Neuigkeiten der FACT Gruppe

Die Übertragung industrieller Technik auf das Gesundheitswesen beschäftigt Wissenschaftler und Praktiker nicht erst seit Krankenhaus 4.0 und dem Ruf nach immer mehr Digitalisierung. Doch wie gut sind solche Techniken für den Einsatz im Krankenhaus heute schon geeignet? Dem Praxistest stellte sich Adlatus Robotics mit seinem bereits in der Industrie bewährten und vielfach ausgezeichneten Reinigungsroboter CR 700. Sind die Reinigungsflächen im Gebäudeplan hinterlegt, beginnt das Gerät von einem festgelegten Ausgangspunkt mit der Reinigung. Begegnungen mit Menschen führen eher zu neugierigen Fragen denn zu Ablehnung. Kommen sich Mensch und Maschine zu nah, schaltet die Maschine sich sicherheitshalber ab. Größer sind die Herausforderungen bei der Begegnung mit Betten oder Rollstühlen: Rechts oder links vorbei muss dann ausgetestet werden, denn den bewährten Blick in die Augen und das hinweisende Kopfnicken beherrscht die Maschine natürlich nicht. Weitere Praxistests und betriebswirtschaftliche Betrachtungen werden nun zeigen, ob der Kollege Roboter künftig auch im Gesundheitswesen häufiger anzutreffen ist.

Gebäudebetriebs- und Medizintechnik gehören, neben der IT, zu den neuralgischen Aufgaben für einen reibungslosen Betrieb eines Krankenhauses, einer Rehaklinik oder einer Pflegeeinrichtung. Sie ist aber auch komplex und unterliegt ständigen Veränderungen. Trotzdem muss sie entsprechend der sich häufig ändernden Vorschriften betrieben werden und wirtschaftlich sowie transparent sein.

Der QuickCheck ist eines der Werkzeuge, mit dem technische Leitungen und Kaufleute zusätzliche Transparenz und konkrete Handlungsempfehlungen zu der Rechts- und Normensicherheit, Wirtschaftlichkeit und Zukunftsfähigkeit der Organisation ihrer Technik erhalten. Wie dies funktioniert und welche Handlungsfelder sich daraus ergeben lesen Sie in der neuen FAC’T exklusiv. Technische Hygiene und baubegleitendes Facility Management sind zwei weitere Themen, mit denen wir das Schwerpunktthema Technik abrunden.

Der Betrieb von technischen Anlagen wird durchgehend komplexer und überschneidet sich in vielen Bereichen eines Krankenhauses. Technische, qualitative und bauliche Anforderungen wollen dabei ebenso berücksichtigt werden wie ökologische und hygienische Aspekte. In Deutschland gibt es rund 2.000 Gesetze, Verordnungen und Normen, die Anwender von technischen Anlagen und Einrichtungen einhalten müssen. Viele davon sind für Krankenhäuser und andere Gesundheitseinrichtungen von Belang. Diese Regelwerke sorgen dafür, die Risiken bei der Anwendung und bei Versagen von Technik zu verringern und dadurch Leben, Gesundheit und Eigentum von Menschen sowie die Umwelt bestmöglich zu schützen. Unabhängig davon, ob ein Krankenhaus seine technischen Anlagen selbst betreibt oder durch einen Dienstleister betreiben lässt, gibt es Hilfsmittel, um bei der hauseigenen Technik trotz vieler Auflagen rechtssicher zu sein. Das Online-Regelwerks-Informationssystem REG-IS bietet sich hier als eine Informationsquelle für den Betrieb von Immobilien an, ins besondere in Hinblick auf Prüfung und Instandhaltung. Der Clou: Grundlegende Informationen werden sowohl juristisch als auch praxisorientiert vermittelt.

Die gesetzliche Betreuung in der Gesundheitssorge, vorgeschriebene Inhalte der Patientenakte und der Datenschutz bei der betriebsärztlichen Vorsorge sind drei der Themen aus der aktuellen Datenschutz-Kundeninformation, die vom Bereich Datenschutz der FAC'T Gruppe herausgegeben wird. Außerdem werden Vorrangregelungen zwischen den verschiedenen Datenschutzgesetzen erläutert und Datenschutzvorfälle sowie Auswirkungen der DSGVO dargestellt. Die Datenschutz-Kindeninformation erhalten Sie über den unten stehenden Link.

Das nächste Energieaudit ist in spätestens zwei Jahren fällig, zumindest für Krankenhäuser ohne ein Energiemanagementsystem (EnMS). Der aus den Audits entstehende Aktenordner kann dann bis zum nächsten Mal seinen Vorgänger ersetzen. Oder: Ein Energiemanagementbeauftragter (EnMB) nimmt sich der Energiethemen an und generiert einen echten Nutzen.

Denn die Energiemanagementnorm ISO 50001 ermöglicht Krankenhäusern den Verzicht auf das Energieaudit, wenn sie ein Energiemanagementsystem betreiben. Dies hat unter anderem wirtschaftliche Vorteile durch eine höhere kaufmännische und technische Transparenz. Im laufenden Betrieb sorgen gebündelte Energieeinkäufe, eine optimale Aussteuerung der Eigenproduktion (BHKW) und die Umsetzung sinnvoller Energieeinsparmaßnahmen dafür, dass sich ein wirtschaftlicher Mehrwert einstellt. Werden Teile davon in neue Energiesparmaßnahmen investiert, entsteht ein Verbesserungskreis lauf, der auch der Umwelt zugutekommen kann.

Verantwortlichkeiten und Aufgaben eines EnMB sind in der ISO 50001 beschrieben, die Zertifizierung erfolgt über den TÜV. Energiemanagementbeauftragte für Kraneknhäuser stellt unter anderem die encadi GmbH ein Tochterunternehmen der FAC'T Gruppe.

Auch im neuen Jahr steht das deutsche Gesundheitswesen vor großen wirtschaftlichen und organisatorischen Herausforderungen. Veränderungen in der Personal- und Kostenstruktur, die Bildung und Erweiterung von Verbünden sowie strukturelle Änderungen der Ausrichtung wirken sich auch auf die Sekundärbereiche wie Technik und Medizintechnik, IT und Kommunikationstechnik, Unterhaltsreinigung, Speisenversorgung, medizinische Dokumentation, Beauftragtenwesen und viele andere Bereiche des Facility Management aus.

Dafür müssen auch diese Sekundärleistungen und ihre Kosten überprüft und neue Ansätze zur effizienten Erbringung erdacht und implementiert werden. Als Spezialisten für Sekundärleistungen in Krankenhäusern, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen sind wir dafür auch an Ihrer Seite. Mit 20 Jahren Betriebserfahrung und mehreren hundert Beratungsprojekten in gemeinnützigen, kommunalen und privaten Einrichtungen bieten wir ein breites Feld an Praxiserfahrung aus dem täglichen Betrieb.

Sprechen Sie uns an – wir sind gerne auch für Sie da!

Zeitnah, aktuell und bestens informiert: Die neue Mitarbeiterapp der FAC’T Gruppe liefert allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ab sofort Neuigkeiten und wichtige Informationen direkt auf ihr Smartphone. Dabei steht es jedem Nutzer frei, die zur Verfügung gestellten Inhalte einzelner oder aller Geschäftsbereiche und Betriebsstätten der FAC’T Gruppe zu sehen. Auch eigen Posts mit Fotos, Videos und Sprachdateien sind möglich. Für vielfältige und aktuelle Inhalte sorgt ein internes Team von Redakteuren, die Koordination übernimmt das Unternehmensmarketing. Die Mitarbeiterapp wurde auf Basis der Anregungen vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entwickelt. Sie sollte informativ, einfach, sicher und auch datenschutzrechtlich von privaten Smartphones aus nutzbar sein. Nach einer Projektzeit von neun Monaten ging die Mitarbeiterapp nun in den Betrieb.

Abfälle können wertvoll sein - eine ganze Industrie bietet Krankenhäusern komplexe Entsorgungsdienstleistungen an. Abfälle können aber auch gefährlich und langfristig umweltschädlich sein. Werden sie falsch behandelt oder nicht ausreichend getrennt entsorgt, kann dies zu erheblichen Mehrkosten führen. Hier kommen die Abfallbeauftragten ins Spiel.

Einen Abfallbeauftragten benötigen Krankenhäuser, die jährlich mehr als zwei Tonnen gefährliche Abfälle produzieren. Er oder sie entwickelt und pflegt das hausspezifische Abfallkonzeptes, in dem der gesetzeskonforme Umgang mit dem anfallenden Abfall geregelt ist. Die Schulung von Mitarbeitern zum Umgang mit Abfällen und deren ordnungsgemäßer Trennung gehört ebenso zu den Aufgaben wie die Kontrolle der die Einhaltung der Entsorgungsvorschriften. Neben dem Schutz der Umwelt und der Schonung der Ressourcen bietet die Funktion des Abfallbeauftragten auch wirtschaftliches Potenzial: Durch eine gezielte Abfalltrennung bleiben die Entsorgungskosten für das Haus im Rahmen. Der Abfallbeauftragte kann außerdem durch seine Branchenkenntnis und eine professionelle Auftragsvergabe einen Wertbeitrag bei der Vergabe von Entsorgungsaufträgen liefern.

Es ist im Interesse jedes Bauherrn, die Baukosten laufend und lückenlos zu kontrollieren und insbesondere Nachträge auch gegenüber dem von der Bausumme honorierten Architekten kritisch zu hinterfragen. Hier setzt das Baucontrolling der FAC‘T an. Wir kontrollieren die Baukosten im Sinne des Bauherrn und sorgen für die Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Kosten. Das Baucontrolling umfasst unter anderem die Erstellung unterschriftsfähiger, geprüfter und von den Planern freigegebener Auf- und Nachträge, die Prüfung von Sicherheiten, Versicherungen und Freistellungsbescheinigungen der Vertragspartner, die rechnerische und fachtechnische Prüfung der Honorarrechnungen sowie die Plausibilitätsprüfung und den monatlichen Baukostenreport. Sachstandsberichte zu Maßnahmen, Kosten und Terminen können und auf Wunsch hinzukommen, genauso wie Mittelanforderungen inkl. Bauausgabebuch und Abstimmung mit dem staatlichen Baumanagement.

Das Hygienemanagement ist gesetzlich vorgeschrieben und abrechnungsrelevant. Doch auch losgelöst davon steht es im Fokus vieler Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen – denn das Team aus Hygienefachkraft, Hygieniker und Hygienebeauftragten hilft auch bei der Verbesserung hygienerelevanter Prozesse.

Das enge Zusammenspiel zwischen den internen Kräften, die sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren, und der externen Hygienefachkraft, die zusätzliches Know-how mitbringt und sich auf spezielle Aufgaben wie statistische Auswertungen und Umgebungsuntersuchungen konzentriert, prägt den Alltag. Insbesondere in kritischen Situationen wird die Unterstützung der externen Hygienefachkräfte sehr geschätzt. Sie bringen aus der Vielzahl betreuter Häuser Routine und Souveränität mit, um auch dann bestmögliche Unterstützung zu leisten, wenn hygienerelevante Ereignisse über das Tagesgeschäft hinausgehen.

Um hygienerelevante Umgebungsuntersuchungen, Arbeitsbeobachtungen und die Überwachung von nosokomialen Infektionen, Erregern mit speziellen Resistenzen und multiresistenten Erregern zu vereinfachen, empfehlen externe Hygienefachkräfte heute den Einsatz einer Hygienemanagementsoftware. Sie sollte mit dem Krankenhausinformationssystem (KIS) verbundene sein, den Verwaltungsaufwand durch viele Automatismen und Vorlagen minimieren und helfen, Muster zu erkennen, die sonst nicht sichtbar wären. Wird sie durch ein proaktives hygienisches Frühwarnsystem ergänzt, liefert sie darüber hinaus wertvolle Informationen, die frühzeitig bei der Bekämpfung multiresistenter Erreger oder eines Infektionsausbruchs helfen.

Zu den häufigsten Schadensfällen gehören Arbeitsunfälle, sie vollständig zu vermeiden, ist kaum möglich. Doch mit durchdachten Konzepten sowie guten und regelmäßigen Schulungen können Fachkräfte für Arbeitssicherheit (FASI) einen erheblichen Beitrag zur Prävention leisten.

Für die arbeitssicherheitstechnische Grundbetreuung eines Krankenhauses durch FASI und Betriebsarzt sind 1,5 Stunden pro Jahr pro Mitarbeiter vorgeschrieben. Sie umfasst die Unterstützung bei der Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen an Arbeitsplätzen, die Unterbreitung von Vorschlägen für die Verbesserung der Arbeitsbedingungen, die Unterstützung bei der Implementierung von Arbeitsschutzmaßnahmen, die Untersuchung von arbeitsschutzrelevanten Vorkommnissen und die allgemeine Beratung von Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Hinzu kommen betriebsspezifische Leistungen, deren Aufwand individuell ermittelt wird.

Das richtige Augenmaß und der Pragmatismus einer erfahrenen FASI können Arbeitgebern helfen, diese Vorgaben vorteilhaft zu nutzen, denn ein gutes Gesundheitsmanagement trägt zum Wohlbefinden der Mitarbeiter und damit zur heute so wichtige Arbeitgeberattraktivität bei.

Angriffe auf die IT-Struktur eines Krankenhauses werden sich nicht vollständig verhindern lassen. Deshalb müssen Infrastrukturen geschützt und Anwender im Umgang mit der IT weiter sensibilisiert werden. Informationssicherheitsbeauftragte helfen dabei, die Anforderungen des Informationssicherheitsgesetzes (BSIG) umzusetzen.

Der viel zitierte Stand der Technik, nach dem Infrastrukturen geschützt werden müssen, entwickelt sich allerdings so rasch weiter, dass Ermittler und Versicherer erst im Nachhinein entscheiden, ob die Systeme ausreichend gesichert waren. Krankenhäuser sind also gut beraten, ihre Infrastruktur ständig auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Prüfung von IT-Ausstattung und Softwareständen ist dabei ein Schritt zum Risikomanagement, bei dem die Sicherheit der Patienten im Vordergrund steht. Ein weiterer ist der Betrieb von älterer Medizintechnik in aktuellen Infrastrukturen, ohne diese zu gefährden. Beschrieben und dokumentiert werden alle Maßnahmen im Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS). Informationssicherheitsbeauftragte beraten und begleiten Krankenhäuser bei dessen Erstellung, Implementierung und Weiterentwicklung.

Beauftragtenfunktionen können intern oder durch externe Spezialisten besetzt werden, beides hat seine Vorteile: Ein interner Beauftragter ist ständig im Haus und damit Teil des Tagesgeschäfts. Wenn er die Aufgaben zusätzlich zu seinen eigentlichen Tätigkeiten erledigt, entstehen für das Haus nur geringe Kosten. Eine geeignete Person zu finden und diese dann zeitintensiv und kontinuierlich weiterzubilden ist jedoch nicht immer leicht. Ein externer Beauftragter bringt Know-how und Expertise bereits mit, arbeitet von Beginn an schnell und effektiv und hat dank seiner Fachkunde und Erfahrung aus vielen Häusern einen guten Überblick, welche Lösungen sich für ein bestimmtes Problem bereits bewährt haben. Er schließt keinen Arbeits- sondern einen Dienstleistungsvertrag, dessen Laufzeit und Kosten transparent sind – und er haftet für Beratungsfehler. Als nützlich erweist es sich oft auch, dass externe Beauftragte anders als langjährige Mitarbeiter einen unvoreingenommenen Blick auf die Abläufe haben und nicht nur Probleme aufzeigen, sondern aus ihrer Erfahrung auch gleich erprobte Lösungen vorschlagen können. So entstehen häufig zuvor ungeahnte Einsparpotenziale und Mehrwerte.

Die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), das Katholische Datenschutzgesetz (KDG) oder das Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche Deutschland (DSGEKD) beschäftigen Krankenhäuser und Verbraucher, Datenschützer und klagefreudige Anwälte gleichermaßen. Gut, wenn man einen Datenschutzbeauftragten an seiner Seite hat, der die Neuerungen kennt und bei einer gesetzeskonformen und gleichzeitig pragmatischen Umsetzung helfen kann.

Akuter Handlungsbedarf ergibt sich bei vielen Häusern, weil bereits bestehende Vorschriften nicht ausreichend beachtet wurden. Auftragsverarbeitungsverträge abzuschließen und Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten zu führen, sind keine neuen Vorschriften. Allerdings sind die Strafen für eine Missachtung erheblich gestiegen. Übervorsichtigkeit und Überbürokratisierung sind daher mitunter die Folge. Wenn das Datenschutzrecht allerdings die Behandlung eines Patienten behindert und den Verwaltungsaufwand vervielfacht, wurde möglicherweise übers Ziel hinausgeschossen. Doch die Zahl derjenigen, die künftig den Umgang mit ihren Daten genau prüfen, wird steigen. Gut beraten ist, wer entsprechende Systematiken in seinem Datenschutzkonzept umgesetzt hat.

Eine konsequente Durchführung des Beauftragtenwesens bringt deutliche Vorteile – auch wenn diese manchmal unterschätzt werden. So können nach der Statusaufnahme Maßnahmen und Prozesse umgesetzt werden, die nicht nur die Risiken reduzieren, sondern auch schnellere und störungsfreiere Abläufe im Alltagsgeschäft ermöglichen. Die Zeitersparnis ist hier bedeutend. So können beispielsweise im Datenschutz klar beschriebene Regeln zum Umgang mit personenbezogenen Daten die Zahl der Nachfragen und damit der internen Aufwände deutlich reduzieren. Einen ebenso großen Vorteil bringen Schulungen und Fortbildungen, die Beauftragte im Haus durchführen, denn: Je besser die Mitarbeiter qualifiziert sind, desto störungsfreier läuft der Betrieb. Auch die Prävention in der Arbeitssicherheit ist ein wichtiger Baustein, um unfallbedingte Arbeitsausfälle zu reduzieren, die den Arbeitgeber jedes Jahr viel Geld kosten. Der geschulte Blick eines Beauftragten hilft dabei, dass Problemsituationen schneller erkannt werden. Was gegebenenfalls zu einem größeren Problem heranwachsen könnte, erkennt ein Beauftragter frühzeitig und steuert mit konkreten Maßnahmen dagegen. Auch in der Hygiene gibt es einschlägige gute Beispiele: Wenn der Ausbruch eines Erregers oder die mangelhafte Wirkung eines Antibiotikums frühzeitig erkannt werden, ist ein sofortiges gegensteuern möglich und Schäden und teure Folgemaßnahmen können abgemildert oder sogar ganz eingedämmt werden. Auch dies fällt in den Bereich der Beauftragten.

Die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen, die Einrichtungen des Gesundheitswesens zu beachten haben, sind zahlreich. Das Beauftragtenwesen umfasst u.a. Brandschutz und Hygiene, Arbeitssicherheit und Energiemanagement, Abfall, Datenschutz und Informationssicherheit. Egal in welchem Bereich – Beauftragte können als „Fachberater“ verstanden werden. Sie unterstützen die Einrichtungen und übernehmen im Einzelfall auch konkrete Aufgaben selbst, können aus formaljuristischen Gründen aber keine Verantwortung für die Umsetzung empfohlener Maßnahmen übernehmen. Grundsätzlich gilt: Beauftragte haben keine Weisungsbefugnis, sie beraten und betreuen ein Haus auf ihrem Fachgebiet, wirken bei der Überwachung von Maßnahmen mit, sind für Stellungnahmen, Informationen, Dokumentationen und die Zusammenarbeit mit Behörden zuständig. Um den notwendigen Umfang der Beauftragtentätigkeit zu bestimmen, eignet sich meist eine Statusaufnahme; in manchen Bereichen ist der Umfang bereits durch gesetzliche Richtlinien vorgegeben. Dabei sollte für die Tätigkeit ausreichend Zeit bemessen werden, denn nur, wenn die Aufgaben auch wirklich zu schaffen sind, kann der Pflicht genüge getan werden.