Vor einem Projekt zur Wäscheversorgung (oder Textilversorgung) steht eine erste kurze Prüfung der aktuellen Leistungen und Konditionen. Mit der notwendigen tiefen Marktkenntnis lässt sich in der Regel schon eine gute Einschätzung zur wirtschaftlichen Auswirkung des Projektes treffen. Dies hilft den Entscheidungsträgern dabei, das Projekt zu priorisieren und seine erwarteten Auswirkungen einzuplanen.

In persönlichen Gesprächen und anhand von Detaildaten entsteht ein Bild des Status quo einerseits und der Entwurf eines Sollkonzeptes andererseits. Je nach Projektausrichtung können Versorgungsmodelle wie die Automatenversorgung, die Versorgung mit Poolkleidung oder mit trägerbezogener Kleidung erwogen und mit den damit verbundenen Abrechnungsmodellen für eine Angebotseinholung geplant werden. Die Aufstellung einer harmonisierten Kleiderordnung und die Versorgungstiefe sind, auch für Pflegeeinrichtungen, häufige Projektschwerpunkte.

Ist ein valides Sollkonzept entstanden, wird ein geeignetes Vergabeverfahren ausgewählt und umgesetzt. Je nach Trägerschaft reicht hier die Bandbreite von der vergleichenden Angebotseinholung bis zu einem gut begründeten, mehrstufigen Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach VgV. Von Anfang an klare und transparente Vertragsbedingungen und Leistungsbeschreibungen sorgen für einen echten Wettbewerb. Eine durchdachte Bewertungsmatrix und gut strukturierte Besichtigungen bei den Wäschereien sorgen des Weiteren dafür, dass auch qualitative Kriterien angemessen gewichtet werden können und eine gut begründete Vergabeentscheidung gefällt werden kann.

Eine praxisbezogene Beratung, quasi eine Hilfe zur Selbsthilfe, ist immer dann besonders sinnvoll, wenn in der Krankenhaustechnik praktische Anregungen oder Expertisen von Dritten gewünscht sind, zum Beispiel wenn es um eine zukunftsfähige Ausrichtung der Abteilung geht. Ein Best Practice kann dabei helfen, gute Erfahrungen anderer zu nutzen oder punktuell Hilfe zu erhalten, wenn sich der Aufbau eigener Ressourcen für ein strategisches Projekt nicht lohnt.

Ist die wirtschaftliche Verbesserung Ziel eines Projektes, stehen vor allen Dingen die Fremdleistungskosten im Fokus. Dabei kann erwogen werden, wo Umstellungen von Fremd- auf Eigenleistungen sinnvoll sind. Geht es vor allen Dingen um eine qualitative Verbesserung, gilt das Augenmerk besseren Prozesse, personellen Veränderungen oder einer höheren Rechtssicherheit. Besonders nachhaltig wird die beratende Unterstützung bei beiden Zielen immer dann, wenn die Handlungsempfehlungen konkret und wirklich umsetzbar sind.

Ist die Kommunikation in der Krankenhaustechnik gut und die Wertschätzung für die Mitarbeitenden hoch, können alle Beteiligten an einem Strang ziehen und Veränderungen ohne viel fremde Unterstützung umsetzen. Hier hilft die praxisorientierte Beratung vor allem dabei, die wichtigsten Handlungsfelder zu identifizieren und die Umsetzung von Maßnahmen zu planen, beispielsweise mit Hilfe eines der vielen QuickChecks der FACT Gruppe.

Die Vergabe ist aus fachspezifischer Sicht in Bereichen wie der Medizintechnik, der Unterhaltsreinigung, der Speisenversorgung oder der Wäscheversorgung ein Prozess, der nur alle vier bis acht Jahre wiederholt werden muss. Ist das notwendige Wissen um die Besonderheiten der Vergabe für diese Leistungsbereiche nicht sicher im Haus vorhanden, hilft eine schlanke und kompetente externe Unterstützung.

Wie tief die Profis dabei einsteigen, bestimmt sich aus den Wünschen und Vorgaben des Hauses und den Erfordernissen einer erfolgreichen Vergabe. Gerade die Entscheidung über das Vergabeverfahren, eine belastbare und objektive Bewertung der Ergebnisse und ausgeglichen faire und vergabekonforme Verträge können es notwendig machen, in die Materie tiefer einzusteigen, ohne zusätzliche Schnittstellen entstehen zu lassen. Damit entstehen echte Mehrwerte.

Werden Vergabeverfahren oft wiederholt – zum Beispiel als Teil von Baumaßnahmen –, ist die Trennung von Vergabe- und Projektsteuerung nur selten zu empfehlen. Hier ist es sinnvoll, einen Projektsteuerer auszuwählen, der bereits über Erfahrung mit öffentlichen Vergaben verfügt und sein Handwerkszeug auch auf dieser formellen Ebene versteht.

Wenn die Zufriedenheit mit der Wäscherei nachlässt, eine gewisse Vertragslaufzeit erreicht ist, der Kostendruck steigt oder größere  Veränderungen wie die Einführung einer neuen Versorgungsform oder neuer Berufskleidung anstehen, ist es gut, Experten für die Wäscheversorgung an seiner Seite zu haben.

Denn die Konzeption der Versorgung, die Auswahl einer leistungsfähigen Wäscherei und der Entwurf eines guten und fairen Vertrages brauchen spezifisches Know-how, das selbst bei großen Krankenhausträgern wegen des seltenen Erfordernisses kaum vorgehalten wird. Darüber hinaus braucht es die zuverlässige Mitarbeit der verantwortlichen Personen im Haus, in der Einrichtung oder der Trägerschaft. Schließlich bedeutet das Ende des Projektes den Anfang einer neuen Versorgung. Wenn die Berater gehen, sollten die Mitarbeiter so gut eingebunden sein und sich so verantwortlich fühlen, dass sie die Bewirtschaftung gemeinsam mit der Wäscherei übernehmen.

Fällt ungeplant eine Führungskraft zum Beispiel in der (Medizin-)Technik, im Baumanagement, in der IT oder der Reinigung aus, sollte die Stellvertretung möglichst nahtlos die Aufgaben übernehmen. Fehlt es jedoch an Ressourcen oder Fachkompetenzen – oder gar an einer Stellvertretung – ist rasche und kompetente Unterstützung gefragt, um die Vakanz zumindest in Teilen zu überbrücken.

Dabei steht immer häufiger der Wunsch nach Praktikern im Vordergrund, die täglich vergleichbare Tätigkeiten ausüben und die Interimsaufgabe als technischer Leiter, Baumanager, IT-Leiter, Küchenleiter oder Reinigungsleiter mit einem gewissen Zeitanteil zusätzlich übernehmen. Sie bringen, wenn sie Teil einer größeren Organisation sind, idealerweise neben ihren eigenen Erfahrungen auch den direkten Zugriff auf eine Vertretung und weitere Spezialisten mit, die im Bedarfsfall das Interimsmandat mit einem Maximum an Wissen anreichern.

Für ein Interimsmanagement qualifizierte Führungskräfte mit laufenden Betriebsaufgaben können naturgemäß selbst bei einer sehr guten Stellvertretung nicht alles stehen und liegen lassen, um ein Mandat zu übernehmen. Sie sind aber in der Regel schnell verfügbar und können damit, zumindest für einen Zeitanteil von einigen Tagen pro Woche, direkt helfen. Klappt dann die Zusammenarbeit mit Stellvertretern und Mitarbeitern im Haus oder in der Einrichtung, entsteht eine gemeinsame Interimslösung, die den Übergang zu einer Nachbesetzung oft einfacher macht.

Viel zu oft sind veröffentlichte Ausschreibungen unvollständig, fehlerhaft und damit angreifbar. Dies führt nicht zwingend zum Widerruf einer Vergabe, kann aber erhebliche Aufwände und Zeitverzögerungen nach sich ziehen.

Einen guten Mittelweg von Aufwand und Vergabesicherheit bietet eine Vergabebegleitung. Sie setzt schon bei der fachlichen Vorbereitung der Vergabeunterlagen und des Verfahrens an, begleitet oder übernimmt die Arbeiten der Vergabestelle und sorgt dafür, dass die einschlägigen Vorschriften eingehalten werden. Mit Fach- und Prozesswissen sowie einer guten Portion Erfahrung trägt die Vergabebegleitung dazu bei, dass das Verfahren transparent und strukturiert durchgeführt wird.

Dort, wo dies spezifisch ratsam ist, kann punktuell ein Vergabeanwalt hinzugezogen werden; wo eine eigene Vergabestelle mit einem Vergabeportal besteht, können Schritte der Vergabe im Haus, beim Träger oder in der Einkaufsgemeinschaft bleiben.

Die Roland Berger Krankenhausstudie 2020 hat Führungskräfte der 600 größten Kliniken in Deutschland befragt, wo sie in den nächsten Jahren das größte Einsparpotenzial sehen. Direkt nach dem medizinischen Sachbedarf finden sich auf der Liste die Bereiche Energie und Berufsbekleidung/Stationswäsche. Und es gilt: Flexibilität ist gefragt.

Nachdem sich viele Krankenhäuser bereits intensiv mit dem Energieeinkauf beschäftigen, bieten sich als Handlungsfelder die Senkung des Energieverbrauchs und die Senkung der Abgaben an. Für beides gibt es bereits erprobte Lösungen, zum Beispiel bei der FACT und ihrer Tochter encadi (www.encadi.de). Von technischen Lösungen zur Optimierung der Gebäudeautomation über Messkonzepte zur Differenzierung eigener und fremder Verbräuche bis zu Versorgermodellen, bei der ein Organschaftsunternehmen die Energielieferung übernimmt, steht dort ein großer Baukasten an Leistungen und Lösungen zur Verfügung.

Und auch für die Wäscheversorgung gibt es bei der FACT interessante Ansätze. So kann die Vollversorgung mit Berufskleidung kostenmäßig teil-flexibilisiert werden, Ausgabesysteme können hygienisch optimiert und trotzdem platzsparend zum Einsatz kommen und die Reduzierung einer bunten Vielfalt von Textilien lässt Harmonisierungen und die damit verbundenen Folgeeffekte zu. Die Textilberater der FACT Beratung helfen hier gerne weiter.

Vor der Umsetzung struktureller Veränderungen in den technischen und medizintechnischen Abteilungen eines Krankenhauses steht die Frage, welche Leistungen sinnvoll selbst erbracht werden können und wofür möglicherweise Partner gesucht werden. Eine vielfach praktizierte Faustregel lautet: „Je näher eine Leistung am Primärprozess ist, desto wichtiger ist die volle Kontrolle darüber.“

Und so befinden sich in Krankenhäusern Technik und Medizintechnik meist in der eigenen Hand. Eine Erweiterung dieser Regel könnte lauten: „Dort, wo der Wertbeitrag am höchsten ist, setzt die Eigenleistung an und wird der Fokus auf Ausbildung und Qualifikation gelegt.“ In allen anderen Fällen helfen integrale Betriebspartnerschaften, die – soweit sinnvoll – auch mit einer eingeschränkten Präsenz vor Ort auskommen können.

Inzwischen gibt es standardisierte Werkzeuge zur Ermittlung des Wertbeitrages einzelner Systeme und zur Feststellung eines sinnvollen Eigenleistungsumfangs. Die QuickChecks der FACT Gruppe gehören auf jeden Fall dazu. Sie betrachten systematisch den Umfang der erbrachten Leistungen und zeigen auf, wo Prozesse gestört werden, wo Arbeitsleistungen besonders werthaltig sind und wo eine enge Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister sinnvoll wäre. Aus dieser Standortbestimmung und den damit verbundenen konkreten Handlungsempfehlungen können neue Betriebsmodelle entstehen, die Eigen- und Fremdleistungen integral kombinieren.

Die Corona-Pandemie hat Krankenhäusern, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen im ganzen Land gezeigt, wie schnell und radikal sich der Arbeitsalltag ändern kann. Ein „Weiter so“ war plötzlich nicht mehr denkbar und wird es auch in Zukunft, vermutlich bis auf Weiteres, nicht mehr geben.

Alle Beteiligten waren kreativ und kooperativ, um ihre Arbeit auch unter den Bedingungen der Corona-Krise durchzuführen. Mittlerweile sind komplett voneinander getrennte Arbeitsteams, zeitversetztes Arbeiten und Schichtdienst im Bürobetrieb, Homeoffice, Online-Konferenzen und vieles mehr selbstverständlich geworden. Technische Mitarbeiter, die auch weiterhin zwingend in den Häusern im Einsatz sein müssen, werden durch ortsunabhängige Spezialisten unterstützt, die entweder punktuell in die Häuser kommen oder mit digitalen Hilfsmitteln wie Datenbrillen die Mitarbeiter vor Ort anleiten und unterstützen. Weitergedacht ergeben sich so neue Arbeitsformen und mit ihnen neue Chancen, begrenzte Personalkapazitäten effizienter einzusetzen, dem Fachkräftemangel zu begegnen und eine neue Arbeitsplatzattraktivität zu schaffen.

Dass es eine Pandemie braucht, um auch die Leistungen der Reinigungskräfte, ITler und Techniker, Köche und Servicekräfte und all der anderen Menschen wertzuschätzen, die den Betrieb des Gesundheitswesens sicherstellen, mag bedenklich erscheinen. Wichtig ist aber: Diese Anerkennung ist da und sie ist berechtigt.

Was vor einem Jahr für viele noch eine vage Vorstellung war, ist inzwischen oft Alltag: Der Umgang mit virtuellen Konferenzen. Ob WebEx, Skype, Teams, Zoom oder eines der anderen zahlreichen Systeme, kaum ein Krankenhaus oder Träger im Gesundheitswesen kommt inzwischen ohne diese neuen Kommunikationsplattformen aus.

Dass auch Beratungsprojekte zu einem großen Teil virtuell durchgeführt werden können, zeigen aktuelle Beispiele aus dem Geschäftsbereich Beratung der FACT Gruppe. Besprechungen zum Projektstart, Sachstandspräsentationen und Abschlussberichte liefen in den letzten Monaten fast ausschließlich virtuell ab. Und auch Fachgespräche, verbunden mit einer Akteneinsicht oder einer Begehung, könnten zukünftig häufiger virtuell stattfinden. Technische Lösungen dazu existieren bereits, der Datenschutz hingegen ist insbesondere bei virtuellen Begehungen nur schwer einzuhalten.

Dem gegenüber steht die hohe Bedeutung des persönlichen Vertrauens. Berater, Führungskräfte und Mitarbeiter müssen sich persönlich kennenlernen, um vor allem am Anfang eine vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre zu schaffen, die wesentlich für den Projekterfolg ist. Auch nicht ersetzen können virtuelle Systeme das zwischenmenschliche Miteinander, dass sich auch in Beratungsprojekten beim Kommen und Gehen, in der Pause oder in einem kurzen Zwischengespräch entwickelt. Hier werden auch in Zukunft Menschen ohne zwischengeschaltete Systeme miteinander agieren.