FAC'T Gruppe - Hohenzollernring 70 - 48145 Münster

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Beratung

Aus der täglichen Betriebserfahrung (und vielen Projekten) heraus beraten wir Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen in ihren Sekundärbereichen, unabhängig davon, ob diese bewußt in Eigenleistung erbracht werden oder an Dritte vergeben sind. Unser Blick gilt dabei immer der optimalen Kombination aus Qualität und Wirtschaftlichkeit, Organisation und Kernprozessnähe. Neutral und unabhängig, so wie es unsere Zertifizierung als ipv®-Berater für Integrale Prozessverantwortung im Krankenhaus verlangt, berücksichtigen wir die spezifischen Rahmenbedingungen ohne den Blick auf die auch außerhalb liegenden Optionen zu verschließen.

Eines unserer wichtigsten Beratungstools ist der QuickCheck, den wir bereits seit vielen Jahren anwenden und immer wieder individuell modifizieren. Hierbei betrachten wir (soweit zutreffend) die Einhaltung der normativen und gesetzlichen Vorgaben, das wirtschaftliche Potenzial durch eine Verbesserung der Fremdleistungskonditionen oder die Ablösung von Fremdleistungen durch Eigenleistungen sowie die sich aus einer Verbesserung der Organisation ergebenden Vorteile. Am Ende eines QuickCheck stehen immer konkrete, mit Kosten und Erlösen bewertete, priorisierte und wirklich umsetzbare Handlungsempfehlungen – das garantieren wir! Und wenn danach der Wunsch nach einer niedrigschwelligen Umsetzungsbegleitung oder einem Nachaudit besteht, leisten wir auch dies gerne.

Eine weitere teilstandardisierte Beratungsleistung ist unsere technische Due Diligence, in der wir die Zustände von Anlagen und Liegenschaften bewerten, Risiken und Investitionskosten identifizieren, Zukunftsszenarien und Personalkonzepte entwickeln oder prüfen und Aussagen treffen, die für Make or Buy-Entscheidungen, Zentralisierungsüberlegungen oder Fusionen entscheidend sind. Darüber hinaus führen wir IT-Strategieberatungen durch, erstellen Analysen und Konzepte zur Textilversorgung und nehmen Kostenbenchmarks, Wirtschaftlichkeitsprüfungen und Vertragsgestaltungen im Zusammenhang mit der Gründung und Bewirtschaftung von Servicegesellschaften vor. Zu allen Arten von Sekundärleistungen erstellen wir bei Bedarf für kommunale, private und freigemeinnützigen Einrichtungen nachhaltige und marktgerechte Ausschreibungen und übernehmen, falls dies erforderlich ist, Interims-Management-Aufgaben.

Lösungen

Im Rahmen des QuickChecks einer technischen Abteilung prüfen wir in Stichproben die Einhaltung der technischen Normen und Gesetze, ermitteln, welche kostenintensiven Fremdleistungen durch werthaltige Eigenleistungen ersetzt werden können und wie die dafür erforderlichen Ressourcen zu erhalten sind. Gestützt wird die Analyse durch einen Abgleich der aktuellen Kosten mit Marktdaten im Rahmen eines Benchmarks. Gemeinsam mit der technischen Leitung entwickeln wir ein zukunftsfähiges Szenario für den Betrieb der technischen Abteilung.

In Vorbereitung auf eine Verschmelzung von zwei Krankenhausträgern prüfen wir beispielsweise verschiedene Szenarien zur Zentralisierung der Küchen, der Zentralen Sterilgutversorgungsabteilungen (ZSVA) und des Medikalproduktelagers einschließlich der Apotheke. Unsere Ausarbeitungen erfolgen über mehreren Entscheidungsstufen und beinhalten schlussendlich ein fertiges und vollständig berechnetes Betriebskonzept auf Vollkostenbasis für das ausgewählte Szenario.

Ansprechpartner

David Neurohr, B.Eng. B.FM, MBA
Bereichsleiter Beratung
Telefon 0251 935-5769
david.neurohr@factpartner.de

Karriere & Jobs

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News

17.09.2018

Laborberatung hilft bei Optimierung der Laborkosten

Die Kosten für externe Laborleistungen sind hoch, der Abruf von Leistungen passiert oft als Teil der täglichen Routine. Die Verbindung von Gerätemieten und Dienstleistungen sowie langjährige Verträge tragen dazu bei, dass die externen Laborkosten nicht unbedingt auf Anhieb transparent sind. Um die für viele Häuser dringend notwendige hohe Wirtschaftlichkeit herzustellen, bietet die FAC’T Gruppe den bekannten QuickCheck auch für Laborleistungen an.

Im QuickCheck Labor werden die Fremd- und Sachkosten mit aktuellen Benchmarks verglichen, um tatsächlich umsetzbare Einsparungen, beispielsweise durch die Anpassung von Verträgen, zu erzielen. Basierend auf den Erfahrungen der Laborexperten und Gesprächen mit den Laborverantwortlichen im Haus werden Kennzahlen gebildet, die auch bei der Optimierung des Anforderungsverhaltens helfen können. Ist ergänzend noch ein eigenes Labor im Haus, wird der Blick auch auf die Verschiebung zwischen Eigen- und Fremdleistung gerichtet. Mit wenig Aufwand werden so bei gleichbleibender Laborqualität oft deutliche wirtschaftliche Vorteile generiert.

Ansprechpartner für den QuickCheck Labor ist der Geschäftsbereich Beratung der FAC’T Gruppe.

04.06.2018

Re-Zertifizierung nach GEFMA 734 für exzellente FM-Beratung

Um ein Krankenhaus, eine Rehaklinik oder eine Pflegeeinrichtung kompetent zu allen Sekundärleistungen beraten zu können, ist es notwendig, die Leistungen und Prozesse in ihrem täglichen Ablauf und ihre Relevanz für die Kernprozesse zu kennen und zu verstehen. Die individuellen Nutzeranforderungen in Bezug auf Prozessanpassungen, aber auch neue technische Lösungen und Erkenntnisse müssen berücksichtigt und mit Betriebserfahrungen abgeglichen werden, um kompetent Auskunft zu geben und nachhaltige, wirklich umsetzbare Verbesserungsvorschläge machen zu können. Fragen der Wirtschaftlichkeit, der Eigen- und Fremdleistungen sind dabei eng mit der Organisation und der vom Kernprozess geforderten integralen Einbindung verbunden. Die dafür notwendige Verfügbarkeit und Flexibilität muss bei aller Wirtschaftlichkeit gewährleistet sein, um den Betrieb nicht zu stören oder zu unterbrechen. Eine große Rolle spielen dabei standardisierte und effiziente, aber dennoch auf den Einrichtungsalltag abgestimmte Sekundärprozesse mit wenigen Schnittstellen, einer ausgeglichenen Risikoverteilung und einem Wertschöpfungsbeitrag als Ergebnis.

Mit der Re-Zertifizierung nach GEFMA 734 („FM Exzellenz“) weißt die FAC’T Gruppe einmal mehr nach, dass Sie über eine außerordentlich hohe Beratungskompetenz verfügt und diese auch strukturiert und abgegrenzt von den Betriebsleistungen erbringt.

30.04.2018

Fehlende Rechts- und Normensicherheit aufdecken

Mehr als 1.100 Gesetze und Normen beziehen sich auf technische Anlagen in Gebäuden, ein großer Teil von ihnen ist für Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen relevant. Sie unterliegen Änderungen, die von den technisch Verantwortlichen beobachtet und hinsichtlich ihrer Relevanz für das eigene Objekt geprüft werden müssen. Und nicht nur das: Verstöße stellen Betriebsrisiken dar und werden von den Behörden durchaus schmerzhaft geahndet.

Zur Verringerung des Risikos können Geschäftsführung und technische Leitung zunächst Prozesse etablieren, die sicherstellen, dass Veränderungen erkannt und auf ihr Zutreffen geprüft werden. Datenbanksysteme wie REG-IS informieren über Änderungen und liefern damit zumindest den ersten Teil der Informationen. Sinn macht dies vor allen Dingen dann, wenn eine Instandhaltungsstrategie festgelegt wurde, die je Anlage deren Rechtsvorschriften, die daraus resultierenden Pflichten und schlussendlich auch die konkreten Wartungs- und Inspektionstermine beinhaltet.

Gefährdungsbeurteilungen und andere intervall-verändernde Maßnahmen finden hier ebenfalls Niederschlag. Werden nun relevante Änderungen in Gesetzen oder Normen identifiziert, ist es ein Leichtes zu prüfen, wo diese im eigenen Haus zur Anwendung kommen – und darauf basierend die Instandhaltungsplanung zu verändern. So können Eigenleistungen gezielt angepasst, Fremdleistungen konkret vorgegeben und damit die Instandhaltungskosten gesteuert werden.

Ein bewährter Startpunkt, um Defizite in der Normen- und Rechtssicherheit zu identifizieren und eine ganzheitliche Instandhaltungsstrategie zu entwickeln, sind die QuickChecks der FAC’T Gruppe. Hier wird zunächst in Stichproben ermittelt, wo Handlungsnotwendigkeiten bestehen. Aus der eigenen Betriebserfahrung heraus ermitteln die Prüfer (alle von ihnen haben selber Betriebserfahrung in einem Krankenhaus), wo systematische Probleme liegen, und geben konkret umsetzbare Handlungsempfehlungen, beispielsweise wie eine Instandhaltungsplanung zu erstellen wäre. Risiken werden so reduziert und gleichzeitig Prozesse vereinfacht. Dass dabei oft auch wirtschaftliche Potenziale erkannt werden, ist ein schöner Nebeneffekt.

16.04.2018

Qualitätskriterien in Ausschreibungen richtig berücksichtigen

Geht es bei einer Ausschreibung nicht nur um den niedrigsten Preis, sondern vielmehr um die anforderungsgerechte Erbringung von Dienstleistungen, wird es kompliziert. Nicht nur, dass sich diese zu Beginn des Verfahrens nicht immer eindeutig oder vollständig beschreiben lassen, auch die Definition der Qualität der Erbringung spielt eine große Rolle. Denn nur so können Leistungen, Nutzen und Risiko in ein Gleichgewicht gebracht werden.

Qualität meint dabei nicht die Vorlage von Daten und Unterlagen, die quasi Teilnahmevoraussetzung sind, jedoch teilweise als Qualitätskriterien herangezogen werden. Zu Beginn der Verhandlungen werden hier die Bieter quasi auf das gleiche Qualitätsergebnis gesetzt, nach dem Motto: „Die Qualität haben alle bestanden, jetzt lasst uns über den Preis reden.“ Die wirkliche Berücksichtigung der Qualität kann für den Auftraggeber einen durchaus nennenswerten Aufwand darstellen – und dabei sehr bereichernd sein. Denn wer sich ernsthaft mit den Prozessen und Leistungen seiner möglichen Dienstleister auseinandersetzt, hat die Chance, deren Kompetenz zu entdecken und echte Lösungen zu finden, die ihn in seinem Primär-geschäft weiterbringen.

Solche Ausschreibungen wollen gut geplant werden, damit der Aufwand überschaubar bleibt, rät David Neurohr, Geschäftsbereichsleiter Beratung der FAC‘T Gruppe und Spezialist für Ausschreibungen. „Oft müssen die Qualitätskriterien, zugesicherte und vereinbarte Servicelevel, die Leistungseigenschaften und -qualitäten beschreiben, bereits vorher festgelegt und bekannt gemacht werden. Wir sehen immer häufiger, dass Dienstleister nicht mehr bereit sind, sich an Ausschreibungen zu beteiligen, wenn dies nicht der Fall ist oder eher nach Pflichterfüllung klingt. Dem steuern wir, wo immer möglich, mit ergebnisorientierten Ausschreibungen oder Verhandlungsverfahren entgegen, in denen Bewerber eigene Innovationen und Ideen einbringen können und sollen. Der Erkenntnisgewinn für den Auftraggeber ist meist erheblich!“ Und ist das unterm Strich teurer? „Im Gegenteil“, meint Neurohr. Er stellt immer wieder fest, dass Bewerber mit tiefen Prozesskenntnissen in der Lage sind, bessere Lösungen zu finden, als es das Haus selber könnte.

29.01.2018

Top-Innovationsthemen in Krankenhäusern

Unter Berücksichtigung von Umsetzbarkeit und Nutzen zeichnen sich die digitale Koordinierung von Prozessen, z.B. im Entlassmanagement, die vorbeugende Wartung technischer Anlagen anhand von Sensoren erhobenen Daten und die Nutzung von Ortungssystemen als Top-Innovationsthemen in Krankenhäusern ab. Das ist die Essenz einer wissenschaftlichen Arbeit, in der Kira Warnemann für das Gesundheitswesen relevante Innovationen im Facility Management untersucht hat. Das sich umfassend selbst überwachende Gebäude wird trotz eines hohen Nutzens oft erst mit Neubauten Realität werden können und steht daher nicht an einer der ersten Stellen. Wird der Fachkräftemangel in den technischen Bereichen stärker, könnte die Nutzung von Augmented Reality Brillen relevant werden, mit der Mensch von einem zentralen Spezialisten live angeleitet werden.

Zum Thema Marktreife hat Warnemann festgestellt, dass Sensoren und Ortungstechnik schon seit Jahren gibt. Der Einsatz von Brillen, die Realität, Daten und Kommunikation miteinander verknüpfen, beginnt gerade im Konsumentenbereich. Hier sind viele Grundlagen vorhanden, die nun zusammenhängend genutzt werden müssen.

Was bleibt ist die Frage der Innovationsbudgets. Warnemann: „Wichtig ist, Verantwortlichkeiten für die Sammlung und Prüfung von Innovationen festzulegen. Ob es ein Innovationsbudget gibt oder Einzelfallentscheidungen gefällt werden, liegt natürlich beim jeweiligen Träger bzw. Haus. Außerdem sollten auch Fehlentscheidungen einkalkuliert werden.“

11.09.2017

Ausschreibungen für Facility-Management-Leistungen

Ausschreibungen, die direkt oder indirekt auf den niedrigsten Preis abzielen - und damit auch eine große Zahl von Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber - werden von FM-Anbietern immer weniger bedient. Das geht aus der aktuellen Lünendonk®-Studie zum Facility-Services-Markt in Deutschland hervor (www.luenendonk-shop.de). Demnach entscheiden sich fast dreiviertel aller Anbieter gezielt gegen eine Teilnahme, weil sich der hohe Aufwand bei einer rein preisorientierten Vergabe ohne Berücksichtigung von Qualitätskriterien zumeist nicht rechnet. Auch unklare und sich widersprechende sowie einseitig ausgeprägte Verträge und Leistungsbeschreibungen, kurze Abgabefristen und lange Zahlungsziele schrecken die potenziellen Auftragnehmer ab.

Dem entgegen steuert die GEFMA, Dachverband der deutschen Facility Management Unternehmen, dem Anbietern und Nutzern gleichermaßen angehören (http://www.gefma.de/bestellungen.html). Sie bietet neben umfangreicher Literatur auch Musterverträge und Muster-Leistungsverzeichnisse für verschiedene FM-Module sowie für Systemdienstleistungen an, die Interessen beider Parteien gleichermaßen berücksichtigen. Berücksichtigt werden dabei sowohl leistungs- wie auch ergebnisorientierte Vergaben.

Die FAC’T Gruppe begleitet als zertifizierter Berater Ausschreibungen für technische und infrastrukturelle Dienstleistungen im Facility-Management, schwerpunktmäßig im Gesundheitswesen aber auch für Büro- und Gewerbeimmobilien. Das umfangreiche Bewirtschaftungsgeschäft der Gruppe in über 70 Krankenhäusern liefert dabei ein Maximum an Praxiserfahrung für die Beratungsprojekte. Mehr als 500 Beratungs- und Ausschreibungsprojekte wurden in den letzten Jahren begleitet. Zu den klassischen Ausschreibungsthemen gehören die Unterhaltsreinigung, die Wäscheversorgung, technische bzw. medizintechnische Leistungen, die Energieversorgung sowie Bau- und Projektmaßnahmen u.a. in der Medizintechnik.

24.07.2017

Zertifizierte Beratung nach GEFMA 734

Der Geschäftsbereich Beratung der FAC’T Gruppe ist nun auch nach GEFMA 734 zertifiziert. Diese Richtlinie der German Facility Management Association (GEFMA) bescheinigt dem Berater die Qualifikationen und Kompetenzen im FM-Excellence-Programm, die für die Implementierung von Systemdienstleistungen notwendig sind. Kunden können über die Zertifizierung nach GEFMA 734 Berater erkennen, die komplexe betriebswirtschaftliche, organisatorisch-rechtliche und technisch-prozessuale Schnittstellen in eine funktionierende vertragliche Leistungsbeziehung zwischen Dienstleister und Auftraggeber bringen können.

David Neurohr, Mitglied der Geschäftsführung und Leiter des Geschäftsbereiches Beratung der FAC’T Gruppe, freut sich über die Zertifizierung: „Wir haben hart daran gearbeitet, Standards und Benchmarks zu schaffen, mit denen wir Krankenhäuser noch besser dabei unterstützen können, ihre Sekundär- bzw. Tertiärleistungen zu bewerten und darauf basierend systematisch zu optimieren. Das zahlt sich jetzt aus!“ Neben der Beratung mit Hilfe der bekannten FAC’T QuickChecks unterstützt der Geschäftsbereich Beratung Häuser auch bei der Optimierung der Eigenleistungen, der Reorganisation bei Fusionen und Nachfolgen, bei Ausschreibungen und der Gründung eigener Servicegesellschaften ohne Dienstleisterbeteiligung.

Vorgenommen wurde die Zertifizierung der FAC’T Gruppe durch die Quality Austria, einem der großen europäischen Zertifizierer für Dienstleistungen im Gesundheitswesen.

13.03.2017

Gute Leistungen noch besser machen: Optimierung der Eigenbewirtschaftung

Vorschläge, die nur auf ein hohes rechnerisches Einsparpotenzial abzielen sind wenig hilfreich. Eine gute Optimierungsempfehlung ist auch umsetzbar. Gerade deshalb werden die QuickChecks der FAC’T Gruppe in den Häusern als sehr hilfreich und praxisnah bewertet. Bei FAC’T beraten Führungskräfte, die selber in der täglichen Betriebsverantwortung stehen. Sie reservieren einen Teil ihrer Zeit für Beratungsprojekte. Praxisnäher und fundierter kann eine Beratung kaum sein.  Typische Handlungsfelder sind in den technischen Betrieben die Einhaltung der Rechtssicherheit und Normen sowie die sinnvolle Nutzung der Facility-Management-Software. Dazu liefert die Prüfung der Verträge für externe Dienstleistungen das finanzielle Gegengewicht, sodass auch zusätzlich notwendige Maßnahmen oft kostenneutral sind. Besteht zudem die Möglichkeit, Fremdleistungen in Eigenleistungen umzuwandeln, wird das ganze Potenzial deutlich. In der Unterhaltsreinigung stehen die Prüfung der vertragsgemäßen Leistungserbringung und die Erhöhung der Qualität heute oft vor der Kostensenkung. Projekte in der medizinischen Dokumentation, Speisen- und Sterilgutversorgung werden oft aus prozessualen Problemen heraus oder aufgrund von Investitionsbedarf sowie zur Erarbeitung von Synergieeffekten zwischen mehreren Standorten angestoßen.

06.03.2017

Betreiberpflichten und Bewirtschaftung erfolgreich übertragen

Dem  Lockruf großer Einsparungen zu folgen, ist keine Erfolgsgarantie. Zahlreiche Projekte haben gezeigt, dass dies für Folgejahre gravierende Konsequenzen haben kann. Auch Projekte, bei denen Hersteller die Bewirtschaftung zu Niedrigpreisen übernehmen, erwiesen sich als problematisch: Zieht sich ein Hersteller – wie jüngst geschehen – aus der Bewirtschaftung wieder zurück, kann eine ungewollte Abhängigkeit bestehen bleiben.

Gute Beispiele beginnen oft mit der Frage, was die Fremdvergabe für das Haus bedeutet. Besteht die Bereitschaft, Verantwortung langfristig und konsequent abzugeben? Tragen die Mitarbeiter das Modell mit? Passen Haus und Dienstleister zusammen? Bewährt haben sich Verträge, die einen zugesicherten Zustand anstelle von zu erbringenden Leistungen beschreiben. Außerdem wichtig: ein ehrlicher Dialog über die Risiken und die Bereitschaft zur langfristigen Zusammenarbeit. Nicht zu unterschätzen sind auch die vielfältigen Schnittstellen. Der Dienstleister muss den Platz der eigenen medizintechnischen Leitung im Haus einnehmen und sich mit IT und Technik abstimmen und in Entscheidungs- und Beschaffungsprozessen für medizinische Geräte sein Know-how einbringen.

05.12.2016

Zentralsterilisation: Die Patientensicherheit steht an oberster Stelle

Eine ZSVA mit allen gesetzlichen Ansprüchen, Richtlinien und Normen ist ein komplexes Thema und geht weit über das reinigen und sterilisieren hinaus. Deshalb ist die Entscheidung ‚make or buy’ für die ZSVA-Dienstleistungen mindestens ebenso komplex und bietet viele Optionen. Bei der Evaluierung werden unter anderem Anlagen und Instrumente geprüft, um einerseits den Investitionsbedarf zu erkennen und andererseits ein Auge auf den Reinigungsprozess zu lenken. Auch die Zusammensetzung der OP-Siebe und die Durchlaufzeiten in der Produktion werden kritisch betrachtet: Wann wurden die Siebe mit den Nutzern beziehungsweise Operateuren aktualisiert? Wie viele unterschiedliche Siebe für die Eingriffsart sind vorhanden? Wie stehen Anforderungsverhalten und Siebmenge im Verhältnis?

Einer der häufigsten Anstöße, sich mit der ZSVA zu beschäftigen, ist die Zusammenlegung zweier ZSVA-Standorte mit allen Fragestellungen, die sich daraus ergeben. Materialfluss, Umschlagshäufigkeit, Verpackungsarten, das Plus an OP-Sieben bei externer Versorgung sowie Raum und Maschinenkapazitäten müssten dabei akribisch geprüft und gegebenenfalls neu geplant werden. Ansprechpartner für ZSVA-Projekte ist der Geschäftsbereich Beratung.

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