Beratung für Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen

Ein wesentlicher Baustein der Nachhaltigkeit in der Zentralen Sterilgutversorgung (ZSVA/AEMP) ist die Sieboptimierung. Der Anteil aufbereiteter aber bei Operationen ungenutzer Instrumente steigt, weil neue Operateure und OP-Verfahren eine andere als die traditionelle Instrumentenmixtur benötigen. Die Instrumentenzusammenstellung sollte daher regelmäßig den wirklichen Bedürfnissen angepasst werden, um die Sterilguteinheiten und der Aufwand für Reinigung und Sterilisation zu reduzieren.

Zudem können in der engen Zusammenarbeit zwischen Operateuren, OP-Pflegekräften und Sterilgutspezialisten überzählige Instrumente im Bestand reduziert und in der Industrie gegen Neuinstrumentar eingetauscht werden, so dass neben dem wirtschaftlichen Vorteil eine echte Nachhaltigkeitskette entsteht.

Und auch bei den Prozessen gibt es Potenzial: Dauerhaft verunreinigte Instrumente müssen aufgearbeitet, defekte und fehlende Instrumente ersetzt werden. Damit dies auch wirklich geschieht, sind umfangreiche Qualitätskontrollen nötig. Der Mehraufwand pro Instrument führt zu einer längeren Lebensdauer und spart damit Geld und schont Ressourcen.

Zwar sind Ausgestaltung, Umfang und Ablauf von behördlichen Begehungen im Krankenhaus von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich, sie haben jedoch eines gemeinsam: Lange Listen mit To-Dos können ihre Folge sein - die in der Regel rasch und strukturiert abgearbeitet werden müssen. Kommt es schlimmer, drohen kurzfristige Stilllegungen, deren Ausmaß ein Krankenhaus in echte Schwierigkeiten bringen können.

Deutlich reduziert werden können solche unliebsamen Überraschungen durch Audits oder Vorbegehungen externer Spezialisten - wie die der FACT. Am besten regelmäßig, spätestens jedoch mit der Ankündigung einer behördlichen Begehung, kommen die Fachleute der FACT ins Haus und begehen die betreffenden Bereiche ähnlich der Vorgehensweise der Behörden. Der Unterschied: So aufgedeckte Schwächen oder Defizite können oft noch vor der behördlichen Begehung beseitigt, zumindest aber adressiert und in der Umsetzung konkret geplant werden. Das Risiko, dass die Behörde einen schwerwiegenden Mangel aufdeckt, sinkt deutlich.

Angeboten werden Audits und Vorbegehungen in den Bereichen Betriebssicherheit/Technik, Medizintechnik, Arbeitssicherheit, Brandschutz, Hygiene und Datenschutz. Jedes Audit bzw. jede Vorbegehung umfasst die stichprobenartige räumliche Begehung, ein Fachgespräch mit den jeweils verantwortlichen Personen und einen Begehungsbericht, der gefundene Mängel auflistet und i.d.R. wenige Tage nach der Begehung vor Ort zur Verfügung steht.

Branchenkompetenz ist ein entscheidender Vorteil, wenn es um die Inanspruchnahme von Beratungsleistungen in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft, speziell in Krankenhäusern, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen geht. Nur echte Branchenkenner können mögliche und notwendige Handlungen in den Kontext der Branchenentwicklung stellen und bewerten, welche Maßnahmen wirklich sinnvoll umgesetzt werden können und müssen. Das ist die Essenz des Vortrags von Oliver Luckner, Vorstand der Bank für Sozialwirtschaft, auf den Biersdorfer Krankenhausmanagementgesprächen.

Diese Erkenntnis lässt sich uneingeschränkt auch auf die Beratung in Sekundärleistungsbereichen wie Gebäude, Technik, IT und Infrastruktur übertragen, bestätigt Heiko Filthuth, Leiter Geschäftsentwicklung der FAC’T Gruppe. Die Erfahrungen der letzten Jahre haben immer wieder gezeigt, dass eine branchenunabhängige Herangehensweise zwar durchaus ein ergänzendes Blickfeld eröffnet, dass diese aber spätestens bei der praktischen Umsetzung zu oft an den Realitäten der Branche scheitern.

Luckner und Filthuth vertreten außerdem die Ansicht, dass neben der Branchenkenntnis auch aktuelle Erfahrungen im Betrieb unverzichtbar für eine gute Beratung sind. Die Bank für Sozialwirtschaft setzt dazu auf einen eigenen Pool an Fachberatern, die FAC’T Gruppe vertraut auf die Einbindung von Führungskräften, die selbst in der täglichen Betriebsverantwortung im jeweiligen Bereich stehen und einen Teil ihrer Zeit für das Beratungsmandat einsetzen.

Ist der (mitunter emotionale) Punkt der Auswahl von Farben und ggf. Formen der Berufskleidung erst einmal entschieden, stehen vor allen Dingen prozesspraktische Aspekte einer Neuordnung der Textilversorgung im Vordergrund. Strategische Entscheidungen zur Lohn- oder Mietwäsche sind in vielen Häusern bereits getroffen. Schnittstellen ergeben sich überwiegend bei der Inhouse-Logistik, wo Eigen- auf Fremdleistungen treffen. Sind beispielsweise Bestellvorgänge, Kommissionierung, Verteilung und die Sammlung von Schmutzwäsche gut durchdacht, kann auch hier die Sekundärleistung direkt in den Primärprozess integriert werden. Bleibt noch die Bewohnerwäsche in Senioreneinrichtungen, für deren Behandlung es eine Vielfalt von Lösungen zwischen der Eigenwäsche im Haus oder dem kompletten Outsourcing gibt. Ein gut integrierter Prozess von der Beschriftung der Wäsche mit dem Bewohnernamen (oder einer Nummer, da die Wäscherei sonst zum Auftragsverarbeiter nach DSGVO wird) bis zur Abwicklung bei Verlust oder Beschädigung erleichtert den Umgang mit diesen individuellen und vonseiten der Bewohner oft auch emotionsbehafteten Textilien.

Auch wenn nur ein Wäschedienstleister das Haus versorgt, so hat die Ausgestaltung der Schnittstellen in ihrer Vielfalt doch einen wesentlichen Einfluss auf die Integration des Sekundärprozesses Wäscheversorgung in die Primärprozesse. Gut beraten ist, wer dies frühzeitig mit plant und berücksichtigt.

Berufsbekleidung ist ein emotionales Thema – diese Erfahrung haben schon viele Krankenhäuser gemacht. Wünsche von Pflegepersonal und Ärzten, Funktionsbereichen und Stationen, Kliniken und Therapiebereichen müssen bei der Bekleidungsauswahl und der Konzeption der Versorgung unter einen Hut gebracht werden. Deshalb ist es wichtig, dass die Auswahl der Berufsbekleidung transparent geschieht und in einer allgemeinverbindlichen Kleiderordnung festgehalten wird. Doch die Konzeption und Neuvergabe der Textilversorgung ist auch für die Optimierung der Schnittstellen zwischen Wäscherei und Haus wichtig.

Auf das Engste mit der Berufsbekleidung verbunden ist die Frage der Versorgungsstruktur, denn hier liegt der eigentliche Aufwand. Ist es der externen Wäscherei noch weitgehend gleich, ob sie drei, fünf oder zehn verschiedenfarbige Artikel bereitstellt und wäscht, multipliziert sich diese Zahl in den erforderlichen Größen beispielsweise bei Kasacks rasch einmal mit sieben – und führt damit in vielen Häusern unweigerlich zu Platzproblemen. Denn schließlich braucht jede Größe pro Farbe einen eigenen Vorratsplatz. Und so ist der Trend zur Harmonisierung und Reduzierung der Bekleidungsvielfalt oft nicht einem Zwang zur Vereinheitlichung, sondern den räumlichen Notwendigkeiten geschuldet. Der Wunsch nach einem einheitlichen, harmonischen Auftritt – auch über mehrere Einrichtungen eines Trägers hinweg – ist ein deutlich sichtbarer Trend. Neben der einheitlichen Corporate Identity argumentieren Befürworter auch mit ganz praktischen Aspekten: Sie sehen nur eine eingeschränkte Fähigkeit des Patienten, anhand der Kleidungsfarbe eine Unterscheidung von Personal mit unterschiedlichen Fähigkeiten oder aus verschiedenen Fachbereichen zu erkennen.

Noch vor zehn Jahren wurden viele Servicegesellschaften ganz selbstverständlich mit der Beteiligung von Dienstleistern gegründet. Diese brachten Know-how ein und wurden dafür mit einer langfristigen, gesellschaftsrechtlichen Bindung honoriert. Inzwischen hat sich dieser Trend umgekehrt: Immer mehr Träger übernehmen ihre Servicegesellschaften zu hundert Prozent selbst und kaufen sich, soweit noch erforderlich, Managementleistungen zu. Eine bessere Integration in die Kernprozesse, höhere Flexibilität und die reduzierte Abhängigkeit von Dritten gehören zu den häufigsten Motiven.

Doch die Trennung vom gewerblichen Minderheitsgesellschafter und die Übernahme des Managements wollen wohl durchdacht sein. Der richtige Zeitpunkt für einen gut vorbereiteten und möglichst geräuschlosen Übergang ist zu finden; die Leistungen der Gesellschaft wie auch eines künftigen Managements müssen gut beschrieben und die Verträge marktgerecht gestaltet werden. So wird auch für die Zukunft sichergestellt, dass die Dienstleistungen systematisch weiterentwickelt und wirtschaftlich erbracht werden. Unzureichende Präzisierungen der Leistungen, fehlende Dokumentationen und mangelnde Übereinstimmungen beauftragter und wirklich erbrachter Leistungen müssen frühzeitig erkannt und behoben werden, um die bestmögliche Integration der Sekundärleistungen in die Primärprozesse sicherzustellen.

Und auch die Mitarbeiter dürfen nicht vergessen werden: Zwar sehen sie den Wechsel ihres Arbeitgebers in das Alleineigentum des Trägers in der Regel sehr positiv. Doch Veränderungen, die mit einer besseren Prozessintegration einhergehen können, benötigen eine gute Planung und Führung genauso wie Menschen, die das notwendige Verständnis dafür mitbringen.

Bei der letzten Zählung mögen es um die 2.000 Gesetze, Verordnungen und Normen gewesen sein, mit denen sich die technische Leitung eines normalen Akutkrankenhauses beschäftigen muss. Sie muss prüfen, welche dieser Vorschriften für die Gebäude, Anlagen und Geräte des Hauses relevant sind, und diese ständig im Blick halten. Herausforderung dabei ist, dass die Normen und Gesetze sowie auch deren Auslegungen sich in diesem Bereich ständig ändern können. Eine verpasste und nicht zeitgerechte Ergänzung, Modifizierung oder Löschung birgt Risiken in sich, die im besten Fall mit Geld zu korrigieren sind und im schlimmsten Fall zu Freiheitsstrafen führen können – denn Nichtwissen schützt auch hier nicht vor Strafe. Diese Veränderungen im Blick zu halten und damit technische Leitungen zu informieren, hat sich das Unternehmen Rödl & Partner zum Ziel gesetzt. Ihr Dienst REG-IS informiert proaktiv über die Veränderung von technisch relevanten Gesetzen und Normen. Hat eine technische Leitung die in ihrer Verantwortung stehenden Gebäudeteile, Anlagen und Geräte erfasst und im System hinterlegt, erhält sie automatisch Informationen zu Veränderungen, die ihre spezifischen Anlagen- und Gerätegruppen betreffen. Die Entscheidung darüber, welche Maßnahmen daraus abgeleitet werden, trifft die technische Leitung selber. Einen Schritt weiter geht die FAC’T Gruppe mit ihren Leistungen: Hier werden einerseits den relevanten Anlagen schon im Rahmen eines QuickChecks die korrekten Gesetze und Normen zugewiesen, um diese besser verfolgen zu können. Andererseits bietet FAC‘T die Begleitung bei der Entwicklung einer Instandhaltungsstrategie, die für Anlagen klar definiert, welche Inspektion zu welchem Zeitpunkt auf welcher normativen oder rechtlichen Grundlage durchgeführt werden muss. Häuser, die zusätzlich das bei der FAC’T betriebene krankenhausspezifische CAFM-System mitnutzen, erhalten die ständig aktuellen Arbeitsvorschriften sowie Prüf- und Checklisten für ihre Eigenleistungen sogar automatisch und können sich damit auch hier von zeitintensiven Recherchen und Formularanpassungen entlasten.

Die Kosten für externe Laborleistungen sind hoch, der Abruf von Leistungen passiert oft als Teil der täglichen Routine. Die Verbindung von Gerätemieten und Dienstleistungen sowie langjährige Verträge tragen dazu bei, dass die externen Laborkosten nicht unbedingt auf Anhieb transparent sind. Um die für viele Häuser dringend notwendige hohe Wirtschaftlichkeit herzustellen, bietet die FAC’T Gruppe den bekannten QuickCheck auch für Laborleistungen an.

Im QuickCheck Labor werden die Fremd- und Sachkosten mit aktuellen Benchmarks verglichen, um tatsächlich umsetzbare Einsparungen, beispielsweise durch die Anpassung von Verträgen, zu erzielen. Basierend auf den Erfahrungen der Laborexperten und Gesprächen mit den Laborverantwortlichen im Haus werden Kennzahlen gebildet, die auch bei der Optimierung des Anforderungsverhaltens helfen können. Ist ergänzend noch ein eigenes Labor im Haus, wird der Blick auch auf die Verschiebung zwischen Eigen- und Fremdleistung gerichtet. Mit wenig Aufwand werden so bei gleichbleibender Laborqualität oft deutliche wirtschaftliche Vorteile generiert.

Ansprechpartner für den QuickCheck Labor ist der Geschäftsbereich Beratung der FAC’T Gruppe.

Um ein Krankenhaus, eine Rehaklinik oder eine Pflegeeinrichtung kompetent zu allen Sekundärleistungen beraten zu können, ist es notwendig, die Leistungen und Prozesse in ihrem täglichen Ablauf und ihre Relevanz für die Kernprozesse zu kennen und zu verstehen. Die individuellen Nutzeranforderungen in Bezug auf Prozessanpassungen, aber auch neue technische Lösungen und Erkenntnisse müssen berücksichtigt und mit Betriebserfahrungen abgeglichen werden, um kompetent Auskunft zu geben und nachhaltige, wirklich umsetzbare Verbesserungsvorschläge machen zu können. Fragen der Wirtschaftlichkeit, der Eigen- und Fremdleistungen sind dabei eng mit der Organisation und der vom Kernprozess geforderten integralen Einbindung verbunden. Die dafür notwendige Verfügbarkeit und Flexibilität muss bei aller Wirtschaftlichkeit gewährleistet sein, um den Betrieb nicht zu stören oder zu unterbrechen. Eine große Rolle spielen dabei standardisierte und effiziente, aber dennoch auf den Einrichtungsalltag abgestimmte Sekundärprozesse mit wenigen Schnittstellen, einer ausgeglichenen Risikoverteilung und einem Wertschöpfungsbeitrag als Ergebnis.

Mit der Re-Zertifizierung nach GEFMA 734 („FM Exzellenz“) weißt die FAC’T Gruppe einmal mehr nach, dass Sie über eine außerordentlich hohe Beratungskompetenz verfügt und diese auch strukturiert und abgegrenzt von den Betriebsleistungen erbringt.

Mehr als 1.100 Gesetze und Normen beziehen sich auf technische Anlagen in Gebäuden, ein großer Teil von ihnen ist für Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen relevant. Sie unterliegen Änderungen, die von den technisch Verantwortlichen beobachtet und hinsichtlich ihrer Relevanz für das eigene Objekt geprüft werden müssen. Und nicht nur das: Verstöße stellen Betriebsrisiken dar und werden von den Behörden durchaus schmerzhaft geahndet.

Zur Verringerung des Risikos können Geschäftsführung und technische Leitung zunächst Prozesse etablieren, die sicherstellen, dass Veränderungen erkannt und auf ihr Zutreffen geprüft werden. Datenbanksysteme wie REG-IS informieren über Änderungen und liefern damit zumindest den ersten Teil der Informationen. Sinn macht dies vor allen Dingen dann, wenn eine Instandhaltungsstrategie festgelegt wurde, die je Anlage deren Rechtsvorschriften, die daraus resultierenden Pflichten und schlussendlich auch die konkreten Wartungs- und Inspektionstermine beinhaltet.

Gefährdungsbeurteilungen und andere intervall-verändernde Maßnahmen finden hier ebenfalls Niederschlag. Werden nun relevante Änderungen in Gesetzen oder Normen identifiziert, ist es ein Leichtes zu prüfen, wo diese im eigenen Haus zur Anwendung kommen – und darauf basierend die Instandhaltungsplanung zu verändern. So können Eigenleistungen gezielt angepasst, Fremdleistungen konkret vorgegeben und damit die Instandhaltungskosten gesteuert werden.

Ein bewährter Startpunkt, um Defizite in der Normen- und Rechtssicherheit zu identifizieren und eine ganzheitliche Instandhaltungsstrategie zu entwickeln, sind die QuickChecks der FAC’T Gruppe. Hier wird zunächst in Stichproben ermittelt, wo Handlungsnotwendigkeiten bestehen. Aus der eigenen Betriebserfahrung heraus ermitteln die Prüfer (alle von ihnen haben selber Betriebserfahrung in einem Krankenhaus), wo systematische Probleme liegen, und geben konkret umsetzbare Handlungsempfehlungen, beispielsweise wie eine Instandhaltungsplanung zu erstellen wäre. Risiken werden so reduziert und gleichzeitig Prozesse vereinfacht. Dass dabei oft auch wirtschaftliche Potenziale erkannt werden, ist ein schöner Nebeneffekt.