FAC'T Gruppe - Hohenzollernring 70 - 48145 Münster

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medizinische Dokumentation

Die FAC’T CONTEXT erbringt Schreibdienstleistungen für Institutionen im Gesundheitswesen, wie Krankenhäuser, medizinische Versorgungszentren, Gemeinschaftspraxen sowie Pflege- und Rehabilitationseinrichtungen. Sinnvoll ist die Erstellung von medizinischen Dokumenten in Verbindung mit dem Klinikinformationssystem. Die IT-technische Anbindung wird vorab mit unseren Spezialisten besprochen und geplant. Die Integration unserer Schreibdienstleistungen in das bestehende Krankenhausinformationssystem erfolgt dann so nahtlos, dass sich der bisherige Arbeitsablauf des medizinischen Personals kaum ändert oder sogar beschleunigt wird. Sicherheit und Datenschutz stehen dabei im Fokus. Dabei kann die Zusammenarbeit mit dem FAC’T CONTEXT Schreibdienst langfristig oder zeitlich begrenzt sein, z. B. als Urlaubs-/Krankheitsvertretung oder als Backup-Lösung zur Abdeckung hoher Diktatvolumen. Unsere Mitarbeiterinnen beherrschen die medizinische Terminologie sämtlicher Fachbereiche und stimmen Dokumentenvorlagen und Vorgehensweisen eng mit den jeweiligen Ansprechpartnern ab. Alle Leistungen erbringen wir selbstverständlich datenschutzkonform nach EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) bzw. kirchlichem Datenschutzgesetz (KDG).

Aufgrund unserer langjährigen Zusammenarbeit mit verschiedenen Krankenhäusern deutschlandweit und basierend auf praktischer Erfahrung aus unterschiedlichen Projekten beraten wir zudem zur Einführung von Diktiersysteme und zur Prozessoptimierung in der Arztbriefschreibung.

Zu unseren Leistungen und Erfahrungen gehören:

  • qualifizierte und rasche Transkription von Arztbriefen/Entlassbriefen unter Berücksichtigung der medizinischen Terminologie der jeweiligen Fachabteilung/Klinik
  • Briefschreibung im Krankenhausinformationssystem unter Nutzung der vorhandenen Dokumentenvorlagen und Textbausteine
  • Priorisierung dringlicher Diktate
  • Faire Abrechnung nach Diktatminute
  • IT-technische Anbindung durch unsere Spezialisten in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Ansprechpartnern
  • Zertifiziert nach DIN ISO 9001:2015 und GEFMA 730 ipv® für Integrale Prozessverantwortung im Gesundheitswesen
  • Beratung zur Prozessoptierung in der Arztbrieferstellung

Lösungen

Beispielsweise transkribieren wir für eine steigende Zahl von Kliniken in einem Großkrankenhaus in enger Zusammenarbeit mit den im Haus beschäftigen Schreibdienstkräften die Arztbriefe. Die zentrale Schreibdienstleitung steuert dabei anhand von Ressourcen und Fachkompetenz, welche Briefe wann und wo geschrieben werden und sorgt damit für deren schnellstmöglichen Durchlauf. Den Ärzten steht neben der klassischen Unterschrift auch die digitale Vidierung für die Freigabe der Entlassbriefe zur Verfügung. Wir arbeiten dabei direkt im Krankenhausinformationssystem (KIS) und nutzen sowohl die existenten Dokumentenvorlagen, als auch die vorhandenen Textbausteine. Die Abrechnung der Leistungen erfolgt fair und transparent nach tatsächlichen Diktatminuten. Stets werden hierbei die Rahmenbedingungen des Datenschutzes berücksichtigt.

In einem Akutkrankenhaus übernehmen wir zum Beispiel die Schreibdienstleitung direkt vor Ort. Interne und externe Schreibkräfte werden so eingesetzt, dass alle Entlassbriefe innerhalb der vereinbarten Zeit und mit der vorgegebenen Qualität erstellt werden. Der Druck und ggf. Versand der Dokumente erfolgt in enger Abstimmung mit den Arztsekretariaten.

Ansprechpartner

Dipl. oec. Ingo Baltrusch
Bereichsleiter FAC'T CONTEXT
Telefon 0251 935-5930
ingo.baltrusch@factpartner.de

Karriere & Jobs

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News

13.06.2017

Mitgabepflicht für Entlassbriefe greift zum 1. Oktober 2017

Nachdem sich der GKV-Spitzenverband und die Deutsche Krankenhausgesellschaft im vergangenen Jahr über das Entlassmanagement nach einer Krankenhausbehandlung geeinigt haben, greift nun die nachträglich noch verlängerte Frist. Ab dem 01.10.2017 müssen Patienten direkt bei der Entlassung aus dem Krankenhaus einen Entlassbrief erhalten. Dieser muss alle für die Weiterbehandlung und Anschlussversorgung des Patienten erforderlichen Informationen, alle getroffenen Maßnahmen und Verordnungen (§92 Abs. 1 S. 2 Nr. 6) sowie Beurteilungen (§92 Abs. 1 S. 2 Nr. 7 SGB V) enthalten.

Ist der Diktat- und Transkriptionsprozess in einer Klinik noch nicht auf diese Frist eingestellt, besteht dringender Handlungsbedarf. Möglichkeiten zur Optimierung gibt es viele. Ein in Stufen erstelltes Diktat hilft bei der Vermeidung einer „Bugwelle der Nacharbeitung“. Die digitale Diktatlenkung durch eine zentrale Schreibdienstleitung sorgt für Überblick und ermöglicht die Priorisierung der vorhandenen Diktate zur Einhaltung der Fristen. Zeitkritische Rückstaus können so frühzeitig erkannt und behoben werden. Auch die digitale Vidierung kann den Prozess weiter beschleunigen.

Die FAC’T CONTEXT, ein Geschäftsbereich der FAC’T Gruppe, unterstützt Kliniken bei der Verbesserung und Beschleunigung der Arztbriefschreibung. Rund 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind dafür an verschiedenen Standorten und in Projekten im Einsatz.

24.05.2017

Wie Schreibdienstleistungen erfolgreich auf mehrere Schultern verteilt werden

Ist ein räumlich und organisatorisch zentraler Schreibdienst nicht möglich, wird die Transkription von Diktaten oft auf Sekretariate, dezentrale Schreibkräfte und externe Dienstleister verteilt. Eine zentrale Schreibdienstleitung übernimmt dabei die Disposition der Diktate und die fachliche Verantwortung. Bei vielen digitalen Diktatsystemen ist für die Leitung am Bildschirm sichtbar, welche Diktate gerade wo in Bearbeitung sind, eine einfache Disposition ungeschriebener Diktate wird damit möglich und erlaubt die optimale Auslastung der verteilten Ressourcen.

Wer sich in welchem Umfang an den Schreibdiensten mit Ressourcen oder deren Nutzung beteiligt, wird im Rahmen einer Reorganisation festgelegt und regelmäßig überprüft. Sehen die Diktanten, wie gut der Prozess läuft, kommen weitere Kliniken des Hauses häufig auf eigenen Wunsch hinzu. Denn die Wertschöpfung durch den Schreibdienst ist hoch: Die dezentralen Ressourcen in Kombination mit der zentralen Steuerung steigern die Effizienz deutlich, ohne dass die Organisation gravierend verändert wird. Das wissen alle Beteiligten zu schätzen.

12.05.2017

Was einen professionellen Schreibdienst im Krankenhaus ausmacht

Einen Brief schnell nach Diktat schreiben können viele Sekretariatskräfte. Medizinisches Knowhow ist in fast allen Gesundheitsberufen vorhanden. Aber nur beides zusammen liefert Krankenhäusern wirklich das, was sie im Schreibdienst benötigen: An fundierten Fähigkeiten in beiden Bereichen führt kein Weg vorbei.

Die Qualifikation der Schreibkräfte im Krankenhaus muss fundierte und umfangreiche Kenntnisse der medizinischen Terminologie, gute KIS-Kenntnisse und die Bereitschaft, sich immer wieder mit Rechtschreib- und Grammatikthemen auseinanderzusetzen, umfassen. Fortbildungen und individuelle Schulungen sind an der Tagesordnung, um die Qualität der Arztbriefe auf dem gewünscht hohen Niveau zu halten, denn grundsätzlich geht in der medizinischen Arztbriefschreibung Qualität vor Quantität.

Letztere ergibt sich übrigens nicht nur aus der reinen Transkriptionszeit, sondern aus dem Gesamtprozess. Neben dem direkten Schreiben im KIS mit der Nutzung vorhandene Daten und Textbausteine spielen auch die Qualität der Diktate und der Vidierungsprozess eine große Rolle.

08.05.2017

Erfolgreiche Reorganisation im medizinischen Schreibbüro

Zahlreiche Krankenhäuser sehen Handlungsbedarfe in ihrem Schreibdienst, personelle und prozessuale Themen sind die Hauptursachen. Der Schreibprozess berührt Ärzte, Sekretariate, das Medizincontrolling und natürlich den Schreibdienst. Um zu einem besseren Ergebnis zu kommen, müssen sich alle Bereiche ein wenig verändern. Dies zu moderieren und schlussendlich zu erreichen, geht mit Unterstützung von außen oft besser als in einem rein internen Projekt.

Die Schreibdienst-Profis der FAC’T CONTEXT steigen direkt in die Prozesse ein und haben ein Auge auf das Umfeld und die Schnittstellen. Dabei ist es ihnen wichtig, hierarchieübergreifend alle Beteiligten mitzunehmen und die sinnvollen Besonderheiten des Hauses zu wahren. Für den Erfolg einer Reorganisation im medizinischen Schreibbüro sehen die Profis vier Pfeiler: Die Sensibilität für persönliche und hausspezifische Bedürfnisse, ein starkes und zielgerichtetes Projektmanagement, die Bereitschaft, im notwendigen Umfang in die Veränderungen zu investieren, und die zügige und möglichst organische Umsetzung der Ergebnisse.

01.05.2017

Warum der medizinische Schreibdienst so wichtig ist

Der Arztbrief ist eine wichtige Grundlage für die Leistungsabrechnung. Viele Krankenhäuser weisen daher ihre Diktanten gründlich in eine effiziente Diktatpraxis ein und ermöglichen auch das Kennenlernen des Schreibdienstes. Denn sind Diktat- und Schreibpraxis aufeinander abgestimmt, werden beispielsweise Textbausteine im Krankenhausinformationssystem genutzt und Priorisierungen im gegenseitigen Verständnis verwendet, reduzieren sich Rückfragen auf ein Minimum und die Produktivität steigt auf beiden Seiten.

Beim Einsatz von Spracherkennungssystemen muss das Haus entscheiden, wofür es die Zeit der Ärzte verwendet. Formatierungen, Qualitätsprüfungen und andere Nachbearbeitungen sind hier trotzdem notwendig, um die Einheitlichkeit und Qualität der Arztbriefe zu sichern. Der wirkliche Mehrwert wird damit fraglich. Bewährt hat sich daher oft ein Mittelweg: Ärzte, die sich dies zutrauen und die Zeit dafür haben, schreiben ihre Dokumentation selber und geben diese in einen Prüfungsprozess, um die einheitliche Qualität der Dokumente im gesamten Haus sicherzustellen. In allen anderen Fällen übernimmt der Schreibdienst wie gewohnt den Gesamtprozess.

Die neue FAC'T exklusiv beleuchtet zahlreiche Aspekte der medizinischen Dokumentation und steht nun zum Download bereit.

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02.05.2016

Arztbriefschreibung beschleunigen

Eine rasche, wirtschaftliche und dabei qualitativ gute Arztbriefschreibung wünscht sich jedes Krankenhaus. Welchen Anteil daran die IT hat, zeigt ein Beispiel aus der Praxis.

Die Zahl der Tastenanschläge ist immer wieder beeindruckend. Wenn Susanne Dirking – selbst erfahrene Schreibkraft im Krankenhaus – heute jedoch durch ihre Abteilung geht, weiß sie, dass die Geschwindigkeit „ihrer Damen“ zwar ein wesentlicher, aber kleiner Schritt auf dem Weg zum raschen Arztbrief ist. Dank des IT-Einsatzes kann auch ihr Team einen hohen Wertbeitrag liefern.

Denn wo früher Kassetten auf den Schreibtischen lagen, findet sich heute – nichts. Die Diktate in allen angeschlossenen Kliniken werden digital aufgezeichnet und gelangen in Sekunden zum Schreibdienst. Dort werden sie beispielsweise anhand des Arztes in die entsprechende Schreibgruppe gegeben. Die Transkription selber erfolgt dann direkt im KIS des jeweiligen Krankenhauses, sodass Textbausteine und Patientendaten genutzt werden können. Der Korrekturversand einer Textdatei per E-Mail ist damit Geschichte. „Innerhalb einer Stunde können wir Arztbriefe schreiben, die Qualitätskontrolle durchführen und den Prozess im KIS für den nächsten Schritt freigeben – den Druck und die Unterschrift“, sagt Dirking. Der Korrekturprozess im Krankenhaus kann durch den datenschutzgerechten Einsatz von gescannten Unterschriften, sogenannten Faksimiles, vollständig digital erfolgen. Abgerechnet werden Diktate nach Diktatminuten – so macht sich die hohe Effizienz auch wirtschaftlich bemerkbar.

Mehr Informationen zum Thema erhalten Sie direkt bei der FAC’T CONTEXT.

11.04.2016

Schickt Spracherkennung das Diktat in Rente?

Silvia Rodiek leitet den Schreibdienst im Hamburger Marienkrankenhaus und hat regelmäßig Berührungen mit der Spracherkennung: „Bei den Radiologen sehe ich, wie gut die Systeme funktionieren können. Der Arzt diktiert, sieht die Worte auf dem Bildschirm und korrigiert direkt die Fehler. Mit der nötigen Ruhe, Einarbeitung und Erfahrung sind gute Ergebnisse zu erzielen.“
Aber eben nur dann. Denn genau diese Voraussetzungen sind im ärztlichen Alltag selten.

Und: Die Stunden für das Training mit dem System, die Kontrolle der automatisch geschriebenen Texte und die Beschäftigung mit den Prozessen, damit eine weitere Bearbeitung des Dokumentes auch wirklich entfällt und sich ein Mehrwert einstellt, bleiben bei der Anschaffung von Spracherkennungssystemen oft auf der Strecke. „Es sind die technikaffinen Ärzte, die dazu greifen. Die Systeme sind günstig zu haben, wenn man die umfangreiche Arbeitsleistung jedes einzelnen Arztes nicht berücksichtigt.

Doch die Ermüdung tritt oft lange vor der Nutzungsreife ein“, sagt Rodiek. Das zeigen viele gekaufte, aber nicht (mehr) eingesetzte Softwarepakete in den Schränken der Arztzimmer. Ist das klassische Diktat in seiner digitalen Form also die Lösung für alle Fälle? „Nein“, sagt Ingo Baltrusch, Leiter der FAC’T CONTEXT. „Es gilt, an jedem Arbeitsplatz abzuwägen, welche Lösung die richtige ist. Das klassische Diktat und die Spracherkennung in einer Klinik gleichzeitig einzusetzen, ist überhaupt kein Problem.“ Baltrusch plädiert dafür, die Entscheidung mit dem jeweiligen Arzt zu fällen: „Er ist in erster Linie Mediziner. Ob er sich dazu in der Lage sieht, einen Text schreibfertig zu diktieren, auf Orthografie und Grammatik zu korrigieren und das Dokument zu formatieren, weiß er selbst am besten. Fühlt er sich damit wohl, ist die Spracherkennung für ihn genau richtig. In allen anderen Fällen nutzt er besser den Schreibdienst.“

Mehr Informationen zum Thema finden Sie hier oder unter www.factcontext.de

06.10.2015

Hilfe zur Selbsthilfe

Eine fertige Lösung, die auf das eigene Haus übertragen wird: Das ist der Wunsch vieler Krankenhausdirektoren, wenn es um ihre Schreibdienste geht. Denn oft sind diese dezentral positioniert. Werner Koch, Vorsitzender der Geschäftsführung des Marienkrankenhauses in Hamburg, kennt dieses Problem aus eigener Erfahrung – und hat bei der FAC’T CONTEXT Unterstützung angefordert.

„Dass wir unsere Schreibdienst-Prozesse optimieren müssen, war uns klar. Die interne Analyse hat die sachliche Grundlage gelegt. Wir brauchten einen Partner, der mit Erfahrungen aus der eigenen Praxis die Umsetzung begleiten konnte“, betont Koch.

Diesen Wunsch der „Hilfe zur Selbsthilfe“ unterstützt Projektleiter John Ahrens vom Marienkrankenhaus: „Die Schreibkräfte, aber auch die Ärzte müssen mit im Boot sein. Nur so kann es funktionieren!“ Und so standen am Anfang des Beratungsprojektes Fachgespräche mit den Mitarbeiterinnen. Karin Lüpken, Projektleiterin der FAC’T CONTEXT, erklärt, warum: „In den Sekretariaten und Schreibdiensten laufen eine Vielzahl von Tätigkeiten auf, die es zu kennen gilt. Hier funktioniert jedes Haus anders. Erst wenn wir genau wissen, was dort gemacht wird, können wir eine optimierte Handlungsempfehlung erarbeiten, die den qualitativen sowie wirtschaftlichen Zielen entspricht.“

Gemeinsam mit den Projektbeteiligten entstand so ein Drei-Säulen-Modell für das Krankenhaus. Es stellt transparent dar, wo welche Tätigkeiten angesiedelt sind, und legt die Grundlage für die Aufgabenbeschreibungen, die Ressourcenplanung und die Steuerung der Dienste. „Wir greifen hier in einen integralen Prozess ein. Da war es extrem hilfreich, vor allen wichtigen Entscheidungen die Konsequenzen transparent zu machen. Das kann so nur jemand leisten, der selber im Krankenhausbereich tätig ist“, beschreibt Ahrens die Vorteile der Praxiserfahrung.

14.09.2015

Schreibdienstleistungen – schnell, sicher und zuverlässig

Die zügige Erstellung von Arztbriefen und Befunden nach deren Diktat ist Spezialistensache. Doch manchmal reichen die Kapazitäten des eigenen Schreibdienstes dafür nicht aus. Hier nehmen wir Ihnen gerne Arbeit ab: Als zeitlich begrenzte Beauftragung - z.B. bei Urlaub oder Krankheit - oder als langfristige Lösung. Für Ihre Ärzte und Ihr medizinisches Personal ändert sich dabei kaum etwas. Sie diktieren Befunde oder Briefe wie gewohnt, wir übernehmen die Verantwortung für die Qualität des Dokuments. Denn unser Service für die medizinische Dokumentation im Gesundheits- und Sozialwesen ist flexibel, sicher und liefert erstklassige Ergebnisse.

Ihre von uns geschriebenen Dokumente fließen nahtlos in Ihr Klinik-Informations-System ein und können dort weiter bearbeitet, verwaltet und archiviert werden. Auf bereits vorhandene Daten kann im Zuge der Arztbrieferstellung direkt zugegriffen werden, sodass für Ärzte und medizinisches Personal die aktuellste Dokumentation schnell und zuverlässig vorliegt. Unsere Abrechnung der medizinischen Dokumentation erfolgt transparent, nachvollziehbar und fair nach Diktatminuten.

Alle Leistungen unserer FAC'T CONTEXT finden Sie in deren neuem Geschäftsbereichsflyer.

29.07.2014

Urlaubszeit verzögert oft Arztbriefschreibung

Die zügige Fertigstellung der medizinischen Dokumentation, und hier besonders der Arztbriefe, ist nicht nur für die Patienten wichtig. Auch im Dokumentationsprozess können bis hin zur Liquidität viele Faktoren von einem raschen und reibungslosen Durchlauf abhängen. Doch was passiert in der Urlaubszeit?

Geschrieben mit Ihren Textbausteinen und Vorlagen, direkt in Ihrem KIS, fachbereichsübergreifend und hoch professionell: Mit diesen Merkmalen präsentiert sich im Moment die FAC'T CONTEXT in einer Kampagne zu Ihren Schreibdiensten.

  • nur für Krankenhäuser – nur von erfahrenen Schreibkräften mit fachspezifischem Wissen und Verständnis für die Systematik medizinischer Dokumente und deren Nomenklatur
  • Transkription direkt in Ihrem KIS, mit Ihren Bausteinen nach Ihren Konventionen
  • abschließendes Lektorat zur durchgängigen Qualitätssicherung
  • datenschutzgerechte Prozesse
  • flexibel buchbare Dienste
  • kurzfristig zur Überbrückung von Urlaub, Krankheit oder bei hohem Diktataufkommen
  • langfristig als effizienter Partner für alle Schreibdienste
  • fest vereinbarte Bereitstellungszeiten mit zusätzlicher Priorisierungsoption
  • klar kalkulierbare und nachvollziehbare Kosten durch Abrechnung pro Diktatminute

Darüber hinaus ist die FAC'T CONTEXT auch kompetenter Partner für die herstellerneutrale Umstellung vom analogen auf das digitale Diktat. Mehr dazu erfahren Sie hier oder auf der Website www.factcontext.de.

17.02.2014

Dokumentendurchlaufzeit um bis zu 90% verringern

Die Ressourcen in einem gegebenen Schreibpool sind endlich. Die Vermischung mit anderen Aufgaben, nicht optimal angepasste Prozesse, Urlaub oder Krankheit reißen Lücken, die präventiv zu schließen sich bei der heutigen Kostenstruktur kein Krankenhaus mehr leisten kann. So bleiben Arztbriefe liegen und verzögern im schlimmsten Fall sogar Abrechnungen.

FAC'T context startet im typischen Fall mit der Analyse der Ist-Prozesse und betrachtet dabei den gesamten Weg vom Arztdiktat über Digitalisierung und Übermittlung zum Sekretariat sowie die Verrarbeitung und Einspeisung ins KIS bis zur finalen Erstellung des Arztbriefes. Dabei werden sowohl Ergebnisqualitäten, als auch Arbeitszeiten ermittelt und aus den Ergebnissen ein optimierter Prozess modelliert. Und es geht noch weiter: denn dazu gehört auch der Projektplan für die Umsetzung und Implementierung.

Drei Hi8nweise gibt FAC'T context für die erfolgreiche Prozessoptimierung im Schreibdienst:

  1. implementieren Sie ein digitales Diktatsystem und stimmen Sie dies mit Ihre Strukturen ab
  2. etablieren Sie eine leitende Schreibkraft und statten sie diese mit den für die Arbeit notwendigen Vollmachten aus
  3. schaffen Sie einen fachabteilungsübergreifenden Schreibpool und sichern Sie diesen durch Lösungen für die Urlaubs- und Krankheitsvertretung ab
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