Ausschreibungen, die direkt oder indirekt auf den niedrigsten Preis abzielen - und damit auch eine große Zahl von Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber - werden von FM-Anbietern immer weniger bedient. Das geht aus der aktuellen Lünendonk®-Studie zum Facility-Services-Markt in Deutschland hervor (www.luenendonk-shop.de). Demnach entscheiden sich fast dreiviertel aller Anbieter gezielt gegen eine Teilnahme, weil sich der hohe Aufwand bei einer rein preisorientierten Vergabe ohne Berücksichtigung von Qualitätskriterien zumeist nicht rechnet. Auch unklare und sich widersprechende sowie einseitig ausgeprägte Verträge und Leistungsbeschreibungen, kurze Abgabefristen und lange Zahlungsziele schrecken die potenziellen Auftragnehmer ab.

Dem entgegen steuert die GEFMA, Dachverband der deutschen Facility Management Unternehmen, dem Anbietern und Nutzern gleichermaßen angehören (http://www.gefma.de/bestellungen.html). Sie bietet neben umfangreicher Literatur auch Musterverträge und Muster-Leistungsverzeichnisse für verschiedene FM-Module sowie für Systemdienstleistungen an, die Interessen beider Parteien gleichermaßen berücksichtigen. Berücksichtigt werden dabei sowohl leistungs- wie auch ergebnisorientierte Vergaben.

Die FAC’T Gruppe begleitet als zertifizierter Berater Ausschreibungen für technische und infrastrukturelle Dienstleistungen im Facility-Management, schwerpunktmäßig im Gesundheitswesen aber auch für Büro- und Gewerbeimmobilien. Das umfangreiche Bewirtschaftungsgeschäft der Gruppe in über 70 Krankenhäusern liefert dabei ein Maximum an Praxiserfahrung für die Beratungsprojekte. Mehr als 500 Beratungs- und Ausschreibungsprojekte wurden in den letzten Jahren begleitet. Zu den klassischen Ausschreibungsthemen gehören die Unterhaltsreinigung, die Wäscheversorgung, technische bzw. medizintechnische Leistungen, die Energieversorgung sowie Bau- und Projektmaßnahmen u.a. in der Medizintechnik.

Der Geschäftsbereich Beratung der FAC’T Gruppe ist nun auch nach GEFMA 734 zertifiziert. Diese Richtlinie der German Facility Management Association (GEFMA) bescheinigt dem Berater die Qualifikationen und Kompetenzen im FM-Excellence-Programm, die für die Implementierung von Systemdienstleistungen notwendig sind. Kunden können über die Zertifizierung nach GEFMA 734 Berater erkennen, die komplexe betriebswirtschaftliche, organisatorisch-rechtliche und technisch-prozessuale Schnittstellen in eine funktionierende vertragliche Leistungsbeziehung zwischen Dienstleister und Auftraggeber bringen können.

David Neurohr, Mitglied der Geschäftsführung und Leiter des Geschäftsbereiches Beratung der FAC’T Gruppe, freut sich über die Zertifizierung: „Wir haben hart daran gearbeitet, Standards und Benchmarks zu schaffen, mit denen wir Krankenhäuser noch besser dabei unterstützen können, ihre Sekundär- bzw. Tertiärleistungen zu bewerten und darauf basierend systematisch zu optimieren. Das zahlt sich jetzt aus!“ Neben der Beratung mit Hilfe der bekannten FAC’T QuickChecks unterstützt der Geschäftsbereich Beratung Häuser auch bei der Optimierung der Eigenleistungen, der Reorganisation bei Fusionen und Nachfolgen, bei Ausschreibungen und der Gründung eigener Servicegesellschaften ohne Dienstleisterbeteiligung.

Vorgenommen wurde die Zertifizierung der FAC’T Gruppe durch die Quality Austria, einem der großen europäischen Zertifizierer für Dienstleistungen im Gesundheitswesen.

Vorschläge, die nur auf ein hohes rechnerisches Einsparpotenzial abzielen sind wenig hilfreich. Eine gute Optimierungsempfehlung ist auch umsetzbar. Gerade deshalb werden die QuickChecks der FAC’T Gruppe in den Häusern als sehr hilfreich und praxisnah bewertet. Bei FAC’T beraten Führungskräfte, die selber in der täglichen Betriebsverantwortung stehen. Sie reservieren einen Teil ihrer Zeit für Beratungsprojekte. Praxisnäher und fundierter kann eine Beratung kaum sein.  Typische Handlungsfelder sind in den technischen Betrieben die Einhaltung der Rechtssicherheit und Normen sowie die sinnvolle Nutzung der Facility-Management-Software. Dazu liefert die Prüfung der Verträge für externe Dienstleistungen das finanzielle Gegengewicht, sodass auch zusätzlich notwendige Maßnahmen oft kostenneutral sind. Besteht zudem die Möglichkeit, Fremdleistungen in Eigenleistungen umzuwandeln, wird das ganze Potenzial deutlich. In der Unterhaltsreinigung stehen die Prüfung der vertragsgemäßen Leistungserbringung und die Erhöhung der Qualität heute oft vor der Kostensenkung. Projekte in der medizinischen Dokumentation, Speisen- und Sterilgutversorgung werden oft aus prozessualen Problemen heraus oder aufgrund von Investitionsbedarf sowie zur Erarbeitung von Synergieeffekten zwischen mehreren Standorten angestoßen.

Dem  Lockruf großer Einsparungen zu folgen, ist keine Erfolgsgarantie. Zahlreiche Projekte haben gezeigt, dass dies für Folgejahre gravierende Konsequenzen haben kann. Auch Projekte, bei denen Hersteller die Bewirtschaftung zu Niedrigpreisen übernehmen, erwiesen sich als problematisch: Zieht sich ein Hersteller – wie jüngst geschehen – aus der Bewirtschaftung wieder zurück, kann eine ungewollte Abhängigkeit bestehen bleiben.

Gute Beispiele beginnen oft mit der Frage, was die Fremdvergabe für das Haus bedeutet. Besteht die Bereitschaft, Verantwortung langfristig und konsequent abzugeben? Tragen die Mitarbeiter das Modell mit? Passen Haus und Dienstleister zusammen? Bewährt haben sich Verträge, die einen zugesicherten Zustand anstelle von zu erbringenden Leistungen beschreiben. Außerdem wichtig: ein ehrlicher Dialog über die Risiken und die Bereitschaft zur langfristigen Zusammenarbeit. Nicht zu unterschätzen sind auch die vielfältigen Schnittstellen. Der Dienstleister muss den Platz der eigenen medizintechnischen Leitung im Haus einnehmen und sich mit IT und Technik abstimmen und in Entscheidungs- und Beschaffungsprozessen für medizinische Geräte sein Know-how einbringen.

Eine ZSVA mit allen gesetzlichen Ansprüchen, Richtlinien und Normen ist ein komplexes Thema und geht weit über das reinigen und sterilisieren hinaus. Deshalb ist die Entscheidung ‚make or buy’ für die ZSVA-Dienstleistungen mindestens ebenso komplex und bietet viele Optionen. Bei der Evaluierung werden unter anderem Anlagen und Instrumente geprüft, um einerseits den Investitionsbedarf zu erkennen und andererseits ein Auge auf den Reinigungsprozess zu lenken. Auch die Zusammensetzung der OP-Siebe und die Durchlaufzeiten in der Produktion werden kritisch betrachtet: Wann wurden die Siebe mit den Nutzern beziehungsweise Operateuren aktualisiert? Wie viele unterschiedliche Siebe für die Eingriffsart sind vorhanden? Wie stehen Anforderungsverhalten und Siebmenge im Verhältnis?

Einer der häufigsten Anstöße, sich mit der ZSVA zu beschäftigen, ist die Zusammenlegung zweier ZSVA-Standorte mit allen Fragestellungen, die sich daraus ergeben. Materialfluss, Umschlagshäufigkeit, Verpackungsarten, das Plus an OP-Sieben bei externer Versorgung sowie Raum und Maschinenkapazitäten müssten dabei akribisch geprüft und gegebenenfalls neu geplant werden. Ansprechpartner für ZSVA-Projekte ist der Geschäftsbereich Beratung.

Leistungsbeschreibungen, Organisationsprozesse und Vergabeverfahren sind das tägliche Brot von Textilingenieur Hartmut Gamm. Er liebt es, gemeinsam mit dem Haus eine Lösung für die Wäscheversorgung austüfteln, die dies nicht nur wirtschaftlich, sondern auch qualitativ weiterbringt. Ein besonders sensibles Thema ist dabei die Berufsbekleidung. Häufig sind deren Betrachtung und die Suche nach einer einheitlichen Lösung Teil eines Textilversorgungsprojektes.

Die Wirtschaftlichkeit besteht für Gamm aber nicht nur aus einem niedrigen Preis für eine vorgegebene Qualität und Leistung durch eine Wäscherei. Funktionierende Nahtstellen wie die Wäscheausgabe spielen auch bei der Wäscheversorgung eine große Rolle und nehmen bei guter Steuerung einen wesentlichen Einfluss. Das Haus entscheidet selber, ob es „nur“ die Ausschreibung der Leistung oder auch die prozessuale Betrachtung oder ein Projekt zur Berufsbekleidung wünscht.

„Unser Ziel ist letztendlich, uns nach dem Projekt wieder überflüssig zu machen“, sagt Gamm. „Wenn nach der Auftragsvergabe an den Wäschedienstleister für das Haus alles reibungslos läuft, haben wir unsere Arbeit richtiggemacht.“ Die Textilberatung ist Teil des Beratungsportfolios der FAC'T Gruppe.

Dass die Nachfrage so steigen würde, damit hat auch David Neurohr, Bereichsleiter Beratung der FAC’T und Mitglied der Geschäftsführung, nicht gerechnet. Inzwischen reiht sich ein QuickCheck an den nächsten - und das unabhängig vom jeweiligen Fachbereich. QuickChecks werden am häufigsten in der Gebäudebetriebstechnik und Medizintechnik durchgeführt, gefolgt von der IT und der Wäscheversorgung. Im Kern geht es immer darum, einen Überblick zu den Kosten für Eigen- und Fremdleistungen, zur Rechtssicherheit (soweit zutreffend) und zur Organisation mit ihren Prozessen zu bekommen. Dieser Überblick wird nach lohnenden, sinnvollen, notwendigen und auch wirklich umsetzbaren Handlungsfeldern geprüft. Die Häuser erhalten als Ergebnis klare Handlungsempfehlungen, die sie anschließend selber oder mit ein wenig Unterstützung umsetzen. Das Besondere: Die Aufnahme, Bewertung und Empfehlung führen Führungskräfte der FAC’T Gruppe aus den jeweiligen Fachbereichen durch. Sie stehen selber in der täglichen Betriebsverantwortung und können gemeinsam mit den Verantwortlichen des Auftraggebers direkt einschätzen, was wirklich lohnend, sinnvoll und notwendig ist.

Die Idee ist so einfach wie überzeugend: Gemeinsam mit allen am Service und Prozess beteiligten Parteien – im Krankenhaus beispielsweise auch inklusive Patientenvertretern - werden spielerisch bestehende Servicemodelle geprüft und neue Servicemodelle entwickelt. Durch die hohe Interaktion der Teilnehmer „im Spiel“ können kreative und innovative Ideen entstehen, gemeinsam diskutiert und direkt weiter verfolgt oder auch verworfen werden.

Möglich macht dies das CoCo Tool Kit®. Es schlägt die Brücke von der Wissenschaft zur Praxis und ermöglicht es, neueste Erkenntnisse des Dienstleistungsmanagements gemeinsam zu durchdenken. Das in Finnland entwickelte Kit funktioniert als „Spiel“ mit vorgefertigten und individuellen Karten, durch die Prozesse abgebildet und Verknüpfungen visualisiert werden können.

Mit Hilfe des CoCo Tool Kit® und für die Nutzung und Anleitung ausgebildeter Begleiter wurden durch die FAC’T Gruppe so in verschiedenen Projekten bereits erfolgreich Servicemodelle für Krankenhäuser überarbeitet und neu entwickelt.

Ansprechpartner für die Unterstützung bei der Entwicklung von Servicemodellen ist der Geschäftsbereich Beratung der FAC’T Gruppe.

Es gibt Verträge zur Wäscheversorgung, die sind marktgerecht und wirtschaftlich. Und es gibt Verträge, die für das Krankenhaus noch deutliches Potenzial haben. In der Textilberatung stehen letztere im Fokus, wobei die Optimierung der Wäschekosten nur ein erster Ansatz ist. Die Betrachtung des Gesamtprozesses zur Wäscheversorgung, die Hinterfragung gewohnter Abläufe und die Vorstellung neuer und anderer Versorgungsformen bietet mittel- und langfristig häufig ebenfalls erhebliches Verbesserungspotenzial. Abgerundet wird das Leistungsspektrum in der Textilberatung durch die - wenn gewünscht – öffentliche Ausschreibung der Wäscheversorgung. Ansprechpartner für die Textilberatung ist der Geschäftsbereich Beratung der FAC’T Gruppe.

Ein Haus technisch funktionsfähig zu halten, ist eine Sache. Es sind die Betreiberpflichten, die eine echte Herausforderung darstellen. Die Auditierung der Einhaltung relevanter Gesetze und Normen in der Gebäudebetriebstechnik ist Routine für die FAC’T Gruppe. „In der Medizintechnik gibt es kaum ein Haus, das nicht penibel auf die Dokumentation achtet. In der Gebäudebetriebstechnik ist die Einhaltung der Betreiberpflichten leider längst noch nicht auf einem akzeptablen Stand“, fasst David Neurohr, Leiter Beratung, die Erfahrungen aus vielen Projekten zusammen. „Das sich daraus ergebende Risiko ist für die Geschäftsführer und Vorstände erheblich!“ Dabei ist es gar nicht schwer und teuer, die Betreiberpflichten sauber und sicher zu regeln, z.B. durch die Einbindung der Leitung in Kommunikations- und Organisationsstrukturen, die sicherstellen, dass alle normativen und gesetzlichen Änderungen bekannt sind und zeitgerecht umgesetzt werden. Oder durch die Übergabe der Betreiberpflichten an einen erfahrenen, ipv® zertifizierten Dienstleister. Ohne Betriebsübergang oder „Outsourcing“. Die Betreiberverantwortung, die nicht übertragbar ist, verbleibt bei der Geschäftsführung des Hauses.