgeführt werden. Nun gibt es erstmals eine DIN-Norm, die einheitliche Standards für die Reinigung in Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen festlegt. Eine effiziente und hygienisch einwandfreie Reinigung ist mit deren Umsetzung allerdings nicht automatisch garantiert.

Denn ob alle Leistungen wirklich wie vereinbart erbracht werden, kann nur ein Reinigungsaudit zeigen. In ihm stellen die Reinigungs- und Hygieneprofis der FACT Gruppe die in Leistungsverzeichnis, Leistungsbeschreibung, Raumbuch und Vertrag festgelegten Leistungen den sicht- und messbaren Ergebnissen gegenüber. Der Auditbericht zeigt aber nicht nur Abweichungen, er gibt auch ganz konkrete Handlungsempfehlungen, die sofort umgesetzt werden können. Dies können beispielsweise Schulungen oder Veränderungen beim Geräteeinsatz, der Reinigungstechnik oder der Reinigungsmittel sein.

Reinigungsaudits können unabhängig davon zum Einsatz kommen, ob ein externer Dienstleister, eigene Mitarbeitende oder eine eigene Servicegesellschaft mit der Unterhaltsreinigung beauftragt ist.

Im Rahmen des NRW-geförderten Forschungsprojektes 5G-RemRob mit dem Fraunhofer IML und dem St. Franziskus-Hospital Münster konzipiert die FACT Gruppe den Einsatz von Transportrobotern, die sich innerhalb eines Gebäudes frei im teilöffentlichen Raum bewegen und damit alle Stationen mit Waren beliefern können. Warentransportanlagen, bei denen unter anderem ein autonomer Transport auf vorgegebenen Strecken in unterirdischen Fahrstraßen erfolgt, sind bei großen Universitätskliniken und in der Industrie seit vielen Jahren im Einsatz. Die freie Bewegung innerhalb eines Bestandsgebäudes mit Hilfe Künstlicher Intelligenz sowie Herausforderungen wie die Begegnung mit Menschen, der Aufzugruf und das Öffnen von Türen sind nun Gegenstand der neuen Forschung. Spätere Anwendungsszenarien beinhalten jede Art von Transportgängen und Warenverbringungen innerhalb einer Liegenschaft.

Einblicke in das Projekt gibt Projektleiterin Nadine van Wüllen von der FACT Gruppe gemeinsam mit Marcus Hintze vom Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IML auf dem 25. Krankenhaus Logistik Seminar am 27./28.09.2022 im Universitätsklinikum Schleswig-Holstein in Lübeck.

Die Software Logbuch des Herstellers Dynamed gehört zu den bekanntesten Logistiksystemen im Krankenhaus. Sie ermöglicht der Inhouse-Logistik die Planung und Disposition aller Transporte sowie die digitale Vergabe und Steuerung der Transportaufträge. Dabei werden bestehende Systeme und Prozesse integriert, so dass eine ganzheitliche und teilautomatisierte Logistikplanung entsteht, die echte Mehrwerte bietet.

Das interaktive Dashboard zu Logbuch wurde als Ergänzung von den Logistik- und IT-Spezialisten der FACT Gruppe entwickelt. Es stellt die in Logbuch vorhandenen Daten grafische dar und erleichtert dadurch die Optimierung der Prozesse und Ressourcen erheblich. Einmal eingerichtet, ist das Dashboard hochgradig intuitiv und flexibel. Es bietet außerdem die Möglichkeit, Daten aus anderen Quellen zu integrieren und mit den Daten aus Logbuch zu verknüpfen. Dazu können beispielsweise Belegungsdaten, Casemix-Punkte, Beköstigungstage und vieles mehr gehören.

Die Gewerke der technischen Gebäudeausrüstung (TGA) sind so vielfältig, wie sie in Gesundheitseinrichtungen unverzichtbar sind. Von der gesamten Medienversorgung (zum Beispiel Strom, Wasser, medizinische Gase) über die Gebäudeautomation bis zu Alarmsystemen wird das Leitungssystem entsprechend der Nutzungsanforderung von TGA-Spezialisten geplant und mit anderen Fachplanungsgewerken abgestimmt. Kommt Building Information Modelling (BIM) - also die gemeinsame Planung aller Gewerke an einem virtuellen Modell - zum Einsatz, wird in besonderem Maße die Vielfältigkeit der TGA und die Abhängigkeit der Gewerke untereinander deutlich.

Gerade diese gegenseitige Abhängigkeit der Planungsdisziplinen zeigt, welchen hohen Wert eine ganzheitliche TGA-Planung hat. Die sehr langsam ansteigende Anzahl der mit Einsatz von mit BIM geplanten Projekten kann diese Abhängigkeit zwar transparent machen, wird aber die persönliche Abstimmung nicht obsolet werden lassen. Mit zunehmender Gebäudeautomatisation und Digitalisierung, die von der Aufzugstechnik bis zur Medizintechnik reicht, steigen auch die Anforderungen an die TGA-Fachplanung, die mit viel Weitblick agieren muss, um auch zukünftige Raumanforderungen und flexible Raumnutzungen sicherzustellen.

Kurze Wege und viel Erfahrung sind für eine gute Abstimmung unter den Planern und für die Zusammenarbeit mit den ausführenden Gewerken unverzichtbar. Außerdem sind insbesondere technische Fachplaner auf Rückmeldungen aus dem technischen Betrieb angewiesen, um mehr über die Praxistauglichkeit der von ihnen erdachten und geplanten Gebäudeausrüstung zu erfahren. Neben einem baubegleitenden Facility Management, bei dem die späteren Betriebsverantwortlichen eng in die Planung eingebunden werden, ist vor allen Dingen ein enger Kontakt zur technischen Abteilung und (je nach Aufgabenzuweisung) der IT unverzichtbar.

Aktuell steht eine Vielzahl an Fördermöglichkeiten für den Neubau oder die Umrüstung von raumlufttechnischen Anlagen (RLT-Anlagen) auf einen Stand, der die Infektionsverbreitung über die Luft vermeidet, zur Verfügung. Krankenhäuser, Rehakliniken, Pflegeeinrichtungen und sogar Kindertagesstätten können davon profitieren.

Egal ob bei Beratung, Planung & Bau, Krankenhaustechnik, Krankenhaus-IT, Wirtschaftsdiensten oder Medizinische Dokumentation: Teamwork ist in der FACT Gruppe unverzichtbar. Und das auf allen Ebenen - vom kleinen Arbeitsteam bis zur Kundenschnittstelle. Nur so können die Dienstleistungen eng verzahnt mit den Prozessen der Auftraggeber - Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen - erbracht werden. Die Zugehörigkeit zum Gesundheitswesen, und damit verbundene sinnstiftende Aufgaben, verbinden die Mitarbeitenden der FACT Gruppe und der Kliniken miteinander. Dazu beigetragen hat auch die Corona-Pandemie, die Gesundheitseinrichtungen nur in enger Zusammenarbeit mit ihren Dienstleistern bewältigen konnten und die einmal mehr deutlich gemacht hat, wie wichtig die sogenannten Sekundärleistungen (z.B. Technik, IT, Wirtschaftsdienste) für die Aufrechterhaltung der Versorgung sind. Auch dies geht nur im Team.

Neben dem Sinn der Aufgabe und der ausgeprägten Teamarbeit gibt es in der FACT Gruppe auch eine Vielzahl handfester Mitarbeiterbenefits, die zu den Tariflöhnen, leistungsbezogenen Zulagen, sicheren Betriebsrenten und umfassenden Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten hinzukommen. Das betriebliche Gesundheitsmanagement enthält zum Beispiel vergünstigte Mitgliedsbeiträge in Fitnessstudios, Online-Seminare und die Teilnahme an Sportveranstaltungen. Mit Jobrädern oder Jobtickets geht es vergünstigt zur Arbeit und zurück. Und die unzähligen Einkaufsvorteile des kirchlichen Einkaufsverbundes und kirchennaher Dienstleister von A wie Auto über S wie Strom und V wie Versicherung bis Z wie Zeitschriften helfen in nahezu jedem Lebensbereich, Geld zu sparen.

Interesse an einer Karriere im Gesundheitswesen? Alle offenen Jobs der FACT Gruppe unter www.factpartner.de/karriere.

Die Corona-Pandemie hat viele Krankenhausküchen vor zusätzliche Herausforderungen gestellt: Der phasenweise deutlich reduzierten Zahl an Patienten, Gästen und Mitarbeitenden konnte begegnen, wer in der Lage war, die Fixkosten zu senken, den Betrieb weiter zu flexibilisieren und die Mitarbeitenden in Produktion und Service zu halten. Eines der wichtigsten Werkzeuge dazu war die Kurzarbeit.

Für die Zukunft ist in kleineren Krankenhäusern entweder mit einer Zentralisierung der Speisenversorgung in einem Verbund oder mit der Trennung von externer Produktion und interner Speisenversorgung zu rechnen, insbesondere, wenn Küchen abgängig und die Räumlichkeiten für das Primärgeschäft des Hauses interessant sind. In Krankenhäusern und Einrichtungen mit einer längeren Verweildauer sowie bei Wahlleistungspatienten nimmt die Bedeutung der Speisenversorgung und der Serviceleistungen insgesamt zu. Im normalen Krankenhausbetrieb ist es immer wieder die Gratwanderung zwischen Kosten und Vielfalt bei gleichbleibend guter Qualität.

Die Küche der Zukunft hat sehr gut organisierte und, soweit sinnvoll, digitalisierte Prozesse. Daraus ergeben sich eine größere Flexibilität in Bezug auf die tägliche Essenszahl und die Kurzfristigkeit der Bestellungen. Die Küche kombiniert für Gäste und Mitarbeitende die Vorteile der Großküche mit der Attraktivität eines Front-Cooking, so dass auch individuelle Wünsche oder großküchenungeeignete Gerichte ermöglicht werden können. Ein wesentliches Ziel sollte sein, dass die Küche durch gute Speisen- und Serviceangebote für die Patienten und die Mitarbeitenden attraktiv ist.

Dreh- und Angelpunkt beim Abschluss eines Bauprojektes ist eine qualifizierte Abnahme, der eine strukturierte Mängelverfolgung folgen muss. Kommt es nach dieser Abnahme zu weiteren Mängeln, spielt eine gut abgestimmte Zusammenarbeit zwischen Baumanagement und  Gebäudebetriebstechnik bei der Dokumentation und der Verfolgung der Mängelbeseitigung eine wichtige Rolle. Deshalb ist es ratsam, die  Gebäudebetriebstechnik grundsätzlich in die Abnahme der Baumaßnahme einzubeziehen.

Häuser, die viele Baumaßnahmen mit eigenen Planungs- und Baumanagementressourcen begleiten, setzen nicht nur für die Mängelverfolgung vermehrt auf die Implementierung konkreter Prozesse und beschreiben diese in einem Bauprojekthandbuch. In diesem können und sollten  grundsätzliche und trägerspezifische Rahmenbedingungen für Baumaßnahmen, wie beispielsweise Entscheidungen zu Vergabeverfahren, zu  Berichtslinien und Eskalationen sowie eben zur Mängelverfolgung beschrieben sein. Auch Checklisten und Prozessbeschreibungen aus dem Bauhandbuch können internen und externen Baubeteiligten helfen, die Baumaßnahme im Sinne des Auftraggebers durchzuführen und vollständig abzuschließen.

Großschadenslagen mit einem Massenanfall von Verletzten (MANV) können Krankenhäusern in besonderem Maße betreffen, sei es als Ort eines Schadens oder als Teil der Rettungskette. Neben Naturkatastrophen, Bränden, Bombenfunden, Anschlägen oder Unglücken können heute auch Cyberattacken einen Notfall auslösen, bei dem die Krankenhausalarm- und Einsatzplanung (KAEP) zum Tragen kommt. Ein aktueller KAEP ist dafür unverzichtbar, doch leider oft nicht in der notwendigen Aktualität vorhanden.

Der KAEP beinhaltet verbindliche Vorgehensweisen für die verschiedenen vorstellbaren internen (Schaden im Krankenhaus) und externen (Schadenslage außerhalb des Krankenhauses) Schadenslagen. Er nennt Verantwortliche mit ihren Funktionen im Schadensereignis, beispielsweise die Krankenhauseinsatzleitung (KEL), beinhaltet Prozesse und Strukturen zur Vorbereitung bei Bekanntwerden einer Schadenslage, beispielsweise die Umnutzung von Räumen, und beschreibt die vielfältige Kommunikation, die damit verbunden ist. Ist hier schon ein kleiner Teil nicht mehr aktuell, beispielsweise nach Umbaumaßnahmen, kann dies gravierende Folgen haben.

Die Spezialisten der FACT Gruppe unterstützen Krankenhäuser interdisziplinär bei der Erstellung und Aktualisierung ihrer Krankenhausalarm- und Einsatzpläne mit umfassendem Praxiswissen und erprobten Vorlagen und Handlungsempfehlungen.

Einmal im Jahr haben rund 20 Mitarbeitende aus allen Bereichen und Betriebsstätten der FACT Gruppe die Möglichkeit, gemeinsam zu Exerzitien nach Assisi in Italien zu reisen. Exerzitien sind Auszeiten aus dem normalen Arbeitsalltag, die dabei helfen sollen, zur Ruhe zu kommen und sich zu besinnen - auch mit ein wenig geistlicher Begleitung. Das Ziel, die Stadt Assisi, geht auf den Namenspatron der St. Franziskus-Stiftung Münster zurück, zu der die FACT Gruppe gehört. Über fünf Tage geht die Gruppe in Assisi den Wurzeln des Hl. Franziskus (Franz von Assisi) und der Hl. Klara nach, deren Leben und Wirken sehr gut dokumentiert sind. Geistliche Impulse regen zum Nachdenken an und helfen dabei zu verstehen, was Franziskus damals wichtig war und was auch heute noch die Franziskus Stiftung prägt. Das Angebot ist konfessions- und religionsübergreifend und wird auch so wahrgenommen. Es gehört zu einer ganzen Reihe von Angeboten der Franziskus Stiftung, die auch allen Mitarbeitenden der FACT Gruppe offenstehen.

Dass Bauherren und Architekten oft nicht angemessen betriebsorientiert planen, liegt schlichtweg daran, dass ihnen die praktischen Erfahrungen aus dem Krankenhausalltag fehlen. Das baubegleitende Facility Management der FACT Gruppe beschäftigt sich täglich mit solchen Themen. Unsere Mitarbeiter des Baumanagements verfügen über fundierte Praxiserfahrung und stehen in engem Austausch mit den Betrieben, sodass sie die Betriebskosten während des gesamten Bauprozesses im Auge behalten. Kleinigkeiten, die nicht übersehen werden sollten Bei Neubauten können externe Experten genauso hinzugezogen werden wie bei Umbauten und Teilsanierungen. Ihre Aufgabe: Sie weisen Planer und Bauherren während des gesamten Bauprozesses auf Aspekte hin, die im späteren Betrieb zusätzliche Kosten und Mehraufwand verursachen könnten. Das sind oft nur vermeintliche Kleinigkeiten, über die man gerne mal hinwegsieht – doch machen sie eine Menge aus.
Die Auswahl von langlebigen und günstig zu reinigenden Materialien spielt etwa eine wichtige Rolle für den zukünftigen Krankenhausalltag. Bestimmte Boden und Oberflächenmaterialien sind deutlich aufwändiger zu reinigen als andere, was Mehrkosten verursacht. Gerade im Krankenhaus ist es wichtig, dass die Hygiene so unkompliziert wie möglich gewährleistet wird. Etwas anderes, auf das Betriebsverantwortliche oft hinweisen müssen, sind Elemente wie Flurwände, Ecken oder Türzargen. Sie sind hübsch anzusehen, nutzen sich aber schnell ab durch Betten sowie schwere Ver- und Entsorgungswagen, die ständig durch das Krankenhaus rollen. Der Unterhalt für solche Dinge wird also auch teuer und zeigt einmal mehr, dass baubegleitendes Facility Management dabei hilft, die Betriebskosten von Anfang an niedrig zu halten.

Die bekannten QuickChecks der FACT Gruppe beinhalten standardisierte Erhebungen, professionelle Einschätzungen und konkrete Empfehlungen, die vor allen Dingen ein Ziel haben: Mehr Transparenz im analysierten Sekundärbereich. Für ein gutes und wirklich nutzbares Ergebnis ist die Mitarbeit der Fach- und Führungskräfte des Auftraggebers unverzichtbar. Gemeinsam mit diesen ermitteln die Betriebsspezialisten der FACT Gruppe die relevanten Informationen und Kennzahlen. Eine kritische Hinterfragung sowie Fachbegehungen helfen bei der Verifizierung. Konkrete, fundierte Verbesserungsvorschläge und Handlungsempfehlungen einschließlich der wirtschaftlichen Auswirkungen sind nur einige der Ergebnisse.

QuickChecks führt die FACT Gruppe unter anderem in diesen Bereichen durch: Technik, Medizintechnik, Kommunikationstechnik, IT, Speisenversorgung, Unterhaltsreinigung, Wäscheversorgung, Logistik, AEMP/ZSVA, Labor und Schreibdienste.

Klar beschriebene und der Beschreibung entsprechend umgesetzte Prozesse sorgen für Sicherheit und Zuverlässigkeit - in Krankenhäusern wie auch bei Dienstleistern wie der FACT Gruppe. Sie ermöglichen zudem die strukturierte und nachvollziehbare Integration, beispielsweise bei der integralen Prozessverantwortung, in der primäre Prozesse der Gesundheitseinrichtung nahtlos durch sekundäre Prozesse der FACT unterstützt werden. Unzählige Beispiele dafür finden sich im technischen Betrieb, in der IT, in den Wirtschaftsdienste und in der medizinischen Dokumentation.

In ihrem Abschlussbericht hoben die Auditoren die hohe Fachkompetenz in der Erbringung der Dienstleistungen, die sehr konstruktive Führungskultur und offene Kommunikation, die hervorragende Führungskultur in der Zusammenarbeit und die positive Entwicklung aus der Neustrukturierung in den Geschäftsfeldern besonders hervor.

Das Qualitätsmanagement der FACT Gruppe betreut neben den eigenen Gesellschaften auch andere Gesundheitseinrichtungen bei der Formulierung, Dokumentation, Umsetzung und Kontrolle der relevanten Prozesse und führt dazu interne und externe Audits durch.

Am Ende sind es Betreuung und Service, die über die Zufriedenheit der Nutzer mit der Telefonanlage oder den Patiententerminals in Krankenhäusern und Rehakliniken entscheiden. Kurze Reaktionszeiten, das notwendige Fachwissen und vor allen Dingen eine gute Kommunikation tragen dazu bei, dass Störungen rasch behoben sowie neue Anforderungen oder Veränderungen zügig umgesetzt werden. Dabei können eine interne technische Abteilung und der externe Dienstleister Hand in Hand arbeiten. Denn neben den Systemupdates sind es oft Kleinigkeiten, die eine gut unterwiesene Haustechnik schnell vor Ort umsetzen kann. So bleibt der Fokus des Dienstleisters auf dem 2nd-Level-Support, also der Unterstützung der eingewiesenen Techniker vor Ort.

Die logistischen Prozesse in Krankenhäusern sind so vielfältig wie die daran beteiligten Menschen und Dienstleister. Vermehrt in den Blick genommen wird in den letzten Jahren die Optimierung der Prozesse und die Steigerung der Effizienz. Leergänge sollen vermieden und die Zahl der Menschen, die im Haus logistisch unterwegs sind, reduziert werden. Neben Gründen des Infektionsschutzes spielen auch knappe Aufzugskapazitäten dabei eine Rolle. Doch die Vielfalt der Prozesse und Aufgaben in der Logistik ist durch die Vielzahl der Beteiligten nicht immer leicht transparent zu machen. Wichtige Parameter für eine Effizienzsteigerung sind nicht oder nur aufwändig verfügbar und schwer in eine Gesamtbetrachtung einzubinden.

Mit Hilfe einer strukturierten Aufnahme und dem Einsatz einer Analysesoftware ist es möglich, die Nachvollziehbarkeit und Transparenz in den logistischen Abläufen erheblich zu erhöhen und damit eine bedarfsgerechte operative und strategische Steuerung zu ermöglichen. Im Fokus steht dabei der Patiententransport, der zeitfixiert und unter Nutzung der Schnittstelle zwischen Pflege und Logistik stattfindet. Tagesaktuell und retrospektiv können Transportzahlen, Transport- und Wartezeiten, sowie Auslastungen ganzheitlich visualisiert und damit optimiert werden.