Neuigkeiten der FACT Gruppe

Was früher MSR-Technik hieß (Mess-, Steuerungs- und Regeltechnik), hat unter der inzwischen gebräuchlicheren Bezeichnung Gebäudeautomation schon lange einen festen Platz, wenn der Energieverbrauch in Gebäuden gesenkt werden soll. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Richtig angewendet, ermöglicht der Einsatz von Gebäudeautomation die differenzierte Steuerung von energieverbrauchenden Anlagen wie Heizung, Kühlung und Lüftung. Sensoren helfen dabei, den aktuellen Bedarf zu ermitteln, die Anlagen können dann in Echtzeit reagieren. So wird Energie nur dort verbraucht, wo sie wirklich benötigt wird.

Die Bandbreite beim Einsatz von Gebäudeautomation geht noch deutlich weiter: In sogenannten Green Buildings steht die Energieverbrauchssenkung im Vordergrund. Und in Smart Buildings können praktisch alle technischen Geräte und Anlagen miteinander und mit dem IoT vernetzt werden und zeitlich oder sensorisch gesteuert Aktivitäten starten.

Der permanente Übergang von Papier in einen digitalen Workflow, beispielsweise bei der Digitalisierung von Eingangsrechnungen und deren Weiterleitung zur Prüfung und Freigabe - entweder durch ein Enterprise-Content-Management-System (ECM-System) oder direkt im KIS - schreitet auch in Krankenhäusern stark voran. Die schon lange übliche Digitalisierung von Patientenakten oder Restakten erfolgt in der Regel bei spezialisierten Dienstleistern. In beiden Fällen beinhaltet der Workflow bereits einen Medienbruch und eine Entscheidung, in welcher Software der Vorgang ablaufen soll.

Noch einen Schritt weiter gehen Systeme, die eine Gestaltung und den Ablauf von Workflows über eine sichere Cloud ermöglichen. Hier können unterschiedliche Anwendungen in den Prozess eingebunden werden, deren Funktionen automatisiert angestoßen und abgerufen werden. Digitalisieren lassen sich zum Beispiel Workflows in den Bereichen Anforderung und Bestellung, Kostenstellenwechsel, Schulungsplanung und -dokumentation oder Urlaubsantrag und -freigabe. Dadurch können Prozesse optimiert sowie Durchlaufzeiten verkürzt, überwacht und ggf. eskaliert werden. Die FACT Gruppe verfügt über das notwendige Prozesswissen und die Tools zur Abbildung anwendungsübergreifender Workflows, um genau solche Projekte rasch und nachhaltig umzusetzen.

Immer mehr Krankenhausträger setzen Business Intelligence Software (BI-Software) ein, um Daten aus unterschiedlichen Systemen miteinander zu  verknüpfen. Damit soll einerseits die Transparenz erhöht und andererseits eine aktive Steuerung durch die Führungskräfte ermöglicht werden. Auch für die  Sekundärbereiche gibt es gute und einfache Dashboards, die nicht nur dort  nützlich sind.

Je nach Größe werden in Technik, IT, Reinigung, Logistik, Speisenversorgung, Sterilgutaufbereitung und anderen Sekundärbereichen unterschiedliche Anwendungen eingesetzt, die in der Regel integrierte Berichte und Grafiken haben, die gängige Visualisierungen ermöglichen. Wo das nicht der Fall ist oder die Daten aus unterschiedlichen Systemen miteinander verknüpft werden sollen, helfen Dashboards, die auch als Cloud-Lösungen zur Verfügung stehen. Sie ermöglichen es, unterschiedliche Datenquellen genauso wie Excel-Tabellen einzubinden, miteinander zu verknüpfen und auf jede nur erdenkliche Art zu kombinieren und zu visualisieren. Dabei ist die Darstellung immer so aktuell wie die Daten selbst und ein Drill-down bis zur untersten Datensatzebene möglich. Dashboards können beispielsweise Auftragsstatus und Reaktionszeiten der technischen Abteilung darstellen sowie Daten zu Produktion, Auslieferung und Überschuss der Speisenversorgung im Verhältnis zur Belegung  verknüpfen. Auch retrospektive Betrachtungen sind vielfach möglich.

Die FACT Gruppe beschäftigt sich intensiv mit der Transparenz in den sekundären Leistungsbereichen und verfügt über das Prozesswissen sowie die Tools für den  sinnvollen Einsatz von Dashboards.

Der „Kollege Roboter (m/w/d)“ rückt auch im Gesundheitswesen in greifbare Nähe. Serviceroboter,  Reinigungsroboter und Transportroboter gibt es bereits und sie können, ausreichende finanzielle Mittel vorausgesetzt, sofort eingesetzt werden. Doch noch behindern vielfach eine mangelnde Wirtschaftlichkeit, mangelnde bauliche und technische Voraussetzungen sowie eine erwartete Ablehnung von Patienten und Mitarbeitenden den tatsächlichen Einsatz.

Viele andere Technologien haben jedoch trotz dieser anfänglichen Hürden bereits den Weg in die Krankenhäuser geschafft. Dazu gehört der Einsatz von Künstlicher Intelligenz, die, oft im Hintergrund, in primären und sekundären Bereichen wertvolle Hilfe leisten kann.

In unserer neuen FACT exklusiv, die in diesen Tagen ganz traditionell per Post verschickt wird, beschäftigen wir uns mit  Anwendungsszenarien für diese und andere neue Technologien und laden Sie ein, sich selbst Gedanken dazu zu machen, wo Sie in Ihren Sekundärbereichen Mehrwerte durch den Einsatz von Robotern & Co. erwarten!

Die Preise für die Wäscheversorgung sind in den letzten 18 Monaten gravierend gestiegen, unabhängig davon, ob es sich um eine textile Vollversorgung mit Mietwäsche oder eine reine Waschleistung handelt. Faire und durchdachte Vereinbarungen ermöglichen es, mit sinkenden Energiepreisen zumindest einen Teil der Mehrkosten auch wieder abzubauen. Dennoch braucht die Versorgung mit Wäsche in Krankenhäusern jetzt erhöhte Aufmerksamkeit, um die Kosten zumindest einzudämmen.

Die Fachberatung der FACT Gruppe zur Wäscheversorgung nimmt drei Dinge besonders in den Blick: (1) Harmonisierung und ggf. Austausch der Berufsbekleidung; (2) Gesamtprozess der Versorgung mit Berufsbekleidung, Flachwäsche und Sonderartikeln; (3) Vertragsgestaltung und Leistungsbeschreibung. Sie ist damit nicht nur für ohnehin anstehende Ausschreibungen und Vergaben relevant, sondern kann auch dort genutzt werden, wo ein Wechsel der Wäscherei nicht gewünscht, nicht möglich oder nicht notwendig ist.

Die Speisenversorgung in Krankenhäusern muss gleichzeitig nachhaltig und wirtschaftlich sein, die Speisen am schmackhaft und natürlich frisch. Damit dies gelingt, müssen nicht nur die Produktions- und Logistikprozesse reibungslos funktionieren. Es kommt auch auf unzählige Kleinigkeiten an, die über die Zufriedenheit der Patienten, Mitarbeitenden und Gäste, aber auch die Wirtschaftlichkeit entscheiden.

So kann ein Baustein der Restrukturierung einer Versorgung die detaillierte Durchsprache, Kalkulation und Entscheidung jeder einzelnen Komponente eines Frühstücks, Mittagsmenüs und Abendessens sein. Scheibe für Scheibe – mitunter im Wortsinn – entstehen so Gerichte und ganze Speisepläne, die alle Anforderungen erfüllen.

Damit auch dieser Prozess gut klappt, setzt die Beratung der FACT Gruppe auf eigene, langjährig erfahrene Küchenleiter, Köche und Gastronomiecontroller und -betriebswirte, die noch heute in der täglichen Betriebsverantwortung stehen und einen Teil ihrer Zeit für Beratungsprojekte zur Verfügung stellen. Sie schaffen gemeinsam mit den Auftraggebern Speisenversorgungslösungen, die wirklich funktionieren, maximal transparent sind und allen gestellten Anforderungen gerecht werden.

Ohne eine Fachkraft für Arbeitssicherheit kann kein Krankenhaus, keine Rehaklinik und keine Pflegeeinrichtung arbeiten - die Bestellung ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Aufgabe der Fachkräfte ist es, das Unternehmen bzw. die Einrichtung weisungsfrei zu Fragen der Arbeitssicherheit zu betreuen und zu beraten. Die Bandbreite der Aufgaben ist groß und reicht von Betriebsbegehungen und Gefährdungsbeurteilungen über die Durchführung von Unterweisungen oder deren Organisation bis zur Kontrolle des Arbeitsschutzes und der Unterstützung bei der Pflege der Gefahrstoffverzeichnisse. Am Ende geht es immer darum, eine gute und sichere Arbeitsumgebung zu schaffen und zu erhalten.

Besonders werthaltig sind diese Leistungen, wenn eine Fachkraft mehr als eine Einrichtung betreut. Arbeitsroutinen, Best Practice und innovative Ideen aus anderen Häusern der gleichen Branche können so übertragen werden und den Wert der Arbeit erhöhen. Ist die „FASI“ nicht Einzelunternehmer, sondern wie bei der FACT Gruppe in eine Gesamtorganisation eingebunden, erfolgt der Know-how-Transfer über eine noch größere Zahl von Einrichtungen.

Viele Fachkräfte für Arbeitssicherheit der FACT Gruppe sind auch dafür qualifiziert, zusätzlich als Brandschutzbeauftragten bestellt zu werden. Außerdem decken sie die Bereiche Gefahrstoffmanagement ab und können die Aufgabe der Abfallbeauftragten übernehmen.

Deutliche Vorteile haben Bauherren - nicht nur im Gesundheitswesen - wenn sie viele Fachplanungsleitungen aus einer Hand erhalten. Noch besser ist es, wenn die technische Fachplanung auf Daten aus dem Betrieb zurückgreifen kann, also die Auswirkungen der eigenen Planung sieht und bei Projekten berücksichtigen kann.

Die TGA-Fachplanung der FACT Gruppe ist in genau dieser Situation. Planerisches Know-how  mit jahrzehntelanger Erfahrung und Betriebsdaten von tausenden technischer Anlagen ermöglichen gute und effiziente Lösungen für die Auftraggebern. Dabei kann es genauso um die Nachrüstung von Anlagen in einem Bestandsgebäude des Gesundheitswesens wie um die Fachplanung für ein neues Industriegebäude gehen.

Zur TGA-Fachplanung gehört bei der FACT Gruppe auch der Bereich Gebäudeautomation, der integral vernetzte Lösungen schafft oder bestehende MSR-Anlagen auf den aktuellen Stand beringt und weiterentwickelt. In enger Zusammenarbeit mit der encadi GmbH, einem Unternehmen der FACT Gruppe, entstehen außerdem ganzheitliche energieeffiziente Lösungen.

Der Bereich Beratung, Planung & Bau der FACT Gruppe umfasst außerdem das Baumanagement und das Fachplanungesunternehmen für Medizintechnik mediplan GmbH.

Was bei der Aufgabenteilung zwischen Regional- und Objektleitung in der Unterhaltsreinigung bereits weit verbreitet ist, lässt sich auch in der technischen Leitung von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen umsetzen: Die Fokussierung der Führungskraft vor Ort auf die disziplinarische Leitung und das Tagesgeschäft sowie einer übergeordneten Leitung auf all jede Aufgaben, die nicht täglich vorkommen, eine strategische Ausprägung oder Projektcharakter haben.

Zu den großen Vorteilen eines solchen „Tandems“ gehören die meist bessere Verfügbarkeit von Fach- und Führungskräften für die (reduzierte) lokale Aufgabe, ein kontinuierlicher Input durch eine für mehrere Häuser/Einrichtungen verantwortlich Leitung, und der Rückgriff auf Spezialisten aus anderen Bereichen, wenn die übergreifende Leitung nicht nur auf eine Person beschränkt ist, sondern eine ganze Organisation einbezieht.

Die FACT Gruppe unterstützt mit solchen Organisationsmodellen seit vielen Jahren nicht nur in der Unterhaltsreinigung, sondern auch in der technischen und medizintechnischen Leitung oder der Speisenversorgung. Der Zugriff auf das Know-how der Gesamtorganisation der FACT Gruppe ist in allen Fällen mit vorgesehen.

Transparenz und eine hohe Konkretheit der Aussagen sind die am häufigsten genannten Mehrwerte, die Krankenhäuser in ihrem eigenen Empfinden durch QuickChecks der FACT Gruppe erhalten. „Insbesondere in der Technik, die in Krankenhäusern in der Regel hochkomplex und betriebskritisch ist, wollen die Entscheider sicher sein, dass dort alles so läuft, wie es muss. Ist dies noch nicht der Fall, möchten sie wissen, wie genau sie dahin kommen.“, sagt David Neurohr, der den Geschäftsbereich Beratung der FACT Gruppe seit über 10 Jahren leitet. Außerdem ist, das zeigen die Bewertungen der Häuser, auch für die Mitarbeitenden in den Einrichtungen die Transparenz wichtig, damit nicht eine schlechte Einzelerfahrung die gute Leistung des Ganzen überschattet. Und natürlich spielen bei einem QuickCheck auch wirtschaftliche Potenziale eine Rolle, die es ganz praktisch und konkret zu heben gilt.

Bei der Durchführung der QuickChecks kommen Führungskräfte der FACT zum Einsatz, die selbst täglich in der Betriebsverantwortung stehen, in der Regel für mehrere Krankenhäuser. Sie reservieren einen Teil ihrer Zeit für diese Projekte und bringen damit in den betrachteten Bereichen einen Kontakt auf Augenhöhe und tagesaktuelle eigene Erfahrungen ein. Die FACT Gruppe bietet QuickChecks in allen Sekundärbereichen an.

Im Rahmen der strategischen Weiterentwicklung hat die FACT Gruppe ihre Geschäftsführung erweitert: Jan Rasmus, erfahrener Dienstleistungsmanager, unter anderem mit Expertise als Geschäftsführer für die Sekundärleistungen eines privaten Klinikträgers, wurde neben Tobias Krüer zum zweiten Hauptgeschäftsführer der FACT Gruppe berufen. Zeitgleich erhielten David Neurohr (Geschäftsfeldleiter Beratung, Planung & Bau) sowie Dirk Plenter (Geschäftsfeldleiter Krankenhaustechnik) Prokura für ihre Verantwortungsbereiche.

Das Geschäftsfeld IT mit seinen Gesellschaften wird als Geschäftsführer von Detlef Lübben, das Geschäftsfeld Wirtschaftsdienste mit den zugehörigen Gesellschaften von Geschäftsführer Jens Breinl verantwortet. Weiterer Prokurist ist Hermann-Josef Syben (Geschäftsfeld Krankenhaustechnik). Die Geschäftsleitung wird komplettiert durch Ingo Baltrusch (kaufmännischer Leiter und Geschäftsfeldleiter Medizinische Dokumentation), Jan Zimmermann (Zentralbereichsleiter Qualitätsmanagement), Dr. Heiko Filthuth (Zentralbereichsleiter Geschäftsentwicklung und Kommunikation), Justiziarin Martina Schwarz sowie Lena Derksen (beide Zentralbereich Personal).

Auch die technischen Bereiche in Krankenhäusern und anderen Einrichtungen des Gesundheitswesens müssen eine Aufbauorganisation haben, die den rechtssicheren Betrieb stützen. So muss diese beispielsweise die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung und eine transparente Delegation von Betreiberpflichten berücksichtigen. Auch der Prozess der Aufgabenverteilung spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle, um Organisationsverschulden auszuschließen.

Der QuickCheck Technik der FACT Gruppe beantwortet unter anderem die Frage, welche Aufgaben die technische Leitung selbst übernehmen muss und welche sie ggf. delegieren kann, beispielsweise an eine Verwaltungsstelle. Auch die Organisation der Rufbereitschaft und die Abbildung von Vertretungsdiensten spielen in diesem Zusammenhang eine Rolle. Letztendlich geht es darum, die Verantwortung transparent, nachvollziehbar, vollständig und korrekt auf die die zulässigen Ebenen zu delegieren.

Krankenhäuser, die am Transport von Gefahrgut beteiligt sind, müssen die Vorgaben nach dem Gefahrgutbeförderungsgesetz (GGBefG) und den ADR-Richtlinien beachten. Hierzu zählt unter anderem die Gestellung eines Gefahrgutbeauftragten nach Gefahrgutbeauftragtenverordnung (GbV). Werden die im GGBefG und ADR festgelegten Kennzeichnungs- und Dokumentationspflichten nicht eingehalten, ist mit empfindlichen Strafen rechnen.

Eine Erleichterung der Vorgaben haben alle Häuser, die nur eine begrenzte Menge an Gefahrgut befördern oder die Freistellung nach 1.1.3.6 ADR nutzen. Diese sind auch von der Bestellung von eines Gefahrgutbeauftragten befreit. Hier sind allerdings weiterhin die Vorschriften zum korrekten Befüllen und Kennzeichnen der Behälter, die Schulung des am Gefahrguttransport beteiligten Personals und die Wahrnehmung der Überwachungspflichten bei der Übergabe des Gefahrguts zu beachten.

Gefahrgutbeauftragte müssen, ähnlich wie Beauftragten für Brandschutz, Abfall, Datenschutz, Hygiene, Energie oder Informationssicherheit, schriftlich bestellt werden und festgelegte Schulungen nachweisen. Sie übernehmen dann unter anderem folgende Aufgaben:

• Überwachung der Einhaltung der Gefahrgutvorschriften
• Anzeige von Mängeln, die die Sicherheit der Gefahrgutbeförderung beeinträchtigen können
• Beratung des Krankenhauses bei allen Fragen in Zusammenhang mit der Gefahrgutbeförderung
• Erstellung eines Jahresberichtes mit allen nötigen Angaben
• Sicherstellung, dass im Falle eines Vorkommnisses mit Gefahrgut ein Unfallbericht erstellt wird
• Überprüfung der Prozesse und Kenntnisse sowie ggf. Schulung von Mitarbeitenden, beispielsweise zur Identifizierung oder zum Umgang von Gefahrgut

Die FACT Gruppe bietet Krankenhäusern die ganze Bandbreite der Dienstleistungen im Beauftragtenwesen an, darunter auch die Stellung von Gefahrgutbeauftragten.

Jeder QuickCheck Technik der FACT Gruppe ist zunächst eine Hilfe zur Selbsthilfe. Konkrete und wirklich umsetzbare Handlungsempfehlungen, priorisierte Aufgaben und Zeitpläne sowie alle enthaltenen Informationen sind so gestaltet, dass eine weitere Bearbeitung durch die technische Abteilung möglich ist. Wird eine weitere Begleitung gewünscht, kann dies in vielfältiger Form erfolgen.

Projektunterstützung
Manchmal ist es leichter, ein externes Projektmanagement oder eine externe Projektbegleitung einzusetzen. Die Gründe dafür können vielfältig sein, im Vordergrund steht jedoch immer, ein Projekt rasch, effizient und nachhaltig durchzuführen. Die vielen unterschiedlichen Kompetenzen in der FACT Gruppe ermöglichen in zahlreichen Fällen solch eine Projektunterstützung.

Dashboards
Transparenz ist unverzichtbar, insbesondere in einem so differenzierten Arbeitsbereich wie der Krankenhaustechnik. Basierend auf den Daten des CAFM-Systems und ggf. unter Hinzuziehung weiterer Quellen kann das Team der FACT Gruppe für technische Leistungen und kaufmännische Entscheider systemunabhängige Dashboards entwickeln und bereitstellen, die alle wichtigen Steuerungskennzahlen übersichtlich darstellen.

Nachaudits
Wie weit sind wir gekommen? Soll diese Frage auf der Grundlage eines QuickChecks beantwortet werden, sind die kurzen Nachaudits der FACT Gruppe eine gute Wahl. Sie setzen auf dem Teil der Handlungsempfehlungen auf, der bis zum Audittermin umgesetzt werden soll, stellen in vergleichbarer Form die Veränderungen dar und geben ggf. weitere konkrete Hinweise zur Umsetzung.

Jeder QuickCheck Technik der FACT Gruppe ist zunächst eine Hilfe zur Selbsthilfe. Konkrete und wirklich umsetzbare Handlungsempfehlungen, priorisierte Aufgaben und Zeitpläne sowie alle enthaltenen Informationen sind so gestaltet, dass eine weitere Bearbeitung durch die technische Abteilung möglich ist. Wird eine weitere Begleitung gewünscht, kann dies in vielfältiger Form erfolgen.

Unterstützung bei der Personalauswahl
Insbesondere bei Stellen, die eine hohe fachliche Kompetenz erfordern, ist es manchmal nicht einfach, deren Vorhandensein in einem Bewerbungsverfahren
zu hinterfragen. Die erfahrenen Führungskräfte der FACT Gruppe begleiten solche Gespräche und helfen bei der Einschätzung der Eignung von Bewerbern.

Coachings
Nicht jede technische Leitung ist gleichermaßen fit für alle personellen und organisatorischen Herausforderungen, die ein QuickCheck Technik mit sich bringen kann. Deshalb begleitet und coacht die FACT Gruppe technische Leiter, ermöglicht Hospitationen in anderen Häusern und stellt prozessuale und organisatorische Arbeitshilfen zur Verfügung.

Interimsmanagement
Findet ein QuickCheck Technik im Umfeld einer Veränderung der technischen Leitung statt, kann es sinnvoll sein, für eine gewisse Zeit ein Interimsmanagement
der FACT Gruppe in Anspruch zu nehmen, um auf der Grundlage der Erkenntnisse aus dem QuickCheck ein passendes Stellenprofil zu entwickeln und eine geeignete Kandidatin oder einen geeigneten Kandidaten zu finden.

Zahleiche KHZG-Projekte beschäftigen sich mit der Einführung von Spracherkennung in der Arztbriefschreibung, also von Systemen, die gesprochenen Text direkt in einen Brief für den Einweiser/die Einweiserin umwandeln. Der krankenhaustypische Schreibdienst soll damit abgeschafft und substantielle Einsparungen erzielt werden.

Doch die Umsetzung in der Praxis zeigt Schwächen: Nicht, dass die Spracherkennungssoftware weniger leistungsfähig ist als erwartet. Es sind die Diktanten, die an ihre Grenzen kommen. Denn wo heute der Schreibdienst grammatikalische Schwächen ausmerzt, überlange Satzkonstrukte sinnvoll teilt und auch einen verlorenen Diktatfaden wieder aufnimmt, kommen Spracherkennungssysteme an ihre Grenzen. All dies betrifft längst nicht nur Ärztinnen und Ärzte, die noch recht neu in Deutschland leben und arbeiten.

Bewährt hat sich daher bei Projekten zur Einführung von Spracherkennung für die Arztbriefschreibung eine differenziertere Herangehensweise. Bei dieser wird je Diktant entschieden, ob er oder sie mit Spracherkennungssoftware arbeiten, den Schreibdienst nutzt oder vielleicht sogar die Arztbriefe selbst schreibt. Unterstützung bei diesen Projekten leistet die FACT Gruppe mit ihrer jahrzehntelangen Erfahrung auf allen Ebenen der Arztbriefschreibung.