Die beste Logistiksoftware kann keine guten Daten und damit Transparenz liefern, wenn die Prozesse nicht klar beschrieben sind und konsequent eingehalten werden. Denn wie immer ist die IT nicht die Lösung, sondern das Werkzeug zur Transparenz und Zielerreichung.

Und so beginnen auch Projekte mit dem Ziel einer höheren Transparenz und Effizienz erst einmal mit einer strukturierten Aufnahme der Leistungen und Leistungszeiten. Die Vielfalt der dabei identifizierten Tätigkeiten sprengt nicht selten das bekannte und erwartete Maß. Das nachgelieferte Paket eben noch zur Station bringen, dazu kurz bei der Umbestuhlung des Konferenzraums mit anpacken und am Ende rasch ein Bild aufhängen: Diese Aufgaben müssen nicht selten wirklich gemacht werden, tauchen aber in Strukturen und Prozessen bestenfalls unter „Sonstiges“ auf. Erst der Blick auf die Frequenz offenbart an der einen oder anderen Stelle substanzielle Arbeitszeiten, die irgendwann den Weg zur Inhouse-Logistik gefunden haben und dann dort verblieben sind.

Sind Tätigkeiten und Zeiten transparent und abgestimmt, folgt die Planung der Leistungserbringung. Blockplanungsmodelle zum Beispiel können dabei helfen, die Bedarfe, die Ressourcen und die Zeiten der Erbringung in Einklang zu bringen, und den Verantwortlichen in der Logistik eine große Hilfe sein. Wird eine professionelle Logistiksoftware eingesetzt, sollte diese vergleichbare Transparenz und Planungen ermöglichen. In  jedem Fall steht am Ende eine realistische und belastbare Zahl der benötigten Ressourcen, sprich Menschen und Arbeitsmittel.

Aktuelles Wissen und die persönliche Weiterentwicklung stehen im Vordergrund der neuen FACT Akademie. Sie richtet sich an die über 1.700 Mitarbeitenden der FACT Gruppe, die in den Geschäftsfeldern Beratung, Planung & Bau, Krankenhaustechnik, Krankenhaus-IT, Wirtschaftsdienste und Medizinische Dokumentation tätig sind.

Die Bandbreite des 40-seitigen Schulungskatalogs reicht von Arbeits-, Präsentations- und Zeitmanagementseminaren über IT-Kompetenz bis zu Angeboten für Führungskräfte und solche, die auf dem Weg dahin sind. Der Katalog ergänzt das Angebot des Bildungsbereiches der St. Franziskus-Stiftung Münster, zu der die FACT Gruppe gehört.

Und noch etwas ist besonders an den Weiterbildungsangeboten der FACT Gruppe: Die Seminare und Schulungen stehen allen Mitarbeitenden offen, ganz gleich in welcher Funktion und Hierarchieebene sie tätig sind.

Die sonstigen Leistungen der FACT Gruppe für Mitarbeitende sind unter FACT Gruppe - Karriere & Jobs zusammengefasst.

Die Versorgung mit Berufsbekleidung erfolgt in immer mehr Krankenhäusern über Ausgabeautomaten, Entnahmeräume oder Entnahmeautomaten. Durch Weiterentwicklungen im Bereich UHF-RFID gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Systemen und Lösungen, die miteinander konkurrieren. Allen gemeinsam sind die Erhöhung der Transparenz und die Reduktion der Anzahl benötigter Wäschestücke. Demgegenüber stehen die Investitionen oder Mieten für die Automaten. Und nicht nur das: Die Automaten brauchen Raum (mal mehr, mal weniger) sowie Stromversorgung und Netzwerkanbindung. Außerdem sollten sie dort aufgestellt werden, wo die Nutzer der Berufskleidung im Idealfall ohnehin vorbeikommen, um zusätzliche Wege zu vermeiden.

Das Automatenprinzip ist denkbar einfach. Allen Personen werden zugelassene Wäschestücke und Mengen zugeordnet. Registriert werden Ausgaben/Entnahmen und der Abwurf der schmutzigen Wäsche. Um die Zuverlässigkeit der Versorgung zu gewährleisten, muss die Kleiderordnung (wer trägt was) auf die Systeme abgestimmt werden. Weniger (Artikelauswahl) ist hier mehr (Versorgungsqualität). Damit ist eine Automatenversorgung vor allem dann empfehlenswert, wenn gleichzeitig das Sortiment harmonisiert und reduziert wird, unabhängig davon, ob Kleidung und Automaten gemietet sind oder sich im Besitz des Krankenhauses befinden.

Die FACT Gruppe startet gemeinsam mit der St. Franziskus-Stiftung Münster ihre neuen Jobbörse. Dort sind künftig alle Stellen für Fachkräfte, Führungskräfte, Hilfskräfe und Auszubildende für alle Betriebsstätten noch leichter und schneller zu finden.

Mit fast zwanzig Betriebsstätten in größeren Krankenhäusern oder an gut erreichbaren Orten wächst das Team der FACT Gruppe stetig weiter. Über 1750 Mitarbeitende zählen inzwischen dazu und machen das Unternehmen damit zu einem der größten Multi-Dienstleister im deutschen Gesundheitswesen. Der Tätigkeitsbereich ist breit angelegt: Die FACT beschäftigt Ingenieure, Techniker und IT-Spezialisten genauso wie Reinigungs- und Servicekräfte, Logistiker und Handwerker.

Mehr über die vielen Benefits der Arbeit in der FACT Gruppe im Bereich Karriere & Jobs.

Bei einer öffentlichen Ausschreibung, beispielsweise der Wäscheversorgung, der Unterhaltsreinigung oder der Speisenversorgung, ist eine Vielzahl von Dingen zu beachten, die bei einer vergleichenden Angebotseinholung nicht zwingend erforderlich sind. So sind zum Beispiel Formvorschriften, gesetzliche vorgeschriebene Fristen und Vorschriften zur Bekanntmachung zu beachten und Vergabeakten zu führen, die von der ersten Überlegung zu einer Ausschreibung an jede relevante Entscheidung dokumentieren und begründen. Je nach Verfahrensart kann es außerdem notwendig sein, bereits mit der ersten Veröffentlichung vollständige Leistungs- und Vertragsdokumente bereitzustellen sowie die Kriterien für eine Teilnahme und den späteren Zuschlag zu veröffentlichen. 

Die Vergabespezialisten der FACT Gruppe verfügen über die notwendige verfahrensrechtliche und leistungsfachliche Erfahrung, Auftraggeber bei der Ausschreibung von Leistungen vollumfänglich zu unterstützen. Dort, wo eine Vergabestellen vorhanden ist, kann sich die Leistung auch auf die fachlich Zuarbeit beschränken.

Übrigens können freigemeinnützige und private Krankenhausträger einer Pflicht zur öffentlichen Ausschreibung von Leistungen unterliegen, beispielsweise bei der Nutzung bestimmter Fördergelder oder einem kommunal dominierten Aufsichtsrat.

Trotz aller Pluspunkte herrscht noch immer eine gewisse Zurückhaltung bei gebündelten Services. Dienstleister mit einem breiten Angebotsspektrum sind in der Lage, nicht nur Einzeldienstleistungen anzubieten. Sie können ganzheitliche Konzepte entwickeln und diese in enger Zusammenarbeit mit dem Haus oder komplett selbst bedienen. Das ermöglicht, Synergien zwischen den verschiedenen Bereichen zu nutzen, was Häusern und Dienstleistern zugutekommt.

Tatsächlich sollen die Modelle mit gebündelten Dienstleistungen sogar mit den geringsten Risiken verbunden sein. Das hat eine Umfrage von Drees & Sommer unter den Klinikbetreibern ergeben. Demnach entstehen umso weniger Risiken für den Klinikbetrieb, desto zentraler die Leistungen erbracht werden und desto geringer die Anzahl der Leistungsschnittstellen ist.

Die weitere Digitalisierung im Gesundheitswesen ist nach Expertenansicht unverzichtbar, setzt aber auch viele Krankenhäuser unter Druck. Mit dem Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) verspricht das Bundesministerium für Gesundheit, den Weg in das digitale Zeitalter bis 2025 zu ebnen. Insgesamt 4,3 Milliarden Euro Investitionsmittel sollen den Krankenhäusern zur Verfügung gestellt werden. Insbesondere für kleinere  Kliniken, denen bislang die Mittel für das digitale Update fehlten, ist dies eine Chance. 

Damit die Digitalisierung wirklich voranschreitet und möglichst nachhaltig umgesetzt wird, fordert das Gesetz auch Sanktionen: Ab 2025 soll der Reifegrad der Digitalisierung transparent gemessen und bewertet werden. Wie dies genau geschehen kann, ist noch offen. Sicher ist, dass eine mangelnde Digitalisierung bis zu zwei Prozent Abschläge bedeuten kann. Ebenfalls ungeklärt ist der Umgang mit den Folgekosten der Digitalisierung, denn wie diese über das Jahr 2025 hinaus finanziert werden sollen, ist ebenfalls noch nicht geklärt. Die  Digitalisierungsoffensive an den Kliniken muss also gut durchkalkuliert werden.

Manchmal braucht es zunächst eine professionelle Standortbestimmung, die zukünftige Ausrichtung eines oder mehrerer Sekundärbereiche im Krankenhaus zu gestalten. Sichtbar werden müssen dabei die Handlungsnotwendigkeiten und die Handlungsmöglichkeiten, die Rahmenparameter für eine Neuausrichtung sein können. In den technischen Gewerken gehören dazu unter anderem die Rechtssicherheit, also die Einhaltung der gesetzlich oder normativ geforderten Wartungen und Prüfungen.

Die Standortbestimmungen der FACT Gruppe stehen für eine Vielzahl von Sekundärleistungen zur Verfügung: Technik und Medizintechnik, Speisenversorgung und Unterhaltsreinigung, Logistik, Schreibdienst und Zentralsterilisation sind nur einige davon. Gemeinsam haben alle Standortbestimmungen, dass sie neutral und mit hoher Fachlichkeit notwendige Veränderungen aufzeigen und konkrete sowie praktisch wirklich umsetzbare Vorschläge zur zukünftigen Ausrichtung enthalten.

Der Druck auf deutsche Gesundheitseinrichtungen wächst weiter. Die Gründe hierfür sind unter anderem der demografische Wandel, die steigenden Ansprüche der Patientinnen und Patientinnen sowie Gesetzesänderungen, die höhere Aufwände für die Einrichtungen bedeuten.  Dazu kommen seit Frühjahr 2020 die Coronapandemie als die zentrale Herausforderung für die gesamte Gesundheitsbranche sowie die aus dem Ukraine-Krieg resultierenden Kostensteigerungen, unter anderem für Energie. Angesichts dieser Entwicklungen ist die Unterstützung durch zuverlässige Facility Management Partner für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen wichtiger denn je.

Denn es sind diese Spezialisten, die alle technischen Anlagen des Hauses kennen und genau wissen, welche Steuerung bereits zur Einsparung von Energie möglich ist und wo eine Nachrüstung der Gebäudeautomation bei Einsparungen helfen kann. Sie kennen die Notwendigkeiten der technischen Hygiene und haben im Blick, wo und vor allen Dingen wie eine Nachtabsenkung oder Nachtabschaltung machbar ist.

Facility Management deckt aber nicht nur die technischen Anlagen ab: Auch Fachleute für die Versorgung, die IT, die Unterhaltsreinigung und viele andere Bereiche des täglichen Betriebs können mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung dazu beitragen, eine Gesundheitseinrichtung sicher durch die Herausforderungen zu manövrieren.

Auch bei Umbaumaßnahmen im Gebäudebestand von Krankenhäusern, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen kann es sinnvoll sein, im Gesundheitswesen erfahrene Architekten einzubinden. Sie übernehmen nicht nur alle Planungsphasen der HOAI, sondern sind auch mit den medizinischen und pflegerischen Prozessen in den Stations- und Funktionsbereichen vertraut.

Die Architekten der FACT Gruppe kennen genau diese Abläufe aus unzähligen Projekten und begleiten den Bauherrn von der Planung über die Ausschreibung und Vergabe bis zur Bauüberwachung. Und das ganz gleich, ob es sich um einen kleineren Stationsumbau oder eine komplexere Maßnahme in einem der Funktionsbereiche handelt. Zusätzlich sind sie auf den Umgang mit den hohen hygienischen Anforderungen spezialisiert, die Trinkwasser und Raumluft betreffen können, aber auch die Bauhygiene und die hygienische einwandfreie Abtrennung von Baustelle und Zuwegen. Der unkomplizierte Austausch mit Kollegen in den eigenen Fachplanungsbüros und den Betriebsbereichen sind zusätzliche Argumente für die Einbeziehung der FACT Architekten.

Die Wäscheversorgung gehört in Krankenhäusern zu den kostenintensiven nichtmedizinischen Leistungen, die – mit häufig langfristigen Vertragsbeziehungen – extern eingekauft werden. Zudem ist insbesondere die Berufsbekleidung prädestiniert für persönliche Vorlieben und Wünsche, denen angemessen Rechnung getragen werden sollte. Das führt mitunter zu einem schleichenden Abbau an Wirtschaftlichkeit und Versorgungsqualität. Daher macht es Sinn, sich in mehrjährigen Abständen mit dem Thema zu beschäftigen und die Erwartungen mit den  erhaltenen Leistungen zu vergleichen.

Ein wahrnehmbarer Qualitäts- und Serviceverlust war in den letzten Jahren einer der häufigsten Anlässe für Projekte zur textilen Vollversorgung. Gleichauf damit waren es auslaufende Verträge aus öffentlichen Ausschreibungen. In beiden Fällen besteht Handlungsbedarf und in beiden Fällen ist Augenmaß gefragt. Denn die Herausforderung liegt nicht nur in einer fundierten, durchdachten Ausschreibung mit fairen Verträgen, sondern auch darin, die Mitarbeitenden mitzunehmen, wenn es darum geht, Berufsbekleidung nach dem aktuellen Stand auszuwählen und die mit einer Optimierung der Versorgung einhergehenden Veränderungen zu akzeptieren.

Projekte zur Neukonzeption und Ausschreibung der Versorgung mit Berufsbekleidung und Flachwäsche haben durchschnittlich eine Laufzeit von sechs bis neun Monaten. Hinzu kommt eine Vorlaufzeit von ebenfalls ca. sechs Monaten, die eine Wäscherei benötigt, um die benötigten Wäschestücke zu beschaffen und die eigene Organisation auf die neue Versorgung einzustellen. Ein sinnvolles Zieldatum für den Projektbeginn ist damit gut ein Jahr vor einem möglichen Vertragsende. Ein Blick auf die Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen ist hier häufig hilfreich.

Die Führung von Mitarbeitenden ist keine Tätigkeit, die einfach so nebenbei gemacht werden kann. Eine gute Führung braucht entsprechende Fähigkeiten, Kompetenzen und natürlich ein Training. Dies ist umso wichtiger, wenn sich Mitarbeitende von der Kollegin oder dem Kollegen zur Führungskraft weiterentwickeln. In der FACT Gruppe durchlaufen daher im Rahmen der Personalentwicklung alle Führungskräfte, auch solche, die von einem anderen Unternehmen kommen oder schon viele Jahre Führungserfahrung haben, mehrtägige Trainingseinheiten, um sich gut auf ihre neue Aufgabe vorzubereiten, zu verinnerlichen, wie Führung bei FACT gewollt ist und praktiziert wird und zu verstehen, warum dies so ist.

Ein zweitere, unverzichtbarer Karriereweg bei der FACT Gruppe ist die fachliche Entwicklung. Dabei spezialisieren sich Mitarbeitende in Gebieten, die ihnen besonders liegen oder die sie besonders interessieren. Als Experten übernehmen sie dann einerseits Aufgaben und Projekte zu ihrem Themenbereich und unterstützen Kolleginnen und Kollegen, die nicht oder nicht regelmäßig damit zu tun haben.

Hier gibt es viele weitere Information zu einer Fach- oder Führungskarriere in der FACT Gruppe.

Die Wirtschaftsdienste – also Unterhaltsreinigung, Speisenversorgung, Wahlleistungsservice, Wäscheversorgung und Inhouse-Logistik – machen einen großen Teil der sekundären Kosten eines Krankenhauses, einer Rehaklinik und einer Pflegeeinrichtung aus. Über eigene  Servicegesellschaften haben viele Träger in den vergangenen Jahren die Leistungen professionalisiert, um diese auch wirtschaftlich zu verbessern. Ob diese Art der Servicegesellschaften langfristig noch möglich sein wird, bleibt abzuwarten.

Klar ist schon heute, dass die Qualität der Leistungen wieder in den Vordergrund getreten ist und dass nur eine Steigerung der Effizienz dazu führen kann, Wirtschaftsdienste aus knappen Kassen zu finanzieren. Auch deshalb konzentrieren wir uns in der FACT Gruppe auf genau dieses  Thema, suchen clevere Lösungen, Prozessverbesserungen und gute Werkzeuge.

Gute Beispiele für solche Verbesserungen sind ein gelungener Spagat zwischen der guten und dennoch preiswerten Speisenversorgung für Patienten und Mitarbeitende, eine vergabekonforme Auswahl des richtigen Dienstleisters für die Unterhaltsreinigung oder die Wäscheversorgung,  eine Erhöhung der Transparenz durch neue Tools in der Inhouse-Logistik oder eine Definition, Erbringung und Kontrolle marktgerechter Leistungen in eigenen Servicegesellschaften.

Auch die Zentralsterilisation (ZSVA/AEMP) kann Teil eines Versorgungszentrums sein. Auf den Bedarf zugeschnittene Räume ermöglichen die Optimierung der Prozesse, die Versorgung mehrerer Häuser kann sich übergreifend positiv auf den Reservebestand auswirken. Eine große Bedeutung kommt in diesem Zusammenhang einer vorgeschalteten Analyse, Optimierung und Harmonisierung der Siebe zu, deren Ergebnis wesentlichen Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit der ZSVA/AEMP hat. Eine optimale Energieversorgung des gesamten Versorgungszentrums und wiederum gemeinsame logistische Prozesse mit der Medikalprodukteversorgung tragen auch hier zur Nachhaltigkeit bei.

Ein vierter Baustein des Versorgungszentrum kann eine Zentralküche sein. Auch hier können auf den Prozess abgestimmte Räumlichkeiten und mit den anderen Bereichen vernetzte Logistikstrukturen die Effizienz der Produktion und damit die Wirtschaftlichkeit steigern. Denkbar sind dabei auch Hybridmodelle, bei denen die Mengenproduktion der Speisen in der Zentralküche erfolgt und ergänzende Angebote, zum Beispiel für Mitarbeitende oder Wahlleistungspatienten, lokal ergänzt werden. Auch in einem zentralen Versorgungszentrum ist die Einbeziehung eines Dienstleisters für die Speisenproduktion möglich.

Wird ein zentrales Versorgungszentrum in Betracht gezogen, kann die Expertise der FACT Gruppe, die auch den Betrieb solcher Zentren umfasst, bei der Konzeption, Kostenermittlung und Planung eine große Hilfe sein. Denn letztendlich sind es eine solide und fachlich fundierte Vorbereitung, ein professionelles Management und eine realistische Planung für den stufenweisen Übergang, die über Erfolg und Wirtschaftlichkeit eines zentralen Versorgungszentrums entscheiden

Vermehrt beschäftigen sich Träger mehrerer Krankenhäuser und Krankenhausverbünde mit der Frage, ob ein eigenes Versorgungszentrum für sie sinnvoll ist. Im Vordergrund stehen dabei oft die Chancen, freiwerdende Flächen für die medizinische Leistungsentwicklung zu nutzen, Versorgungsleistungen Dritten anzubieten und die Effizienz sowie die Sicherheit der Versorgung zu erhöhen.

Der Leistungsumfang eines Versorgungszentrums kann vielfältig sein: Medikalprodukte, Versorgungs- und C-Artikel können zentral angeliefert, gelagert, kommissioniert und verteilt werden. Mit einer durchdachten Lieferkette können Lagerflächen in den Krankenhäusern auf ein Minimum reduziert werden, ein durchgängig eingeführtes Korbmodulsystem ermöglicht rasche, einfache und bedarfsgerechte Bestellungen. Zudem kann eine professionelle Lagerlogistik oft einfacher und wirtschaftlicher auf Marktveränderungen reagieren und die Bestände rechtzeitig der Verfügbarkeit anpassen.

Die eigene Krankenhausapotheke inklusive Zytostatikaherstellung kann ein weiterer Nutzer des Versorgungszentrums sein. Kommissionierautomaten erleichtern und beschleunigen die Medikamentenbereitstellung. Die Bevorratung von besonders kostenintensiven Produkten kann hausübergreifend erfolgen, wodurch die Bestände reduziert werden können. Zudem kann die Krankenhausapotheke die Logistikstrukturen des Versorgungzentrums vollumfänglich mitnutzen und dessen Nachhaltigkeit durch gemeinsame Lieferungen erhöhen.

Lesen Sie in Teil 2, wie sich eine Zentralsterilisation und eine Zentralküche in einem Versorgungszentrum integrieren lassen.

Immer mehr Krankenhäuser setzen bei der Arztbriefschreibung Software zur Spracherkennung ein. Doch so attraktiv es wirtschaftlich ist, auf die Schreibkräfte zu verzichten, so schnell zeigen sich auch die daraus entstehenden Herausforderungen. Soll am Ende des Prozesses der sprachlich und inhaltlich korrekte Arztbrief als Visitenkarte des Hauses stehen, ist – das zeigt die Praxis – oft weiterhin die Mitarbeit des Schreibdienstes von Nöten. Denn auch wenn das Zusammenspiel von Spracherkennung und Textverarbeitung Fehler in der Rechtschreibung und Interpunktion meist gut korrigiert, sieht es bei Satzstellungen und einer gut lesbaren sprachlichen Abrundung häufig anders aus. In diesen Fällen kann der professionelle Schreibdienst, intern oder von der FACT Gruppe, Qualitätssicherungsfunktionen übernehmen, die dem Anspruch des Krankenhauses an seine Arztbriefe gerecht werden.

Schon mehrfach bewährt hat sich die Möglichkeit der Auswahl zwischen Spracherkennung, Selbstschreiben und Schreibdienstnutzung pro Diktant/in innerhalb eines Krankenhauses. Den individuellen Bedürfnissen kann so bei vergleichbarer Qualität Rechnung getragen werden.