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Archivierung

In unserem zentralen Archiv- und Scan-Center in Hamm digitalisieren wir jährlich knapp 4 Millionen Seiten Patientenakten und verwahren mehr als 10.000 lfd. Meter Archivgut datenschutzkonform für bis zu 30 Jahre. Unsere Prozesse und Anlagen sind nach BSI TR-03138 RESICAN testiert und erlauben damit ein revisionssicheres ersetzendes Scannen, bei dem die Originale nach dem Scanvorgang tatsächlich vernichtet werden dürfen, weil die digitalen Daten als originalersetzend gelten. Im konventionellen Archiv stellen wir Patientenakten auf Anforderung im Original, in Kopie oder digital zur Verfügung. Im digitalen Archiv stehen die Digitalisate strukturiert, indexiert und verschlagwortet entweder im kundeneigenen, an das Krankenhausinformationssystem (KIS) angebundenen, digitalen Langzeitarchiv oder in unserem Rechenzentrum zur Recherche zur Verfügung.

Zu unseren Leistungen und Erfahrungen gehören:

  • ganzheitlicher Betrieb des konventionellen Primärarchivs im Krankenhaus und des Sekundärarchivs in unserem Archiv- und Scan-Center: Von der Aktenanlage, über die Bearbeitung von Aktenanforderungen und Aktenrücknahmen, der Zuordnung nachzuordnender Belege, bis hin zur Organisation und Umsetzung des Aktenmahnwesens, der Altaktenauslagerung und der datenschutzkonformen Aktenvernichtung
  • Digitalisierung von Patientenakten jeglicher Art vor Ort im Krankenhaus oder in unserem Archiv- und Scan-Center in Hamm von der fachgerechten Aktenvorbereitung zur Digitalisierung über den Scanprozess und die Kontrolle bis hin zur Strukturierung und Indexierung der digitalen Akte
  • digitale Eingangsrechnungsverarbeitung: Von der Brieföffnung und dem Scannen der Eingangsrechnungspost, über die Klassifizierung der relevanten Rechnungsdaten, bis hin zur digitalen Verteilung an die Besteller, damit alle Rechnungen richtig gebucht und wichtige Skontoerträge gesichert werden können

Lösungen

Für ein Krankenhaus archivieren wir beispielsweise Patientenakten in Papierform, stellen diese jedoch bei Anforderung digital verschlüsselt zur Verfügung. Die Vernichtung der Papierakten erfolgt jeweils nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist und Freigabe durch das Haus.

Die Patientenakten einer Klinik werden zum Beispiel wöchentlich abgeholt, fachgerecht scanfähig aufbereitet, nach RESISCAN digitalisiert sowie indexiert und kontrolliert. Die Übertragung und Speicherung der digitalen Akten erfolgt in direkter Verknüpfung mit den bereits digital zur Verfügung stehenden Daten im Krankenhausinformationssystem. Nach einem festgelegten Prüfintervall werden die digitalisierten Papierakten datenschutzkonform vernichtet.

Ansprechpartner

Tobias Lüpken
Bereichsleiter Archivierung
Telefon 02381 4363-956
tobias.luepken@factpartner.de

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