Die QuickChecks der FACT Gruppe liefern wichtige Informationen für mehr Transparenz und eine bessere Bewirtschaftung der verschiedensten Sekundärbereiche in Krankenhäusern. Weit über einhundert Krankenhäuser haben auf diese Weise von der FACT Hilfe zur Selbsthilfe erhalten.

Die Bandbreite der Sekundärbereiche ist groß: Technik, Medizintechnik und IT, Wäscheversorgung und Sterilgutversorgung, Unterhaltsreinigung und Speisenversorgung sind nur einige der Bereiche, in denen QuickChecks zur Verfügung stehen.

Eine Übersicht aller Unterstützungs- und Beratungsleistungen ist hier verlinkt.

Stand vor einigen Jahren noch das reine Outsourcing von Sekundärleistungen, insbesondere der Speisenversorgung und der Unterhaltsreinigung, synonym für die Steigerung der Wirtschaftlichkeit, so seigt sich immer mehr, wie grundlegend wichtig gute Prozesse sind. Um sich einen Überblick über die Sekundärprozesse (oder einen Teil derselben) zu verschaffen, bedarf es als erstes einer grundlegenden Analyse, beispielsweise durch einen der QuickChecks der FACT Gruppe.

Die dabei zu Tage tretende Transparenz zeigt, wo wertschöpfende Veränderungen notwendig und mit welchem Aufwand diese ggf. verbunden sind. Der kurze ROI spielt heute mehr denn ja eine wichtige Rolle. Konkrete Handlungsempfehlungen eines solchen QuickChecks können beispielsweise veränderte Verteil- und Zubereitungsprozesse in der Speisenversorgung sowie eine effizientere Einteilung des Personals sein. Verschiebungen zwischen Fremd- und Eigenleistungen, eine Neuverteilung von Verantwortlichkeiten oder die Ausschreibung und Neuvergabe ausgewählter Leistungen sind weitere, typische Beispiele.

Um die Mittagszeit herrscht in den Aufzügen im Krankenhaus Hochbetrieb. Neben Patienten und Besuchern müsse auch Essenswagen zuerst von der Küche auf die Stationen und danach zurück zur Spülküche transportiert werden. Die dabei entstehenden Wartezeiten summieren sich schnell zu einer nennenswerten Höhe. Kommen dann noch unnötige Wege hinzu, weil die Wagen so rasch wie möglich von den Stationen abgeholt werden sollen, sie aber zum vereinbarten Zeitpunkt doch noch nicht wieder mit Leergut bestückt zur Verfügung stehen, sind die Wartezeiten substanziell.

Um diese Zeiten nachweislich zu verringern, setzt das Prozess- und Organisationsmanagement der FACT Gruppe in einem Pilotprojekt auf das Tracking der Essenswagen. Dazu erhalten die Wagen kleine Ortungsmodule, die mit den an neuralgischen Punkten angebrachten Sende- und Empfangseinheiten korrespondieren und dadurch ihren Standort melden. Meldepunkte sind beispielsweise Vorräume von Aufzügen und die Flure um Küche und Spülküche.

Die Auswertung der Daten erfolgt unter zwei Gesichtspunkten: Bei der retrospektiven Auswertung wird transparent, wann und wo große Wartezeiten entstehen. Mit Hilfe dieser Informationen können Wege, Zeiten und Prozesse optimiert werden. Die Nutzung der Echtzeitdaten hilft den Disponenten der Inhouse-Logistik, Transporte und Wege durch Hinweise an die Logistikerinnen und Logistiker unmittelbar anzupassen und damit einen schnellen Transport ohne große Wartezeiten zu ermöglichen sowie Leerlauf zu reduzieren.

Eine überschlägige Schätzung weist mehr als 3.000 Gesetze, Normen und Regelwerke aus, die für eine Krankenhaustechnik relevant sind. Fast monatlich gibt es dazu Veränderungen und Ergänzungen. Wo ein Haus oder eine Einrichtung steht, zeigt der Part „Rechtssicherheit“ eines QuickChecks Technik.

Wie und wann eine technische Anlage oder ein Gerät kontrolliert, geprüft, gewartet oder instand gehalten werden muss, ergibt sich aus ganz verschiedenen Regelwerken. Ein QuickCheck Technik beginnt deshalb mit einem Überblick der im Haus vorhandenen Anlagentypen, deren Zuordnung zu den rechtlichen und normativen Grundlagen sowie der Gegenüberstellung vorgeschriebener und tatsächlich erbrachter Leistungen. Dabei liegt es auf der Hand, dass nur das, was dokumentiert ist, auch gewertet werden kann –  wenngleich der QuickCheck an dieser Stelle durchaus unterscheidet, um optimale Handlungsempfehlungen für die Zukunft geben zu können. Zu meist weit über 100 technischen Geräten und Anlagetypen entsteht so ein Kataster, das nicht nur für Transparenz sorgt, sondern den Verantwortlichen für die Technik auch eine konkrete Arbeitsgrundlage bietet, die ein erster Baustein für eine Instandhaltungsstrategie sein kann.

Wirklich alle Regelwerke zum technischen Betrieb einzuhalten, ist organisatorisch und wirtschaftlich mehr als herausfordernd. Umso wichtiger ist es deshalb, gute IT-Systeme zu haben, die eine technische Abteilung dabei unterstützen.  Guter Ausgangspunkt dafür ist ein CAFM-System (Computer Aided Facility Management), in dem alle wesentlichen Geräte und Anlagen erfasst sind, Wartungen teilautomatisiert geplant und von den Nutzern Störungsmeldungen abgegeben werden können. Wichtig dabei: Die Systeme müssen Teil eines Prozesses für Zu- und Abgänge von Geräten und Anlagen sein, damit die Stammdaten zu jeder Zeit korrekt sind. Kommt nun ein Benachrichtigungsdienst  für die Änderungen bei Normen und Regelwerken zum Einsatz, müssen zumindest nur noch dessen Meldungen auf die Relevanz für das Haus geprüft und dann in der Instandhaltungsstrategie und im CAFM-System umgesetzt werden.

An Transparenz und Effizienz in den Sekundärbereichen des Betriebs von Krankenhäusern, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen führt heute kein Weg mehr vorbei. Zu wichtig ist, dass auch hier nicht nur gut, sondern wirtschaftlich gearbeitet wird. Dabei spielt es weniger eine Rolle, ob die Leistungen von eigenen Mitarbeitenden (oder denen eigener Tochtergesellschaften) oder von externen Dienstleistern erbracht werden.

So zeigen die QuickCheck Technik der FACT Gruppe, die inzwischen mehrere Hundert Krankenhäuser und Seniorenheime genutzt haben, dass vor allen Dingen in der Rechtssicherheit und der ordnungsgemäßen Dokumentation häu­fig De­fizite bestehen, die gravierende Folgen haben können. Der Detailgrad der QuickChecks ist (anders als der Name vermuten lässt) hoch, aber auch der einzige Weg, diese Dinge sichtbar zu machen und deren Beseitigung abgestimmt und nachhaltig anzugehen.

Die Sicherheit eines organisatorisch und wirtschaftlich gut für die Zukunft gerüsteten Betriebs gehört zu den am häufi­gsten genannten Mehrwerten unserer Auftraggeber, egal ob mit uns mit der Technik, den Wirtschaftsdiensten oder Prozessen und Projekten beschäftigen. Damit dies so bleibt, begleiten wir Teilprojekte, schulen und coachen Führungskräfte, übernehmen wenn notwendig auch interimistische Verantwortung und haben mit kurzen Nachaudits auch über einen QuickCheck hinaus weiterhin einen Blick auf die Organisation.

Knappe Budgets und ein Mangel an Fachkräften machen sich auch in der Krankenhaustechnik - also der Gebäudebetriebstechnik/Haustechnik, der Medizintechnik und der Kommunikationstechnik - bemerkbar. Deshalb gilt, es immer wieder nach Verbesserungen zu suchen. Der QuickCheck der FACT Gruppe bietet mit einer Standortbestimmung genau das richtige Maß von Transparenz und Tiefe, von Strategie und Pragmatismus.

In den QuickChecks arbeiten Profis der FACT Gruppe, die selbst in der Betriebsverantwortung im jeweiligen Bereich stehen und einen Teil ihrer Zeit für Projekte allokiert haben, gemeinsam mit den Bereichsverantwortlichen der Auftraggeber wirklich umsetzbare Lösungen für eine Verbesserung der Leistungen. Aufgenommen und bewertet werden dabei unter anderem der rechtssichere Betrieb der Technik, die Betriebs- und Ablauforganisation, die Fremdkosten und der IT-Einsatz.

QuickChecks können auch in den Wirtschaftsdiensten (Speisenversorgung, Unterhaltsreinigung, Inhouse-Logistik, Wäscheversorgung) und vielen anderen Sekundärbereichen durchgeführt werden.

Die Coronapandemie hat ihre Spuren in der Krankenhauslandschaft hinterlassen. Die Krise hat aufgedeckt, woran es im plötzlich eintretenden Katastrophenfall mangelt. Daraus müssen laut dem „Krankenhaus Rating Report 2021“ Lehren gezogen werden. Der Report empfiehlt Gesundheitseinrichtungen, Notfallpläne aufzustellen, die eine reibungslose, fortlaufende Versorgung im Ernstfall sicherstellen.

Dabei sind nicht nur die medizinischen Bereiche gefragt: Die Logistik müsse darauf vorbereitet sein, Lieferketten aufrechtzuerhalten – auch unabhängig von anderen Ländern. Genauso sollten auch Reinigungs-, Wäscheversorgungs- und Speiseversorgungsdienste ein Fortlaufen ihrer Leistungen garantieren können.

Um alle möglichen Szenarien durchzuspielen und entsprechende Konzepte zu erstellen, fehlen Kliniken meist die Ressourcen. Spezialisten wie die FACT Gruppe unterstützen auch hier. Mit vielseitigen Erfahrungen können sie individuell auf die Einrichtung ausgerichtete Pläne erstellen und auf mögliche Katastrophenszenarien ausrichten.

Gerade jetzt bietet eine kooperative Einbindung Chancen, diesen aktuellen Herausforderungen souverän zu begegnen. Darüber hinaus könnten Dienstleister dynamischer auf schwankende Belegungssituationen reagieren und mehr Planungssicherheit und Flexibilität garantieren. Ebenfalls über diese Einbindung sind eine bessere Gewährleistung unterbrechungsfreier Laufzeiten lebenswichtiger Geräte sowie eine vorteilhaftere Gestaltung von Arbeitsprozessen möglich. Die Platzersparnis und die Reduzierung von Investitionskosten seien beachtlich. Die Ressourcen, die damit frei werden, können genutzt werden, um die Qualität der Leistungen zu steigern.

Die Versorgung mit Berufsbekleidung erfolgt in immer mehr Krankenhäusern über Ausgabeautomaten, Entnahmeräume oder Entnahmeautomaten. Durch Weiterentwicklungen im Bereich UHF-RFID gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Systemen und Lösungen, die miteinander konkurrieren. Allen gemeinsam sind die Erhöhung der Transparenz und die Reduktion der Anzahl benötigter Wäschestücke. Demgegenüber stehen die Investitionen oder Mieten für die Automaten. Und nicht nur das: Die Automaten brauchen Raum (mal mehr, mal weniger) sowie Stromversorgung und Netzwerkanbindung. Außerdem sollten sie dort aufgestellt werden, wo die Nutzer der Berufskleidung im Idealfall ohnehin vorbeikommen, um zusätzliche Wege zu vermeiden.

Das Automatenprinzip ist denkbar einfach. Allen Personen werden zugelassene Wäschestücke und Mengen zugeordnet. Registriert werden Ausgaben/Entnahmen und der Abwurf der schmutzigen Wäsche. Um die Zuverlässigkeit der Versorgung zu gewährleisten, muss die Kleiderordnung (wer trägt was) auf die Systeme abgestimmt werden. Weniger (Artikelauswahl) ist hier mehr (Versorgungsqualität). Damit ist eine Automatenversorgung vor allem dann empfehlenswert, wenn gleichzeitig das Sortiment harmonisiert und reduziert wird, unabhängig davon, ob Kleidung und Automaten gemietet sind oder sich im Besitz des Krankenhauses befinden.

Bei einer öffentlichen Ausschreibung, beispielsweise der Wäscheversorgung, der Unterhaltsreinigung oder der Speisenversorgung, ist eine Vielzahl von Dingen zu beachten, die bei einer vergleichenden Angebotseinholung nicht zwingend erforderlich sind. So sind zum Beispiel Formvorschriften, gesetzliche vorgeschriebene Fristen und Vorschriften zur Bekanntmachung zu beachten und Vergabeakten zu führen, die von der ersten Überlegung zu einer Ausschreibung an jede relevante Entscheidung dokumentieren und begründen. Je nach Verfahrensart kann es außerdem notwendig sein, bereits mit der ersten Veröffentlichung vollständige Leistungs- und Vertragsdokumente bereitzustellen sowie die Kriterien für eine Teilnahme und den späteren Zuschlag zu veröffentlichen. 

Die Vergabespezialisten der FACT Gruppe verfügen über die notwendige verfahrensrechtliche und leistungsfachliche Erfahrung, Auftraggeber bei der Ausschreibung von Leistungen vollumfänglich zu unterstützen. Dort, wo eine Vergabestellen vorhanden ist, kann sich die Leistung auch auf die fachlich Zuarbeit beschränken.

Übrigens können freigemeinnützige und private Krankenhausträger einer Pflicht zur öffentlichen Ausschreibung von Leistungen unterliegen, beispielsweise bei der Nutzung bestimmter Fördergelder oder einem kommunal dominierten Aufsichtsrat.

Manchmal braucht es zunächst eine professionelle Standortbestimmung, die zukünftige Ausrichtung eines oder mehrerer Sekundärbereiche im Krankenhaus zu gestalten. Sichtbar werden müssen dabei die Handlungsnotwendigkeiten und die Handlungsmöglichkeiten, die Rahmenparameter für eine Neuausrichtung sein können. In den technischen Gewerken gehören dazu unter anderem die Rechtssicherheit, also die Einhaltung der gesetzlich oder normativ geforderten Wartungen und Prüfungen.

Die Standortbestimmungen der FACT Gruppe stehen für eine Vielzahl von Sekundärleistungen zur Verfügung: Technik und Medizintechnik, Speisenversorgung und Unterhaltsreinigung, Logistik, Schreibdienst und Zentralsterilisation sind nur einige davon. Gemeinsam haben alle Standortbestimmungen, dass sie neutral und mit hoher Fachlichkeit notwendige Veränderungen aufzeigen und konkrete sowie praktisch wirklich umsetzbare Vorschläge zur zukünftigen Ausrichtung enthalten.