Mehrfach im Jahr treffen sich die Technikleiter aller von der FAC’T Gruppe betreuten Krankenhäuser zu einem ausführlichen Erfahrungsaustausch in Münster. Neben dem Dialog untereinander stehen dabei aktuelle Fachthemen und Referaten aus den eigenen Reihen im Vordergrund. So beschäftigten die Technikleiter jüngst die technischen und finanziellen Auswirkungen geplanter DIN-Norm-Änderungen wie auch die guten Erfolge der in vielen Häusern als Projekt umgesetzten RLT-Anlagenoptimierungen.

Die Umsetzung rechtlicher und normativer Änderungen hat im Rahmen der ipv®-Zertifizierung  für die Gruppe einen besonderen Stellenwert, für die RLT-Anlagenoptimierung hat sich eigens ein interdisziplinäres Team gebildet, das die entsprechenden Projekte im Haus umsetzt und so die örtliche Gebäudebetriebstechnik entlastet. 

Die FAC’T Gruppe ist in einem Matrixorganisation aufgestellt: Die disziplinarische Leitung der technischen Abteilungen liegt bei den technischen Leitern in den Häusern; parallel besteht eine zentrale fachliche Leitung der Geschäftsbereiche Gebäudebetriebstechnik, Medizintechnik und Nachrichtentechnik.

Krankenhausträger benötigen belastbare Einschätzungen von Investitionen und Risiken bei Gebäude und Technik, um weitreichende Entscheidungen treffen zu können. Trotz Kompetenzen im eigenen Haus wird häufig auf die Ressourcen der FAC’T Gruppe und ihre Betriebserfahrung zurückgegriffen.

Eine typische Ausgangslage ist dabei die Erwägung des Trägers, ein Krankenhaus zu übernehmen bzw. zu fusionieren. Damit stehen in der technischen Due Diligence der Investitionsbedarf und die betrieblichen Risiken für die nächsten Jahre im Vordergrund. Erstellt wird eine bauliche, technische und ökonomische Bewertung des betreffenden Hauses. Dabei werden die kurz- und mittelfristigen Investitions- und Instandhaltungsbedarfe ermittelt, potenzielle Bau- und Betriebsrisiken aufgedeckt und Einsparpotenziale benannt. Betrachtet werden die Ressorts Bau (Gebäude, Grundstücke), Gebäudebetriebs- und Medizintechnik, IT-Anwendungen und -Infrastruktur, Telekommunikation und Lichtruf, Brandschutz, Küche und Zentrale Sterilgutversorgung.

Zunächst sichten die Fachspezialisten die technischen Unterlagen, Anlagenverzeichnisse, Instandhaltungskosten, Berichte von Sachverständigen, Brandschützern, Sachversicherern und der Bezirksregierung. Auffälligkeiten und Mängel sowie Abweichungen zu Referenzwerten vergleichbarer Häuser filtern sie heraus. Anschließend führen sie ein ausführliches Gespräch mit dem Ressortleiter des von ihnen bearbeiteten Fachbereichs. Dabei verifizieren sie Informationen aus der Datenlage, klären offene Fragen und führen Ortsbegehungen durch. Mit Hilfe von Checklisten geht das Team komprimiert vor, um den Betrieb so wenig wie möglich zu stören und der Vertraulichkeit sowie dem Projektbudget gerecht zu werden.

Die Entwicklung der Handlungsfelder, priorisierte Investitions- und Maßnahmenpläne je Ressort und eine Fotodokumentation sind Hauptbestandteile des Abschlussberichts. Eine weitere Abstimmung mit den Ressortleitern vermeidet Irrtümer und stellt die Umsetzbarkeit von Maßnahmen sicher. 

Aus einer Unterstützung zur Optimierung der Eigenleistung kann eine enge Partnerschaft entstehen, wie das Beispiel des Städtischen Krankenhauses Maria-Hilf Brilon zeigt. Die FAC’T Gruppe erbringt Leistungen, die das Krankenhaus nicht erbringen kann oder will.

Bei welchen Projekten die FAC’T  tätig wird, entscheidet das Haus nach einem klaren Muster. Kehr die Aufgabe wieder? Lohnt sich der Know-how-Aufbau? Ist es zeitlich im Eigenbetrieb umsetzbar? Wenn das nicht der Fall ist, kommt die FAC’T Gruppe zum Einsatz. Das Haus weiß, dass FAC’T dem Eigenbetrieb keine Arbeit wegnimmt. Es entscheidet selber, was es abgibt und bekommt so Dinge kompetent zu einem guten Preis, schnell und ohne eigene Kapazitätsbindung vom Tisch.

Inzwischen hat jeder Geschäftsbereich schon mit der FAC’T Gruppe zusammengearbeitet. Nach IT-Strategie und Medizintechnik kam z.B. die Optimierung der Reinigungsleistung eines externen Dienstleisters, ein Ausfallkonzept für die Sterilgutversorgung, die Einführung  eines CAFM-Systems mit der kompletten Ersterfassung der Daten oder die Planung eines Blockheizkraftwerkes hinzu. Mehr zu den Beratungsleistungen der FAC’T erfahren Sie hier.

Wie können wir unsere Sekundärbereiche Technik, Logistik, Reinigung und Gastronomie weiter optimieren? Welche nachhaltigen Möglichkeiten stehen uns aus wirtschaftlicher und organisatorischer Sicht zur Verfügung? Wo müssen wir besser werden? Das Klinikum Oldenburg hatte klare Vorstellungen – und ein Ziel: die Stärkung der Eigenleistungen.

Die Produktivität der Eigenleistungen ist insgesamt deutlich und nachhaltig gestiegen. Dieses Fazit zieht Jan Hurling, Abteilungsleiter Wirtschaft und Versorgung des Klinikums. Er nennt als Beispiel die Unterhaltsreinigung, in der die Quadratmeter-Leistung gesteigert und durch eine optimalere Revierzuteilung die Auslastung verbessert wurde. Auch an vielen anderen Stellen brachte die Neustrukturierung von Tätigkeiten die erwartete Produktivitätssteigerung. Parallel wurde außerdem die Qualitätssicherung überarbeitet.

Anderen Häusern rät Hurling, sich die Sekundärleistungen immer wieder anzusehen. „Der Prophet gilt nichts im eigenen Lande“, ist seine Erfahrung. Besser sei es, sich jemanden dazu zu holen, der auf Augenhöhe arbeitet und auch kritische Fragen stellt, um Rückenwind für gute Projekte zu bekommen, die vielleicht schon in der Schublade schlummern. Man muss nicht alles alleine umsetzen, ist seine Erkenntnis. Mehr zu diesen und anderen Projekten erfahren Sie im Geschäftsbereich Beratung der FAC’T Gruppe.

ACD – Automatic Call Distribution (dt.: automatische Anrufverteilung) ist das Stichwort, unter dem Michael Euteneuer, Gesamt-IT-Leiter der Krankenhäuser Ahlen, Beckum und Hamm, die Erreichbarkeit seiner Mitarbeiter für seine Kunden sicherstellt. Seine Kunden, das sind Ärzte, Pflegekräfte und Verwaltungsmitarbeiter in vier verschiedenen Krankenhäusern und deren Betriebsorganisationen. Euteneuer hatte sich auf das Pilotprojekt der FAC’T Gruppe für den Einsatz von ACD beworben und ist noch heute begeistert: 

„Völlig standortunabhängig können sich Kolleginnen und Kollegen in Sekundenschnelle für den Telefonsupport an- und abmelden. Sind sie angemeldet, stehen in ihrer Fähigkeitsgruppe mit einer Priorität – das kann z.B. sein: erst ein Mitarbeiter, der im Haus ansässig ist – für Anrufe zur Verfügung.“ Für den Kunden ist dabei irrelevant, wo der IT-Mitarbeiter sich befindet. Er wählt seine bekannte Servicenummer und erhält kompetente Hilfe. „Zusammen mit unserem Ticketsystem haben wir sehr gute Erfahrungen mit dem ACD gemacht“, sagt Euteneuer, der seine Erfahrungen gerne mit anderen Häusern teilt.

ACD ist bei der FAC’T Gruppe mit Hilfe von Callflow der Deutschen Telekom umgesetzt. Erreichbarkeitszeiten sind hausspezifisch einstellbar, genauso wie z.B. Verweise auf eine Inanspruchnahme zu Sonderzeiten. Der Einsatz ist für alle Servicebereiche möglich, die mit verteilten Ressourcen arbeiten, also z.B. auch in einer zentralen Störungsannahme. 

Man kennt sich – und trifft sich – auf dem Gesundheitskongress des Westens. Schon zum neunten Mal kamen rund 900 Teilnehmer aus der Gesundheitswirtschaft und der Gesundheitspolitik zusammen, diesmal im Gürzenich in Köln unter dem Motto „Gute Medizin – eine Frage des Geldes?“.

Fachleute gehen davon aus, dass bis zu ¼ der Kosten eines Krankenhauses auf die Sekundärleistungen (auch als Tertiärleistungen bezeichnet) entfallen. Damit hat das Facility Management (FM) im Krankenhaus einen wichtigen Einfluss auf den Erfolg. Dies, verbunden mit dem bekannten „Wohlfühl-Einfluss“ durch FM-Bereiche wie die Gastronomie und die Unterhaltsreinigung, führt auch dazu, dass sich Krankenhäuser immer wieder aufs Neue mit der Frage auseinandersetzen, wie sie Ihre Sekundärbereiche sinnvoll optimieren können. Die FAC’T Gruppe präsentierte dazu auf dem eigenen Stand Lösungen für die Stärkung der Eigenleistungen, aber auch ihre praxisorientierte Beratung und die umfassende Systemdienstleistung. „Letztlich gibt es keine Pauschallösung. Jedes Haus hat individuelle Anforderungen, eine einzigartige Ausgangssituation und eigene Präferenzen.“, sagt Heiko Filthuth, Leiter Geschäftsentwicklung der FAC’T Gruppe. „Wir können nur mit unseren Erfahrungen aus dem eigenen, praktischen Betrieb in aktuell über 60 Häusern einen Erfahrungstransfer betreiben und daraus gemeinsam mit dem Haus oder dem Träger eine gute und vor allen Dingen auch umsetzbare Lösungen für die spezifische Situation und Anforderung entwickeln.“ Der nächste Gesundheitskongress des Westens findet am 16. und 17. März 2016 statt.

Münsterland ist Fahrradland - was liegt da näher, als nach einer Möglichkeit zu suchen, den eigenen Mitarbeitern das Fahrradfahren noch schmackhafter zu machen?! Gelungen ist der FAC'T Gruppe dies mit dem Partner LeaseRad aus Freiburg. Deren Konzept: Interessierten Mitarbeitern ein "Dienstrad" zur Verfügung stellen, dessen Leasingkosten bereits vom Bruttogehalt abgeführt werden und das damit in der Regel deutlich günstiger ist, als die eigene Anschaffung. Möglich ist dies im Zusammenhang mit der von Firmenwagen bekannten "1%-Versteuerung", die seit einigen Jahren auch für Diensträder anwendbar ist.

In einer ersten Kick-Off-Veranstaltung stellte LeaseRad den interessierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die zum Teil über Videokonferenz aus anderen Betriebsstätten hinzugeschaltet waren, das JobRad Konzept und seine Umsetzung in der FAC'T Gruppe vor. Erste Bestellungen wurden bereits getätigt, denn natürlich ist das neue JobRad - genau wie ein Dienstwagen - auch für die private Nutzung zugelassen!

Effizienz und niedrige Kosten sind entscheidend für die Zukunftssicherung jedes Krankenhauses. Spielraum gibt es unter anderem bei den Sekundärleistungen. Hier führen mehrere Wege zum Ziel, mit unterschiedlichen Abstufungen. Viele Häuser setzen darauf, die Zügel in der Hand zu behalten und Dienstleister bei Bedarf nach einem Marktvergleich als Unterstützer heranzuziehen.

Den ganzen Artikel lesen Sie in der FAC'T exklusiv Nr. 16

Arbeit abgeben – Verantwortung und Kontrolle behalten
Das Krankenhaus übernimmt die Sekundärleistungen im Eigenbetrieb, der Dienstleister unterstützt individuell.

Beratung steigert Effizienz und hilft, Kosten zu senken
Durch Beratung und Analysen kann ein Krankenhaus Ressourcen und Personal effizienter einsetzen und Kosten senken.

Enge Vernetzung ermöglicht kurzfristige Anpassungen
Der Dienstleister ist in die Abläufe so integriert, dass auch kurzfristig Leistungen angepasst oder Ausfälle im Eigenbetrieb kompensiert werden können.

Manchmal will man Dinge einfach selber machen. Weil man sie selber besser kann. Weil man sie selber günstigster kann. Oder weil das Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter höher ist, als in einen Dienstleister – auch und gerade bei Sekundärleistungen. Diese Situation kennen und erleben auch wir in unserem Eigenbetrieb jeden Tag.

Deshalb haben wir uns Gedanken dazu gemacht, wie die Dinge aufzufangen sind, die bei aller Orientierung zur Eigenleistung eben doch nicht selber gemacht werden können; sei es weil die Kompetenz fehlt, oder weil zum Erledigungszeitpunkt nicht ausreichende Ressourcen zur Verfügung stehen. Anregungen und Erfahrungsberichte dazu finden Sie in der neuen FAC’Texklusiv, die wir diesmal ganz der Unterstützung zur Eigenleistung gewidmet haben.

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen und miteinander Erfahrungen, Ideen und Ressourcen teilen! Nicht für jede Anforderung haben wir eine perfekte Lösung, aber vielleicht eine Idee und/oder die passende Unterstützung zur Eigenleistung, die Sie weiterbringt.

1,4 – 1,8 – 2,2. David Neurohr ist stolz auf die gute Benotung, die seine Kollegen und er für Beratungsleistungen im Jahr 2014 von ihren Kunden erhielten. Organisation, Erreichung der Ziele und Preis-Leistungs-Verhältnis waren dabei nur drei der zu beurteilenden Themenbereiche. „Wir merken immer wieder, dass vor allen Dingen unsere pragmatische Herangehensweise und unsere praktische Betriebserfahrung ausschlaggebend für den Beratungserfolg sind“, sagt Neurohr und freut sich, dass offensichtlich auch das Ergebnis die Kunden sehr zufriedenstellt.

Waren es anfänglich Kostenvergleiche oder Vertragsprüfungen bei Krankenhäusern oder Krankenhausverbünden, so sind die Anforderungen heute oft deutlich komplexer. „Die Träger wollen sicher sein, dass sie nicht nur Leistungen marktgerecht einkaufen. Sie wollen auch wissen, welche Leistungen sie mit ihrer vorhandenen Kompetenz selber erbringen können. Und sie erwarten kompetente und umsetzbare Handlungsempfehlungen, keine rechnerischen Einsparmodelle.“ Neurohr und seine Kollegen aus 18 verschiedenen Fachbereichen von der Technik bis zur Reinigung schöpfen dabei aus dem Vollen. Sie wissen nicht nur, was eine Leistung im Markt realistisch kostet, sie betrachten auch die Mitarbeiterkompetenz, kalkulieren Aus- und Fortbildungen, die Anschaffung von Messmitteln uvm., wenn es darum geht, das optimale Maß an Eigenleistungen für ein Haus oder einen Träger zu finden.

Besonders freut sich Neurohr, dass mit der Strategieberatung ein „alter Bekannter“ wieder neues Interesse findet. „Vor allen Dingen in den Bereichen IT-Strategie und IT-Nutzwertanalyse besteht großes Interesse.“ Und: Auch die Zahl der Verbünde, die sich zur Gestaltung oder Restrukturierung ihrer Sekundärbereiche – ihres Facility Managements – die Hilfe der FAC’T Gruppe holen, steigt stetig. Inzwischen deutschlandweit!

Am 25. und 26. März 2015 findet wieder der Gesundheitskongress des Westens statt. Die Führungsebene von Krankenhäusern, Entscheider aus der Gesundheitswirtschaft und hochrangige Repräsentanten von Verbänden und Politik treffen sich im Kongresszentrum Gürzenich in Köln unter dem Leitwort "Gute Medizin - eine Frage des Geldes?" Nach Ansicht von Fachleuten macht das Facility Management alleine bis zu 25% der Gesamtkosten eines Krankenhauses aus. Prozessual optimal eingebundene Sekundärleistungen können damit wesentlich zum wirtschaftlichen Erfolg beitragen. Deshalb präsentiert sich in diesem Jahr auch die FAC'T Gruppe in Köln und sucht den aktiven Dialog rund um diesen wichtigen Leistungsbereich.

Sie finden uns an beiden Veranstaltungstagen im Foyer Erdgeschoss, Stand 9_E - wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen!

Das Gesundheitswesen hat seine eigenen Gesetze, nicht nur aus juristischer Perspektive, sondern auch als Branche, in der Normen und Gesetze eine besondere Rolle spielen. Denn es geht um Menschenleben. Facility Management im Krankenhaus ist Spezialistensache – bei Auftraggeber und Auftragnehmer.

Die knapp 2000 Krankenhäuser in Deutschland werden von freigemeinnützigen, privaten und kommunalen Träger betrieben. Sie alle haben das Primärziel, Menschen gesund zu machen. Die dabei eingesetzten Mittel sind unterschiedlich und können über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Laut der niedersächsischen Kampagne 2Drittel können auf Grund der Fallpauschalen zwei von drei Krankenhäusern keinen Gewinn erwirtschaften! Der Einfluss des Facility Management auf diese Zahlen ist erheblich, Fachleute gehen von bis zu 25% der Gesamtkosten eines Krankenhauses aus.

Das Facility Management im Gesundheitswesen – im Krankenhaus spricht man von Sekundärleistungen und fasst den Umfang deutlich weiter – ist vielschichtig. Es umfasst alle nicht-medizinischen und nicht-pflegerischen Tätigkeiten. Die Terminologie ist medizinisch geprägt, im Facility Management übliche Begriffe aus Industrie und Produktion kommen nicht an, stoßen manchmal sogar ab.  Ein Krankenhaus ist kein herkömmliches Unternehmen. Es funktioniert nicht nach den klassischen Gesetzen des Marktes, schlicht weil seine Parameter – Gesundheit vor Ökonomie, Kunden die oft nicht Zahler sind und eine ausgeprägte Regulierung – andere Rahmenbedingungen schaffen. Eine überschaubare Zahl von Dienstleistern hat sich auf dieses Segment spezialisiert. Sie beherrschen die Besonderheiten der Krankenhaus-Branche, kennen und betreuen bereits zahlreiche Häuser, zertifizieren sich krankenhausspezifisch, sind manchmal sogar trotz einer erwerbswirtschaftlichen Tätigkeit rechtlich mit einem Träger verbunden. Sie bieten sich als Partner an, nicht nur mit der klassischen Systemdienstleistung, sondern auch mit kreativen Lösungen für die Unterstützung von Eigenleistungen und einer Beratung aus der praktischen Betriebserfahrung heraus.

Die Möglichkeiten des Facility Management, Krankenhäusern einen ökonomischen Mehrwert zu bringen und zur Wertschöpfung beizutragen, sind noch lange nicht ausgeschöpft. Und auch weil der Primärbereich naturgemäß immer im Fokus steht, kann der Sekundärbereich vieles zu seiner Unterstützung beitragen.

aus: mediaplanet Facility Management, Sonderpublikation in DIE WELT zur Fachmesse Faciliy Management 2015, zur Fair 4 Business Messe in Neumünster, sowie zum FM Kolloquium
2015 in Berlin

Von der Aufzugswartung bis zur Wasserprobenennahme nach Trinkwasserverordnung, von sicherheitstechnischen Kontrollen der Medizintechnik bis zur ORBIS Formularanpassung, vom Projekt- bis zum Interimsmanagement – rund 60 Einzelleistungen aus 18 Geschäftsbereichen haben wir zum Abruf für Sie zusammengestellt.

Dabei geht es im Kern darum, Leistungen zu übernehmen, die Sie im Eigenbetrieb nicht oder nicht wirtschaftlich erbringen können. Vor allem planbare Aufgaben wie Prüf- und Wartungsleistungen werden dabei von den mobilen Serviceteams der FAC’T Gruppe erbracht. Gewerk- bzw. aufgabenspezifisch sind sie regional unterwegs, bestens qualifiziert und ausgestattet – und natürlich erfahren in der Arbeit in Krankenhäusern und anderen Sozial- und Gesundheitseinrichtungen.

Testen Sie uns! Für die Kalkulation vieler Leistungen sind anlagenspezifische Informationen notwendig; was genau wir von Ihnen wissen müssen, erfahren Sie direkt im Telefonat.

Erprobte Erfahrungen und neueste wissenschaftliche Erkenntnisse miteinander verbinden, so dass ein praktisch umsetzbares Service Modell entsteht. Mit Hilfe des in Finnland entwickelten CoCo Tool Kit haben ein Krankenhaus und die FAC’T Gruppe gemeinsam in einem Pilotprojekt das Geschäftsmodell für einen Stations- und Patientenservice entwickelt. Das Besondere dabei: Krankenhaus, Dienstleister und Patienten arbeiteten gemeinsam „co-kreativ“ und fanden so neue Ideen für das Prozessmanagement, die Organisations- und die Kommunikationsstruktur.

Das CoCo Tools Kit funktioniert dabei fast wie ein Spiel. Es wurde im Rahmen eines Workshops mit allen Beteiligten eingesetzt, um den Status-quo zu dokumentieren, Möglichkeiten und Hindernisse aus allen Perspektiven transparent zu machen und schlussendlich ein neues Servicedesign entstehen zu lassen. Nicole Menczik, Leiterin Hotellerie & Service der FAC’T Gruppe, ist von den Ergebnissen begeistert: „Ich hätte nicht gedacht, dass es uns gelingt, so rasch kreativ zu werden und wirklich umsetzbare Ideen zu entwickeln!“ Sie hatte gemeinsam mit Aaron Scheer, der das Tool im Rahmen seiner Studien in Finnland bereits kennengelernt und erfolgreich eingesetzt hat, den Workshop vorbereitet und durchgeführt. Menczik: „Wir sind schon in der Umsetzung und haben die nächsten Projekte bereits im Auge!“ 

„Für uns als Krankenhaus-Dienstleister ist die Identifikation mit den christlichen-sozialen Werten wichtig.“ So einfach bringt Hermann-Josef Syben, Regionalleiter der FAC’T Gruppe am Niederrhein, seine Motivation, das Weiterbildungsstudium Theologia Curae zu absolvieren, auf den Punkt. Dabei ist es laut Syben unerheblich, ob ein Haus in freigemeinnütziger, kommunaler oder privater Trägerschaft ist. „Die Grundgedanken von Fürsorge und Werten sind allen Trägern, mit denen ich zu tun habe, gemeinsam.“ An der Philosophisch-Theologischen Hochschule der Kapuziner wird seit über zehn Jahren der berufsbegleitende Studiengang angeboten. Er richtet sich an Führungskräfte, die im Krankenhaus oder deren direktem Umfeld tätig sind und befasst sich unter anderem intensiv mit den Grundlagen des Krankenhauswesens und dem christlichen Werte- und Menschenbild sowie der Integration einer Wertekultur in komplexen Organisationsstrukturen.

Mit Hermann-Josef Syben schlossen insgesamt sechs Absolventen die Weiterbildung Theologia Curae ab. Sie werden ihr Wissen und ihre Erkenntnisse nun in ihre Einrichtungen und Unternehmen tragen. Wir gratulieren ganz herzlich!