Archivierung

Geordnet und strukturiert: Reorganisation und Pflege von Krankenhausarchiven

FAC’T archiviert Patientenakten

Heute kommt es in den Gesundheits- und Pflegeeinrichtungen mehr denn je darauf an, die richtigen Patientendaten schnell und vollständig zur Hand zu haben. Der Geschäftsbereich „Archivierung“ von FAC’T betreut Archive durch Personalgestellung oder betreibt sie vollkommen eigenverantwortlich. Zusätzlich bietet FAC’T in einem externen Archiv die Möglichkeit der Aktenauslagerung.

FAC’T arbeitet mit allen gängigen Archivierungssystemen. In der Regel wird die vom Kunden gewünschte Ordnungsstruktur übernommen und fortgeführt. Archiviert werden sowohl Krankenblätter stationärer und ambulanter Aufenthalte, Ambulanz-Karteikarten, Röntgenfilme und Einzel- bzw. nachzuordnende Belege wie auch Dokumente aus der Verwaltung. Zu den Leistungen von FAC’T zählt sowohl das Anlegen und Einpflegen neuer Krankenblätter als auch die Bedienung von Aktenanforderungen wie auch die Rücknahme ausgeliehener Akten. Jeder Zugriff auf diese Akten und Dokumente wird detailliert dokumentiert, um den Verbleib dieser Unterlagen sicher nachverfolgen zu können. Ebenso übernimmt FAC’T das Mahnwesen, bezogen auf die Rückgabe ausgeliehener Akten wie auch auf den Erhalt der aktuellen Krankenblätter, die noch zu erfassen und einzupflegen sind und von den Häusern in der Regel möglichst zeitnah nach Beendigung des Patientenaufenthalts an das Archiv gegeben werden.

Ein weiterer Service der Archivdienstleistungen besteht in der Überwachung der gesetzlich festgelegten Archivierungsfristen. Diese reichen von 10 Jahren für ambulante Röntgenfilme bis zu 30 Jahren für stationäre Krankenakten. Auch die datenschutzgerechte Aktenvernichtung gehört zu den Leistungen von FAC’T.

Zu den Archivierungsleistungen von FAC’T zählen auch die Digitalisierung der Krankenakten (EPA) und die Verwaltung dieser digitalen Dokumente in Dokumentenmanagementsystemen. Hier bestehen insbesondere enge Berührungspunkte zu den Bereichen Schreibdienste und FAC’T IT – dem Spezialisten für Informationstechnologien.

Sicherheit und schneller Zugriff für Ihre Patientendaten.

Leistungen von FAC'T

• Neuorganisation bestehender Archive
• Aufbau und Betrieb externes Archiv (in Brandmeldeanlagegeschützten und Einbruchmeldeanlagegesicherten Archivräumen)
• Unterstützung bei Aktenein- und -auslagerungen inkl. Transport / Logistik
• Sicherheitslagerung im Archiv (BMA, Brandmeldeanlage – EMA, Einbruchmeldeanlage)
• Lösungen für die richtige Aktenlagerung (Raumklima, Temperatur und Luftfeuchtigkeit)
• Einfache Personalgestellung in den Archiven
• Leitung des Archivbetriebs
• Etikettierung und Einlagerung der Akten
• Zuordnung und Verwaltung von Einzelbelegen
• Bedienung von Aktenanforderungen
• Übernahme Aktentransfer
• Dokumentation sämtlicher Aktenbewegungen
• Mahnwesen (für ausgeliehene Akten, Rückgabekontrolle)
• Überwachung Archivierungsfristen
• Datenschutzkonforme Aktenvernichtung nach DIN ISO 32757
• Beratung zur Erreichung des papierlosen Archivs
• NEU: Digitalisierung von Patientenakten

Der Nutzen für den Kunden

• Platzgewinn: Schaffung zusätzlicher Nutzflächen
• Feste Personalkosten und geregelte Verfügbarkeit des Personals
• Keine personellen Ausfälle: FAC’T übernimmt Vertretung bei Urlaub, Krankheit etc.
• Mehrwerte: Auch im Fall zusätzlicher und unvorhergesehener Aufgaben organisiert und koordiniert
• FAC’T vor Ort den Personaleinsatz und die zeitnahe und zuverlässige Erledigung
• Geschulte und erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Kundenindividuelle Lösungen: Weiterführung bestehendes Archivierungskonzept vs. Einführung neues Archivierungssystem
• Lückenloser Nachweis bei Aktenausgaben, um den Verbleib der Akten sicher nachverfolgen zu können
• Permanente Verbesserung der Arbeitsprozesse durch enge Zusammenarbeit mit den Kunden
• Qualitätskontrolle durch FAC'T bzw. im Rahmen der Zertifizierung
• Sicher: Zertifizierte Verfahrens- und Prozessabläufe sowie interne und externe Audits und Sicherheitsrevisionen