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Beratung für Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen

zu Planung & Bau, Technik, IT, Wirtschaftsdiensten und medizinischer Dokumentation

Beratungspotfolio der FACT Gruppe

Wir beraten Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen in den Bereichen Planung & Bau, Technik, IT, Wirtschaftsdienste und medizinische Dokumentation, unabhängig davon, ob es sich um Eigenleistung der Häuser oder um Fremdleistungen handelt. Die Basis unserer Beratung sind unsere tägliche Betriebserfahrung und viele erfolgreich abgeschlossene Projekte. Unser Blick gilt dabei immer der optimalen Kombination aus Qualität und Wirtschaftlichkeit, Organisation und Kernprozessnähe. Neutral und unabhängig, so wie es unsere Zertifizierung als ipv®-Berater für Integrale Prozessverantwortung im Krankenhaus verlangt, berücksichtigen wir die spezifischen Rahmenbedingungen ohne den Blick auf die auch außerhalb liegenden Optionen zu verschließen.

Wir beraten in den Bereichen Gebäudebetriebstechnik, Medizintechnik, Kommunikationstechnik, Computer Aided Facility Management, Baumanagement, Energiemanagement, IT, Unterhaltsreinigung und Bettenaufbereitung, Speisenversorgung und Service, Textilversorgung/Wäscheversorgung, Inhouse-Logistik, ZSVA/AEMP/Sterilgutversorgung/Zentralsterilisation, Labor, Patientenaktenarchiverung und -digitalisierung, Schreibdienste, Arbeitssicherheit, Brandschutz, Hygiene, Datenschutz, Informationssicherheit und Qualitätsmanagement.

QuickChecks zu Rechtssicherheit, Wirtschaftlichkeit und Organisation

Unsere bekannten QuickChecks liefern eine erste fundierte Bewertung mit konkreten Handlungsvorschlägen, zum Beispiel in einem QuickCheck Technik, QuickCheck IT, QuickCheck Reinigung, QuickCheck Gastronomie oder QuickCheck ZSVA.

Im QuickCheck betrachten wir (soweit zutreffend) die Einhaltung der normativen und gesetzlichen Vorgaben, das wirtschaftliche Potenzial durch eine Verbesserung der Fremdleistungskonditionen oder die Ablösung von Fremdleistungen durch Eigenleistungen sowie die sich aus einer Verbesserung der Organisation ergebenden Vorteile. Am Ende eines QuickCheck stehen immer konkrete, mit Kosten und Erlösen bewertete, priorisierte und wirklich umsetzbare Handlungsempfehlungen – das garantieren wir! Und wenn danach der Wunsch nach einer niedrigschwelligen Umsetzungsbegleitung oder einem Nachaudit besteht, leisten wir auch dies gerne.

Eine Übersicht aller QuickChecks finden Sie im Beratungsportfolio der FACT Gruppe. Unsere QuickChecks werden jeweils auf die individuellen Bedürfnisse und Schwerpunkte angepasst.

Technische Due Diligence für Krankenhäuser in ganz Deutschland

In der technischen Due Diligence bewerten wir die Zustände von Anlagen und Liegenschaften, identifizieren Risiken und Investitionskosten, entwickeln Zukunftsszenarien und Personalkonzepte oder prüfen und treffen Aussagen, die für Make or Buy-Entscheidungen, Zentralisierungsüberlegungen oder Fusionen entscheidend sind. Die technische Due Diligence kommt häufig im Zusammenhang mit geplanten Krankenhausfusionen oder Krankenhausverkäufen zum Einsatz. Auftraggeber für eine technische Due Diligence sind auch Wirtschaftsberatungen oder, in Absprache mit dem Verkäufer, potenzielle Käufer eines Krankenhauses. Die Ergebnisse der technischen Due Diligence fließen häufig in neue Bewirtschaftungskonzepte und Investitionsplanungen ein.

Beratung zur Textilversorgung, IT-Strategieberatung, öffentliche Ausschreibungen, Servicegesellschaften und mehr

Das Beratungsportfolio der FACT Gruppe umfasst eine Vielzahl weiterer teilstandardisierter und individueller Beratungsleistungen für Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen in ganz Deutschland.

In der Textilberatung/Beratung zur Wäscheversorgung konzipieren wir nach einer Ist-Aufnahme die Versorgung mit Berufsbekleidung und Flachwäsche neu (ggf. einschließlich einer Fachberatung zur Versorgung mit Bekleidungsautomaten), erstellen Vertragsdokumente und Leistungsbeschreibungen und führen danach eine Neuvergabe durch.

Die IT-Strategieberatung umfasst die Schaffung von Transparenz in den klinischen Systemen, medizinischen Informationssysteme und Anwendungen, die Formulierung einer klaren IT-Strategie und der Meilensteine zu ihrer Umsetzung und die Konzeption einer dafür geeigneten IT-Organisation.

Wir steuern und begleiten öffentliche Vergabe wie EU-Ausschreibungen und VgV-Verfahren für Dienstleistungen, Bauleistungen und Planungsleistungen nach HOAI. Dafür erstellen wir die kompletten fachlichen und rechtlichen Vergabeunterlagen, entwickeln die jeweilige Bewertungsmatrix, führen elektronische Vergaben durch (eVergabe), prüfen und bewerten Angebote, geben Vergabeempfehlungen und begleiten aus dem Verfahren entstehende Dienstleisterwechsel.

Für die Gründung von Servicegesellschaften oder deren Bewirtschaftung nehmen wir Organisationsberatungen und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen vor, vergleichen Eigenleistungen und Fremdleistungen inhaltlich, prozessual und wirtschaftlich, erstellen Bewirtschaftungsverträge und begleiten die Umsetzung von Gründung und Bewirtschaftung.

Interims-Management-Aufgaben, zum Beispiel als technische Leiter oder IT-Leiter, und viele weitere individuelle Beratungsleitungen für Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen runden unser Portfolio ab.

Vergabeprojekte im Facility Management (eVergabe, VgV-Verfahren, EU-Vergabeverfahren) führen wir auch für gewerbliche und öffentliche Auftraggeber im Immobilienmanagement durch.

Audits der Unterhaltsreinigung und Speisenversorgung, Voraudits und Nachaudits

In standardisierten Audits prüfen wir die Einhaltung vereinbarter Leistungen, dokumentieren Abweichungen und geben konkrete Handlungsempfehlungen zu Korrekturen. Regelmäßige Audits in der Unterhaltsreinigung und der Speisenversorgung von Krankenhäusern helfen dabei, den gewollten Standard zuhalten und können unabhängig davon durchgeführt werden, ob Dienstleister, eigene Servicegesellschaften oder Mitarbeiter des Hauses die Leistungen erbringen. Punktuelle Audits empfehlen wir unter anderem in der Wäscheversorgung und der Krankenhaustechnik. Audits können in Vorbereitung auf angekündigte Begehungen der Aufsichtsbehörden auch kurzfristig stattfinden, zum Beispiel in den Bereichen Betriebssicherheit, Medizintechnik, Hygiene, Datenschutz, Arbeitssicherheit und Brandschutz. Nachaudits unterstützen die Abarbeitung von Mängel aus den offiziellen Begehungen und Sachverständigenberichten.

Beispiele für Beratungsprojekte im Krankenhaus

Im Rahmen des QuickChecks einer technischen Abteilung prüfen wir in Stichproben die Einhaltung der technischen Normen und Gesetze, ermitteln, welche kostenintensiven Fremdleistungen durch werthaltige Eigenleistungen ersetzt werden können und wie die dafür erforderlichen Ressourcen zu erhalten sind. Gestützt wird die Analyse durch einen Abgleich der aktuellen Kosten mit Marktdaten im Rahmen eines Benchmarks. Gemeinsam mit der technischen Leitung entwickeln wir ein zukunftsfähiges Szenario für den Betrieb der technischen Abteilung.

In Vorbereitung auf eine Verschmelzung von zwei Krankenhausträgern prüfen wir beispielsweise verschiedene Szenarien zur Zentralisierung der Küchen, der Zentralen Sterilgutversorgungsabteilungen (ZSVA) und des Medikalproduktelagers einschließlich der Apotheke. Unsere Ausarbeitungen erfolgen über mehreren Entscheidungsstufen und beinhalten schlussendlich ein fertiges und vollständig berechnetes Betriebskonzept auf Vollkostenbasis für das ausgewählte Szenario.

Ansprechpartner in der FACT Beratung

David Neurohr, B.Eng. MBA
Bereichsleiter Beratung
Telefon 0251 935-5769
david.neurohr@factpartner.de

Karriere & Jobs in der Beratung

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News aus der FACT Beratung

29.01.2018

Top-Innovationsthemen in Krankenhäusern

Unter Berücksichtigung von Umsetzbarkeit und Nutzen zeichnen sich die digitale Koordinierung von Prozessen, z.B. im Entlassmanagement, die vorbeugende Wartung technischer Anlagen anhand von Sensoren erhobenen Daten und die Nutzung von Ortungssystemen als Top-Innovationsthemen in Krankenhäusern ab. Das ist die Essenz einer wissenschaftlichen Arbeit, in der Kira Warnemann für das Gesundheitswesen relevante Innovationen im Facility Management untersucht hat. Das sich umfassend selbst überwachende Gebäude wird trotz eines hohen Nutzens oft erst mit Neubauten Realität werden können und steht daher nicht an einer der ersten Stellen. Wird der Fachkräftemangel in den technischen Bereichen stärker, könnte die Nutzung von Augmented Reality Brillen relevant werden, mit der Mensch von einem zentralen Spezialisten live angeleitet werden.

Zum Thema Marktreife hat Warnemann festgestellt, dass Sensoren und Ortungstechnik schon seit Jahren gibt. Der Einsatz von Brillen, die Realität, Daten und Kommunikation miteinander verknüpfen, beginnt gerade im Konsumentenbereich. Hier sind viele Grundlagen vorhanden, die nun zusammenhängend genutzt werden müssen.

Was bleibt ist die Frage der Innovationsbudgets. Warnemann: „Wichtig ist, Verantwortlichkeiten für die Sammlung und Prüfung von Innovationen festzulegen. Ob es ein Innovationsbudget gibt oder Einzelfallentscheidungen gefällt werden, liegt natürlich beim jeweiligen Träger bzw. Haus. Außerdem sollten auch Fehlentscheidungen einkalkuliert werden.“

11.09.2017

Ausschreibungen für Facility-Management-Leistungen

Ausschreibungen, die direkt oder indirekt auf den niedrigsten Preis abzielen - und damit auch eine große Zahl von Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber - werden von FM-Anbietern immer weniger bedient. Das geht aus der aktuellen Lünendonk®-Studie zum Facility-Services-Markt in Deutschland hervor (www.luenendonk-shop.de). Demnach entscheiden sich fast dreiviertel aller Anbieter gezielt gegen eine Teilnahme, weil sich der hohe Aufwand bei einer rein preisorientierten Vergabe ohne Berücksichtigung von Qualitätskriterien zumeist nicht rechnet. Auch unklare und sich widersprechende sowie einseitig ausgeprägte Verträge und Leistungsbeschreibungen, kurze Abgabefristen und lange Zahlungsziele schrecken die potenziellen Auftragnehmer ab.

Dem entgegen steuert die GEFMA, Dachverband der deutschen Facility Management Unternehmen, dem Anbietern und Nutzern gleichermaßen angehören (http://www.gefma.de/bestellungen.html). Sie bietet neben umfangreicher Literatur auch Musterverträge und Muster-Leistungsverzeichnisse für verschiedene FM-Module sowie für Systemdienstleistungen an, die Interessen beider Parteien gleichermaßen berücksichtigen. Berücksichtigt werden dabei sowohl leistungs- wie auch ergebnisorientierte Vergaben.

Die FAC’T Gruppe begleitet als zertifizierter Berater Ausschreibungen für technische und infrastrukturelle Dienstleistungen im Facility-Management, schwerpunktmäßig im Gesundheitswesen aber auch für Büro- und Gewerbeimmobilien. Das umfangreiche Bewirtschaftungsgeschäft der Gruppe in über 70 Krankenhäusern liefert dabei ein Maximum an Praxiserfahrung für die Beratungsprojekte. Mehr als 500 Beratungs- und Ausschreibungsprojekte wurden in den letzten Jahren begleitet. Zu den klassischen Ausschreibungsthemen gehören die Unterhaltsreinigung, die Wäscheversorgung, technische bzw. medizintechnische Leistungen, die Energieversorgung sowie Bau- und Projektmaßnahmen u.a. in der Medizintechnik.

24.07.2017

Zertifizierte Beratung nach GEFMA 734

Der Geschäftsbereich Beratung der FAC’T Gruppe ist nun auch nach GEFMA 734 zertifiziert. Diese Richtlinie der German Facility Management Association (GEFMA) bescheinigt dem Berater die Qualifikationen und Kompetenzen im FM-Excellence-Programm, die für die Implementierung von Systemdienstleistungen notwendig sind. Kunden können über die Zertifizierung nach GEFMA 734 Berater erkennen, die komplexe betriebswirtschaftliche, organisatorisch-rechtliche und technisch-prozessuale Schnittstellen in eine funktionierende vertragliche Leistungsbeziehung zwischen Dienstleister und Auftraggeber bringen können.

David Neurohr, Mitglied der Geschäftsführung und Leiter des Geschäftsbereiches Beratung der FAC’T Gruppe, freut sich über die Zertifizierung: „Wir haben hart daran gearbeitet, Standards und Benchmarks zu schaffen, mit denen wir Krankenhäuser noch besser dabei unterstützen können, ihre Sekundär- bzw. Tertiärleistungen zu bewerten und darauf basierend systematisch zu optimieren. Das zahlt sich jetzt aus!“ Neben der Beratung mit Hilfe der bekannten FAC’T QuickChecks unterstützt der Geschäftsbereich Beratung Häuser auch bei der Optimierung der Eigenleistungen, der Reorganisation bei Fusionen und Nachfolgen, bei Ausschreibungen und der Gründung eigener Servicegesellschaften ohne Dienstleisterbeteiligung.

Vorgenommen wurde die Zertifizierung der FAC’T Gruppe durch die Quality Austria, einem der großen europäischen Zertifizierer für Dienstleistungen im Gesundheitswesen.

13.03.2017

Gute Leistungen noch besser machen: Optimierung der Eigenbewirtschaftung

Vorschläge, die nur auf ein hohes rechnerisches Einsparpotenzial abzielen sind wenig hilfreich. Eine gute Optimierungsempfehlung ist auch umsetzbar. Gerade deshalb werden die QuickChecks der FAC’T Gruppe in den Häusern als sehr hilfreich und praxisnah bewertet. Bei FAC’T beraten Führungskräfte, die selber in der täglichen Betriebsverantwortung stehen. Sie reservieren einen Teil ihrer Zeit für Beratungsprojekte. Praxisnäher und fundierter kann eine Beratung kaum sein.  Typische Handlungsfelder sind in den technischen Betrieben die Einhaltung der Rechtssicherheit und Normen sowie die sinnvolle Nutzung der Facility-Management-Software. Dazu liefert die Prüfung der Verträge für externe Dienstleistungen das finanzielle Gegengewicht, sodass auch zusätzlich notwendige Maßnahmen oft kostenneutral sind. Besteht zudem die Möglichkeit, Fremdleistungen in Eigenleistungen umzuwandeln, wird das ganze Potenzial deutlich. In der Unterhaltsreinigung stehen die Prüfung der vertragsgemäßen Leistungserbringung und die Erhöhung der Qualität heute oft vor der Kostensenkung. Projekte in der medizinischen Dokumentation, Speisen- und Sterilgutversorgung werden oft aus prozessualen Problemen heraus oder aufgrund von Investitionsbedarf sowie zur Erarbeitung von Synergieeffekten zwischen mehreren Standorten angestoßen.

06.03.2017

Betreiberpflichten und Bewirtschaftung erfolgreich übertragen

Dem  Lockruf großer Einsparungen zu folgen, ist keine Erfolgsgarantie. Zahlreiche Projekte haben gezeigt, dass dies für Folgejahre gravierende Konsequenzen haben kann. Auch Projekte, bei denen Hersteller die Bewirtschaftung zu Niedrigpreisen übernehmen, erwiesen sich als problematisch: Zieht sich ein Hersteller – wie jüngst geschehen – aus der Bewirtschaftung wieder zurück, kann eine ungewollte Abhängigkeit bestehen bleiben.

Gute Beispiele beginnen oft mit der Frage, was die Fremdvergabe für das Haus bedeutet. Besteht die Bereitschaft, Verantwortung langfristig und konsequent abzugeben? Tragen die Mitarbeiter das Modell mit? Passen Haus und Dienstleister zusammen? Bewährt haben sich Verträge, die einen zugesicherten Zustand anstelle von zu erbringenden Leistungen beschreiben. Außerdem wichtig: ein ehrlicher Dialog über die Risiken und die Bereitschaft zur langfristigen Zusammenarbeit. Nicht zu unterschätzen sind auch die vielfältigen Schnittstellen. Der Dienstleister muss den Platz der eigenen medizintechnischen Leitung im Haus einnehmen und sich mit IT und Technik abstimmen und in Entscheidungs- und Beschaffungsprozessen für medizinische Geräte sein Know-how einbringen.

05.12.2016

Zentralsterilisation: Die Patientensicherheit steht an oberster Stelle

Eine ZSVA mit allen gesetzlichen Ansprüchen, Richtlinien und Normen ist ein komplexes Thema und geht weit über das reinigen und sterilisieren hinaus. Deshalb ist die Entscheidung ‚make or buy’ für die ZSVA-Dienstleistungen mindestens ebenso komplex und bietet viele Optionen. Bei der Evaluierung werden unter anderem Anlagen und Instrumente geprüft, um einerseits den Investitionsbedarf zu erkennen und andererseits ein Auge auf den Reinigungsprozess zu lenken. Auch die Zusammensetzung der OP-Siebe und die Durchlaufzeiten in der Produktion werden kritisch betrachtet: Wann wurden die Siebe mit den Nutzern beziehungsweise Operateuren aktualisiert? Wie viele unterschiedliche Siebe für die Eingriffsart sind vorhanden? Wie stehen Anforderungsverhalten und Siebmenge im Verhältnis?

Einer der häufigsten Anstöße, sich mit der ZSVA zu beschäftigen, ist die Zusammenlegung zweier ZSVA-Standorte mit allen Fragestellungen, die sich daraus ergeben. Materialfluss, Umschlagshäufigkeit, Verpackungsarten, das Plus an OP-Sieben bei externer Versorgung sowie Raum und Maschinenkapazitäten müssten dabei akribisch geprüft und gegebenenfalls neu geplant werden. Ansprechpartner für ZSVA-Projekte ist der Geschäftsbereich Beratung.

14.11.2016

Optimierung der Textilversorgung

Zur Wäscheversorgung um Krankenhaus gehört häufig auch ein Wäscheautomat.

Leistungsbeschreibungen, Organisationsprozesse und Vergabeverfahren sind das tägliche Brot von Textilingenieur Hartmut Gamm. Er liebt es, gemeinsam mit dem Haus eine Lösung für die Wäscheversorgung austüfteln, die dies nicht nur wirtschaftlich, sondern auch qualitativ weiterbringt. Ein besonders sensibles Thema ist dabei die Berufsbekleidung. Häufig sind deren Betrachtung und die Suche nach einer einheitlichen Lösung Teil eines Textilversorgungsprojektes.

Die Wirtschaftlichkeit besteht für Gamm aber nicht nur aus einem niedrigen Preis für eine vorgegebene Qualität und Leistung durch eine Wäscherei. Funktionierende Nahtstellen wie die Wäscheausgabe spielen auch bei der Wäscheversorgung eine große Rolle und nehmen bei guter Steuerung einen wesentlichen Einfluss. Das Haus entscheidet selber, ob es „nur“ die Ausschreibung der Leistung oder auch die prozessuale Betrachtung oder ein Projekt zur Berufsbekleidung wünscht.

„Unser Ziel ist letztendlich, uns nach dem Projekt wieder überflüssig zu machen“, sagt Gamm. „Wenn nach der Auftragsvergabe an den Wäschedienstleister für das Haus alles reibungslos läuft, haben wir unsere Arbeit richtiggemacht.“ Die Textilberatung ist Teil des Beratungsportfolios der FAC'T Gruppe.

25.07.2016

QuickChecks sehr gefragt

Dass die Nachfrage so steigen würde, damit hat auch David Neurohr, Bereichsleiter Beratung der FAC’T und Mitglied der Geschäftsführung, nicht gerechnet. Inzwischen reiht sich ein QuickCheck an den nächsten - und das unabhängig vom jeweiligen Fachbereich. QuickChecks werden am häufigsten in der Gebäudebetriebstechnik und Medizintechnik durchgeführt, gefolgt von der IT und der Wäscheversorgung. Im Kern geht es immer darum, einen Überblick zu den Kosten für Eigen- und Fremdleistungen, zur Rechtssicherheit (soweit zutreffend) und zur Organisation mit ihren Prozessen zu bekommen. Dieser Überblick wird nach lohnenden, sinnvollen, notwendigen und auch wirklich umsetzbaren Handlungsfeldern geprüft. Die Häuser erhalten als Ergebnis klare Handlungsempfehlungen, die sie anschließend selber oder mit ein wenig Unterstützung umsetzen. Das Besondere: Die Aufnahme, Bewertung und Empfehlung führen Führungskräfte der FAC’T Gruppe aus den jeweiligen Fachbereichen durch. Sie stehen selber in der täglichen Betriebsverantwortung und können gemeinsam mit den Verantwortlichen des Auftraggebers direkt einschätzen, was wirklich lohnend, sinnvoll und notwendig ist.

14.03.2016

Servicemodelle gemeinsam entwickeln

Die Idee ist so einfach wie überzeugend: Gemeinsam mit allen am Service und Prozess beteiligten Parteien – im Krankenhaus beispielsweise auch inklusive Patientenvertretern - werden spielerisch bestehende Servicemodelle geprüft und neue Servicemodelle entwickelt. Durch die hohe Interaktion der Teilnehmer „im Spiel“ können kreative und innovative Ideen entstehen, gemeinsam diskutiert und direkt weiter verfolgt oder auch verworfen werden.

Möglich macht dies das CoCo Tool Kit®. Es schlägt die Brücke von der Wissenschaft zur Praxis und ermöglicht es, neueste Erkenntnisse des Dienstleistungsmanagements gemeinsam zu durchdenken. Das in Finnland entwickelte Kit funktioniert als „Spiel“ mit vorgefertigten und individuellen Karten, durch die Prozesse abgebildet und Verknüpfungen visualisiert werden können.

Mit Hilfe des CoCo Tool Kit® und für die Nutzung und Anleitung ausgebildeter Begleiter wurden durch die FAC’T Gruppe so in verschiedenen Projekten bereits erfolgreich Servicemodelle für Krankenhäuser überarbeitet und neu entwickelt.

Ansprechpartner für die Unterstützung bei der Entwicklung von Servicemodellen ist der Geschäftsbereich Beratung der FAC’T Gruppe.

29.02.2016

Textilberatung hilft Kosten sparen

Es gibt Verträge zur Wäscheversorgung, die sind marktgerecht und wirtschaftlich. Und es gibt Verträge, die für das Krankenhaus noch deutliches Potenzial haben. In der Textilberatung stehen letztere im Fokus, wobei die Optimierung der Wäschekosten nur ein erster Ansatz ist. Die Betrachtung des Gesamtprozesses zur Wäscheversorgung, die Hinterfragung gewohnter Abläufe und die Vorstellung neuer und anderer Versorgungsformen bietet mittel- und langfristig häufig ebenfalls erhebliches Verbesserungspotenzial. Abgerundet wird das Leistungsspektrum in der Textilberatung durch die - wenn gewünscht – öffentliche Ausschreibung der Wäscheversorgung. Ansprechpartner für die Textilberatung ist der Geschäftsbereich Beratung der FAC’T Gruppe.

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