Die bekannten QuickChecks der FACT Gruppe beinhalten standardisierte Erhebungen, professionelle Einschätzungen und konkrete Empfehlungen, die vor allen Dingen ein Ziel haben: Mehr Transparenz im analysierten Sekundärbereich. Für ein gutes und wirklich nutzbares Ergebnis ist die Mitarbeit der Fach- und Führungskräfte des Auftraggebers unverzichtbar. Gemeinsam mit diesen ermitteln die Betriebsspezialisten der FACT Gruppe die relevanten Informationen und Kennzahlen. Eine kritische Hinterfragung sowie Fachbegehungen helfen bei der Verifizierung. Konkrete, fundierte Verbesserungsvorschläge und Handlungsempfehlungen einschließlich der wirtschaftlichen Auswirkungen sind nur einige der Ergebnisse.

QuickChecks führt die FACT Gruppe unter anderem in diesen Bereichen durch: Technik, Medizintechnik, Kommunikationstechnik, IT, Speisenversorgung, Unterhaltsreinigung, Wäscheversorgung, Logistik, AEMP/ZSVA, Labor und Schreibdienste.

Die Preise für die textile Vollversorgung von Krankenhäusern durch Wäschereien sind in den letzten Monaten stark gestiegen, unter anderem auf Grund der hohen Energiepreise. Zudem ist der Wäschereimarkt in Bewegung: Aufkäufe und Fusionen, aber auch Schließungen, haben die Zahl der Anbieter in den letzten Jahren verändert. Grund genug, einen Blick in die Wäscheversorgung zu werfen und zu prüfen, wie diese in den kommenden Jahren effizient für das Haus und gleichzeitig gut für die Mitarbeitenden gestaltet werden kann.

Ob Flachwäsche oder Wahlleistungssortiment, TPS oder OP-Wäsche, Berufsbekleidung oder Bewohnerwäsche: In Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen spielt die Wäscheversorgung eine wichtige Rolle. Sie muss gut durchdacht sein und so reibungslos funktionieren, dass kein unnötiger Bestand an Kleidungsstücken aufgebaut wird und Wäsche nicht verlorengeht. Für die Berufskleidung bieten Versorgungssysteme wie Wäscheautomaten und Ausgaberäume gute Möglichkeiten, die Zahl der Berufsbekleidungsstücke zu reduzieren. Eine Reduzierung der Bekleidungsvielfalt hat auch wirtschaftliche Auswirkungen und die Qualität der Berufskleidung steht im direkten Zusammenhang mit der Mitarbeiterzufriedenheit.

Wir beraten Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen bei der Prüfung und Neukonzeption der Wäscheversorgung auf Augenhöhe, zeigen Verbesserungsmöglichkeiten und sinnvolle Handlungsalternativen auf und begleiten unsere Auftraggeber durch den gesamten Prozess der Vergabe textiler Dienstleistungen – ob im VgV-Verfahren oder in einer vergleichenden Angebotseinholung. Viel Erfahrung und eine gute Marktkenntnis helfen uns dabei, für die Häuser/Einrichtungen und die Wäschereien faire Konditionen zur Wäscheversorgung zu vereinbaren.

Die hohe Arbeitsbelastung in Krankenhäusern, nicht zuletzt durch den Fachkräftemangel, erfordert auch in den Sekundärbereichen durchdachte Prozesse, wirtschaftliche Effizienz und einen soliden Blick in die Zukunft. Seit mehr als 10 Jahren helfen die QuickChecks der FACT Gruppe Krankenhäusern dabei, genau diese Informationen zu gewinnen und auf der Basis wirklich umsetzbarer Handlungsempfehlungen notwendige Änderungen vorzunehmen. Neben dem QuickCheck Technik gibt es vergleichbare Leistungen auch für die Medizintechnik und Kommunikationstechnik, für Unterhaltsreinigung und Speisenversorgung, Wäscheversorgung und ZSVA/AEMP sowie viele weitere Bereiche.

Jeder QuickCheck beginnt mit einer Erhebung vorhandener Daten und Informationen. Diese bilden die Grundlage für Fachgespräche und Fachbegehungen, jeweils durchgeführt von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der FACT, die selbst in der täglichen Betriebsverantwortung stehen und damit den Leitungen der jeweiligen Bereiche beim Auftraggeber auf Augenhöhe begegnen. Thematisiert, geprüft und bewertet werden, je nach Abteilung, unter anderem die Einhaltung der Normen und Vorschriften, Kernprozesse und Schnittstellen, Fremdkosten und Eigenleistungen. Verschiedene Benchmarks helfen dabei, den richtigen Fokus zu setzen.

Die ersten Ansprechpartner für alle QuickChecks zeigen gerne an Beispielen, welche Art von Ergebnissen ein QuickCheck liefert und wie aus diesen konkrete Handlungsempfehlungen werden. Mehr Informationen zu den QuickChecks und weiteren Beratungsleistungen der FACT Gruppe finden Sie im Geschäftsbereich Beratung.

Seit 2019 müssen Krankenhäuser Medizinphysikexperten (MPE) mit Fachkunde in diagnostischer Radiologie hinzuziehen, wenn sie neue Computertomografen (CT) oder Interventionsanlagen anschaffen. Ab dem 1. Januar 2023 ist die Beratung durch einen MPE bei dosisintensiven Untersuchungen und Behandlungen Pflicht. Die Aufsichtsbehörden fordern für die MPE-Beratung ein Zeitkontingent von 0,06 Vollzeitkräften (VK) pro CT-Scanner, 0,08 VK pro Angiografie-Anlage und 0,03 VK pro konventionellem Röntgengerät.

Doch Medizinphysikexperten sind eine rare Berufsgruppe, was unter anderem an der komplexen Ausbildung liegt. Sie beginnt in der Regel mit einem Masterstudium in medizinischer Physik, gefolgt von einem Sachkundenachweis über eine intensive praktische Ausbildung in der Röntgendiagnostik im Umfang von mindestens zwölf Monaten.

Die strahlenschutzverantwortlichen Geschäftsführungen benötigen ein Dosismanagementsystem, um ihren in § 108 der  Strahlenschutzverordnung (StrlSchV) festgelegten Meldepflichten bei Dosisüberschreitungen nachkommen zu können. Zwar ist dies nicht verpflichtend, bei der Menge an Untersuchungen und dem Umfang der geforderten Nachweise zur Optimierung der Strahlendosis aber dringend anzuraten. Ob sich das Krankenhaus dazu einer mit dem eingesetzten Krankenhausinformationssystem (KIS) verbundenen Software bedient oder eines der inzwischen auch als Cloud-Lösung zur Verfügung stehenden Systeme nutzt, ist ihm überlassen. Der Datenschutz und die IT-Sicherheit werden das Pendel jedoch oft zugunsten der KIS-nahen Applikation ausschlagen lassen und damit den IT-Abteilungen ein weiteres Projekt  aufbürden.

Eine Lösung für Krankenhäuser ohne eigene Medizinphysikexperten mit Fachkunde in diagnostischer Radiologie bieten schlüsselfertige Angebote von Dienstleistern mit entsprechender Expertise. Sie stellen den Häusern MPE-Leistungen im benötigten Umfang zusammen mit einem Dosismanagementsystem zur Verfügung, das in einem krankenhausspezifischen Rechenzentrum gehostet wird. Beratung und IT können so wachsen und durch eigene Ressourcen erweitert oder auf eine eigene IT transferiert werden.

Mit der Coronapandemie bekam die Steuerung des Patientenflusses eine ganz neue Bedeutung. Es ging nicht mehr nur um kurze Wege und die effiziente Auslastung der Aufzugsanlagen. Die Trennung von Personengruppen, beispielsweise Getestete und potenziell Infizierte, aber auch die Vermeidung von Begegnungswegen in zwei Richtungen wurden relevant.

Ein Lösungsansatz orientiert sich am Besucherstrommanagement von Flughäfen. Hier werden Passagiere durch das Erfassen von Daten
an verschiedenen Sicherheitsstationen zu voneinander getrennten Bereichen geleitet, in denen sie ihr Ziel finden. Ähnlich kann der Patientenfluss in Krankenhäusern gesteuert werden. Und tatsächlich werden ein paar moderne Flughafentechnologien wie biometrische Screenings oder bluetoothfähige Wegfindungstechnologien sogar schon in einigen Krankenhäusern eingesetzt.

Zusätzlich spielt der Zutritt zum Krankenhaus eine wichtige Rolle. Einige wenige Krankenhäuser haben bereits ihre Türen und Eingangssysteme aufgerüstet und digitalisiert. Intelligente Technologien können so beim Betreten nötige Daten aufnehmen, die Patienten mit ihren verschiedenen Bedürfnissen trennen und auf den „richtigen Weg“ bringen sowie generell dafür sorgen, dass die Anzahl der Besucher, die die Einrichtung betreten, begrenzt wird. Solche Technologien könnten an richtiger Stelle sehr hilfreich sein, um den Patientenfluss zu regulieren. Sie werden so oder so ähnlich schon mittelfristig in Krankenhäusern anzutreffen sein.

Ein Wechsel in der Geschäftsführung, eine neue kaufmännische oder technische Leitung, der Wunsch nach einer objektiven und praxisnahen Überprüfung, die Notwendigkeit von Veränderungen: Es gibt viele Situationen, in denen der bekannte QuickCheck Technik der FACT Gruppe Krankenhäusern helfen kann – und geholfen hat.

Eine gewisse Standardisierung in Kombination mit hausspezifischen Schwerpunkten hat es den über 100 Krankenhäusern, die bisher in einem QuickCheck betrachtet wurden, ermöglicht, ihre individuellen Bedürfnisse einzubeziehen und den Fokus passend zu den eigenen Zielen zu setzen. Und dies in allen Feldern der Krankenhaustechnik – also der Gebäudebetriebstechnik (Haustechnik), der Medizintechnik und der Kommunikationstechnik.

Die Grundelemente eines QuickCheck Technik sind in der Regel immer die gleichen: Prüfung und Bewertung der Rechts- und Normensicherheit in der Bewirtschaftung, Standortbestimmung für die Kernprozesse einschließlich einer Betrachtung der Organisation mit ihren Kompetenzen und Ressourcen sowie Prüfung der Fremdleistungen auf ihre Marktfähigkeit und das Potenzial der Erbringung in Eigenleistungen. Mit Blick in die Zukunft kann der QuickCheck um eine Bestimmung des digitalen Reifegrades für den zielgerichteten Ausbau der prozessualen IT-Unterstützung ergänzt werden. Die Schwerpunkte und gegebenenfalls hinzukommende oder nicht benötigte Aspekte machen einen QuickCheck standardisiert und flexibel zugleich.

Ein Interimsmanagement wird oft dann erforderlich, wenn bei Führungspositionen Ressourcen oder Kompetenzen fehlen und die betreffende Stelle nicht unmittelbar neubesetzt werden kann oder soll. Es kann auch bei der Ausarbeitung, Vorbereitung oder Umsetzung von strategischen und folglich strukturellen Veränderungen sinnvoll zum Einsatz kommen. Hier gilt es zu klären, ob der Interimsmanager entsprechende Kompetenzen ein- oder mitbringt. Denn wo ein Interim die Führung und Sicherheit in einer Krise im Fokus hat, braucht es bei Veränderungen den Blick über den Tellerrand hinaus, hin zu Innovation und, wenn nötig, Disruption. Schlussendlich sollte auch die fachliche Unterstützung bei der Auswahl der neuen Führungskraft aus dem Netzwerk eines Interimsmanagements möglich sein.

Vor einem Projekt zur Wäscheversorgung (oder Textilversorgung) steht eine erste kurze Prüfung der aktuellen Leistungen und Konditionen. Mit der notwendigen tiefen Marktkenntnis lässt sich in der Regel schon eine gute Einschätzung zur wirtschaftlichen Auswirkung des Projektes treffen. Dies hilft den Entscheidungsträgern dabei, das Projekt zu priorisieren und seine erwarteten Auswirkungen einzuplanen.

In persönlichen Gesprächen und anhand von Detaildaten entsteht ein Bild des Status quo einerseits und der Entwurf eines Sollkonzeptes andererseits. Je nach Projektausrichtung können Versorgungsmodelle wie die Automatenversorgung, die Versorgung mit Poolkleidung oder mit trägerbezogener Kleidung erwogen und mit den damit verbundenen Abrechnungsmodellen für eine Angebotseinholung geplant werden. Die Aufstellung einer harmonisierten Kleiderordnung und die Versorgungstiefe sind, auch für Pflegeeinrichtungen, häufige Projektschwerpunkte.

Ist ein valides Sollkonzept entstanden, wird ein geeignetes Vergabeverfahren ausgewählt und umgesetzt. Je nach Trägerschaft reicht hier die Bandbreite von der vergleichenden Angebotseinholung bis zu einem gut begründeten, mehrstufigen Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach VgV. Von Anfang an klare und transparente Vertragsbedingungen und Leistungsbeschreibungen sorgen für einen echten Wettbewerb. Eine durchdachte Bewertungsmatrix und gut strukturierte Besichtigungen bei den Wäschereien sorgen des Weiteren dafür, dass auch qualitative Kriterien angemessen gewichtet werden können und eine gut begründete Vergabeentscheidung gefällt werden kann.

Eine praxisbezogene Beratung, quasi eine Hilfe zur Selbsthilfe, ist immer dann besonders sinnvoll, wenn in der Krankenhaustechnik praktische Anregungen oder Expertisen von Dritten gewünscht sind, zum Beispiel wenn es um eine zukunftsfähige Ausrichtung der Abteilung geht. Ein Best Practice kann dabei helfen, gute Erfahrungen anderer zu nutzen oder punktuell Hilfe zu erhalten, wenn sich der Aufbau eigener Ressourcen für ein strategisches Projekt nicht lohnt.

Ist die wirtschaftliche Verbesserung Ziel eines Projektes, stehen vor allen Dingen die Fremdleistungskosten im Fokus. Dabei kann erwogen werden, wo Umstellungen von Fremd- auf Eigenleistungen sinnvoll sind. Geht es vor allen Dingen um eine qualitative Verbesserung, gilt das Augenmerk besseren Prozesse, personellen Veränderungen oder einer höheren Rechtssicherheit. Besonders nachhaltig wird die beratende Unterstützung bei beiden Zielen immer dann, wenn die Handlungsempfehlungen konkret und wirklich umsetzbar sind.

Ist die Kommunikation in der Krankenhaustechnik gut und die Wertschätzung für die Mitarbeitenden hoch, können alle Beteiligten an einem Strang ziehen und Veränderungen ohne viel fremde Unterstützung umsetzen. Hier hilft die praxisorientierte Beratung vor allem dabei, die wichtigsten Handlungsfelder zu identifizieren und die Umsetzung von Maßnahmen zu planen, beispielsweise mit Hilfe eines der vielen QuickChecks der FACT Gruppe.

Die Vergabe ist aus fachspezifischer Sicht in Bereichen wie der Medizintechnik, der Unterhaltsreinigung, der Speisenversorgung oder der Wäscheversorgung ein Prozess, der nur alle vier bis acht Jahre wiederholt werden muss. Ist das notwendige Wissen um die Besonderheiten der Vergabe für diese Leistungsbereiche nicht sicher im Haus vorhanden, hilft eine schlanke und kompetente externe Unterstützung.

Wie tief die Profis dabei einsteigen, bestimmt sich aus den Wünschen und Vorgaben des Hauses und den Erfordernissen einer erfolgreichen Vergabe. Gerade die Entscheidung über das Vergabeverfahren, eine belastbare und objektive Bewertung der Ergebnisse und ausgeglichen faire und vergabekonforme Verträge können es notwendig machen, in die Materie tiefer einzusteigen, ohne zusätzliche Schnittstellen entstehen zu lassen. Damit entstehen echte Mehrwerte.

Werden Vergabeverfahren oft wiederholt – zum Beispiel als Teil von Baumaßnahmen –, ist die Trennung von Vergabe- und Projektsteuerung nur selten zu empfehlen. Hier ist es sinnvoll, einen Projektsteuerer auszuwählen, der bereits über Erfahrung mit öffentlichen Vergaben verfügt und sein Handwerkszeug auch auf dieser formellen Ebene versteht.